Introduktion Severa Fortnox-integrationen är utformad för att möjliggöra en smidig överföring av kundfakturor från Severa till Fortnox samt överföring från Fortnox till Severa av projektavgifter från leverantörsfakturor. Kombinationen gör det möjligt för dig att hantera din projektverksamhet i Severa och bokföring i Fortnox med minimal ansträngning för att synkronisera data mellan systemen.   I stora drag fungerar integrationen enligt följande: Produkter synkroniseras mellan systemen Kunder synkroniseras mellan systemen Projekt som skapas i Severa överförs till Fortnox Kundfakturor överförs från Severa till Fortnox genom att ändra fakturans status Projektavgifter från leverantörsfakturor överförs från Fortnox till Severa genom att boka avgiften till ett projekt   Ställa in integrationen Denna sektion ger steg-för-steg-instruktioner för hur du ställer in integrationen. Förutsättningar För att börja använda integrationen behöver du: Severa- och Fortnox-licenser En tillgänglig integrationslicens i Fortnox - det går att köpa ytterligare licens vid behov Aktivera projektredovisning i Fortnox om du vill överföra projektavgifter från Fortnox till Severa (Severa-projekten kommer att överföras till Fortnox även när projektredovisning är inaktiverad, vilket innebär att projektredovisningen kan aktiveras senare)   Produkter Du behöver verifiera att Fortnox artikelregister inte står i konflikt med Severas arbetstyper, resekostnader och produkter (härefter refererade till som produkter). Matchningen baseras på både: Matchning av Fortnox artikelnummer med Severas kod Matchning av namn   Innan du aktiverar integrationen, se till att alla Severa-produkter antingen har en motsvarande produkt i Fortnox eller ingen produkt alls, och vice versa. Efter att integrationen är uppsatt kommer produkterna automatiskt att överföras mellan systemen. Om du använder enheter (t.ex. st, kg, dagar) för produkter i Severa, måste du säkerställa att samma enheter finns i Fortnox. (I Fortnox, gå till inställningar -> fakturering -> prislistor och enheter).   Produkter kommer inte att överföras från Severa till Fortnox utan en matchande enhet, även om enhetsinformationen kan vara tom.   Om du avser att överföra projektavgifter, bör du skapa en standardprodukt i Severa som tillämpas för projektavgifter (se avsnittet om Projektavgifter från leverantörfakturor för mer detaljer). Observera att integrationen kräver att Severas kod och Fortnox artikelnummer inte kan vara tomma och måste ha ett numeriskt värde.   Kunder Kunder matchas efter kundnummer, så börja med att säkerställa att kunder som finns i båda systemen har samma kundnummer. Se också till att du har ett giltigt momsregistreringsnummer och minst en adress för varje kund.   När du förbereder dig för att ställa in integrationen gäller ett av tre scenarier: Du har befintliga kunder i Severa som du vill överföra till Fortnox Du har befintliga kunder i Fortnox som du vill överföra till Severa Du har inga kunder i något av systemen eller så få kunder att det är snabbt att manuellt återskapa dem i det andra systemet   I scenarierna 1 och 2 stöder integrationen överföringen av befintliga kunder mellan systemen. För att göra detta måste vi aktivera integrationen.   I integrationsinställningarna är det obligatoriskt att definiera fakturastatusar i Severa som triggar synkningen av fakturan till Fortnox och mottagandet av fakturor i Fortnox, skapa dessa innan du försöker aktivera integrationen. Integrationen aktiveras i Severas integrationsinställningar genom att använda en Fortnox-adminanvändares inloggningsuppgifter för att autentisera integrationen.   Överföra befintliga kunder från Severa till Fortnox För att överföra befintliga kunder från Severa till Fortnox, välj "Överför alla kunder" och "Severa är master för kunder". Tryck på "Aktivera Fortnox" och överföringen av kunder kommer att starta inom några minuter. När alla kunder har överförts kan du inaktivera integrationen i inställningarna tills du är redo att slutföra de andra stegen i integrationen.   