Uppstartsguide Severa - Fortnox integration

[#1]

Introduktion

Severa Fortnox-integrationen är utformad för att möjliggöra en smidig överföring av kundfakturor från Severa till Fortnox samt överföring från Fortnox till Severa av projektavgifter från leverantörsfakturor. Kombinationen gör det möjligt för dig att hantera din projektverksamhet i Severa och bokföring i Fortnox med minimal ansträngning för att synkronisera data mellan systemen.

I stora drag fungerar integrationen enligt följande:

• Produkter synkroniseras mellan systemen
• Kunder synkroniseras mellan systemen
• Projekt som skapas i Severa överförs till Fortnox
• Kundfakturor överförs från Severa till Fortnox genom att ändra fakturans status
• Projektavgifter från leverantörsfakturor överförs från Fortnox till Severa genom att boka avgiften till ett projekt

 

Ställa in integrationen

Denna sektion ger steg-för-steg-instruktioner för hur du ställer in integrationen.

Förutsättningar

För att börja använda integrationen behöver du:

• Severa- och Fortnox-licenser
• En tillgänglig integrationslicens i Fortnox - det går att köpa ytterligare licens vid behov
• Aktivera projektredovisning i Fortnox om du vill överföra projektavgifter från Fortnox till Severa (Severa-projekten kommer att överföras till Fortnox även när projektredovisning är inaktiverad, vilket innebär att projektredovisningen kan aktiveras senare)

Produkter

Du behöver verifiera att Fortnox artikelregister inte står i konflikt med Severas arbetstyper, resekostnader och produkter (härefter refererade till som produkter). Matchningen baseras på både:

• Matchning av Fortnox artikelnummer med Severas kod
• Matchning av namn

Innan du aktiverar integrationen, se till att alla Severa-produkter antingen har en motsvarande produkt i Fortnox eller ingen produkt alls, och vice versa. Efter att integrationen är uppsatt kommer produkterna automatiskt att överföras mellan systemen. Om du använder enheter (t.ex. st, kg, dagar) för produkter i Severa, måste du säkerställa att samma enheter finns i Fortnox. (I Fortnox, gå till inställningar -> fakturering -> prislistor och enheter).

Produkter kommer inte att överföras från Severa till Fortnox utan en matchande enhet, även om enhetsinformationen kan vara tom.

Om du avser att överföra projektavgifter, bör du skapa en standardprodukt i Severa som tillämpas för projektavgifter (se avsnittet om Projektavgifter från leverantörfakturor för mer detaljer). Observera att integrationen kräver att Severas kod och Fortnox artikelnummer inte kan vara tomma och måste ha ett numeriskt värde.

Kunder

Kunder matchas efter kundnummer, så börja med att säkerställa att kunder som finns i båda systemen har samma kundnummer. Se också till att du har ett giltigt momsregistreringsnummer och minst en adress för varje kund.

När du förbereder dig för att ställa in integrationen gäller ett av tre scenarier:

1. Du har befintliga kunder i Severa som du vill överföra till Fortnox
2. Du har befintliga kunder i Fortnox som du vill överföra till Severa
3. Du har inga kunder i något av systemen eller så få kunder att det är snabbt att manuellt återskapa dem i det andra systemet

I scenarierna 1 och 2 stöder integrationen överföringen av befintliga kunder mellan systemen. För att göra detta måste vi aktivera integrationen.

I integrationsinställningarna är det obligatoriskt att definiera fakturastatusar i Severa som triggar synkningen av fakturan till Fortnox och mottagandet av fakturor i Fortnox, skapa dessa innan du försöker aktivera integrationen. Integrationen aktiveras i Severas integrationsinställningar genom att använda en Fortnox-adminanvändares inloggningsuppgifter för att autentisera integrationen.

Överföra befintliga kunder från Severa till Fortnox

För att överföra befintliga kunder från Severa till Fortnox, välj "Överför alla kunder" och "Severa är master för kunder". Tryck på "Aktivera Fortnox" och överföringen av kunder kommer att starta inom några minuter. När alla kunder har överförts kan du inaktivera integrationen i inställningarna tills du är redo att slutföra de andra stegen i integrationen.

