Veelgestelde vragen in Visma.net ERP

Ontvangt u nog uw facturen van MKB Brandstof als PDF per email of stuurt u deze naar de scanservice?   Al langere tijd is het mogelijk om van MKB Brandstof een e-factuur te ontvangen. Veel van onze klanten ontvangen al de inkoopfacturen van MKB Brandstof als e-factuur.   Een e-factuur kent vele voordelen t.o.v. de traditionele PDF. Een e-factuur komt bijvoorbeeld direct in het Postvak In van Visma.net Financials terecht, inclusief alle details zoals deze door de leverancier zijn meegestuurd. Het gaat dan bijvoorbeeld om factuurregel informatie, kostenplaatsen, projectcodes enzovoort.   Het is bij een e-factuur niet meer nodig om de factuur nog naar een scanservice te sturen, dit scheelt dus in het aantal handelingen maar ook zeker qua kosten. Ter vergelijk; op dit moment betaald u 39 cent om een factuur door de premium scanservice te laten verwerken terwijl het ontvangen van een e-factuur u slechts 20 cent kost.   Daarnaast worden e-facturen via het beveiligde Peppol netwerk verstuurd waardoor de kans op spookfacturen nihil is.   Met 3 simpele stappen op de website van MKB Brandstof kunt u ervoor zorgen dat u in het vervolg e-facturen van MKB Brandstof ontvangt.   Het is mogelijk om e-facturen te ontvangen als u gebruik maakt van AutoInvoice (standaard bij Visma.net) en het ontvangen van e-facturen via Peppol hebt ingeschakeld.    U leest hier hoe u e-facturen via Peppol kunt inschakelen: Uw elektronisch factuuradres opzoeken in AutoInvoice   Hiermee heeft u dus al 2 van de 3 stappen doorlopen om een e-factuur van MKB Brandstof te ontvangen.    Heeft MKB Brandstof het juiste kvk-nummer? Dan zult u hierna automatisch e-facturen van MKB Brandstof ontvangen. Indien dit niet het geval is, dan kunt u via uw MKB Brandstof Dashboard nagaan of het juiste kvk-nummer bekend is.  Handige links Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice Welke leveranciers kunnen al e-facturen sturen?

Ontvangt u nog uw facturen van PostNL als PDF per email of stuurt u deze naar de scanservice?   Sinds enige tijd is het mogelijk om van PostNL een e-factuur te ontvangen.   Een e-factuur kent vele voordelen t.o.v. de traditionele PDF. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het besparen van kosten en tijd door de snellere verwerking . Hiermee kunt u uw administratie dus nog verder automatiseren.   Bovendien komen e-facturen vrijwel direct na het versturen door uw leverancier in Visma.net terecht. Dit voorkomt onnodige stress vlak voor een btw of rapportage deadline.   Daarnaast worden e-facturen via het beveiligde Peppol netwerk verstuurd waardoor de kans op spookfacturen nihil is.   U kunt om een e-factuur vragen via uw vaste aanspreekpunt bij PostNL.   Heeft u geen vast aanspreekpunt dan kunt u terecht bij de klantenservice van PostNL via 088-8686868 of per email via business@postnl.nl   Het is mogelijk om e-facturen te ontvangen als u gebruik maakt van AutoInvoice (standaard bij Visma.net) en het ontvangen van e-facturen via Peppol hebt ingeschakeld.    U leest hier hoe u e-facturen via Peppol kunt inschakelen: Uw elektronisch factuuradres opzoeken in AutoInvoice   Heeft u nog vragen? Stel deze dan via uw vaste aanspreekpunt.   Handige links Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice Welke leveranciers kunnen al e-facturen sturen?

