Aanpassingen zodat de betrouwbaarheid verzending e-mails wordt verbeterd

[#1]

We krijgen allemaal wel eens een spam e-mail. Maar er zijn ook heel veel mails die niet eens in onze spam terecht komen. Dit komt omdat belangrijke bedrijven als Google en Microsoft constant bezig zijn om spam te voorkomen.

Een van deze maatregelen is dat de betrouwbaarheid van de afzenders wordt gecontroleerd. Het imiteren van een andere afzender wordt ook gebruikt voor onder andere phishing. Bijvoorbeeld een mail die zogenaamd vanuit administratie@banknaam.nl, terwijl de mailserver in werkelijkheid diefstal@spam.com is.

Op dit moment bieden wij op meerdere plekken de mogelijkheid om een eigen afzender in te stellen binnen de modules Self Service, Performance Management en ook Flex Benefits. Deze functionaliteit is bedoeld om onze gebruikers, jullie medewerkers, herkenbaarheid te bieden in de afzender. Zo weet een (nieuwe) medewerker dat de mail van een vertrouwde partij komt.

In sommige gevallen komt er ook een reactie van de ontvanger die bij HR of Functioneel Beheer moet komen. Een mail over een openstaande taak kan natuurlijk ook vragen oproepen, die middels een “beantwoorden” worden gesteld.

Tevens is het handig als de ICT afdeling weet welke afzenders zij kunnen whitelisten om te voorkomen dat de mails in spam terecht komen.

De inhoud van deze mails is divers. Zo kan het gaan om gestandaardiseerde bevestigingen, herinneringen of meldingen van openstaande taken. Daarnaast biedt Self Service de mogelijkheid om de inhoud volledig zelf aan te passen middels aanvullende e-mails met templates.

Een deel van de genoemde mails gaat op termijn worden vervangen door meldingen via de app of in de inbox van Mijn Youforce. Dat is nu nog niet aan de orde, en voor een deel van de mails is dit ook niet mogelijk. Daarom hechten wij er waarde aan om een goede mailserver te hebben met een betrouwbare status.

Dat is precies waar de schoen knelt. Door e-mails te versturen vanuit andere domeinen dan ons eigen youforce.com, kan onze mailserver als minder betrouwbaar worden aangemerkt door partijen als Microsoft  (Outlook) en Google (Gmail). De mails komen dan in spam terecht of worden zelfs aan de poort geweigerd. 

Dit hebben wij gezien in november toen wij een nieuwe mailserver in gebruik namen. Die had nog niet de goede reputatie opgebouwd die het toestond om “andere afzenders” te sturen. Wij hebben toen de vorige mailserver weer in gebruik genomen voor onze modules die “eigen afzenders” toestaan.

Zonder in technische details te treden komt het erop neer dat je middels instellingen en certificaten moet aantonen dat je verstuurt van een gerechtigd domein. Voor youforce.com is dit natuurlijk ingeregeld, maar niet voor alle “eigen afzenders”. Technisch is dat wel mogelijk, maar vraagt veel afstemming tussen jullie (IT afdelingen) en onze infrastructuur. Dat is een kwetsbare en tijdrovende onderneming, waar wij een alternatief op hebben gevonden.

Afhankelijk van de mate van gebruik hebben wij per module gekozen voor een implementatie. In alle gevallen borgen wij dat de mail technisch voldoet aan de eisen van ons eigen domein. Zo is het mogelijk om bij Self Service en Flex Benefits een eigen afzender in te stellen zoals klant@youforce.com. Alternatieven zoals youforce@klant.nl zullen per 1 april worden omgezet naar noreply@youforce.com.

Bij Performance Management wordt achter de schermen altijd noreply@youforce.com gebruikt.

Lees hier meer over de aanpassing in Flex Benefits.

Daarnaast willen wij binnen Self Service en Performance Management ondersteunen dat er gereageerd kan worden op de mail. Dit kan met een extra eigenschap in de mail; het ReplyToAddress. Bij Performance Management wordt daar het ingestelde mailadres van de gebruiker (zoals manager) voor gebruikt. Bij Self Service verwachten wij dat het wenselijk is om beide opties (afzender en antwoordadres) te ondersteunen. Daarom is daar gekozen om het middels een apart in te stellen veld te vullen. Bij de uitrol op 27 februari is dat veld automatisch gevuld met de waarde van E-mailadres afzender, maar het is mogelijk om dit in te stellen met bijvoorbeeld HRM@klant.nl. Lees hier hoe je dit instelt. 

Met deze functionaliteiten bieden wij een ondersteuning voor het huidige gebruik (of zelfs uitbreiding), terwijl wij wel voldoen aan de technische eis om vanuit ons eigen domein te mailen. Dit is van groot belang om te kunnen garanderen dat onze mails (eigenlijk jullie mails) kunnen worden ontvangen. Geef daarom dit bericht ook door aan jullie ICT afdeling om te controleren of de ingestelde adressen op de whitelist staan.