Överföra befintliga kunder från Fortnox till Severa

För att överföra befintliga kunder från Fortnox till Severa, välj "Överför alla kunder". Tryck slutligen på "Aktivera Fortnox" och överföringen av kunder kommer att starta inom några minuter. Endast kunder med typen "Företag" kommer att överföras från Fortnox till Severa. När alla kunder har överförts kan du inaktivera integrationen i inställningarna tills du är redo att slutföra de andra stegen i integrationen. 

Matchning av adressinformation

Kundernas faktura-, post- och kontorsadresser i Severa motsvarar faktura-, kontors- och besöksadresser i Fortnox. Om du har flera adresser av samma adresstyp i Severa används den först listade adressen.

Projekt

Severa kommer alltid att fungera som huvudsystem för projekt och det finns inget att ställa in i integrationsinställningarna avseende projekten.

Kundfakturor

Överföring av kundfakturor kräver att du har en fakturastatus som kommer att trigga överföringen av fakturan till Fortnox samt en annan fakturastatus där fakturan automatiskt flyttas när den har tagits emot i Fortnox. Dessutom kan du ange en fakturastatus för att markera att en faktura har statusen "betald" i Fortnox, det är inte obligatoriskt.

Projektavgifter från leverantörsfakturor

Integrationen möjliggör överföring av avgifter till Severa från leverantörsfakturor mottagna i Fortnox. Syftet är att möjliggöra spårning av projektets lönsamhet i Severa och fakturering av avgifterna till slutkunden. Antagandet är att avgifterna överförs utan moms och att den lämpliga försäljningsmomsen kan läggas till när fakturan skapas i Severa.

För att överföra projektavgifter behöver projektredovisning aktiveras i Fortnox. I Fortnox måste leverantörsfakturans redovisningsposter bokas till rätt projekt, och avgiften överförs till Severa till det specificerade projektet. I Fortnox kan du också tilldela ett artikelnummer till avgiften, vilket i så fall kommer att användas för att identifiera produkten i Severa. Det är dock starkt rekommenderat att ställa in en standardprodukt för dessa avgifter i Severa, eftersom det är obligatoriskt att ha en produktkod för avgifter som faktureras från kunder.

Slutföra inställningarna för integrationen

Efter att ha gått igenom alla förberedande steg och övervägt hur du kommer att använda integrationen, kan inställningarna slutföras och integrationen aktiveras för operativ användning.

Här är en checklista:

• Kartlägg fakturastatusar.
• Välj om du ska överföra fakturabilagor eller inte. Observera att fakturabilden inte överförs eftersom Fortnox skapar sin egen om faktureringen sker där.
• Välj om du ska överföra alla kunder eller inte. Detta behövs endast när du överför kunder som fanns i systemen innan integrationen aktiverades.
• Välj om Severa ska vara huvudsystemet för kunder eller inte. Detta gäller endast uppdateringar, nya kunder kommer att överföras mellan systemen oavsett vilket system de skapades i. Om Severa inte är huvudsystemet, så är Fortnox det. Vanligtvis är det mest logiskt att Severa är huvudsystemet på grund av CRM-funktionaliteten i Severa.
• Välj om Severa ska vara huvudsystemet för produkter eller inte. Detta gäller endast uppdateringar, nya produkter kommer att överföras mellan systemen oavsett vilket system de skapades i. Om Severa inte är huvudsystemet, så är Fortnox det. Vanligtvis är det vettigt att hantera dina fakturerbara produkter i Severa och behålla det som huvudsystem.
• Standardprodukt. Du kan ställa in en standardprodukt som kommer att läggas till projektavgifter överförda från Fortnox. Detta är starkt rekommenderat om du överför projektavgifter. Se den sektionen för fler detaljer.
• Lägg till minst en e-postadress för integrations fel. Även om det inte är obligatoriskt, är detta starkt rekommenderat eftersom det annars kan vara lätt att missa fel. Du kan hitta hela överföringsloggen genom att klicka på “kugghjulet”, välja Integrationer, överföringslogg och välja Fortnox som integration.