Verbeterde inzet per 19-12-2024

[#1]

Live!

We zijn live met de nieuwe UI!

Update

De instelling om de nieuwe UI te activeren heeft vanochtend niet goed gewerkt. Wij hebben dit nu aangepast, maar het activeren vereist een herstart van ons systeem. Om niet 10 minuten downtime te creëren zo vlak voor de Kerst, zullen wij dit vanavond pas doen.

• Samenvatting
• Achtergrond
• Wat is inzet ook alweer
• Oude situatie
• De aanpak
• Nieuwe inzet
• Weergave
• Functioneel

Samenvatting

De inzet wordt per 19-12-2024 vernieuwd met een frisse tabel-weergave die sneller en gebruikersvriendelijker is. Daarnaast is het voorstel verbeterd en kan je instellen om automatisch het voorstel te laten bijwerken. Voor het automatisch bijwerken van het voorstel is een kleine actie vereist van jou als beheerder.

Achtergrond

Wat is inzet ook alweer

Inzet wordt gebruikt om per dienstverband aangegeven hoe dit wordt ingezet. Dit kan overeenkomen met de vaste afdeling, functie en contracturen. Het kan ook om verschillende redenen afwijken: tijdelijke functie- of urenwijziging, of het (deels) uitlenen aan een andere afdeling. Dit werkt dan door naar mogelijke roosterapplicaties of naar de kostenverdeling.

Oude situatie

Lang geleden is het formulier van type “I” ontwikkeld om deze data op een goede manier weer te geven, te bewerken en daarmee ook de exporteren. Hierbij werd basaal gewerkt met groepjes data, waarbij per setje onder elkaar stond wat de Afdeling, Functie, Datum vanaf, Datum t/m en Uren inzet per week waren. Dit is nog te zien in de PDF print die in steeds mindere mate wordt gebruikt:

Dit kon in verloop van tijd een heel onoverzichtelijk geheel worden naarmate de historie groeide.

In een poging om dit te verbeteren is in 2013 het formuliertype “IR” ontwikkeld. De weergave werd aangepast naar die van een tijdslijn. Zo kreeg je een blok waarbij duidelijk werd in welke periode, dat dienstverband kon worden ingezet voor hoeveel uur. Links werd geclusterd per afdeling en functie, en in de tijdslijn kon je meerdere items hebben met verschillende start- en einddata en uren inzet.

In de basis en bij een wijziging op korte termijn bood dit veel overzicht.

Naast de weergave werden hier ook 2 functionele verbeteringen in doorgevoerd:

1. De export naar HR Core Beaufort werd anders opgebouwd zodat deze inzetregels per direct zichtbaar werden, ongeacht de toekomstige ingangsdatum van de mutatie. Dit is van belang om roosters op tijd rond te maken, vaak wel 2 maanden van tevoren.
2. Op basis van de contractdata werd een voorstel op de inzet gedaan, die een gebruiker kon accepteren of wijzigen. Deze data bestond uit Afdeling, Functie, Datum indienst dan wel Datum ingang mutatie, Datum uitdienst en Uren per week. Aangezien deze data meestal grotendeels gelijk loopt, scheelt dat veel handmatige invoer.

 Zowel de weergave als het voorstel konden diverse problemen geven.

De weergave kon onoverzichtelijk worden bij wijzigingen in de verre toekomst, omdat je standaard de systeemdatum in beeld had. Vervolgens moest je naar rechts (voorwaarts in de tijdlijn) scrollen om je toekomstige regel te zien.

Het voorstel werd slechts eenmalig gedaan: de eerste keer dat het inzetformulier werd aangeroepen. Als later de contractdata nog in dezelfde mutatie werd gewijzigd -er was misschien een verkeerde functie gekozen- dan werd het voorstel niet bijgewerkt. Bij blind vertrouwen in het meestal juiste voorstel, kon dit dus verkeerd uitpakken.

Ook zat een bepaalde logica verweven in het voorstel, die paste bij de inrichting van die tijd. Veel mutaties bestonden destijds gescheiden van elkaar. Zo waren Afdelingswijzigingen vaak andere workflows dan Urenwijzigingen of Verlengingen. In de loop der tijd is dit meer samengevoegd, zodat in één keer een gewijzigde arbeidsovereenkomst kon worden gegenereerd met een template. Ook de regelgeving rondom aanzeggingen/verlengingen heeft bijgedragen aan gecombineerde wijzigingen. De logica achter het inzetvoorstel was hier niet in mee gegroeid en kon leiden tot incomplete voorstellen. In het bijzonder combinaties van contractwijziging met einddatum (verlenging of omzetting naar onbepaalde tijd) waren niet zuiver.

De aanpak

Om deze problemen te lijf te gaan is er met een aantal stakeholders gesproken over wat de problemen en wensen waren op dit onderwerp. Daaruit is een selectie gekomen van wat daadwerkelijk aangepast of opgelost zou worden. Dit zijn de volgende zaken:

• Het voorstel moet betrouwbaar zijn, ook in combinatie met einddatum
• Het voorstel zou steeds opnieuw moeten worden gedaan als een kerngegeven wijzigt (bijv. Uren per week)
• De weergave moet duidelijker en overzichtelijker
• Het bewerken van bestaande regels moet makkelijker zijn
• Soort Inzet (P01123) moet verborgen kunnen worden
• Het moet mogelijk worden om bestaande inzetregels te verwijderen
  • Dit is helaas nog niet mogelijk omdat er nog geen verwijdersleutel bestaat voor de import in HR Core Beaufort. Hier wordt later aan gewerkt.

