Vertraging bij verzenden van verkoopfacturen, verkooporders en offertes per mail vanuit eAccounting

[#1]

Helaas is er sinds gisteren (05 maart 2020) een vertraging opgetreden bij het verzenden van verkoopfacturen, verkooporders en offertes per mail vanuit eAccounting.

Ons advies om NIET opnieuw te verzenden om dubbele verzending te voorkomen.

We proberen deze vertraging zo spoedig mogelijk te verhelpen.

Onze excuses voor het ongemak.

Update: 12-03-2020

Er zijn aanpassingen doorgevoerd in de configuratie van de mailserver. Zoals aangegeven moeten deze wijzigingen ook door de ontvangende servers worden “opgepikt”. Dit kan een paar dagen in beslag nemen en dat proces is reeds gaande. De verwachting is dat de verwerking van de e-mails in de komende dagen weer normaliseert. Indien gebruik wordt gemaakt van Simplerinvoicing zal er geen vertraging optreden.

Update: 06-04-2020

We zijn de afgelopen periode intensief in gesprek geweest met onze mailprovider. Zij hebben ons laten weten dat de vertragingen onderdeel zijn van een systematiek waarbij de reputatie van de afzender moet worden opgebouwd, zoals eerder in dit forum door ons is toegelicht. Op onze vraag hoe het kan dat deze vertragingen niet op kortere termijn konden worden verminderd, is aangegeven dat dit komt door het grote aantal e-mails dat vanuit onze account wordt verzonden. Er maken meer dan 100.000 klanten gebruik van Visma eAccounting, wat als gevolg heeft dat er enorme aantallen e-mails worden verzonden op relatief korte termijn na de wijzigingen in de mailconfiguratie. Door de e-mailverzending te vertragen en daarmee gedoseerd te verwerken wordt voorkomen dat een relatief groot aantal e-mails bounced bij de ontvanger en dus helemaal niet kon worden afgeleverd. In een situatie als deze kan het dan tot onze grote spijt enkele weken in beslag nemen voordat alle e-mails weer met dezelfde snelheid worden afgeleverd als voor de configuratiewijzigingen het geval was. 
We zien dat de verwerking van het mailverkeer inmiddels is genormaliseerd. Mochten er echter toch incidentele gevallen zijn waarbij vertraging wordt ervaren bij het verzenden van e-mails vanuit Visma eAccounting, dan adviseren wij dit te melden bij onze supportafdeling (020-2626926), zodat we kunnen nagaan wat daar precies speelt.

Nogmaals onze excuses voor het ongemak en dank voor uw begrip.

[Anonymous]

Enig idee hoelang dit gaat duren? 

[Remko Gerritsen]

De storing is momenteel verholpen! Vanaf vandaag werkt het verzenden weer naar behoren.

Vorige week is er een issue ontstaan waardoor verkoopfacturen vertraagd binnen wamen bij de ontvangers.

Mogelijk zijn bij sommige klanten verkoopfacturen(vorige week verstuurd) helemaal niet aangekomen.

Deze dient u opnieuw te verzenden vanuit eAccounting.

[Remko Gerritsen]

Helaas hebben we diverse signalen ontvangen dat de storing toch nog niet is verholpen bij diverse klanten.

Ons advies is om de verkoopfacturen te verzenden vanuit uw mailprogramma. De verkoopfacturen kunt u wel downloaden als .pdf vanuit eAccounting en eventueel toevoegen aan de mail.

[Anonymous]

Geachte....

Ik ondervind momenteel ook problemen met verzending van bijv. offertes.   Vervelend,...

Joop Schuurman.

[Sander Kreuze]

Vandaag heb ik vanuit diverse (meer dan 30) administraties een eerder verzonden factuur nogmaals verstuurd per email naar een gmail account van mijzelf. De facturen zijn allemaal afgeleverd!

Ik kan niet beoordelen of er verschil is in de route "nieuwe factuur" of route "factuur nogmaals verzenden".

Resultaten verzonden email

De emailberichten die verstuurd waren tussen 10:42 en 11:07 werden afgeleverd op 11:13 uur of om 11:17 uur (2 momenten)

De emailberichten die verstuurd waren tussen 11:39 en 11:53 werden afgeleverd op 12:13 uur of om 12:17 uur (2 momenten)

[Remko Gerritsen]

Update: zolang in eAccounting er geen kruisje staat in de factuurlog (Verkoop, Verkoopfacturen, Verkoop selecteren, Status verzonden in blauw), we ervan uit kunnen gaan dat de factuur wel is verstuurt en uiteindelijk wel aankomt. Het kan echter wel tot 3 dagen duren voordat de mail aankomt. Ook is er grote kans dat de facturen nu in de spambox van de debiteuren terecht komen, ook al is het eAccounting mailadres als "vertrouwd" gemarkeerd. Het systeem zal uiteindelijk zelf weer leren om het Visma mailadres weer te vertrouwen, met als gevolg dat de mail weer in de inbox moet terecht moet komen.