Periode wijzigen voor inkoopfacturen in status Wachtend Wanneer u einde van de maand de periode wilt afsluiten ten behoeve van de financiele rapportage, bestaat de kans dat er nog inkoopfacturen zijn wachtend op goedkeuring. U wilt de periode van deze inkoopfacturen daarom overzetten naar de eerst volgende periode. Echter is het niet mogelijk om de periode van lopende inkoopfacturen handmatig aan te passen. Om toch een dergelijke wijziging te kunnen doen kunt u gebruik maken van het venster Voorbereiden voor afsluiting.  In dit venster kan eenvoudig een filter gemaakt worden op onder andere de goedkeuringsstatus, in dit voorbeeld de status Wachtend. Daarna bepaalt u naar welke periode deze inkoopfacturen verplaatst kunnen worden. En dan is het een kwestie van de knop Alle verplaatsen om de periode voor alle geselecteerde inkoopfacturen te laten corrigeren.         

Aan welke eisen moet een wachtwoord eigenlijk voldoen voor Visma.net? Hoe lang blijft mijn wachtwoord geldig? Kan ik mijn huidige wachtwoord opnieuw gebruiken? Vind hier antwoorden op dit soort vragen.

U wilt uw leveranciers gaan benaderen zodat zij u een e-factuur kunnen sturen.   Om u hierbij te helpen, hebben wij onderstaande voorbeeld tekst voor u opgesteld.    Elektronisch factuuradres   In de voorbeeldtekst moet u ook uw elektronisch factuuradres opgeven, in deze veelgestelde vraag leest u hoe u deze kunt terugvinden: Uw elektronisch factuuradres opzoeken   Voorbeeldtekst   Geachte {naam van de contactpersoon bij uw leverancier} ,   Graag ontvangen wij in de toekomst uw factuur als e-factuur (dus niet als pdf bestand per e-mail maar system-to-system via Peppol). Dit helpt ons in de correcte en vlotte verwerking van uw facturen.   De meeste standaard boekhoud-/facturatiesystemen kunnen e-facturen versturen via Peppol, mits deze de juiste gegevens hebben. Hieronder treft u de gegevens aan waarmee u ons vanuit uw systeem een e-factuur kan sturen:   Bedrijfsnaam:   KvK nummer:   BTW nummer:   Elektronisch Factuur Adres/PEPPOL id:     We stellen het zeer op prijs wanneer u ons in de toekomst elektronisch factureert.   Met vriendelijke groet,   {uw eigen gegevens}   P.S. wilt u meer weten over e-facturatie? Over e-factureren is online veel te lezen. Enkele interessante websites zijn: Video Nederlandse Peppol Autoriteit https://nl.visma.com/elektronisch-factureren/ https://cmweb.nl/2018/10/de-belangrijkste-tip-maak-e-factureren-toegankelijk/   Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Peppol is de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen (e-facturen).   Met Peppol kunnen overheden, bedrijven en andere organisaties eenvoudig, snel, veilig en betrouwbaar elektronische berichten (zoals e-facturen) uitwisselen.    U kunt op het Peppol netwerk aangesloten worden via een zogenaamde serviceprovider, via de meeste boekhoudpakketten is het mogelijk om e-facturen te ontvangen en te versturen via het Peppol-netwerk. Voor u als Visma.net klant is dit mogelijk via onze AutoInvoice service, welke standaard beschikbaar is.   Het Peppol netwerk is wat dat betreft vergelijkbaar met het mobiele telefonienetwerk waarop meerdere telefonie aanbieders actief zijn die allemaal met elkaar kunnen communiceren.   In Nederland controleert en overziet de Nederlandse Peppol Autoriteit het Peppol netwerk.  Onderstaande animatievideo van de Nederlandse Peppol Autoriteit laat nog eens zien hoe het versturen van een e-factuur via het Peppol netwerk er ongeveer uit ziet:     Peppol inschakelen Om e-facturen via Peppol te kunnen ontvangen moet u in de instellingen van AutoInvoice aangeven dat u graag e-facturen via Peppol wilt ontvangen door het schuifje naar rechts aan te zetten zodat deze groen wordt.   In deze veelgestelde vraag leest u terug u hoe dit precies kunt doen: Uw elektronisch factuuradres opzoeken in AutoInvoice    Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Bent u benieuwd hoeveel directe bankkoppelingen er voor uw organisatie geactiveerd zijn in Visma.net ERP? Dit kunt u eenvoudig zelf controleren. 