Door middel van gesprekken en testen is hier een proefversie van opgeleverd waar nog verder feedback op kwam. Nu deze feedback ook verwerkt is, is het klaar om te releasen. 

 

Nieuwe inzet

Met alle verandering is het belangrijk om vast te stellen wat automatisch wordt toegepast en waar een actie nodig is om dit te activeren.

Weergave

Op datum 19-12-2024 activeren wij de nieuwe weergave voor inzet. Hier hoef jij niets voor te doen qua inrichting.

In deze nieuwe weergave laten wij de balken los en zie je een tabel. Voor professionals is dit herkenbaar omdat het meer gelijk is aan de weergave in HR Core Beaufort. Voor alle gebruikers is dit overzichtelijker omdat:

• De sortering is omgekeerd chronologisch op Startdatum inzet. Dat wil zeggen: de nieuwste inzetregels staan in de regel bovenaan.
• Inzetregels met een einddatum kleiner dan vandaag zijn uitgegrijsd om aan te geven dat deze niet/minder relevant zijn.
• Automatisch worden de eerste 5 regels getoond. Dit kan je rechtsonder wijzigen in “10” of “alles”, maar 5 geeft doorgaans al de meest relevante waarden.
• Rechtsboven in de tabel is een knop Nieuwe regel toevoegen om een compleet nieuwe regel aan te maken.
  • Dit maakt een nieuwe, lege regel aan in de tabel die makkelijk te vullen is.
  • De werking hiervan is afhankelijk van FS1703, zie hiervoor het kopje Functioneel
• Per regel zie je dat je wijzigingen kunt doorvoeren middels het potlood
• Per regel zie je of je deze kan verwijderenof niet. Dit is gebaseerd op of de waarde al bestaat in de database of nieuw is, en de Inzet instellingen (hoeveel maanden terug).
• Bij het opslaan van een regel wordt de validatie beter getoond. Bijvoorbeeld bij een ongeldige einddatum (ligt voor de startdatum) dan wordt dit veld rood omlijnd.
  
  De bekende foutmelding hiervoor wordt onder de tabel getoond. Dit is omdat er meerdere validaties tegelijk af kunnen gaan en dit meer ruimte heeft.
• Soort Inzet (P01123) wordt standaard niet meer getoond omdat slechts weinig organisaties dit gebruiken. Gebruiken jullie dit wel, dan is dit is eenvoudig weer te tonen met de instelling in Beheer > Systeem > Instellingen > Inzet
  

Bovendien werkt de weergave sneller en reageert het realtime. Dit is mooi zichtbaar als het gaat om de nieuw toegevoegde zoekfunctie linksboven de tabel. Hiermee zoek je gemakkelijk door de gehele tabel, of het nou gaat om afdeling, functie, uren of datum.

In het kader van dit traject hebben wij ook een wijziging gedaan in de melding als de inzeturen afwijken van de contracturen. Daar hebben wij de overbodige tijdstempel van 00:00:00 verwijderd omdat dit simpelweg niet relevant is. Dit is al eerder uitgebracht en gecommuniceerd in dit artikel. 

Functioneel

Naast dat de interface het functionele proces beter faciliteert, worden er ook wijzigingen in de werking doorgevoerd.

De kwaliteit van het inzetvoorstel wordt verbeterd zodat diverse combinaties goed worden aangemaakt, ook als het gaat om de einddatum.

Verder introduceren wij de rubriek FS1703 Inzet automatisch verversen. Door deze toe te voegen aan het inzetformulier kan jij als beheerder instellen of automatisch iedere keer het inzet wordt ververst. Laat je de rubriek leeg, dan blijft de huidige logica intact: alleen de eerste keer wordt een voorstel gemaakt. Vul je dit met de (default)waarde Ja dan wordt iedere keer het inzetvoorstel ververst dat dit scherm geladen wordt in een activiteit met Gegevens wijzigbaar. Vul je dit met de (default)waarde Nee dan wordt er geen voorstel (meer) gedaan.

Het systeem maakt geen onderscheid tussen het voorstel en handmatige invoer, daarom is het niet mogelijk om handmatige wijzigingen te doen als de waarde van FS1703 Ja is. Het advies hierbij is dan ook om deze rubriek op input te zetten voor de professionele gebruiker. 

Om de uitrol hiervan te vergemakkelijken hebben wij in de 9999999 omgeving het formulier R_Inzet_registratie_v201305 hiermee uitgebreid. Dit is in het bijzonder voor organisaties zonder Sandbox of gekoppelde testomgeving, om het toe te voegen aan het bestaande formulier. Daarbij is de rubriek FS1703 zonder defaultwaarde en verborgen, zodat dit volledig onder eigen controle kan worden uitgerold. 

Wij hebben ook een nieuw formulier R_Inzet_registratie_v202410 aangemaakt met de configuratie zoals geadviseerd wordt: FS1703 met defaultwaarde Ja, hidden voor eindgebruikers en input voor professionals.

In beide formulieren is het infoblok op positie 500 aangepast om te passen bij de nieuwe weergave en functionaliteit. Op positie 510 is een extra infoblok toegevoegd als begeleiding voor de FS1703, zodat dit de zichtbaarheid kan hebben die past bij de zichtbaarheid van de rubriek zelf.

Het importeren van deze formulieren is te doen onder Beheer > Formulierdefinitie > Definities importeren.