avbryt
Viser resultater for 
Søk heller etter 
Mente du: 
Mine områder

Logg inn Gå til de områdene du ønsker å legge til og velg "Legg til i Mine områder"

Scanningtjenesten i AutoInvoice

(updated by Svein Holanger VISMA ‎05-08-2019 15:39 )
Visma - Inaktiv bruker

Scanningtjenesten i AutoInvoice er en tjeneste som skanner og tolker alle fakturaene for deg.

  • Papirfakturaene sendes til en fast adresse og blir scannet, OCR-tolket og validert
  • Pdf-fakturaene sendes til en fast e-postadresse, hvor de blir OCR-tolket og validert

Hvordan aktivere tjenesten?

Firmaet må være registert i AutoInvoice. Les om hvordan her.

I fra autoinvoice.visma.com 

  1. Logg inn på autoinvoice.visma.com for det aktuelle firmaet
  2. Klikk på Innstillinger oppe til høyre
  3. Klikk på Skanningskonto i menyen til venstre
  4. Velg Aktiver for Skannings-tjenesten.
  5. Fyll inn deres epostadresse som Visma skal bruke for å sende informasjon om skanningstjenesten. F. eks dokumenter som blir sendt til scanningstjensten og som ikke er fakturaer.
  6. Fyll også ut ditt firmas adresse.
  7. Trykk Lagre 

I fra AutoInvoice-sidene i ditt Visma økonomisystem

  1. Klikk på AutoInvoice-innstillinger
  2. Klikk på Fakturainnstillinger, Inngående i menyen til venstre
  3. Velg Aktiver for Skannings-tjenesten.
  4. Fyll inn deres epostadresse som Visma skal bruke for å sende informasjon om skanningstjenesten. F. eks dokumenter som blir sendt til scanningstjensten og som ikke er fakturaer.
  5. Fyll også ut ditt firmas adresse.
  6. Trykk Lagre 

Du skal kunne begynne å bruke tjenesten dagen etter registrering. 

Du eller dine leverandører kan da sende pdf- eller tiff-fakturaer til en epost-adresse som inneholder ditt registrerte organisasjonsnummer, f.eks. 987654321@autoinvoice.no.

 

Du vil også da ha en postadresse som dine leverandører kan sende fakturaen til. Fakturaene vil da bli scannet, tolket og sendt rett til deg.

F. eks: Firmanavn AS 987654321 POSTBOKS 3261 7439 TRONDHEIM NORWAY

 

Fakturaer som sendes inn, mottas, tolkes og valideres før de vil være tilgjengelig for deg i AutoInvoice.

Hvordan avslutte tjensten?

  • Du deaktivere tjenesten i AutoInvoice
  • Vurder om du skal deaktivere mottak av elektronisk faktura samtidig
  • Informer dine leverandører om endring i mottak av fakturaer
  • I 60 dager etter oppsigelse vil du få ettersendt fakturaer på epost. Du vil bli fakturert for disse fakturaene også.

Hva koster dette?

Priser 2019:

  • Epost med pdf-faktura: kr 8,- per faktura.
  • Papirfaktura for scanning og tolking: kr 12,-

Se offisiell prisliste her: https://www.visma.no/erp/pakker-og-priser/autoinvoice/

Hvordan blir jeg fakturert for dette?

Dette faktureres på samme måte som resten av AutoInvoice. Dette vil skje i forhold til forbruk i henhold til TOS-avtalen.

Hvilke felter tolkes?

Følgende felter på fakturaen tolkes

  • Organisasjonsnummer på avsender
  • Bankkontonummer på avsender
  • Faktura nummer
  • Fakturadato
  • Forfallsdato
  • Beløp
  • KID

Hvor lang er responstiden fra mottatt faktura til ferdig tolket?

Responstider vil variere litt i forhold til helligdager, helger etc. På en vanlig arbeidsdag så skal det ta ca 4-6 timer innenfor vanlig arbeidstid. Når fakturaen er klar, sendes dataene til AutoInvoice. Når den er klar der, kan den lastes ned av ditt mottakersystem.
For å vite hvor lang tid det vil ta før du ser fakturaen må du vite hvor ofte ditt mottakersystemet leser fra AutoInvoice. Sjekk evt. med din support.

Tolkes dette også manuelt for å sikre korrekt input

Manuell kvalitetssikring er en del av tjenesten.

Hva er treffsikkerhetsprosenten på tolkningen?

Minimum 99,7 %.

Hvordan sende fakturaene per epost?

Fakturaene må sendes som pdf- eller tif-vedlegg, og hvert vedlegg må inneholde hele fakturaen inkl. eventuelle vedlegg. Vedlegg som sendes i egen fil vil bli behandlet som eget dokument.

Det kan heller ikke sendes flere fakturaer i samme fil, for disse vil ikke bli splittet.

Det kan sendes flere filer i samme mail, men størrelsen på mailen må ikke overstige 30 mb.

Pdf-ene som kommer inn på e-post må ikke være større enn 5MB. Det bør ikke være mer enn 100 sider i en pdf-fil. I tillegg anbefaler vi også en oppløsning på 300dpi, minimum 200dpi.

Utenlanske fakturaer

På fakturaer fra utenlandske leverandører tolker vi kontonummer hvis det finnes, og bankgiro på svenske fakturaer, hvis dette ikke finnes tolker vi IBAN-nummer. I tillegg tolker vi VAT-nummer, eller org.nummer hvis dette ikke finnes på fakturaen.

Fakturaen tolkes i utgangspunktet uavhengig av språk. (De mest kjente europeiske språkene kan du regne med dekkes).

Purringer og andre "ikke-fakturaer"

Purringer og andre dokumenter som kommer inn som papir og ikke er fakturaer blir scannet og sendt på epost tilbake fra AutoInvoice. E-postadressen som skal brukes for retur, legges inn når man setter opp skanning i Autoinvoice. Prisen for dette er den samme som for å scanne en faktura. Hvis det som kommer per post ikke kan scannes, vil dette returneres per post til den prisen som er oppgitt over.

Hvis disse ikke-fakturaene kommer per e-post, vil de bli returnert per e-post.

Hvordan får jeg support på tjenesten?

Tjenesten supporteres på samme måte som resten av AutoInvoice, dvs samme support som for ditt Visma mottakersystem.