Må vi vente på ny regjering før vi blir kvitt papirkvitteringen?

[#1]

Trond Giske lovet å spare 10 milliarder innen 2015 ved å gjøre det enklere for norsk næringsliv. – Hvis han virkelig vil avslutte med stil, får han bort papirkvitteringen, sier Atle Myhrer i Visma.

Kvitteringen oppsto antagelig i oldtidens Kina. Det var imidlertid først da James Ritty oppfant kassaapparatet i 1879 at den klassiske papirkvitteringen slik vi kjenner den ble født.

Nå har også Giske mulighet til å markere seg i kvitteringshistorien: Nevnte 10 milliarder skulle blant annet spares gjennom at bedriftene skulle bruke mindre tid på administrative oppgaver. I august 2013 presenterte han resultatene, og hevdet at i 2015 vil næringslivet spare 5 milliarder på grunn av tiltakene han har satt i gang.

–       Jeg håper han avslutter med å få bort kravet om å ta vare på papirkvitteringer i jobbsammenheng. De fleste av oss har vel et papirkaos i skuffen fordi vi skal få refundert utgifter eller fylle ut reiseregning, sier Myhrer.

Sparer penger og miljø

Det er mange årsaker til at vi ikke ønsker papirkvitteringer. Den første er at det brukes mye tid og ressurser på å få printet dem ut, hvilket skaper unødvendige utgifter.

-        For å få en utgift refundert kreves papirkvittering. Dette er helt bakvendt ettersom mange av de kvitteringene vi i dag skal ha refusjon for i utgangspunktet kommer elektronisk, sier Atle Myhrer og eksemplifiserer.

-        Mange får for eksempel dekket bredbånd via arbeidsgiver. Fakturaen kommer som oftest til arbeidstakeren privat, og vanligvis som eFaktura. Denne må da printes ut for å kunne tilpasses den manuelle, papirbaserte prosessen som lovverket krever.

Dessuten er det lite miljøvennlig. I følge Dagens IT kan man redde over 10 millioner trær på verdensbasis, dersom man velger elektronisk kvittering på butikken fremfor papir.

Det er også flere aspekter ved papirkvitteringene som gjør at Myhrer ønsker dem til livs. 

– Én ulempe er at du må ta vare på dem. Dersom du mister dem kan du risikere å ikke få tilbakebetalt utlegg, noe som er frustrerende. Eller du kan glemme dem i lommeboken. For ikke å snakke om hvor mange kvitteringer som støver ned i skuffene på norske kontorer.

Det finnes en app

I Visma er Atle Myhrer Produkteier for Visma.net Expense, en løsning som gjør at du enkelt kan fylle ut reiseregninger elektronisk. Utfordringen er at lovverket krever at papirkvitteringene legges ved.

-        Vi har løst det på den måten at vi har laget en app, Visma Attach.  Med den tar du bilde av kvitteringen og så lastes de rett opp i løsningen. Til regjeringen får fjernet papirkvitteringen, må vi finne våre egne smarte løsninger, sier Atle.

Med en gang vi får elektronisk kvittering, vil for eksempel reiseregninger kunne fylles ut enda enklere.

-        Reiseregninger burde være lekende lett å føre. Regelverket gjør det derimot til en frustrerende og tidkrevende oppgave som går på bekostning av dine egentlige arbeidsoppgaver, sier Atle Myhrer.

Til tross for at reiseregningen føres på pc må den i Norge skrives ut og signeres i etterkant. Originale kvitteringer må i tillegg legges ved. En eventuell norsk regelendring vil gjøre hele prosessen digital. Hvilket betyr at du kan kaste alle papirkvitteringer etter at du har digitalisert dem.

-        Finland har allerede tatt steget inn i det 21. århundre og legger i dag til rette for godkjenning av digitale reiseregninger, sier Atle Myhrer og legger til.

– Ved å holde fast på papirkvitteringene kaster vi ressurser, penger og trær ut av vinduet. Alle ønsker dette velkommen, både forbrukere og bedrifter. Det er derfor å håpe at neste regjering gjør det samme.

Hvordan kan du drive din bedrift papirløst?

Visma har to løsninger som baner vei mot et papirløst samfunn. Det ene er Visma.net Expense som forenkler behandlingen av reiseregninger. Men mest aktuelt for deg som kunde av Visma Global eller Visma Business, er kanskje Visma Dokumentsenter. Men skanning, elektronisk flyt og attestering av faktura og bilag vil Visma Dokumentsenter spare bedriften for både arbeid, kostnader og hylleplass. Sammen med eFaktura-tjenesten Visma AutoInvoice får du maksimal effekt. Produktene er selvfølgelig fullt integrert med Visma Global og Visma Business.

Delta på webinar om Visma Dokumentsenter og Visma AutoInvoice!