Överföra befintliga kunder från Fortnox till Severa För att överföra befintliga kunder från Fortnox till Severa, välj "Överför alla kunder". Tryck slutligen på "Aktivera Fortnox" och överföringen av kunder kommer att starta inom några minuter. Endast kunder med typen "Företag" kommer att överföras från Fortnox till Severa. När alla kunder har överförts kan du inaktivera integrationen i inställningarna tills du är redo att slutföra de andra stegen i integrationen.  Matchning av adressinformation Kundernas faktura-, post- och kontorsadresser i Severa motsvarar faktura-, kontors- och besöksadresser i Fortnox. Om du har flera adresser av samma adresstyp i Severa används den först listade adressen.   Projekt Severa kommer alltid att fungera som huvudsystem för projekt och det finns inget att ställa in i integrationsinställningarna avseende projekten.   Kundfakturor Överföring av kundfakturor kräver att du har en fakturastatus som kommer att trigga överföringen av fakturan till Fortnox samt en annan fakturastatus där fakturan automatiskt flyttas när den har tagits emot i Fortnox. Dessutom kan du ange en fakturastatus för att markera att en faktura har statusen "betald" i Fortnox, det är inte obligatoriskt.   Projektavgifter från leverantörsfakturor Integrationen möjliggör överföring av avgifter till Severa från leverantörsfakturor mottagna i Fortnox. Syftet är att möjliggöra spårning av projektets lönsamhet i Severa och fakturering av avgifterna till slutkunden. Antagandet är att avgifterna överförs utan moms och att den lämpliga försäljningsmomsen kan läggas till när fakturan skapas i Severa.   För att överföra projektavgifter behöver projektredovisning aktiveras i Fortnox. I Fortnox måste leverantörsfakturans redovisningsposter bokas till rätt projekt, och avgiften överförs till Severa till det specificerade projektet. I Fortnox kan du också tilldela ett artikelnummer till avgiften, vilket i så fall kommer att användas för att identifiera produkten i Severa. Det är dock starkt rekommenderat att ställa in en standardprodukt för dessa avgifter i Severa, eftersom det är obligatoriskt att ha en produktkod för avgifter som faktureras från kunder.   Slutföra inställningarna för integrationen Efter att ha gått igenom alla förberedande steg och övervägt hur du kommer att använda integrationen, kan inställningarna slutföras och integrationen aktiveras för operativ användning.   Här är en checklista: Kartlägg fakturastatusar. Välj om du ska överföra fakturabilagor eller inte. Observera att fakturabilden inte överförs eftersom Fortnox skapar sin egen om faktureringen sker där. Välj om du ska överföra alla kunder eller inte. Detta behövs endast när du överför kunder som fanns i systemen innan integrationen aktiverades. Välj om Severa ska vara huvudsystemet för kunder eller inte. Detta gäller endast uppdateringar, nya kunder kommer att överföras mellan systemen oavsett vilket system de skapades i. Om Severa inte är huvudsystemet, så är Fortnox det. Vanligtvis är det mest logiskt att Severa är huvudsystemet på grund av CRM-funktionaliteten i Severa. Välj om Severa ska vara huvudsystemet för produkter eller inte. Detta gäller endast uppdateringar, nya produkter kommer att överföras mellan systemen oavsett vilket system de skapades i. Om Severa inte är huvudsystemet, så är Fortnox det. Vanligtvis är det vettigt att hantera dina fakturerbara produkter i Severa och behålla det som huvudsystem. Standardprodukt. Du kan ställa in en standardprodukt som kommer att läggas till projektavgifter överförda från Fortnox. Detta är starkt rekommenderat om du överför projektavgifter. Se den sektionen för fler detaljer. Lägg till minst en e-postadress för integrations fel. Även om det inte är obligatoriskt, är detta starkt rekommenderat eftersom det annars kan vara lätt att missa fel. Du kan hitta hela överföringsloggen genom att klicka på “kugghjulet”, välja Integrationer, överföringslogg och välja Fortnox som integration. ... View more