Om e-facturen via Peppol te kunnen ontvangen moet u dit in de instellingen van AutoInvoice aangeven. Stappen Open vanuit Visma.net Home de AutoInvoice service door op het AutoInvoice icoon te klikken   Selecteer het juiste bedrijf (indien u rechten heeft op meer bedrijven) Kies voor Instellingen>Factuurinstellingen>Facturen ontvangen en zet het schuifje bij Peppol-netwerk aan.   Hierna wordt uw elektronisch factuuradres zichtbaar door op het grijze pijltje aan het eind van de regel te klikken. In veel gevallen zal dit 0106:uw kvknummer zijn. Bijvoorbeeld 0106:12345678   Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice  

In Visma.net Admin kunt u iemand de rol van primaire contactpersoon toewijzen. Wanneer u  een nieuwe primaire contactpersoon kiest, komt de huidige rol van primaire contactpersoon automatisch te vervallen.  Stappen  Ga naar Visma Home en log in met het e-mailadres van de hoofdcontactpersoon en het bijbehorende wachtwoord. Bent u het wachtwoord vergeten? Na het invullen van het e-mailadres kunt u doorklikken naar het volgende scherm. Hier kunt u kiezen voor 'Wachtwoord vergeten?'. U krijgt dan een link toegestuurd waarmee u een nieuw wachtwoord kunt instellen. Open het onderdeel Gebruikers en Rollen. Kies de tab Gebruikers. Klik op de gebruiker die u als nieuwe primaire contactpersoon wilt instellen. In het veld Toegang geven tot selecteert u uw bedrijfsnaam gevolgd door de toevoeging (klant). Markeer de rol Primary contact in de kolom Admin en controleer in de melding (bovenin het venster), voor welke gebruiker deze rol ingetrokken zal worden.  Kies Opslaan en Sluiten. Let op: zoals u ziet kunt u hier ook de Application administrator, Business contact en Customer administrator aanpassen. Bij het wijzigen van deze rollen, komt de huidige rol niet automatisch te vervallen. 

Voor het gebruik van Visma.net AutoInvoice ontvangt u van ons regelmatig een factuur met de kosten voor het totaalverbruik per periode. U kunt hiervan zelf een specificatie downloaden. We leggen u in het bijgevoegde document stap-voor-stap uit hoe u dit doet.

Soms is het nodig om uw consultant of een supportmedewerker tijdelijk mee te laten kijken in uw administratie in Visma.net ERP. In de bijlage leest u hoe u zowel uw consultant als een supportmedewerker (tijdelijk) toegang kunt geven tot uw administratie.

Voordat u de Visma.net-omgeving echt in gebruik kunt gaan nemen, dient u de Terms of Service (ook wel servicevoorwaarden) te accepteren.U kunt dit online in twee stappen doen en dat gaat als volgt: Stap 1: Inloggen op Visma Home Ga naar Visma Home . Log hier in met het e-mailadres van de hoofdcontactpersoon en het bijbehorende wachtwoord.    => Het account van de hoofdcontactpersoon is nog niet actief (u heeft nog geen wachtwoord)  Indien het account nog niet actief is, dient u dit eerst te activeren. Bij het aanmaken van de contactpersoon is een e-mailbericht naar u verzonden. Hierin staat een link waarmee u het account kunt activeren en een wachtwoord kunt aanmaken.   => U bent het wachtwoord vergeten Bent u het wachtwoord vergeten? Dan kunt u na het invullen van het mailadres doorklikken naar het volgende scherm. Hier kunt u kiezen voor Wachtwoord vergeten?. U krijgt dan een link toegestuurd waarmee u een nieuw wachtwoord kunt instellen.   Stap 2: Ga naar uw meldingen Klik rechtsboven op de pagina op het belletje (of gebruik de toetsencombinatie Alt+N) om naar uw meldingen te gaan. Er staat een wit bolletje bij met het aantal meldingen.      Vervolgens ziet u de melding dat u de Terms of Service moet accepteren voor uw organisatie.      Klik op de melding en u krijgt het venster met de Terms of Service te zien. Accepteer de servicevoorwaarden (onderaan de pagina) en klik daarna op de knop Accept.