[Sander Kreuze]

Klopt Remko, niet nogmaals de factuur versturen omdat de factuur uiteindelijk wel wordt afgeleverd.

De vragen die ik nu heb:

1. hoe heeft dit kunnen gebeuren?
2. hoe kan Visma er voor zorgen dat de factuur weer direct verstuurd wordt?
3. mogelijk is een tijdsverschil tussen de systemen een oorzaak?

[Anonymous]

Zijn facturen die via simplerinvoicing verstuurd worden ook vertraagd?

[Arnold Westra]

Update: 12-03-2020

Er zijn aanpassingen doorgevoerd in de configuratie van de mailserver. Zoals aangegeven moeten deze wijzigingen ook door de ontvangende servers worden “opgepikt”. Dit kan een paar dagen in beslag nemen en dat proces is reeds gaande. De verwachting is dat de verwerking van de e-mails in de komende dagen weer normaliseert. Indien gebruik wordt gemaakt van Simplerinvoicing zal er geen vertraging optreden.

[Anonymous]

Helaas komen mijn facturen via Visma verstuurd nog steeds niet aan ik stuur ze altijd CC naar mezelf maar helaas komen ze nog steeds niet aan.

Ik heb ook nog steeds zo een 3hoekje in het scherm staan als ik het opstart met dat er een vertraging in de mails zit.

[Anonymous]

Same here,

Omdat er geen controle mogelijk is in het geheel ben ik wel erg benieuwd wat er wel en niet verzonden is. Vanavond een stapel herinneringen gemaakt, mijzelf in de CC gezet en deze dus ook niet ontvangen. Heel frustrerend. Heeft mijn klant het originele factuur ontvangen? Heeft mijn klant voorgaande herinneringen ontvangen? Raak ik straks klanten kwijt die ineens een **bleep**load aan mails 'van mij' krijgt aan facturen en daar bovenop herinneringen die nooit verstuurd blijken te zijn....

[Anonymous]

Onze facturen komen ook niet aan als we ze via Visma versturen. Ook wij versturen ze met CC naar ons zelf en die komen ook niet aan!

Op dit moment staat bij ons ook het oranje driehoekje in het scherm.

Is er bekend wanneer het probleem is/word opgelost?

[Anonymous]

2 van de 6 herinneringen zojuist via mail ontvangen. Dit baart mij echt zorgen!

[Anonymous]

Schandalig dat jullie op dit moment een wijziging in de e-mail server doorvoeren. Ten eerste omdat jullie veel kleine ondernemers/ZZP'ers  hebben, die proberen nog met spoed facturen/herinneringen proberen uit te sturen om de financiële middelen binnen te krijgen om te overleven. Ten tweede kan er  op dit moment geen garantie dat de kennis/mensen aanwezig is om problemen op te lossen. 

Les 1 geen wijzigingen doorvoeren als de omgeving onzeker is. 

[Anonymous]

Inmiddels druppelen mijn verzonden herinneringen binnen bij mij, en ik hoop ook bij mijn klanten..

[Sander Kreuze]

Zoals eerder aangegeven wordt de factuur of herinnering afgeleverd. Alleen is het niet te zeggen wanneer omdat de nieuwe email instellingen eerst 'geaccepteerd' moeten worden door de verschillende emailproviders. Een 2e verzending zal eerder worden afgeleverd. Heb even geduld, het lost zich vanzelf op en geloof mij Visma heeft dit niet met opzet doorgevoerd ook al komt dit op een zeer ongelukkig moment.

[Anonymous]

Geen slappe teksten over instellingen die nog moeten worden geaccepteerd, gewoon aangeven wanneer dit weer werkt. Op dit moment krijg ik boze mails van klanten waar ik afhankelijk van ben die onterecht herinneringen ontvangen van facturen die ze nooit gezien hebben.

Erg slecht dat dit zo lang moet duren! heeft niets met corona te maken, was al lang voor de crisis een topic!

[Anonymous]

Een slechte beurt van Visma.

Zitten al dagen te wachten op crediteurenfacturen die verzonden zijn door de betreffende crediteuren en/ of door ons zelf.

Nu gaarne met spoed actie.

[Arnold Westra]

We zien dat er over het algemeen meer e-mails sneller worden afgeleverd. Naarmate er vaker wordt gemaild van een bepaald e-mailadres, zal de mailserver van de ontvangende partij leren om met mails om te gaan afkomstig van onze nieuwe mailserver. Deze ontwikkeling zal zich naar verwachting ook zo blijven voortzetten waardoor de verwerking van de e-mails in de komende dagen weer zal normaliseren. 

Concreet aangeven wanneer alles weer werkt als voorheen is helaas niet mogelijk, maar zoals gezegd is de gemiddelde snelheid van afleveren inmiddels al flink verbeterd. Gezien de wijziging van de server en dat deze nog niet 'vertrouwd' is bij de ontvangende partijen kan het zijn dat berichten in de spambox terecht komen.  Het is raadzaam dit met uw klanten op te nemen.

