16.10 av Visma Document Center er nå tilgjengelig

[#1]

Versjon 16.10 av Visma Document Center er nå tilgjengelig. 

Denne versjonen kan brukes sammen med Visma Business 16.10, Visma Global 16.10 og Visma Contracting 16.0. Det er også mulig å bruke denne versjonen sammen med Global 16.01, hvis man ikke bruker VUD i Document Center.

Her er hva som er nytt i denne versjonen:

Vis leverandørinformasjon på hovedsiden

For å få bedre oversikt over og i tillegg til å gjøre det lettere å oppdatere leverandøren, vil det fra og med denne versjonen bli mulig å se/redigere informasjon om leverandøren i hovedvinduet til Document Center. Hver bruker kan aktivere/deaktivere dette ved å klikke på vis/skjul ikonet oppe til høyre i notatvinduet.

Her kan man

• Klikke på Rediger for å endre opplysninger i ERP-systemet om leverandøren
• Se/endre «Motkonto leverandør» (Business), "Foreslått hovedbokskonto" (Global) og "Hovedbok" (Contracting). I dette feltet angir man hvilken kostnadskonto man vil at automatisk skal fylles inn i debet-feltet i Document Center på fakturaer fra denne leverandøren (kreditfeltet for kreditnotaer).
• Se/endre flytgruppe. Her kan man se/endre verdien som man tidligere måtte legge inn i Verktøy, Systeminnstillinger, Flyt, Administrere mottakere på leverandør. Flytgruppen som her er angitt vil automatisk dukke opp som forslag ved manuell «Send dokument på flyt», når fakturaen/kreditnotaen kommer fra denne leverandøren.
• Skru av/på linjeimport på fakturaer/kreditnotaer fra denne leverandøren.

Ved alle endringer må man trykke på Lagre for aktivere endringene.

Identifiser OCR-språk ved bruk av AutoImport

Fra denne versjonen er det nå også mulig å bruke språket «OCR-detect» på dokumenter fra AutoImport. Det er spesielt nyttig hvis du mottar fakturaer fra forskjellige land og bruker AutoImport. Når man velger OCR-detect som språk, vil systemet finne riktig språk og automatisk bruke nøkkelordene til det språket. Document Center støtter språkene norsk, svensk, finsk, dansk og engelsk. Hvis den ikke finner språket, vil den bruke OCR-international, som i all hovedsak er lik den engelske.

I tolkningsresultatvinduet kan trykke på Ordliste for se/redigere ordene som brukes for å gjenkjenne de forskjellige verdiene på fakturaene. Oppe til høyre i Ordliste kan du du skifte språk for å se de forskjellige ordene tilhørende det valgte språket.

"AccountingCost"

I elektroniske fakturaer med formatet Peppol BIS 2 eller 3, så finnes det et felt som heter "AccountingCost". Dette feltet kan brukes av avsender for å legge inn informasjon om hvordan fakturaen skal bokføres hos mottaker, da etter avtale med mottaker.

Eksempel: <cbc:AccountingCost>Konto=4010;Avd=25;Prosj=4098<cbc:AccountingCost>

Fra og med versjon 16.10 støtter Document Center tolkning og bruk av "AccountingCost" når den finnes i XML-fakturaen. "AccountingCost" presenteres som en ny målverdi i XML-ordlisten. Hvis verdien i "AccountingCost" er på formen i eksemplet: navn=verdi adskilt med semikolon, vil hvert navn bli noder i XML-trestrukturen, ved opprettelse av brukerspesifikke alias. Navnet "konto" er lagt til som systemspesifikk alias til målverdien "kostnadskonto". Ønsker man også å tildele verdier til kostnadsenheter, så må de legges inn som brukerspesifikke eller leverandørspesifikke alias.

Kostnadskontoen som tolkes fra "AccountingCost", har høyeste prioritet (sammenlignet med leverandørs motkonto eller interimskonto), og skal brukes som kostnadskonto på bilagslinjene.

"AccountingCost" kan også finnes på linjenivå i XML-filen, og kan håndteres av Document Center på samme måte. Når linjeimport er aktivert, blir den tolkede kostnadskontoen kopiert på alle tolkede linjer fra dokumentet hvis det ikke finnes noen bokføringsinformasjon for linjen.

Rapportere om svindel til AutoInvoice Detect Service

AutoInvoice tilbyr noe de kaller Detect Service som sjekker faktura og leverandør for deg, og varsler hvis det er noe du bør kjenne til, blant annet varsling om svindelforsøk.

Nå kan du varsle systemet ved mistanke om svindel. Du kan rapportere mistanke om svindel ved å høyreklikkmenyen i dokumentlisten på aktuelt dokument eller velge fra menyen Verktøy, «Rapporter mistanke om svindel». Tjenesten er bare tilgjengelig for fakturaene som importeres fra AutoInvoice. I forbindelse med rapporteringen blir du bedt om å velge en årsak og oppgi en kontakt-e-postadresse. Brukere kan i tillegg beskrive svindelsaken nærmere (valgfritt). På den måten kan du hjelpe andre som mottar falske fakturaer fra den leverandøren.

Rapporten kan vises eller slettes i AutoInvoice-grensesnittet inne i ditt ERP-system.

Støtte for "Allowance" i PeppolBis3

"Allowance" finnes som en verdi i Peppol Bis 3 som enten legger til et beløp (frakt etc) eller trekker fra et beløp (rabatt) på hodenivå på fakturaen. Inntil nå har vi bare støttet beløp som skal trekkes i fra, nå støtter vi begge deler. Ved linjetolkning blir denne verdien lagt til som en egen linje, enten på kredit eller debet avhengig av om det skal legges til eller trekkes i fra.

Oppdatert PDF-viser

Vi har oppdatert PDF-viseren som viser dokumentene i Document Center. Her er noen av forbedringene:

• Feilen i 16.01 rundt utskrift er rettet. Nå kan man igjen høyreklikke og velge utskrift.
• Fikset feil på visning av noen PDF-typer

Forbedret "Manuell nedlastning fra AutoInvoice"

Når man velger å laste ned et eller flere dokumenter fra AutoInvoice fra menyvalget Verktøy / "Manuell nedlastning fra AutoInvoice", så vil dokumentet automatisk få den dokumentprofilen som er angitt i System / AutoInvoice i koblingen for hver klient. Systemet vil også automatisk kjøre tolkning av dokumentet, hvis innstillingen "Tolk dokumenter" er satt i System / AutoInvoice i koblingen for hver klient.

NB: Hvis du bruker Visma Business' bokføringsregler, må de kjøres manuelt etter at dokumentet er tolket.

Forbedringer for de som bruker Visma Business

De automatiske bokføringsreglene støtter nå også kreditnotaer. Man må da lage egne regler for kreditnotaer i Visma Business.

I tillegg kan bokføringsreglene også brukes når man ikke bruker linjeimport. Det vil si at man kan lage en regel på en bestemt forhandler, at man ønsker f.eks å splitte kostnaden på flere kostnadsenheter.