Nye krav til arbeidsavtale fra 1. juli 2024

[#1]

Krav til arbeidsavtale i alle arbeidsforhold

Alle arbeidstakere skal ha en skriftlig arbeidsavtale. Dette gjelder alle ansettelser, uansett om det er en fast eller midlertidig stilling, og det er ingen unntak fra denne regelen. 

Arbeidsgivers ansvar

Det er arbeidsgiver sitt ansvar å utarbeide den skriftlige arbeidsavtalen.

Arbeidsgiver utformer i praksis et utkast til avtale som forelegges arbeidstaker for kommentarer og signering. Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt eller annen representant både ved utarbeidelse og ved endringer i arbeidsavtalen.

Frister for å inngå skriftlig arbeidsavtale - nye regler

Fra 1. juli 2024 endres fristen for å inngå skriftlig arbeidsavtale for ansettelsesforhold med en samlet varighet av mer enn en måned. For arbeidsforhold av slik varighet skal skriftlig arbeidsavtale foreligge snarest mulig og senest sju dager etter at arbeidsforholdet begynte.

For arbeidsforhold med kortere varighet enn en måned eller ved utleie av arbeidskraft, skal det umiddelbart inngås skriftlig arbeidsavtale. Denne fristen endres ikke. 

Vårt råd er uavhengig av nevnte frister at det inngås skriftlig arbeidsavtale før arbeidstaker tiltrer stillingen.  

Fristen for å innta endringer i arbeidsforholdet i arbeidsavtalen er forkortet til den dagen endringene trer i kraft.

Må eksisterende arbeidsavtaler endres?

Det vil fra 1. juli 2024 bli flere krav til innholdet i arbeidsavtalen for nye arbeidsforhold, mens gjeldende arbeidsavtaler som er inngått før dette tidspunktet kun må oppdateres dersom arbeidstaker ber om det.

Slik anmodning må arbeidsgiver etterkomme tidligst mulig og senest to måneder etter at den er mottatt. 

Krav til innhold - nye krav fra 1 juli 2024

Arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om forhold som er av vesentlig betydning i arbeidsforholdet.

Arbeidsmiljølovens §14-6 og §14-7 oppstiller minimumskrav til hvilke opplysninger som må inntas i arbeidsavtalen. 

Følgende nye og endrede krav til opplysninger skal inn i avtale fra 1 juli 2024:  

• der arbeidstaker fritt kan bestemme sitt arbeidssted

Dersom det ikke eksisterer noen fast arbeidsplass eller hovedarbeidsplass, skal arbeidsavtalen også gi opplysning om at arbeidstakeren arbeider på forskjellige steder eller fritt kan bestemme sitt arbeidssted. Presiseringen endrer ikke mulighetene å benytte hjemmekontor og annet fjernarbeid.

• identiteten til innleievirksomheten ved innleie fra bemanningsforetak. 

Opplysningen skal gis så snart innleiers identitet er kjent. 

• ansattes rett til kompetanseutvikling

Det er et nytt krav at arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om rett til kompetanseutvikling som arbeidsgiver eventuelt tilbyr. Dette kan omfatte for eksempel krav på opplæring som følger av (tariff)avtale, arbeidsgiverpolicy eller lignende. Hvor omfattende opplysninger som må gis, vil variere ut fra de konkrete forholdene. Dersom det er avklart hvor mange dager arbeidstaker har rett til fri, som følge av rett til kompetanseutvikling, skal avtalen inneholde opplysninger om dette.

• rett til annet fravær enn ferie som er betalt av arbeidsgiver

Bestemmelsen forplikter arbeidsgiver til å gi skriftlig opplysning om retten til fravær, nærmere bestemt varigheten av slikt fravær, betalt av arbeidsgiver. Fravær uten betaling eller der betaling kun skjer fra andre, som folketrygden, vil ikke omfattes. Fravær der arbeidsgiver supplerer med lønn på toppen av ytelser fra andre, vil derimot omfattes. Dette innebærer blant annet at det må opplyses om sykefravær, permisjoner - både lovfestede og velferdspermisjoner. Dersom arbeidsgiver forsutterer eller betaler full lønn ved sykefravær og/eller foreldrepemisjon, skal også dette oppgis i avtalen eller som et vedlegg.

