Visma.net update 8.14

[#1]

Op 11 mei wordt de update naar Visma.net versie 8.14 uitgevoerd. De werkzaamheden vinden plaats vanaf zaterdag 18:00 uur en zullen naar verwachting in die nacht ook worden afgerond, eventueel met een uitloop naar zondag(ochtend). Dit kan betekenen dat er een onderbreking van de dienstverlening plaatsvindt. Houdt hier rekening mee in het gebruik van het systeem. Ons advies is om het systeem op dat moment niet te gebruiken en geplande werkzaamheden uit te stellen.

Met de update naar versie 8.14 zijn wederom een aantal verbeteringen in het bankproces uitgevoerd.

1. Herkenning inkoopfactuurnummers;
2. Heropenen afschriftregel bij annuleren van een debiteur-/crediteurbetaling;
3. Instelling voor het automatisch laden van documenten nu ook per debiteur/crediteur instelbaar;
4. Eenvoudiger een regel aanmaken vanuit het venster Afschriftregels verwerken

1. Herkenning inkoopfactuurnummers

Bij het ophalen van afschriftregels (via Autopay of bestandsupload) worden inkoopfactuurnummers nu beter herkend vanuit de omschrijvingen. Het herkennen van inkoopfactuurnummer is bijvoorbeeld gewenst bij leveranciers die de inkoopfacturen zelf incasseren of voor inkoopfacturen die buiten Visma.net betaald worden. Onderstaand schema laat zien in welke situatie een inkoopfactuurnummer herkend zal worden:

Omschrijving afschriftregel	Herkend	Opmerking
"factuur: 12345"	Ja	Op basis van een prefix wordt het factuurnummer herkend (bestaande functionaliteit)
"12345"	Ja	De omschrijving bestaat alleen een nummer en er staat een inkoopfactuur open met dit nummer als referentienummer of extern referentienummer.
"A12345"	Nee	Letters in een nummer worden niet ondersteund; factuurnummer wordt niet herkend.
"12345 98765"	Ja	De omschrijving bestaat uit twee nummers, waarbij 1 van de nummers is vastgelegd als extern debiteurnummer in het veld Referentie van de crediteur stamgegevens en het andere nummer als openstaande inkoopfactuur kan worden herkend.
"12345/98765"	Ja	Zie vorige; echter een scheidingsteken is gebruikt. Toegestane scheidingstekens:  : , . / - ; |
"12345 98765 88890"	Nee	De omschrijving bevat meer dan twee nummers; factuurnummer wordt niet herkend.

2. Heropenen afschriftregel bij annuleren betaling

Om het eenvoudiger te maken een debiteur-/crediteurbetaling te corrigeren naar een andere relatie is het proces van het annuleren van een betaling eenvoudiger gemaakt. 

Een nieuwe instelling in het venster Voorkeuren Bank/kas bepaalt de werking na het annuleren van een betaling. Hier zijn 3 mogelijkheden beschikbaar:

1. Uitgeschakeld; er worden geen aanvullende stappen uitgevoerd bij het annuleren van een betaling
2. Kopie afschriftregel; de betaling wordt geannuleerd en er wordt een nieuwe afschriftregel aangemaakt in het venster Afschriftregels verwerken. 
3. Ontkoppel afschriftregel; de betaling wordt geannuleerd en de oorspronkelijke afschriftregel wordt ontkoppeld van de betaling. De afschriftregel komt hierdoor weer "open" te staan in het venster Afschriftregels verwerken. Deze instelling is tevens onze geadviseerde werkwijze bij het annuleren van betalingen. Hiermee blijft de aansluiting met de bank-/kasrekening gewaarborgd.

3. Automatisch laden per debiteur/crediteur instelbaar

Met Visma.net 8.12 is de nieuwe instelling Documenten automatisch laden geintroduceerd in het venster Voorkeuren bank/kas. Hiermee werd het mogelijk om de opdracht Documenten ophalen automatisch uit te voeren tijdens het Matchen proces, wanneer een relatie alleen herkend kon worden op basis IBAN. Deze instelling is nu ook beschikbaar in de stamgegevens van debiteuren en crediteuren, zodat voor specifieke relaties een andere keuze gemaakt kan worden. De volgende instellingen zijn mogelijk:

• Instelling volgens voorkeuren bank/kas; dit is het standaard gedrag, waarbij de keuze die is gemaakt in het venster Voorkeuren Bank/kas gehanteerd wordt;
• Eerst documenten met dezelfde bedragen, daarna alle documenten; voor de betreffende relatie zal bij het matchen eerst een factuur met hetzelfde bedrag gekoppeld worden. Als deze niet is gevonden zullen alle facturen op basis van ouderdom gekoppeld worden tot het bedrag is bereikt;
• Document met precies bedrag; voor de betreffende relatie wordt alleen een factuur gekoppeld wanneer het bedrag gelijk is aan de afschriftregel. Wanneer geen factuur wordt gevonden zal alleen de relatie worden gekoppeld aan de afschriftregel. Facturen kunnen dan na het matchen handmatig worden gekoppeld aan de afschriftregel.

4. Standaardwaarden bij aanmaken regel

Vanuit een afschriftregel is het mogelijk een nieuwe regel aan te maken, zodat de afschriftregel een volgende keer automatisch herkend wordt. Een aantal velden krijgt nu een standaardwaarde of wordt juist niet meer gezet: 

• Bank-/kasrekening; dit veld wordt niet meer gezet. In praktijk is het vaak niet wenselijk dat een regel slechts voor 1 bank-/kasrekening toegepast wordt.
• Jokertekens gebruiken; deze instelling wordt standaard gemarkeerd. Een herkenning werkt vaak beter wanneer jokertekens toegepast worden in de omschrijving. 
• Koppelingsmethode bedrag; deze instelling wordt standaard op Geen gezet. 

[Jos van Willegen]

Goede toevoegingen, met name punt 2 , het heropenen van een afschriftregel bij annuleren van een betaling, vind ik een hele mooie toevoeging!