We leggen u graag uit hoe u uw bankkoppeling kunt wijzigen. Daarnaast leggen we specifiek voor klanten van de Rabobank uit hoe het overstappen van de RIB Pro-koppeling naar de nieuwe Premium-koppeling werkt.

Door gebruik te maken van Regels voor banktransacties kunt u, op basis van een gedeelte van de omschrijving van een afschriftregel, ervoor zorgen dat een invoersoort automatisch zal worden voorgesteld. In deze herkenningsregels is het mogelijk om gebruik te maken van Jokertekens. Met behulp van Jokertekens is het mogelijk om alleen herkenning toe te passen op specifieke delen van de omschrijving. De volgende karakters zijn beschikbaar om als Jokerteken in te zetten: Sterretje (*). Dit staat voor een willekeurige reeks (0, 1 of meer) tekens. Vraagteken (?). Dit staat voor precies één willekeurig teken. Ter illustratie een paar eenvoudige voorbeelden: Herkenning op de term abonnement* zal toegepast worden op afschriftregels waarin woorden voorkomen die beginnen met abonnement. Een omschrijving met de term maandabonnement zal dus niet herkend worden. Herkenning op de term *nummer-??? zal afschriftregels herkennen waarin de term nummer-  voorkomt gevolgd door 3 willekeurige tekens, zoals lidmaatschapsnummer-884  

Als u aan de (semi)overheid factureert bent u in de meeste gevallen verplicht om een zogenaamde e-factuur te versturen.   Vanuit Visma.net ERP kunt u gemakkelijk een e-factuur versturen, met behulp van de AutoInvoice service, op bijna identieke wijze als dat u een factuur per e-mail zou sturen. Bij het versturen kiest u, in plaats van Factuur e-mailen, vanuit de verkoopfactuur onder Acties voor Naar AutoInvoice verzenden .   Belangrijk bij het versturen van facturen naar de overheid is dat er in het venster Organisaties in de betreffende organisatie onder het kopje Hoofdcontactpersoon altijd een e-mail adres is vastgelegd.   De overheid voert namelijk een aanvullende controle uit op basis van eigen criteria die zijn vastgelegd in de Basisfactuur Rijk . Indien er een foutmelding komt in deze aanvullende controle dan wordt u daar via het vastgelegde e-mail adres van op de hoogte gesteld. Heeft u geen e-mail adres vastgelegd dan ontvangt u dus geen terugkoppeling indien er aan de kant van de overheid een foutmelding optreedt. De factuur zal in dat geval niet bij de ontvanger aankomen.   Om aan de criteria van de basisfactuur Rijk te voldoen moet u ook een aantal aanvullende gegevens meesturen zoals een inkoopordernummer. Hoe u deze en andere gegevens vastlegt kunt u nog terugvinden in onze eLearning AutoInvoice koppelen met Visma.net ERP . Meer informatie daarover kunt u in de volgende post terugvinden:   Online cursus: Visma.net ERP en AutoInvoice   Komt u er niet uit of is AutoInvoice bij u nog niet ingericht? Neem dan contact op met uw vaste implementatiepartner voor verdere ondersteuning.

