Update: Aankondiging jaarovergang Gewerkte dagen

[#1]

Update 24 oktober 2022:

De aangekondige wijziging in de weergave is beschikbaar op productie.

Een medewerker ziet onderstaande melding als er een maand geopend wordt die voor de startperiode ligt (in dit geval had ik deze ingesteld op september 2022)

 

Oorspronkelijk bericht

Op het moment dat een medewerker een (kalender-)maand indient, wordt deze aangeleverd bij Payroll Gemal met een ingangsdatum van maand+1.

Kalendermaand 2022-10 krijgt dus een ingangsdatum van 1-11-2022. Hiermee sluiten we aan op de consistente gedragsregel zoals die bijvoorbeeld ook gehanteerd wordt bij onregelmatigheidstoeslag, meeruren, overwerk, etc.

Zoals bekend, is het niet mogelijk om invoercode 02508 (Reisbewegingen) met terugwerkende kracht over het vorige jaar te muteren (VTWK).

Dit betekent feitelijk dat voordat de 2022-12 productie gedraaid heeft, alle mutaties (dus ook die van Gewerkte dagen) aangeleverd moeten zijn.

Praktisch betekent dit, dat alle maanden van 2022 tot en met November ingediend moeten zijn. 2022-11 krijgt immers de ingangsdatum 1-12-2022.

De maand december (2022-12) krijgt de ingangsdatum 1-1-2023 mee en kan dus meelopen met de 2023-01 productie of later.

Denk er aan de medewerkers hierover te informeren

Hoewel het afronden van HR- en Salarisgerelateerde taken voor een jaarovergang niet vreemd is voor medewerkers, is het van belang hen tijdig te informeren.

Je kunt hierbij de CSV-export gebruiken om te zien welke medewerkers reeds maanden hebben ingediend (de status Afgerond betekent dat deze is afgeleverd bij Gemal, in de kolommen Verwerkingsperiode en Verwerkingsjaar staat de periode waarin Gemal de mutatie heeft verwerkt)

Aanpassing door Visma|Raet

Om te voorkomen dat medewerkers nog maanden indienen die vervolgens worden afgekeurd door Gemal, zullen we de werking van de Startperiode iets aanpassen.

Hiermee voorkomen we nu al dat medewerkers maanden kunnen registreren en indienen voor de ingestelde Startperiode.

Het is nu ook zo dat we deze maanden niet meer laten zien, dit gaan we aanpassen. De ingestelde periode gaat er nog steeds voor zorgen dat medewerkers niet kunnen indienen, maar we gaan de betreffende maanden (terug tot 2021-01) wel laten zien.

We zullen een bericht op de community posten zodra we deze wijziging beschikbaar hebben gemaakt.

Startperiode aanpassen

Het juiste moment om in ieder geval de startperiode aan te passen, is op het moment dat je periode 2022-12 afroept in Gemal.

Wijzig de startperiode naar december en het jaar naar 2022 (als dat nog niet het geval is). Hiermee zorg je er voor dat de medewerkers de kalendermaand december 2022 nog wel in kunnen dienen, maar voorgaande maanden niet. (kalendermaand 2022-12 krijgt ingangsdatum 2023-01-01 en is dus geen mutatie over het jaar heen)

[HMogezomp1]

@Bastiaan Friederichs  Bestaat er een mogelijkheid om vanuit de app gewerkte dagen in de "jaarwerkproductie"van december mee te nemen?

[Bastiaan Friederichs]

hi @HMogezomp1, vanuit Gewerkte dagen is er geen configuratie. Dus iedere maand krijgt maand+1 als ingangsdatum en wordt naar Gemal verstuurd zo gauw de medewerker de maand indient.

Nu ben ik geen payroll-expert, maar ik denk dat dit niet gaat...

Kalendermaand december (2022), krijgt ingangsdatum 01-01-2023 mee vanuit de App.
Wellicht ten overvloede, maar dit hebben we gedaan om aan de consistente gedragsregel te voldoen. De mutatie wordt na afloop van de maand verwerkt, net zoals ORT, Meeruren, etc.

Ik vermoed dat als je de maand december verwerkt als onderdeel van 2022, je dan breekt met die consistente gedragsregel.
Toch @Maikel Schamp?

Nog even los van het feit of Gemal het toestaat dat je een mutatie met een ingangsdatum in 2023 (namelijk 01-01-2023) in een productie die hoort bij het jaar 2022 kunt verwerken...

[Jan_Laurijsen]

Het zou wel fijn zijn als bij dergelijke aanpassingen ook de consequenties voor Gemal en Payrolaspecten worden meegenomen.