Alarmbelletje zichtbaar...

[#1]

Notificaties - een nieuw concept in Visma.net ERP

Notificaties zijn cruciaal voor het opbouwen van vertrouwen en het stimuleren van betrokkenheid in Visma.net ERP. Onze verwachting is dat dat gebruikers die op de hoogte gebracht worden van belangrijke gebeurtenissen, meer op het systeem vertrouwen en handmatige controles daardoor verminderen. Met Visma.net 8.22 wordt het mogelijk gemaakt in-app notificaties zelf te configureren. De ontvanger van de notificatie kan een specifieke gebruiker zijn of gebruikers in een specifieke rol zoals Magazijnmedewerkers of Boekhouders. Daarnaast biedt Visma.net de mogelijkheid om gebruikers die een “relatie” hebben met een transactie te informeren. Voorbeelden van dit soort relaties zijn de initiële gebruiker die een factuur heeft aangemaakt of de “eigenaar” van een verkooporder. Denk daarbij aan een notificatie als: “Geef mij een notificatie zodra verkooporders die ik heb aangemaakt naar de klant worden verzonden”.

Notificatie panel

Notificaties worden getoond in een apart panel in Visma.net ERP onder het alarmbelletje, maar daarnaast ook in de Visma Home pagina. Standaard worden alleen notificaties van het huidige bedrijf getoond, maar via een filter kunnen notificaties van alle bedrijven bekeken worden. Een notificaties kan een deadline bevatten, waardoor eenvoudig alleen die notificaties zichtbaar zijn die een directe actie vereisen. Door het klikken op de notificatie wordt direct het venster geopend waar de notificatie is ontstaan.

Notificaties zijn gegroepeerd per type en binnen een type worden dezelfde notificaties verzameld, zoals 5x de notificatie dat er een IBAN is gewijzigd in de crediteur. Op vrijdag 5 juni wordt het nieuwe notification panel uitgerold en vanaf dat moment kunt u beginnen het instellen van de door u gewenste notificaties. Een toelichting hierop volgt nog in een apart bericht op deze community.

Soorten notificaties

Notificaties in Visma.net ERP zijn onderverdeeld in twee categorieën;

• Systeemnotificaties; notificaties met een vaste definitie. Kunnen in-/uitgeschakeld worden en aan gebruikers worden toegewezen. Een voorbeeld hiervan is een notificatie wanneer een automatiseringsagenda in een fout is gelopen.
• Aangepaste notificaties; eigen condities te definiëren in specifieke vensters. Een voorbeeld hiervan is een notificatie wanneer een verkoopfactuur is aangemaakt boven een bepaald bedrag.

Systeemnotificaties

Naam	Omschrijving
Betalingsgegevens crediteur verwijderd	Wanneer een gebruiker de betalingsgegevens (bv IBAN) van een crediteur verwijderd.
Betalingsgegevens crediteur bijgewerkt	Wanneer een gebruiker de betalingsgegevens van een crediteur wijzigt. LET OP: Een wijziging naar dezelfde gegevens resulteert ook in een notificatie.
Automatiseringsagenda fout	Een automatiseringsagenda die is afgerond, waarbij er fouten zijn ontstaan. Uiteraard kunnen fouten diverse oorzaken hebben, maar deze notificatie zal enkel het signaal geven dat de agenda met fouten is verwerkt. De gebruiker kan via de notificatie doorzoomen naar de betreffende automatiseringsagenda om te ontdekken wat er mis is gegaan in de verwerking.
Fout in verzending AutoInvoice	Er is een fout ontstaan bij het versturen van een verkoopfactuur via AutoInvoice. Bijvoorbeeld de factuur kan niet elektronisch afgeleverd worden en er is geen email bekend.
Aanpassingen sjabloon beschikbaar	Er staat een aanpassing gereed voor import vanuit het sjabloonbedrijf. Deze notificatie is van toepassing op bedrijven die gebruik maken van een sjabloonbedrijf om bijvoorbeeld rapporten, analyses, dashboards, etc te verspreiden.

Let op: systeemnotificaties staan standaard niet actief en kunnen per bedrijf geactiveerd worden. Dit kan alleen worden gedaan door een gebruiker met de rol Beheerder.

Aangepaste notificaties

Aangepaste notificaties kunnen met eigen condities gedefinieerd worden in de onderstaande vensters:

Venster	Voorbeeld (niet-uitputtend..)
Debiteuren	Een notificatie op basis van de status van een debiteur, zoals een debiteur is op status Kredietstop geplaatst.
Crediteuren	Een notificatie wanneer een nieuwe crediteur is aangemaakt die door de financieel manager gecontroleerd moeten worden.
Artikelen	Een notificatie wanneer een artikel wordt bijgewerkt t.b.v. de magazijnmedewerker.
Verkooporders	Een notificatie wanneer een gebruiker een offerte aangemaakt boven een bepaald bedrag of met een hoog kortingspercentage voor de verkoopmanager.
Inkooporders	Een notificatie om de eigenaar van een verkooporder te informeren wanneer een gekoppelde inkooporder wordt ontvangen, zodat de verkoopmedewerker de klant kan informeren.
Verkoopfacturen	Een notificatie wanneer een verkoopfactuur boven een specifiek bedrag op de status Geblokkeerd is gezet voor de financieel manager om de kredietcontrole te valideren.
Projecten	Een notificatie wanneer een project het voltooiingspercentage bereikt en informeer de projectmanager hierover.
Verzendingen	Een notificatie op het moment dat een verzending is aangemaakt voor een specifiek magazijn, waarbij de verzending extra aandacht vraagt.
Ontvangsten	Een notificatie wanneer een ontvangst is aangemaakt voor een quarantaine magazijn, zodat de magazijnmedewerker hier direct actie op kan verrichten.

Let op: aangepaste notificaties kunnen alleen door gebruikers worden aangemaakt met de rol Beheerder