Zoals te lezen was in dit bericht biedt Visma.net ERP nu de mogelijkheid om met notificaties te kunnen werken. Hieronder geef ik een voorbeeld van hoe een notitifcatie ingesteld kan worden. Neem gerust contact op met uw implementatiepartner voor ondersteuning bij het instellen van notificaties, zodat u hier volledig van kunt profiteren. Notificaties Met notificaties kunnen gebruikers een melding ontvangen van belangrijke gebeurtenissen binnen Visma.net ERP. Door op de notificatie te klikken zal het venster geopend worden, waarin de notificatie is ontstaan. Notificaties verschijnen zowel in de Visma Home  pagina als in Visma.net ERP. Configuratie van notificaties Om toegang te krijgen tot het kunnen configureren van notificaties, moet u de gebruikersrol Administrator hebben toegewezen: De notificaties zijn te vinden via het werkblad Configuratie - Aanpassingen - Notificaties. Uiteraard kunt u ook gewoon zoeken op de term Notificaties in het zoekvenster. Standaard worden er vijf systeemnotificaties meegeleverd die u kunt inschakelen indien gewenst. Bij het inschakelen kunt u tevens de ontvangers selecteren op basis van een gebruikersnaam of een toegangsrol. Onderstaand een voorbeeld van het inschakelen van de notificatie bij een wijziging van een IBAN in het venster crediteuren.   Eigen notificaties In dit voorbeeld maakt u een notificatie aan die moet verschijnen zodra een factuur is aangemaakt voor een totaalbedrag hoger dan 10.000,-. Door op het "+"-teken te klikken maakt u een nieuwe notificatie aan. Als eerste selecteert u het venster waarop de notificatie betrekking heeft. Op dit moment is de mogelijkheid voor notificaties beperkt tot 12 vensters. In dit voorbeeld kiezen we het venster AR301000.   Vervolgens selecteert u de categorie waarin deze notificatie getoond moet worden (Boekhouding, Facturering, Orders, Betalingen, Projecten of Systeeminformatie). In het notificatie-panel worden de notificaties gegroepeerd binnen een aantal vaste categorieën. Voor deze notificatie kunt u de categorie Facturering selecteren.   In het veld Naam van de melding voorziet u de melding van een naam, in dit voorbeeld "Factuur > 10.000".   In het veld Berichttekst kan het bericht worden samengesteld zoals deze in de notificatie getoond wordt. Hierin is het mogelijk om velden uit het gekozen venster te gebruiken, zoals bijvoorbeeld het factuurnummer of het factuurbedrag. In dit voorbeeld kunt u de volgende tekst gebruiken: "Er is een factuur aangemaakt voor debiteur ((Document.CustomerID.AcctName)) voor een bedrag van ((Document.OrigDocAmt))"   In het veld Aantal dagen tot verval kunt u aangeven binnen hoeveel dagen er opvolging gegeven moet worden aan de notificatie, in dit voorbeeld "2 dagen".   In het tabblad Voorwaarden kan een conditie worden opgenomen waaronder deze notificatie getriggerd zal worden. Binnen elk venster zijn diverse velden beschikbaar waarmee u deze condities kunt samenstellen. Voor deze notificatie kunt u de volgende condities gebruiken: <Totaal> is groter dan "10.000,-" <Status> is gelijk aan "in balans"  In het tabblad Ontvangers bent u automatisch gekoppeld als ontvanger. Uiteraard kunt u hier meerdere gebruikers koppelen of op basis van de toegangsrol de gebruikers laten bepalen. U kunt de notificatie nu opslaan en zodra een verkoopfactuur met een totaalbedrag hoger dan 10.000,- is aangemaakt, zal u een notificatie ontvangen zowel in Visma.net ERP als in de Visma Home pagina. Door de notificatie aan te klikken zal direct de bewuste factuur geopend worden en verdwijnt de notificate uit het panel.      

In Visma.net ERP is het mogelijk om met verschillende valuta's te werken. De koersen voor deze valuta's kunnen handmatig worden vastgelegd (op dagbasis), maar kunnen ook automatisch ingelezen worden. Afhankelijk van de instelling Importfrequentie worden koersen per dag geregistreerd, een koers per week of een koers per maand.    Let op: koersen worden alleen opgehaald wanneer een transactie gedaan wordt op een datum waarop nog geen koersinformatie bekend was in het venster Valutakoersen. In het venster Valutakoersen zult u deze geen koersen tegenkomen op dagen waarop geen enkele transactie is geregistreerd, ook al gebruikt u de instelling Dagelijks. Koersen automatisch bijwerken Ga naar het venster Voorkeuren valuta Markeer de optie Valutakoersen automatisch importeren Selecteer de koersoort waarin de koersen opgeslagen worden Selecteer de frequentie (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks)  