• de ulike elementene som utgjør lønnen, tillegg og andre godtgjøringer som ikke inngår i lønnen

De ulike komponentene av lønnsutbetalingen skal angis særskilt. Med dette menes ikke bare at lønn, tillegg og godtgjøringer skal skilles fra hverandre, men også at eventuelle ulike komponenter innenfor disse kategoriene skal spesifiseres særskilt. Dette innebærer blant annet at kontantytelser, naturalytelser, overtidsbetaling, bonuser og andre ytelser som arbeidstakeren mottar for sitt arbeid skal angis særskilt. Videre skal alle lønnstillegg som lørdags- og søndagstillegg, kvelds- og nattillegg og/eller helge- og høytidstilegg osv, så må dette komme frem av ansettelsesavtalen. 

• ordninger for arbeid utover avtalt arbeidstid, vaktendringer mm

Arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om ordninger for vaktendringer, samt om ordninger for arbeid utover avtalt arbeidstid, herunder betaling for slikt arbeid. 

Når det gjelder vaktendringer, henviser bestemmelsen til arbeidsmiljøloven § 10-3 som oppstiller krav om arbeidsplan og at denne skal drøftes med arbeidstakerne senest to uker før iverksettelsen. 

«Ordninger for arbeid utover avtalt arbeidstid» omfatter både merarbeid og overtidsarbeid etter arbeidsmiljøloven § 10-6. Bestemmelsen innebærer at det må gis informasjon om adgangen til å pålegge slikt arbeid samt betaling.  

• fremgangsmåte ved opphør av arbeidsforholdet. 

Informasjonsplikten innebærer at det skal opplyses om reglene som gjelder for fremgangsmåte og prosedyre dersom en av partene ønsker å gå til oppsigelse, og dersom arbeidsgiver vil avskjedige arbeidstaker. Forpliktelsen kan oppfylles ved å henvise til lover, forskrifter mv. Informasjonsplikten vil blant annet omfatte kravet til drøfting som følger av arbeidsmiljøloven § 15-1 og eventuelt § 15-2, og formkravene i § 15-4 i tillegg til oppsigelsesfrister, jf. § 15-3. 

• sosiale sikringsordninger. 

Det er inntatt en ny bestemmelse i arbeidsmiljøloven som pålegger arbeidsgiver å informere og opplyse om, ytelser i regi av arbeidsgiver i forbindelse med sykdom, svangerskap, fødsel og adopsjon, yrkesskade og yrkessykdom, pensjon, alderdom, uførhet, arbeidsledighet og til etterlatte, samt navn på institusjoner som mottar innbetalinger fra arbeidsgiver i denne forbindelse. I praksis vil dette blant annet bety at navn på leverandør av tjenestepensjon og yrkesskadeforsikring skal oppgis i avtalen.

Arbeidstilsynet har lagt ut forslag til mal på sine nettsider. Du finner den her.

Endringer som skal innarbeides i selve avtalen eller som vedlegg

Endringer i partenes identitet, arbeidssted, arbeidsbeskrivelse/stillingstittel/arbeidskategori, skal innarbeides i arbeidsavtalen eller som et vedlegg.

For noen endringer holder det å henvise til lover, forskrifter eller tariffavtaler

Utgangspunktet er at endringer skal innarbeides i selve avtalen eller som vedlegg. Det vil nok i praksis også gjelde for flere av de forhold vi nevner i dette avsnittet. Det er likevel slik at endringene i kravene til informasjon som er nevnt i arbeidsmiljøloven §14-6 annet ledd bokstavene g til k, samt m, p og q kan gis ved å henvise til lover, forskrifter eller tariffavtaler som regulerer disse forholdene. Dette gjelder da for: 

• Ferie og betalt fravær

• Oppsigelsesfrister og fremgangsmåte 

• Lønn&tillegg

• Arbeidstid

• Hvilepauser&lengde

• Ordninger for vaktendringer

• Kompetanseutvikling

• Sosiale sikringsordninger

Obs: En henvisning til virksomhetens generelle administrative ordninger, typisk gjengitt i en personalhåndbok, er ikke godt nok på de minimumskrav til innhold arbeidsmiljøloven krever. 

