Beaufort Online: update J-drive policy

[#1]

[Update 17 maart 2023] Vrijdag 17 maart zullen bestanden ouder dan 30 dagen uit de volgende directories worden verwijderd: 

• J:\Logging\Synchronisatie\Prt\
• J:\Logging\Client\Prt\

Voor meer info zie dit bericht.

[UPDATE 14 maart 2023] Het initiële plan om per 15 maart de nieuwe policy in werking te laten treden (en corresponderende bestanden te verwijderen) wordt vooralsnog uitgesteld. We zullen zo spoedig mogelijk een nieuwe datum communiceren. Tot die tijd zal er in dit kader niks worden opgeschoond.

[Origineel bericht]

Voor de verwerking van bestanden van en naar HR Core Online is de J-drive van essentieel belang. Deze drive wordt gebruikt voor de opslag van o.a. de importbestanden, de verwerkingsverslagen en de exportbestanden

We zien dat de J-drive ook wordt gebruikt voor opslag van organisatie specifieke data welke voor langere periodes opgeslagen blijft.  De J-drive is echter alleen bedoeld om tijdelijk bestanden te plaatsen voor import en export naar HR Core Online. 

Vanaf 15 maart zullen we de volgende richtlijnen hanteren voor het bewaren van bestanden:

Backup - bestanden in de onderstaande directories worden na genoemde periode gearchiveerd voor 1 jaar en daarna fysiek verwijderd.

Directory:	Oude backup termijn na:	Nieuwe backup termijn na:
J:\RAET\INTRACOM\ZEND	7 dagen	7 dagen
J:\RAET\INTRACOM\ONTVANG	7 dagen	7 dagen
J:\RAET\Klant-Hosted	30 dagen	30 dagen
J:\Logging\Synchronisatie\Prt\	185 dagen	30 dagen
J:\Logging\Client\Prt\	185 dagen	30 dagen
J:\RAET\INTRACOM\BACKUP	30 dagen	30 dagen

Staan er bestanden op de J-drive die je langer wilt bewaren dan kan je die bestanden tot 15 maart verplaatsen naar je eigen netwerkomgeving.

Geschoond

Bestanden aanwezig in andere directories zullen na 90 dagen worden verwijderd. De directory J:\LOGGING\SYNCHRONISATIE\FILES\ valt daar buiten en zal niet in deze opschoning worden verwijderd.

[Robert Kuijpers]

Hallo Frank, duidelijk verhaal, en ik begrijp ook wel waarom jullie dit doen. Ik heb nog de volgende wedervragen:

1. Backup - is de aangegeven archief locatie bereikbaar voor ons als klant of alleen door VismaRaet? Kan een klant deze bestanden dan alsnog opvragen bij VismaRaet binnen die periode van 1 jaar?
2. Geschoond - als klant gebruiken we inderdaad ook eigen aangemaakte directories op de J:drive. Worden deze eigen bestanden dus op 15 maart al verwijdert? Ik neem aan dat de na 15 maart hier bijgeplaatste bestanden dan steeds na die termijn van 90 dagen worden verwijdert? 
3. Wat gebeurt er eigenlijk met de directory J:\certificates? Verdwijnt deze ook i.v.m. uitrol nieuwe inloggen Professionals per 8 maart?

[Robert Kuijpers]

Frank, nog een andere vraag: als ik in een tabel van de voor mij zichtbare J:drive directories de ingenomen disk-ruimte optel kom ik veel lager uit als de door bestanden ingenomen disk-ruimte op ROOT niveau. Klopt dat? 

[Frank JHM Poell]

@Robert Kuijpers bedankt voor je reactie!

Als antwoord op je vragen:

1. De procedure blijft hetzelfde: via een ticket kan de data uit het archief worden opgevraagd.
2. Correct, op de 15e zullen alle bestanden ouder dan 90 dagen worden geschoond. Een bestand wat na 15 maart wordt geplaatst zal ook weer 90 dagen blijven staan voordat deze met de volgende verwijderactie verwijderd worden.
3. Eveneens correct, certificaten ouder dan 90 dagen zullen de 15e ook verwijderd worden. Er vindt geen specifieke opschoning nav het nieuwe inloggen Professionals per 8 maart plaats. Mede omdat deze in klantspecifieke folders opgeslagen kunnen worden.