Een gebruiker in Visma.net kan worden toegewezen aan een of meerdere rollen. Dit toewijzen van rollen kan gedaan worden in het onderdeel Visma.net Admin.   Maar wat betekenen de verschillende rollen die aan een gebruiker toegewezen kunnen worden?   In de Visma Academy is een beschrijving beschikbaar van alle rollen in Visma.net Admin. Deze beschrijving is te vinden in de training Visma.net Financials Instructievideo's.   Om het voor de accountant makkelijker te maken het overzicht te kunnen downloaden is er daarnaast ook nog een PDF met de beschrijvingen bij dit bericht gevoegd.  

Hoe vervelend kan het zijn wanneer je na het invoeren van een factuur erachter komt dat het soort factuur verkeerd staat. Bijvoorbeeld een verkoopfactuur, terwijl het een creditnota moest zijn. Bij het wijzigen van het soort begin je dan weer helemaal opnieuw...   Een eenvoudige oplossing hiervoor is het kopieren en plakken. Onderstaande stappen ter illustratie van een verkoopfactuur: Er is een nieuwe verkoopfactuur aangemaakt met een aantal factuurregels op de soort Factuur. Dit had echter het soort Creditnota moeten zijn. Kies voor de optie Kopieren (te vinden onder het klembord). De factuur hoeft niet eerst opgeslagen te worden . Wijzig het soort naar Creditnota waardoor een melding verschijnt dat niet-opgeslagen wijzigingen verloren gaan Beantwoord deze vraag met Ok Er verschijnt nu een nieuwe factuur van het soort Creditnota Kies voor de optie Plakken (eveneens te vinden onder het klembord) De creditnota met alle factuurregels staat nu gereed!

Bij het verwerken van de afschriftregels kan het voorkomen dat het niet direct bekend is voor welke relatie de uitgave/ontvangst bestemd is. Een andere situatie is de terugbetaling van een crediteur, waarvoor nog geen debetcorrectie bestaat en omgekeerd een betaling aan een debiteur, waarvoor nog geen creditnota bestaat. In al deze situaties is het niet direct mogelijk om de afschriftregel te verwerken. Een methode die uitkomst kan bieden is het gebruik van het herindelen van de betalingen. In dit bericht een uitwerking van deze werkwijze. Invoersoort herindelen Voor het kunnen herindelen moet een invoersoort beschikbaar zijn voor zowel de ontvangsten als de uitgaven. In deze invoersoort is de optie Betalingen herindelen gemarkeerd. Daarnaast is een tussenrekening gekoppeld die gebruikt zal worden om tijdelijk het bedrag vanuit de afschriftregel te parkeren. Let op: de tussenrekening die hier gebruikt kan worden moet een grootboekrekening zijn die is gedefinieerd als Bank-/kasrekening.  Afschriftregel verwerken naar herindelen Een afschriftregel kan nu als bank/kas transactie geboekt worden naar de tussenrekening voor betalingen herindelen door de zojuist aangemaakte invoersoort te koppelen.  In dit voorbeeld verwerk ik de ontvangst van een crediteur (terugbetaling), waarvoor ik nog geen debetcorrectie beschikbaar heb.  Betalingen opnieuw indelen In het venster Betalingen opnieuw indelen verschijnen alle transacties die vanuit de afschriftregels naar deze tussenrekening zijn verwerkt. Vanuit dit venster kan vervolgens gekozen worden naar welk deelproces de betaling verder verwerkt moet worden.  In ons voorbeeld kiezen we voor de module Crediteuren en vervolgens de crediteur waarop de restitutie aangemaakt moet worden.    Na het verwerken hiervan is in het onderdeel Crediteuren een Crediteurbetaling aangemaakt van het type Restitutie. Wanneer de debetcorrectie verwerkt is kan deze vervolgens vereffend worden met de open Crediteurbetaling.