Beoordelen en opschonen meldingen

[#1]

Als Visma | Raet streven we ernaar om je zo volledig en zo snel mogelijk te informeren bij jouw vraag of melding van een incident.

Om je zo goed en effectief mogelijk van dienst te zijn bij het oplossen van de door jou gemelde incidenten, gaan wij ons de komende maanden richten op het beoordelen en opschonen van openstaande meldingen. Met dit bericht informeren wij je over het proces en waarom deze actie nodig is.

Het opschonen zorgt ervoor dat alleen de relevante en actuele meldingen overblijven in onze backlog (werkvoorraad). Hierdoor kunnen we effectiever plannen en kunnen we de relevante en actuele meldingen sneller oplossen. Om dit te bewerkstelligen, gaan we de meldingen opnieuw beoordelen en deels afsluiten. 

Herbeoordelen meldingen

Het herbeoordelen van de meldingen vindt volgens een nauwkeurig proces plaats. Als eerste zullen we aan de hand van een aantal criteria bepalen of de melding opgelost gaat worden. Zo niet, dan zal deze worden voorgedragen om gesloten te worden. Een specialist vanuit het Service Center zal de te sluiten meldingen valideren. 

Van de meldingen die gesloten worden, ontvang je een bericht in het request. In het bericht geven we aan waarom de melding is gesloten of waarom je het bericht ontvangt. Een (oude) openstaand request kan worden afgesloten om een van de  volgende redenen;

1. Het beschreven probleem is als neveneffect van andere meldingen opgelost;
2. Het beschreven probleem is opgelost, maar de melding is administratief niet gesloten;
3. Het beschreven probleem is geen bug maar een wens voor uitbreiding van functionaliteit; Dit valt buiten het afhandelproces van de incidenten. Je kunt de wens alsnog registreren via het reguliere proces (Ideeën op de Visma | Raet community);
4. Het  beschreven probleem heeft weinig impact op het werkproces in relatie tot de invloed op de ontwikkeling van de oplossing;
5. Het probleem is technisch onoplosbaar. 

De herbeoordeling is medio februari gestart. Je kunt hier vanaf maart iets van gaan merken, omdat dan requests gesloten worden. Wij streven ernaar om half april hiermee klaar te zijn.

De overgebleven requests worden gerangschikt naar prioriteit en invloed op de capaciteit. Je kunt je voorstellen dat voor een complexe melding meer tijd nodig is dan voor een relatief eenvoudige melding. Wij zullen ons maximaal inspannen om de requests met de hoogste invloed op de werkvoorraad zo snel mogelijk in te plannen en op te lossen. Voor meldingen die, vanwege een beperkte invloed, lager in de werkvoorraad staan kunnen wij nog geen planning afgeven.

Nieuwe melding aanmaken

Ondanks dat we de afweging in alle zorgvuldigheid doen, kan het voorkomen dat je het niet eens bent met de beslissing en je toch van mening bent dat jouw request nog steeds relevant is voor jou. Dan verzoeken wij je om een nieuwe melding aan te maken en het probleem zo goed mogelijk te omschrijven en te onderbouwen met recente schermafdrukken. Het Service Center zal de melding in behandeling nemen conform het reguliere proces. Het belangrijkste hierin is dat het probleem reproduceerbaar is.

Voordelen 

De voordelen van deze opschoning en herprioritering zijn:

1. Je hebt duidelijkheid over requests die voor jouw organisatie open staan. De requests die blijven staan, worden opgelost op basis van prioriteit en datering; 
2. Onze werkvoorraad wordt opgeschoond en is hiermee beter planbaar;
3. Er worden met meer focus requests opgelost.