Nye regler om prøvetid fra 1. juli 2024

Prøvetid kan avtales for en periode på inntil seks måneder. Ved midlertidig ansettelse kan prøvetiden likevel ikke overstige halvparten av ansettelsesforholdets varighet.

Det Videre er det lovfestest at det ikke kan avtales ny prøvetid dersom arbeidstaker skal fortsette i samme stilling eller i en stilling som i det vesentlige er likeartet stillingen arbeidstakeren har hatt i samme virksomhet. 

Ved fast ansettelse kan ny prøvetid likevel avtales dersom arbeidstakerens tidligere ansettelsestid og ny prøvetid samlet ikke overstiger seks måneder. Bestemmelsen er ment å gi adgang til å avtale ny prøvetid der arbeidstaker for eksempel har hatt en kortvarig midlertidig ansettelse og deretter får tilbud om fast ansettelse i den samme eller i en likeartet

Tilleggskrav der arbeidstaker som skal arbeide i utlandet 

Når arbeidstaker skal arbeide i utlandet i mer enn 4 sammenhengende uker, skal i tillegg til ovenstående følgende fremgå av avtalen:

• hvilke land arbeidet skal utføres i, og varigheten av arbeidet som skal utføres i utlandet,

• valutaen vederlaget skal utbetales i,

• eventuelle kontant- og naturalytelser som er knyttet til utenlandsarbeidet,

• vilkårene for arbeidstakerens hjemreise, herunder utgiftsdekning.

Det gjelder ytterligere krav til opplysninger der en norsk virksomhet sender ut en arbeidstaker til et annet land innenfor EØS-område:

• den lønnen arbeidstaker har krav på etter gjeldende rett i vertslandet,

• eventuelle ytelser som spesifikt vedrører utsendelsen, og eventuelle ordninger for godtgjørelse av utgifter til reise, kost og losji der dette er relevant,

• lenke til det sentrale offisielle nasjonale nettstedet som er etablert i vertslandet etter direktiv 2014/67/EU artikkel 5 andre ledd.

Når innholdskravene til arbeidsavtalen ikke er oppfylt

Vi får også to nye presumjonsregler gjeldene fra 1 juli 2024.

Den første gjelder dersom arbeidsgiver ikke har opplyst om at arbeidsforholdet er midlertidig. Da skal det legges til grunn at arbeidstakeren har fast ansettelse dersom ikke noe annet gjøres overveiende sannsynlig. Bestemmelsen medfører at arbeidstakeren er fast ansatt dersom arbeidsgiveren ikke kan føre et «motbevis» for at arbeidstakeren likevel er midlertidig ansatt. Dette er en endring som lovfester gjeldende rett.

Den andre omhandler stillingsprosent.Dersom arbeidsgiver ikke har oppfylt opplysningsplikten om stillingens omfang innen de frister som gjelder, vil arbeidstakeren ha rett på en stillingsstørrelse som den arbeidstakeren anfører at vedkommende har dersom ikke arbeidsgiver fører «motbevis» for en annen stillingsstørrelse. Dette er en ny bestemmelse. 

Forbehold og endringer

De nye bestemmelsene tar ikke sikte på å trekke opp grensene for styringsretten eller endre de grenser som gjelder i dag med hensyn til å beslutte endringer i et arbeidsforhold. Vi anbefaler at arbeidsgivere tar inn tydelige forbehold om adgangen til endringer i arbeidsoppgaver, arbeidssted og arbeidstid mm i sine maler til arbeidsavtaler.

Mal - Dottie

Du finner også maler som gir en god start i vårt HR system Dottie. Les mer om Dottie her.