Nieuw: 4-ogen principe voor bankrekening crediteuren

[#1]

Met de recente update naar versie 9.78 introduceren we een belangrijke nieuwe functie: de mogelijkheid om een vierogen controle toe te passen op bankrekeningen van crediteuren. Dit betekent dat voortaan altijd een tweede persoon de IBAN van een crediteur moet goedkeuren voordat betalingen kunnen worden uitgevoerd.

Hoe activeer je het 4-ogen principe?

• Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen
• Kies de knop Aanpassen
• Markeer de optie Vierogenprincipe bankgegevens
• Kies de knop Inschakelen

Hoe werkt het 4-ogen principe?

Bij het vastleggen van een bankrekening (zowel voor bestaande als nieuwe crediteuren), wordt de bankrekening pas vrijgegeven voor betalingen wanneer een tweede persoon goedkeuring heeft gegeven. Deze controle wordt uitgevoerd aan de hand van de Audit trail, waarbij wordt gecontroleerd welke gebruiker de bankrekening heeft geregistreerd. De goedkeuring kan alleen worden gedaan door een andere gebruiker. 

In het venster Betalingen verwerken wordt een melding weergegeven op alle facturen van crediteuren waarvan de bankrekening nog niet is goedgekeurd. Deze facturen zijn hierdoor uitgesloten van betaling.

Hoe keur je bankrekeningen goed?

• Open het venster Bankrekeningen goedkeuren (crediteuren)
• Hier worden alle crediteuren weergegeven met een nieuwe of gewijzigde bankrekening
  • TIP: Klik op het crediteurnummer om de stamgegevens van de crediteur te bekijken. Daarna kun je via de knop Opties/Audithistorie de wijzigingshistorie inzien.
• Markeer de crediteuren die goedgekeurd moeten worden
• Kies de knop Goedkeuren om de geselecteerde crediteuren goed te keuren (of kies Alle goedkeuren om de volledige lijst goed te keuren)

Let op: In dit venster worden alle bankrekeningen weergegeven die goedgekeurd moeten worden. Als je niet gemachtigd bent om een bankrekening goed te keuren omdat jij verantwoordelijk was voor de wijziging, verschijnt er een waarschuwing en kun je de regel niet markeren.

[Ernst Bronner - Databas BV]

Dat is een mooi stuk funcitionaliteit waar vaak om gevraagd wordt, top! Hoe gaat het proces er nu uitzien als deze functionaliteit niet wordt ingeschakeld? Ik heb gisteren een aantal gebruikers gesproken die verrast waren door het opeens ontbreken van de mogelijkheid van het valideren van IBAN nummers. Deze maken nu gebruik van de workaround om voor het betalen aan nieuwe crediteur even het IBAN nummer weg te halen, de gegevens op te slaan en het IBAN nummer weer terug te plakken. Blijft dit de werkwijze?

[sanderdercksen]

Hoi @Ernst Bronner - Databas BV 

Nee, dit is beslist niet de beoogde werkwijze... Normaal gesproken worden IBAN's direct gevalideerd. Echter, is gebleken dat crediteuren die vanuit het Postvak-IN worden aangemaakt, niet automatisch worden gevalideerd. Dit probleem zal worden verholpen in de update van dinsdag 6 februari.