Vi har uppmärksammat att inte alla har tillgång till sina integrationer/tillägg i det grafiska gränssnittet efter migrering till nya paket.   Det är något vi kollar på och allt kommer att återställas så snart som möjligt.   Vill uppmärksamma att detta inte bryter/nollställer någon integration eller funktion utan att det kommer att fungera och köra vidare som tidigare med de tidigare inställningarna när dessa är återställda.  ... View more

I samband med att vi byter namn till Severa kommer vi också att byta vår mobilapplikation för Android och IOS.    Med start idag den 7:e Maj kommer användare som öppnar Visma Project Management applikationen bli ombedd hämta hem den nya applikationen Severa.   Det går att logga in precis som vanligt och ingen extra åtgärd krävs.   Det går att skjuta på detta i max tre dagar innan det blir obligatoriskt att byta.   ... View more

Nu får Visma.net Project Management nytt namn Namnbytet sker den 19 april Ni kommer att kunna logga på som tidigare och blir automatiskt länkade till nya inloggningssidan Nya länken för inloggning är: https://severa.visma.com/ Nya hemsidans adress är Severa.io  För er som loggar in via Visma Home kommer ikonen Project Management ersättas med ny ikon och namnet Severa     ... View more

I Visma.net ERP är det möjligt att använda koddelar i tillägg till konton för att registrera finansiell data. Med koddelar kan kontona delas upp virtuellt i mindre, mer specifika konton för att möjliggöra en mer detaljerad klassificering för rapportering och intern styrning. En koddelssträng består av värdena valda för flera segment. I Severa kan en koddelssträng skapas utifrån fakturans avdelning och fakturaradens kostnadsställe.   När denna funktion används går det att definiera en koddelssträng som ska läggas in i fakturarader vid överföring av fakturor till Visma.net ERP. Välj det segment i Visma.net ERP som motsvarar avdelningarna och/eller kostnadsställena i Severa eller lämna det avmarkerat för att hoppa över att ange värde för detta segment överhuvudtaget. För att ställa in en koddelssträng måste varje avdelning och/eller kostnadsställe i Severa också matchas mot ett motsvarande segmentvärde i Visma.net ERP, baserat på det valda segmentet. Flera avdelningar/kostnadsställen får matchas med samma segmentvärde. När en fakturarad har en avdelning eller ett kostnadsställe som inte har matchats med några segmentvärden, lämnas det motsvarande koddelssegmentet tomt efter att koddelssträngen har definierats.   Exempel:   När fakturan sedan har synkats med Visma.net ERP ser vi koddelarna för de fakturaraderna:     ... View more

Från den 2/5-23 kommer det vara möjligt att börja skicka e-faktura B2C via AutoInvoice. Kunden får då e-fakturan till sin Kivra eller internetbank. Kan vi inte skicka e-faktura till kunden går fakturan som vanligt via e-post eller print.   Förutsättningar: Nya Peppol routingen (för de som tidigare fakturerat via InExchange) Ange sitt eget PeppolID som Elektronisk adress samt Peppol som Nätverk/Operatör i företagsinställningarna. Ange personnummer i Elektronisk adress fältet samt __ i Nätverk/Operatör fältet på kunden Aktivera B2C i Autoinvoice (manuellt via supporten inledningsvis) ... View more

Vårt arbete med att fullt ut migrera Visma.net Project Management till det gränssnitt som gäller i dag (och sedan några år tillbaka) fortsätter.    Observera: Detta är en påminnelse att förändringarna har påverkat era tidigare fakturalayouter och ni måste därför verifiera era fakturamallar och projektspecifika fakturainställningar.   Vad innebär de nya inställningarna Syftet med de nya inställningarna är att underlätta för administratörer och projektledare: Skapa fakturamallar och även se en förhandsgranskning hur fakturan kommer att se ut Ny sektion i projektets inställningar för att underlätta för projektledare att se vilken fakturamall som används för projektet. Det är också möjligt att göra projektspecifika anpassningar direkt i denna vy. Det är möjligt att ladda ner en exempelfaktura i PDF-format från menyn Fakturamallar och Projektets specifika fakturamallar för att se hur inställningarna påverkar layouten. Layouten för PDF-fakturor är uppdaterad. Andra förändringar För att förbättra användbarheten i fakturamallen kommer vissa tilläggsfunktioner i fritextfältet att tas bort: Stöd för HTML Tabeller Bilder Olika typsnitt Justering av text till vänster eller höger Färg på texten Om era nuvarande fritextfält innehåller någon eller några av funktionerna ovan kommer den nya mallen att göra ett så likt förslag som möjligt utifrån de nya förutsättningarna. Det kommer fortsatt vara möjligt att anpassa texten i fritextfält utifrån storlek, fetstil, kursiv stil och understruken stil samt att lägga till numrerade listor och punktlistor och även att lägga till länkar.   En annan förändring är att det inte längre är möjligt att justera placeringen av innehållet i fakturahuvudet utan detta kommer att styras av kuvertformat i serie C och E. Det innebär att placeringen av logotyp, mottagarens adress och annan information i fakturahuvudet kan komma att flyttas runt på den utskrivna PDF:en.   Om ni behöver ytterligare hjälp, kontakta er Visma-partner. ... View more

Många av er som använder Visma.nets produktlinje vill ta del av nyheter via webinar och video och nu i oktober bjuder vi in till Visma Community Live 2021, där vi som arbetar med Visma.net har satt ihop ett program, bestående av ett antal webinar, som vi hoppas att ni kommer att uppskatta. Tips och Trix i Visma.net Project Management - Se exempel och få användbara tips, exempelvis hur du lägger till bilagor från projekt direkt på fakturan samt hur "Ingen Flextid" fungerar. För anmälan till Visma.Net Project Managements webinar klicka här. Lyssna på Visma Softwares VD, Carola Lissel, gå igenom om Vismas övergripande strategi och vision via anmälan här.   Vismas hållbarhetschef, Robert Åkerberg, berättar om hur vi som koncern jobbar med hållbarhet. Vi tar en närmare titt på några initiativ, hållbarhetsrapportering samt vad du och ditt företag skulle kunna titta närmare på. Anmäl dig här.   Lyssna på Martin Öberg, Director of Security Operations, berätta om säkerhet. Alla kan drabbas av angrepp och bedrägerier, men hur vet man att man drabbats innan det gått för långt? Anmäl dig här.   Hör om hur andra Visma-lösningar kan komplettera den eller de ni har, samt om de möjligheter vi kan erbjuda er "inom familjen". Anmäl dig här.   Vi vågar lova att det är väl investerad tid. ... View more