Onze welgemeende excuus voor het ongemak.

[Anonymous]

nu 20-3 net een test gedaan, maar mail is nog steeds nergens! top! lekker betrouwbaar, sorry, heb andere zaken aan mijn hoofd op dit moment. Echt belachelijk dat dit niet fatsoenlijk wordt opgelost.

[Anonymous]

Waarschijnlijk is Visma in zijn eigen mes gelopen met de verkoopfacturen. Ik ontvang zojuist een ingebrekestelling van een niet betaalde Visma factuur. Van een factuur, die ik nooit ontvangen heb. Ik heb ook nooit  een elektronische (e-mail) herinnering ontvangen. Knullig bedrijf. Geef ons allemaal maar 3 maanden gratis abonnement het komend jaar. Laat de bedrijven die echt schade hebben geleden maar een schadeclaim indienen. 

Verder moeten jullie er voor de toekomst voor gaan zorgen dat jullie dergelijke ernstige calamiteiten en problemen pro-actief bij klanten gaan melden. Bijvoorkeur op het tips en trucks scherm. Zodat wij als klanten extra alert kunnen zijn, 

[Anonymous]

Maandag een factuur verstuurd, nog steeds niet afgeleverd...

kan ze beter zelf gaan brengen! Dacht vandeweek even na te zien via de APP op een iPhone, nou... dat werkt dus ook voor geen meter!

die APP klapt er na iedere 10 seconden uit! VISMA wat is er aan de hand? Moeten we naar een andere aanbieder gaan kijken? Er zijn er zat! Zet functies uit als ze niet werken, hebben we er ook geen last van!

[Sander Kreuze]

Zojuist weer facturen verstuurd en zijn direct afgeleverd.

[Anonymous]

Zojuist vanuit webbrowser & app facturen verstuurd en direct binne... het lijkt opgelost!

[Anonymous]

Het is zeker niet opgelost. Daar waar is vorige week ‘zonder problemen’ naar een klant een factuur zond, is deze week een nieuw factuur niet afgeleverd! Heb hierbij mijzelf in de CC gezet (zoals ik al de hele maand doe). Het is super Random of iets wel of niets aankomt.. Wat wel super grappig is zijn de opmerkingen van Visma over dat de ontvangende mailserver moet ‘wennen’ of ‘opnieuw’ accepteren dat een wijziging bij Visma bij de ontvangende kant tijd kost. Dit slaat kant nog wal. Naast mijn audio bedrijf host ik namelijk al enorm veel jaren websites van bedrijven (en mail) waarbij het nooit fout gaat. Als er door mijn provider een DNS wijziging of iets dergelijks wordt doorgevoerd kost dit doorgaans (officieel) 24 uur voordat een server dit oppakt. Praktijk heeft echter uitgewezen dat dit over het algemeen MAXIMAAL 5 uur duurt. SIDN verwerkt alle gegevens vrijwel direct. Begin een beetje het idee te krijgen dat men bij Visma onvoorziene problemen heeft waar zij zelf de vinger maar niet op kunnen leggen. Dat is niet erg, maar lastig. Zou het zelf alleen meer dan professioneel vinden dat men toegeeft dat zij problemen hebben en er keihard mee bezig zijn om HUN probleem op te lossen!

[Arnold Westra]

We zijn de afgelopen periode intensief in gesprek geweest met onze mailprovider. Zij hebben ons laten weten dat de vertragingen onderdeel zijn van een systematiek waarbij de reputatie van de afzender moet worden opgebouwd, zoals eerder in dit forum door ons is toegelicht. Op onze vraag hoe het kan dat deze vertragingen niet op kortere termijn konden worden verminderd, is aangegeven dat dit komt door het grote aantal e-mails dat vanuit onze account wordt verzonden. Er maken meer dan 100.000 klanten gebruik van Visma eAccounting, wat als gevolg heeft dat er enorme aantallen e-mails worden verzonden op relatief korte termijn na de wijzigingen in de mailconfiguratie. Door de e-mailverzending te vertragen en daarmee gedoseerd te verwerken wordt voorkomen dat een relatief groot aantal e-mails bounced bij de ontvanger en dus helemaal niet kon worden afgeleverd. In een situatie als deze kan het dan tot onze grote spijt enkele weken in beslag nemen voordat alle e-mails weer met dezelfde snelheid worden afgeleverd als voor de configuratiewijzigingen het geval was. 
We zien dat de verwerking van het mailverkeer inmiddels is genormaliseerd. Mochten er echter toch incidentele gevallen zijn waarbij vertraging wordt ervaren bij het verzenden van e-mails vanuit Visma eAccounting, dan adviseren wij dit te melden bij onze supportafdeling (020-2626926), zodat we kunnen nagaan wat daar precies speelt.

Nogmaals onze excuses voor het ongemak en dank voor uw begrip.