Verbetering van factuurherkenning in Kas & Bank

[#1]

Bij gebruik van de directe bankkoppeling worden factuurbetalingen bij een volledige match automatisch verwerkt en geboekt!

Voor betalingen die via directe bankkoppelingen of CAMT.053-bestanden worden verwerkt in Kas- en banktransacties, hebben we de herkenning voor het matchen van inkomende en uitgaande factuurbetalingen aanzienlijk verbeterd. Bij het zoeken naar overeenkomsten met openstaande in- en verkoopfacturen, wordt er nu gekeken naar vier criteria: de IBAN of de naam van de debiteur of crediteur, het factuurnummer en het factuurbedrag. 

Voor een factuursuggestie, waarbij u alleen maar op de groene knop Boek hoeft te drukken, moet er op minstens twee van deze punten overeenstemming zijn. Als u gebruikmaakt van de directe bankkoppeling wordt de transactie bij een volledige match automatisch verwerkt en geboekt. De automatisch geboekte transacties vind je terug bij Banktransacties huidige periode binnen het venster Kas- en banktransacties. 

Verder hebben we, gebaseerd op feedback en supportcases, aanpassingen gemaakt om foutieve matches te voorkomen.

IBAN uitlezen en vastleggen bij de debiteur- of crediteurgegevens

De IBAN is een belangrijk veld in de functionaliteit van de verbeterde factuurherkenning en wanneer deze is ingevuld vergroot dit de kans dat nieuwe betalingen in het vervolg beter gematched of zelfs automatisch geboekt worden.

Om deze reden halen we de IBAN automatisch op uit de bankgegevens en slaan we deze op bij de debiteur- of crediteurgegevens. Dit gebeurt enkel wanneer er nog geen IBAN is ingevuld, je de banktransactie handmatig afstemt én wanneer de naam in eAccounting (vrijwel) overeenkomt met de naam in de banktransactie. 

Als er factuurbetalingen in Kas- en banktransacties worden verwerkt of de IBAN automatisch wordt bijgewerkt, dan ontvang je hierover een notificatie. Deze wijziging is daarna te bekijken in het rapport Gebruikshistorie.

Het is belangrijk te benoemen dat deze verbeteringen niet van toepassing zijn op:

• transacties die geen factuurbetalingen betreffen
• facturen in vreemde valuta 
• het matchen van batchboekingen of verzamelbetalingen
• banktransacties die zijn ingelezen vanuit csv- of MT940-bestanden 

Met vriendelijke groet,
Bob/Product Manager

[Thijs Broekhuijsen]

Wij hebben veel inkoopfacturen met betalingskorting van 1-2% Hoe gaat dat werken met automatisch doorboeken?  Nu is het nog flink zoeken in de nog niet afgestemde transacties, omdat het bedrag iets afwijkt.
Ook moet het verschil dan geboekt worden als een afronding en niet als deelbetaling, wat nu de default is bij verschillen van meer dan 10 euro. We hebben vaak dat soort grote (en welkome) verschillen.
Kunnen we in de nog niet afgestemde transacties nu ook makkelijker op debiteur naam zoeken? Dat zou het al een stuk verbeteren.

[Jim Zwetsloot]

@Thijs Broekhuijsen vorige week hebben we een fix uitgebracht waarbij inkoopfacturen nu via Boek (bij een herkende transactie) direct als deelbetaling verwerkt worden (dit werkte voorheen niet goed). Als het een afronding of betalingskorting betreft dan zal deze nog wel hanmatig geboekt moeten worden. 

Het zoeken op de naam van de tegenppartij in de niet afgestemde transacties hebben we nu in ontwikkeling en verwachten we op korte termijn te releasen.

[Thijs Broekhuijsen]

@Jim Zwetsloot,

Ik heb het nu voor de Q3 kwartaalaangifte gebruikt en het was een ronduit slechte ervaring. Transacties afstemmen is MEER werk geworden. Nadat alle transacties waren afgestemd, bleven een dozijn - gedeeltelijk "betaalde" - mini factuurtjes over, die allemaal met veel werk weer moesten worden opgeruimd. Ik zal je mijn overige stevig taalgebruik besparen en ook dat van ons boekhoudbedrijf. De fix heeft het proces van afstemmen verergert, minder efficiënt gemaakt en staat ver van de realiteit af.

Om zo'n onterecht mini factuurtje op te ruimen moet ik eerst de afstemming annuleren en daarvoor moet ik eerst de geboekte transactie terugvinden. De enige zoekterm die daarbij enigszins werkt is het factuurnummer. Waarom niet naam van crediteur? Waarom niet bedrag? Dat staat toch allemaal in beeld? Ik zit dus middenin verwerking van de facturen - per maand - en moet nu naar een grotere periode schakelen om de verkeerd afgestemde transacties überhaupt - één voor één - in beeld te kunnen krijgen met de onbegrijpelijk beperkte filter functie. Niet gelijk van een bepaalde crediteur ineens, omdat het natuurlijk voor ál hun facturen fout is gegaan. En dan na dat bewerkelijke Cluedo spelletje heb krijg wéér de groene knop, waar ik dus NIET op moet klikken om de afstemming nu wél goed te doen.

