Vervanging in te stellen door alle rollen

[#1]

Nu de vakantieperiode start wordt het nóg belangrijker dat managers en alle andere rollen een vervanger kunnen instellen. Zo kan een collega het goedkeuren van declaraties overnemen of de ziekmeldingen invoeren tijdens de vakantie.

Vanaf vandaag is het mogelijk om ‘’vervanging’’ te activeren in de Youforce app.

Activeer functionaliteit via Beheer autorisaties / Policy Management

In Policy Management kan de applicatie ‘’Vervanging en delegatie’’ en het recht ‘’Vervanging instellen’’ toegevoegd worden aan de juiste groep. Heb je al een groep met de rechten voor (back-up) managers dan voeg je de applicatie "Vervanging en delegatie" toe.

Meer tips over het inrichten van autorisaties vind je in de kennisbank.

Werking ‘’vervanging’’ voor managers en alle andere rollen

Nadat via Beheer autorisaties/Policy Management vervanging is vrijgegeven vinden de geautoriseerde gebruikers de module "Vervanging" in het menu "Instellingen" van de Youforce app.

In ‘’Mijn vervanging’’ kan je actuele en toekomstige vervangingen zien. 

In ‘’Ik vervang’’ kan je zien welke collega’s jou hebben ingesteld als vervanger. 

Via ‘’Nieuwe vervanging’’ kan je een nieuwe vervanger instellen. Dit doe je door:

• Bij Vervanger te zoeken naar de juiste collega
• Bij Vervangt van de eerste dag dat de vervanging ingaat te selecteren
• Bij Vervangt tot en met een eventuele einddatum op te geven. Zonder einddatum blijft de vervanging actief totdat de gebruiker het zelf beëindigt. 

Wat ziet de vervanger in ‘’declaraties’’

Via een speciaal icoontje ziet de manager (of andere rol) dat een te controleren declaratie van een medewerker is waarvan hij is ingesteld als vervanger.

Hetzelfde icoon is zichtbaar voor de beheerder van declaraties via de tegel ‘’Configuratie declaraties’’. Ook nadat een declaratie is goedgekeurd

Note: nadat een medewerker een declaratie heeft ingediend wordt deze direct toegewezen aan zijn/haar manager. Is er vervanging actief? Dan wordt de declaratie ook direct toegewezen aan de ‘vervanger’. Gaat de ‘originele’ manager op vakantie terwijl er nog openstaande declaraties waren uit zijn afdeling? Dan gaat na enkele dagen de automatische nachtverwerking die declaraties óók toewijzen aan de ingestelde vervanger. 

Wat ziet de vervanger in ‘’ziekteverzuim’’

Nadat een manager (of andere rol) een collega heeft ingesteld als vervanger kan deze vervanger direct het  onderdeel ‘ziekteverzuim’ waarnemen. Zo ziet de vervanger direct de openstaande ziekmeldingen van de afdeling van zijn collega. En kan de vervanger dus ziek- en herstelmeldingen uitvoeren.

Wie kun je als vervanger selecteren?

Aan de hand van bijgaand 3 voorbeelden leggen maken we inzichtelijk welke vervanger er te selecteren is door de gebruiker.

Voorbeeld met één rol

In de basis kan een gebruiker iemand instellen die exact dezelfde rol heeft. Bijvoorbeeld een ‘manager’ kan een andere ‘manager’ instellen.

Voorbeeld met twee rollen

Een gebruiker heeft twee rollen. Bijvoorbeeld ‘manager’ & ‘back-up manager’. Deze gebruiker kan een collega instellen als vervanger die exact dezelfde rollen heeft.

Voorbeeld waarbij de vervanger minimaal dezelfde rol heeft

Een gebruiker heeft alleen de rol ‘manager’. Deze gebruiker kan een collega instellen als vervanger die minimaal dezelfde rol heeft. Hij kan dus ook een vervanger kiezen die zowel ‘manager’, ‘back-up manager’ als ‘hr coordinator’ is. 

Vanzelfsprekend worden alleen de ‘manager’ rechten toegekend aan de ingestelde vervanger. 

Toelichting in de handleiding Youforce app

Ook is de handleiding van de Youforce app en de kennisbank geüpdatet met alle relevante informatie over deze nieuwe functionaliteit

Inrichtingstip

Zoals beschreven is ondersteunen we vervanging voor all rollen. Dit gaat over de ‘verantwoordelijkheden’ die een vervanger krijgt. Simpel gezegd van welke medewerkers kan je tijdelijk een declaratie goedkeuren en welke medewerkers kan je tijdelijk ziek- en herstel melden.

De toegang tot de onderdelen ‘declaraties’ en ‘ziekteverzuim’ regel je via Policy Management/Beheer autorisatie. De best practise van Visma|Raet is daarom dat je deze rechten toekent op basis van een rol en niet aan specifieke individuele gebruikers.

Ideeën 

De aankomende periode verwachten wij te gaan werken aan de volgende uitbreidingen:

• Alle rollen kunnen óók vervanging instellen via Youforce op de desktop
  • --> We kiezen voor deze aanpak omdat het beschikbaar maken van de functionaliteit op desktop op lange termijn past bij de ambitie om te komen tot één gezamenlijke functionaliteit 'vervanging' die werkt voor zowel de Youforce app als Self Service 
• Beheerders kunnen in Youforce Reporting alle actieve en toekomstige ingestelde vervangingen zien

Daarnaast staan wij via ons Ideeën forum open voor andere verbeteringen of uitbreidingen.