Update verlof

[#1]

De afgelopen periode is ons team bezig geweest met het synchroniseren van gegevens uit Beaufort Online die nodig zijn voor de nieuwe verlofmodule.

Tijdens mijn vakantie (die ik nog niet heb kunnen invoeren via de nieuwe module 😉 ) gaan we deze synchronisatie naar productie brengen en activeren voor enkele klanten uit onze klantgroep Verlof. We hopen zo meer te leren over hoe verlof gebruikt wordt in productie, onze testen zijn uitgebreid maar nooit volledig omdat er zoveel is in te richten.

Hierna zullen we ons gaan richten op aanpassingen in de declaratie-module voor de “Werkgebonden personenmobiliteit’. Hier zal ik later een inhoudelijk bericht over publiceren.

Vervolgens zullen we verder werken aan verlof. Hieronder lees je een korte opsomming van de belangrijkste punten die we hebben besproken met de eerder genoemde klantgroep.

Meerdere verlofsoorten

De medewerker kan ervoor kiezen om meerdere verlofsoorten in te zetten binnen 1 opname (of aanvraag).

In dit voorbeeld betreft het een opname 64 uur regulier Verlof (voor een aaneengesloten periode) waarbij deze gesplitst is in 43 uur Wettelijk verlof en 21 uur Bovenwettelijk verlof.

Als beheerder richt je in welke verlofsoorten horen bij een bepaald type verlof. Voorbeelden van typen verlof:

• Verlof
• Ouderschapsverlof
• Geboorteverlof
• Zorgverlof
• Etc.

De typen verlof gaan door Raet beheerd worden zodat we later ook specifieke controles kunnen toevoegen op basis van het verloftype.

Synchronisatie verlofopname naar Beaufort Online

We zorgen dat Self Service (tijdelijk) naast de nieuwe module kan werken. We starten namelijk met de ondersteuning van een opname en intrekking van (regulier) verlof, de overige verloftypen zullen dus gewoon via Self Service lopen totdat we deze ook beschikbaar hebben. We zullen dan tijdig laten weten wanneer de ondersteuning van verlof in Self Service stopt.

Alle functionaliteit in Youforce zal blijven werken zoals voorheen.

Hoe doen we dat dan?
Op het moment dat er sprake is van een verlofopname met meerdere verlofsoorten, dan zullen we deze opname splitsen in meerdere verloftijdvakken.

In het voorbeeld hieronder zie je dus een opname van 2 weken (maandag 7 augustus t/m vrijdag 18 augustus), waarbij de medewerker zowel wettelijk- als bovenwettelijk verlof heeft ingezet.

In de Youforce app & desktop zie je 1 verlofopname van 2 weken, lekker makkelijk. Kijk je in Self Service (of Beaufort Online) zie je 2 verloftijdvakken.

Hiermee zorgen we ervoor dat alles blijft werken zoals het voorheen ook deed, denk aan rapportages op verlof bijvoorbeeld.

Verlofoverzicht

Het verlofoverzicht toont toont de saldo informatie gegroepeerd op verloftype. Heb je aan een bepaald verloftype meerdere verlofsoorten gekoppeld dan kun je doorklikken naar een overzicht van de verlofsoorten en bijbehorend saldo.

In onderstaand voorbeeld zie je dat er nog 184 uur saldo is voor verloftype Verlof en dat er 4 verlofsoorten zijn die onder Verlof vallen.

We tonen hier alleen de verlofsoorten waar de medewerker in het betreffende jaar ook rechten voor heeft (gehad). Is er bijvoorbeeld geen sprake van een (toegekend) recht voor Geboorteverlof dan zal de betreffende verlofsoort (en verloftype) niet getoond worden. Ook al is de betreffende verlofsoort opgenomen in de toegekende verlofregeling.

Urenvoorstel (Verlofvoorstel)

Op het moment dat voor een medewerker het werkrooster is gevuld, dan zal de verlofmodule deze gebruiken om een urenvoorstel te doen.

Is er geen werkrooster bekend, dan volgt er geen voorstel en vult de medewerker zelf per dag in hoeveel uur verlof genoten wordt.

Ook als er een automatisch voorstel is gedaan, kan de medewerker afwijken door het aantal uur aan te passen.

Om de handmatige invoer zo efficiënt mogelijk te maken zullen we na het vullen van de uren op de eerste dag een knop tonen waarmee de medewerker deze uren kan kopiëren naar de overige dagen.

Het werkrooster in Beaufort Online bevat voor iedere dag het aantal uren dat de medewerker zou moeten werken.

Het werkpatroon, wat in veel gevallen de bron is voor het werkrooster kan ook in Self Service aangepast worden (door de medewerker), zie dit nieuwsbericht (https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-Self-Service/Een-werk-patroon-formulier-maken-of-...)

Wellicht ten overvloede, de alternatieve methode zoals die in de koppeling tussen Beaufort en Self Service is opgenomen zullen we dus niet overnemen in de nieuwe module.
In grote lijnen kwam dit erop neer dat het aantal contracturen werd gedeeld door het aantal werkdagen en het resultaat als voorstel werd gebruikt.

Werkt een medewerker bijvoorbeeld een halve dag op woensdag, dan werd 36 uur gedeeld door 5 werkdagen en bevatte het voorstel dus 7,2 uur per dag. Bij een patroon van 8/8/4/8/8/0/0 dus bij alle dagen onjuist.

Verlofsoortvoorstel

Is de omvang (uren) van de verlofperiode bekend, zal de module een voorstel geven voor de te gebruiken verlofsoorten.

De volgorde is in grote lijnen:

1. Verlofsoort met uren die als eerste komen te vervallen
   In het geval van meerdere verlofsoorten met dezelfde vervaldatum, kiezen we de verlofsoort met de meeste uren die komen te vervallen
   
   
2. Verlofsoort in volgorde inrichting
   In het geval dat er geen uren komen te vervallen, geldt de volgorde van de inrichting.
   Dus in het simpele voorbeeld hieronder, eerst Wettelijk verlof dan Bovenwettelijk verlof

Net zoals met het urenvoorstel kan de medewerker afwijken van het voorstel. Alle verlofsoorten die gekoppeld zijn aan het verloftype kunnen in principe ingezet worden.

Om verwarring bij de medewerker EN een negatief saldo te voorkomen, tonen we tijdens het indienen van verlof alleen verlofsoorten met een (positief) saldo.

Indienen van verlof

De stappen die een medewerker - bij een optimale inrichting - zal doorlopen zijn:

1. Aangeven dag / periode verlof
   

   
   
   

2. Controleren urenvoorstel en verlofsoortvoorstel
   
   
   
3. Indienen