Wijziging berekende afstand voor KM-declaraties 1 december beschikbaar!

[#1]

Update: onderstaande wijziging - die ik eerder had aangekondigd - is zojuist (Vrijdag 1 december, 12:45) beschikbaar gekomen op productie. 

Tot op heden hadden wij geen mogelijkheid om langdurige incidenten, zoals wegafsluitingen, te negeren.

We zien dat de berekende afstanden hierdoor, in aantallen, behoorlijk fluctueren. Het ene moment is de afstand anders dan op het andere moment. Het daadwerkelijk verschil in afstand is overigens vaak beperkt.

Inmiddels hebben wij wel de mogelijkheid om langdurige incidenten te negeren. Uit een test waarbij we ongeveer 1000 routes herhaaldelijk hebben berekend, blijkt dat we het aantal afwijkingen daarmee reduceren van 40% naar 6%.

Met de nieuwe functie om correcties op de afstand toe te staan is het logischer om de afstand zo neutraal mogelijk te bepalen.

We gaan daarom op vrijdag 1 december de berekening van de afstand zodanig aan te passen dat ook de langdurige incidenten niet meer worden meegenomen.

Heb je vragen of opmerkingen? Reageer dan onder dit bericht.

Voorbeeld

Een bepaalde route over de A1 vanuit Enschede naar het kantoor van Visma|Raet in Amersfoort (en weer terug) fluctueert tussen 237,61 km en 243,79 km.

Omdat een blokkade van de A1 op enig moment actief wordt, en later een langer deel van de snelweg betreft, zal de afstand van het ene op het andere moment wijzigen.

Ik ben van mening dat de afstand zo consistent (en neutraal) mogelijk berekend moet worden, waarbij een eventuele correctie door de medewerker wordt toegevoegd indien nodig.
 

Met name omdat het moment van berekenen van de afstand, het moment van indienen van de declaratie betreft.

In de praktijk zal het vaak zo zijn dat men achteraf declareert en de berekende afstand op dat moment niet in overeenstemming is met de periode dat de afstand is afgelegd.

[Ronald Smit1]

1. Wordt in de berekening via de snelste route nu de actuele verkeersituatie meegenomen?
2. Wanneer vindt de berekening plaats van de afstand. We gebruiken een excelsheet in Self Service. (gebouwd door een consultant van Raet) Is dit op het moment van indienen van de mutatie of kijkt het systeem op een bepaald moment van de dag om de afstand te berekenen.
3. Wordt de berekening(woon-werk) misschien ééns per maand gedaan?

[Evelien]

Wij krijgen intern de vraag of deze bereken-methode ook is afgestemd met de Belastingdienst. Kunnen jullie dat alsjeblieft bevestigen, @Bastiaan Friederichs ?

We kunnen het algoritme zelf niet goed verklaren aan medewerkers, helemaal als het nogal eens verschilt welke afstand er uit de berekening komt rollen, dus krijgen hier nu intern vragen over. 

bvd

[Bastiaan Friederichs]

hi @Evelien, naar mijn weten heeft de belastingdienst geen specifieke voorwaarden of eisen m.b.t. het netto vergoeden van reiskosten (daar gaat het om denk ik?). Een dergelijke vraag kun je vast voorleggen aan jullie belastinginspecteur.

De methode heb ik hier kort samengevat: Kilometerdeclaratie - Hoe wordt de afstand bepaald

In de basis is het niet lastig; de afstand wordt zo neutraal mogelijk bepaald.
Met name omdat tijdsafhankelijke zaken zoals files, afsluitingen alleen toe te passen zijn op het moment dat je ook tijdstippen gebruikt; en dat aan de medewerker vragen is niet realistisch of op zijn minst enorm arbeidsintensief.

Waarom je af en toe wel afwijkingen zult zien, heeft te maken met het verleggen van wegen en aanpassen van eigenschappen zoals snelheden.

Hoewel we niet altijd de mogelijkheid hebben om met terugwerkende kracht zaken terug te kijken, kunnen we op basis van een ticket altijd met je meekijken.