Är ditt företag i behov av uppföljning per fas eller person i projektets avgifter? (Främst gällande avgifter som Artiklar och andra produkter.)   När företaget har APIet aktiverat i organisationen finns avsnittet Allokering av projektuppgift i Inställningar - Register över arbetstyper, resekostnader och produkter.      När något eller båda av dessa alternativ är valda går det sedan att koppla fas och/eller person till de avgifter som läggs till i era projekt!     Projektavgifter och utlägg kopplas automatiskt till en anställd och en fas när de läggs till via menyn Tid & Utlägg eller via mobilappen.   När projektavgifter och utlägg läggs till direkt i ett projekt antingen manuellt eller genom en integration kopplas de endast till ett projekt. Med hjälp av dessa inställningar kan avgifter och utlägg kopplas till en anställd och fas även om de läggs till direkt i projektet.     När inställningarna är aktiverade och avgifter eller utlägg läggs till via en integration kommer de att kopplas till den första öppna fasen som standard men ingen anställd, om inte det avsändande systemet anger något annat. ... View more

Just nu är det problem med fakturor som har öresavrunding när man fakturerar via AutoInvoice.   Anledningen är att mappning mellan de nya formaten (Finvoice 3.0, TEAPPS 3.0 och PeppolBIS 3.0, nya EU normen) har problem med konverteringen just när det kommer till öresavrundning. Det går fortfarande bra att skicka fakturor utan öresavrundning via AutoInvoice.   De fakturor med öresavrundning som redan har skickats via AutoInvoice behöver hanteras manuellt, detta kan göras på två olika sätt: Via manuellt utskick med brev eller post. Kreditera fakturan/fakturorna som har haft öresavrundning och skicka dem på nytt utan avrundning via AutoInvoice. För att inte använda avrundning gå in under "Inställningar > Företagsuppgifter > Dokumentpreferenser" och under "Fakturors och offerters avrundning" välj att inte använda avrundning. Vi förväntas att ha åtgärdat konverteringsproblemet på måndag (8/4).   För frågor eller hjälp vänligen kontakta supporten. ... View more

Det har inte gått att logga in via connect.visma.com senaste dagen. Detta är nu åtgärdat men ni som använder Safari kan behöva rensa historiken innan det fungerar igen.   Det finns hjälp dokumentation för hur ni gör det på Apples supportsida här: https://support.apple.com/en-gb/guide/safari/sfri47acf5d6/mac   OBS! Detta gäller bara Safari, andra webbläsare fungerar som vanligt. ... View more

Enstaka av våra kunder i Sverige och Norge har tagit emot falsk e-post som ser ut att komma från Visma. Om du som kund mottar ett sådant e-postmeddelande så ska du inte klicka på länken. Om du för muspekaren över länken så ser du att den inte går till Visma, utan till en annan site.   E-postmeddelandet ser ut att vara sänt från Visma.net Approval, men ger instruktion att mottagaren ska logga in på AutoInvoice. Om du klickar på länken (GÖR INTE DETTA) så kommer du till en sida som liknar autoinvoice.visma.com. Där kan du lätt råka logga in och lämna ifrån dig användarnamn och lösenord.   OBS: Om du har gjort ett inloggningsförsök på den falska sidan, ska du omedelbart ändra ditt lösenord i tjänsten Visma AutoInvoice på autoinvoice.visma.com.   Vad gör jag om jag har klickat på länken Om du försökte logga in på den falska sidan måste du omedelbart ändra ditt lösenord i tjänsten Visma AutoInvoice. Steg 1 Logga in på https://autoinvoice.visma.com/login. Klicka på inställningar längst upp till höger Klicka på "Ändra lösenord" i menyn till vänster Steg 2 Se till att ingen skickar falska fakturor via AutoInvoice med hjälp av din användarinloggning. Du gör det genom att kolla dina skickade fakturor och om de faktiskt är fakturor du har skickat.  Du bör också kontrollera om nya användare har skapats som du inte känner till. För att göra detta, gå till Inställningar längst upp till höger och klicka på Användare.   Se exempel på det falska e-postmeddelandet här nedan: ... View more

Fredagen den 9:e mars samt måndagen den 12:e mars har supporten för Visma Severa interna utbildningsdagar. Av denna anledning är telefonsupporten stängd dessa dagar. Vid behov av support vänligen skicka ett e-postmeddelande till severa.support@visma.com    Med vänlig hälsning Visma Severa Support   ... View more