Wat betreft je vraag mbt ingenomen disk-ruimte: wat bedoel je precies?

[Lonneke van der Aar]

Beste @Frank JHM Poell ,

Wij hebben ook een directory J:\Foto's met daarin alle foto's van de medewerkers in BOL.

Wordt deze directory ook geschoond? En zo ja, blijven de foto's dan nog wel zichtbaar in BOL?

[Robert Kuijpers]

Hallo Frank,

"..Wat betreft je vraag mbt ingenomen disk-ruimte: wat bedoel je precies?.."

Ja, dat kon wat duidelijker 🙂 zie hieronder de printscreen wat wij zien als we de eigenschappen van onze J:drive bekijken. Als ik de 'used-space' van alle aanwezige/zichtbare J:drive mapjes optel kom ik bijlange na niet aan 1,70TB. Welke voor ons niet zichtbare data staat hier dan?

[Frank JHM Poell]

@Lonneke van der Aar gebruiken jullie de foto functionaliteit actief binnen Beaufort?

[Frank JHM Poell]

@Robert Kuijpers 

Deze snap ik inderdaad :-).

Wat je in het plaatje ziet is de 'used space' van de fysieke schijf waar jij (maar ook andere klanten) qua virtuele J-drive gebruik van maken. Dus het klopt dat die omvang (veel) groter is dan de som van de bestanden op jouw 'eigen virtuele deel' van de schijf.

[Frank JHM Poell]

@Lonneke van der Aar : voor de klanten die daadwerkelijk actief de foto's lijken te gebruiken wordt de directory vooralsnog niet opgeschoond. We zijn aan het kijken hoe we hier het beste mee om kunnen gaan. Dit actieve gebruik leiden we o.a. af van het aantal foto's in de klant specifieke directory. 

Voor jouw organisatie lijkt de door jou genoemde directory echter leeg?

Nav bovenstaande policy is het algemene advies relevante klant specifieke bestanden die buiten de genoemde directories vallen, lokaal op te slaan.

[Lonneke van der Aar]

@Frank JHM Poell Wij gebruiken inderdaad actief de foto functionaliteit binnen Beaufort.

En de directory is bij ons zeker niet leeg!

[Robert Kuijpers]

Hallo Frank, ik kom toch nog even terug op jouw onderstaande antwoord aangaande certificaten. Punt is dat we sinds gisteren te weten zijn gekomen dat wij als klant Gemeente Groningen vooralsnog voorlopig gebruik mogen blijven maken van inloggen Professional+certificaat. Dat heeft ook te maken met de gebruikte koppelingen bij ons. Maar, dat betekend dat de bestaande certificaten in directory J:\Certificates ouder dan 90 dagen niet verwijdert mogen worden. Hoe gaan jullie hier dan mee om?

1. Eveneens correct, certificaten ouder dan 90 dagen zullen de 15e ook verwijderd worden. Er vindt geen specifieke opschoning nav het nieuwe inloggen Professionals per 8 maart plaats. Mede omdat deze in klantspecifieke folders opgeslagen kunnen worden.

[Frank JHM Poell]

@Robert Kuijpers @Lonneke van der Aar : we nemen deze input mee!

[Monique80]

Hallo Frank @Frank JHM Poell 

Wij hebben hier vandaag naar gekeken, maar er staan nog een heleboel bestanden ouder dan 30 dagen op J:\Logging\Client\Prt:

Deze bestanden zouden nu toch verwijderd moeten zijn?

Met vriendelijke groet,

Monique

[Frank JHM Poell]

Goedemiddag @Monique80,  het verwijderproces heeft meer tijd nodig dan initieel ingeschat. Maandagochtend was het proces nog bezig, maar toen hebben we dit stopgezet om de impact op bijvoorbeeld performance te beperken. Na kantooruren is/wordt deze actie echter voortgezet.