Betalingskortingen t/m 2% van het factuurbedrag zijn niet ongebruikelijk. Dus de juiste fix is om afwijkingen tot - zeg - 2,5% te boeken naar AFRONDING. Van de paar keer dat een factuur in delen wordt betaald, zal hoogst zelden voorkomen dat er een betaling van minder dan 3% tussen zit. In de praktijk is dit ALTIJD betalingskorting, DUS afronding. Onder die condities is deelbetaling extreem zeldzaam. Indien niet mogelijk, dan AJB geen groene knop meer bij afwijkend factuurbedrag. 

Graag ook verbeterde filterfunctie, minimaal op naam Crediteur, zodat je de facturen daarvan achter achter elkaar op de juiste wijze kunt afstemmen.

Geef anders een belletje als bovenstaande niet duidelijk is. Ons nummer van de winkel is 071-203 7999. Ik denk graag met je mee. Zelf ooit ook programmeur geweest.

Met vriendelijke groet, Thijs

[Jim Zwetsloot]

@Thijs Broekhuijsen Bedankt voor je uitgebreide feedback. Vervelend dat de functionaliteit niet als verbetering wordt ervaren. Daarbij moet ik wel aangeven dat we aan het verwerken van deelbetalingen niet heel veel hebben gewijzigd, enkel dan dat de knop nu wel groen wordt. Handmatig afboeken zal in veel gevallen toch nog nodig zijn (bijvoorbeeld bij afrondingen en betalingskorting), zoals dit hiervoor ook al was. We hopen in de toekomst dit nog verder te kunnen verbeteren, echter hier hebben we voor het komende kwartaal in ieder geval niet de prioriteit gelegd. Het zoeken op crediteur wordt binnenkort wel mogelijk. Zodra dit live is laat ik het via deze community weten. Een formeel verzoek tot verbetering kan altijd gemeld worden via ons portaal andere gebruikers kunnen dan ook stemmen op dit verzoek/idee. 

[Thijs Broekhuijsen]

Beste Jim, dank voor je antwoord en ik hoop dat het dan in 2025 aan bod komt. Er zal nog wel meer op gemopperd worden in de komende dagen tot aan de Q3 aangifte. Misschien nogmaals kort uitleggen.

Na het aanmaken van een maandje inkoopfacturen, heeft zo'n 70% van de factuurbetalingen een groene knop gekregen. Een klein gedeelte daarvan dus met een klein verschil tussen de afschrijving en het factuurbedrag. Dat is niet zichtbaar en het verschil (indien afschrijving 0%..2,5% lager dan factuurbedrag) moet op rekening "Betalingsverschillen" terechtkomen.

Dat gebeurde voorheen door bij het afstemmen "Afronding" te kiezen (ging al automatisch bij een verschil van minder dan €10). Nu gaat het automatisch naar Deelbetaling en ontstaat een nieuw minifactuurtje, die moet worden verwerkt.

Nu moet dus bij de meeste groene knoppen alsnog onder de motorkap worden gekeken of er geen betalingsverschil aanwezig is, wat meer clicks is dan de oorspronkelijke oranje knop gebruiken.

Pak deze ajb volgend jaar op. Ik spreek me er over uit en ik weet dat onze boekhouder er ook niet blij mee is. Ondanks het forum hoor je niet de stille meerderheid.

In elk geval en tot die tijd; Wat is de meest efficiënte manier om die overgebleven mini factuurtjes alsnog op betalingsverschillen geboekt te krijgen? De afstemming annuleren en alsnog goed uitvoeren is door de benodigde zoekactie zeer bewerkelijk.

Hopelijk ook spoedig de uitbreiding aan het filter, waardoor ik dan in elk geval preventief crediteuren met betalingskorting kan uitselecteren en de afstemming ondanks de groene knop in eerste instantie goed kan uitvoeren ipv achteraf corrigeren.

[Jim Zwetsloot]

@Thijs Broekhuijsen bedankt voor de uitgebreide uitleg. Het best voor nu is de transactie niet direct te boeken maar via de Acties knop te kiezen voor Stem af om deze vervolgens handmatig af te stemmen (zoals voorheen).

[Jim Zwetsloot]

@Thijs Broekhuijsen Ik besprak deze case vandaag nog met ons team. Wat voor nu ook nog eem optie is dat je achteraf die kleine verschillen wegboekt in 1 handmatig boekstuk, je selecteerd de facturen en voegt vervolgens 1 regel met betalingskorting toe. Zo hoef je niet alle banktransacties te annuleren.

En ter voorkoming zou je kunnen kijken wat er staat in de kolom "Overzicht", je ziet het daar als eA er een deelbetaling van wil maken.