Viktig information för dig som använder AutoInvoice skanningstjänst – åtgärd krävs

[#1]

Uppdatering 8/2: I denna post samt i mallen har två siffror felaktigt bytt plats i postnumret. Korrekt postnummer är 831 90 och detta är nu uppdaterat i posten. Vi ber om ursäkt för det inträffade

Detta gäller er som har ett skanningskonto hos AutoInvoice e-faktureringstjänst.

Ändringar av skanningstjänsteleverantören och ditt företags skanningadresser

AutoInvoice externa skanningstjänsteleverantör kommer att bytas för kunder i Sverige. Det innebär att ni som använder skanningstjänsten kommer att få nya skanningsadresser som ska användas för att skicka PDF- och pappersfakturor till er. 

Har ni öppnat skanningkonto efter 7/11 2022 berörs ni inte av detta då ni redan använder nya tjänsten.

Vad innebär förändringen?

Alla företag som använder skanningstjänsten får ytterligare ett extra fält (referensnummer/namn) tolkat på sina inkommande fakturor utöver de fält som tolkas idag. Leveranstiden för pappersfakturor är också snabbare än tidigare.

Ändringen kommer inte att medföra några prisförändringar.

Från och med 31 januari 2023 kommer nytt skanningskonto att vara aktiverat och de nya adresserna då vara synliga.

De nya skanningsadresserna bör meddelas fakturaavsändare så snart som möjlig. Det befintliga skanningskontot och adresserna fungerar fortfarande men kommer att stängas ned den 31 juli 2023, varefter fakturor inte längre kan levereras dit.

Hitta din nya skanningsadress

Ert företags specifika adress kommer att visas i Autoinvoice under Inställningar > Fakturainställningar > Inkommande > Skanningstjänst och Visma.net ERP i fönstret Inställningar för Autoinvoice (CS10250S).

PDF-fakturor	orgnumber@autoinvoice.se och SE-orgnumber@pdf.scancloud.se  *där orgnummer är organisationsnumret för ditt företag (endast siffror, inget bindestreck) Båda fungerar parallellt
Pappers- fakturor	AISEXXXX Scancloud,  SE-831 90,  ÖSTERSUND, Sweden *där XXXX är ett kundnummer som tilldelats ditt företag

Vilka åtgärder krävs?

För att börja använda det nya skanningskontot, kontrollera era nya skanningsadresser i Visma Net eller Autoinvoice efter 31 januari 2023 och kommunicera dessa till era leverantörer:

1. Kontrollera era nya skanningskontoadresser den 31 januari.  Skanningsadresserna ska peka mot Scancloud, se exempel ovan
   
   
2. Kontrollera att er skanningsreturadress** är korrekt och uppdatera adressen vid behov

** scanningsreturadress används för att vidarebefordra material som skickas till skanningstjänst som inte är fakturor eller kreditnotor.  (påminnelser och inkasso, mm)

Adressen används också för att vidarebefordra material i 60 dagar om/när skanningskontot stängs

Be leverantörerna att skicka elektroniska fakturor istället för skannade fakturor till er nu när ni ändå ska meddela hur Ni vill ha era fakturor.

[Kristofer_]

@Christian Sandell Behöver fakturaadressen AISEXXXX Scancloud, SE-813 90, ÖSTERSUND, Sweden" stå med även på PDF-fakturor eller hamnar de hos rätt företag bara genom mailadressen, precis som med gamla tjänsten?

[eva-alltisten]

hej

vi kommer inte längre utnyttja tjänsten from 20230401 då vi har fusionerats ihop med ett annat företag.

det enda vi skulle behöva är en vidarekoppling till den nya fakturaportalen.

vänliga Hälsningar

Eva Karlsson

eva.karlsson@flisby.se

[Christian Sandell]

@Kristofer_ Det är e-postadressen som styr i det fallet så det räcker om denna finns (som tidigare)

[CZR]

Hej,

Ni kan inte lägga in funktionen att leverantören som skickar sina pdf fakturor ska få ett autosvar där det framgår att den nya epost adressen är SE-xxxxxxxxxx@pdf.scanclpud.se

Blir väldigt mycket arbeta att hela tiden skicka brev/mail till leverantörer att dem ska byta mailadress på sina fakturor.

Jag antager att ni inte kommer att markera vilken mailadress som inkommande fakturor är skickade ifrån.

DVS markera om en faktura har kommit ifrån den nya eller gamla adressen.

[CZR]

Har Leverantören en "noreply" mail när dem skickar ut fakturor ska det skickas ett meddelande till oss på en specifik angiven mail.

Jag har tittat lite på funktionen "fakturameddelanden" men jag tror att den skickar ut meddelande till leverantören oavsätt vilken faktura mailadress som dem skickat till.

[Christian Sandell]

Hej @CZR ,

Efter 31/7 (när gamla skanningstjänsten stängts av) kommer fakturor som skickas till den gamla tjänsten att vidaresändas i 60 dagar. Då kommer det gå ut en notifikation till avsändaren som skickar PDF att det gamla kontot är stängt.

Om du har fler frågor, kontakta din partner så hjälper de dig vidare.

Mvh

Christian

[Hebe79]

Hej Visma,

Menar ni att vi måste göra utskicka via e-post/brev för att ge ut den nya uppgifterna? Det känns gammalt och krångligt.

Eftersom det är ni som tvingar oss att byta den här adressen så borde ni väl även se till att detta kommuniceras/informeras till våra leverantörer så smärtfritt som möjligt för oss.

Sen kan man undra varför ni inte lägger in det här i mallen direkt?

"Be leverantörerna att skicka elektroniska fakturor istället för skannade fakturor till er nu när ni ändå ska meddela hur Ni vill ha era fakturor."

[CZR]

Jag håller med Hebe79, 

Det ska vara visma som kommunicerar/informerar leverantörerna så smärtfritt som möjligt.

Jag själv är oerhört nyfiken vart i det avtal som skrevs vid tecknande av affärssytem att det är vi som kund som ska ombesörja administrations uppgifter helt utan ersättning för att Visma byter underleverantör (autoinvoice till scancloud).

Kan inte vår "partner" för visma ta fram klausulen där det framgår kommer jag gladeligen skicka en faktura för varenda arbetstimme jag lägger ner på detta. 

[Kristofer_]

Hade varit bra om det fanns ett enkelt sätt att filtrera ut fakturor som kommit via brev-scanningstjänsten. Det är så få som skickar den vägen numera hos oss. Får sitta och stega igenom tusentals fakturor för att hitta vilka leverantörer man behöver meddela.

[KonsultVn]

Hej, 

Vad händer om en leverantören råkar skicka en pappaerfaktura till gamla adressen efter de 60 dagarna ni vidaresänder fakturorna?