Reiseregninger – et komplisert regelverk

[#1]

Reglene for føring av reiseregninger oppleves av mange arbeidstaker og arbeidsgivere som kompliserte. I denne artikkelen gir vi deg en liten oversikt.

Reise- og oppholdsutgifter kan dekkes på forskjellige måter:

• Etter satser
• Refusjon av utgifter

Arbeidstaker må sørge for å enten skrive reiseregning eller levere originalbilaget for å få utgiftene dekket uten skattetrekk.

Det er skattebetalingsloven som setter krav til hva som skal til for at utbetalingen skal være trekkfri.

Dekning etter satser – utgiftsgodtgjørelser

Velges denne måten å dekke utgifter på, stilles det krav til at arbeidstaker skriver en korrekt reiseregning.

Grunnleggende krav til innhold på reiseregninger

Kravene varierer avhengig av hvilken type godtgjørelse som kreves, men det er noen opplysninger som skal være med på alle reiseregninger hvor det kreves godtgjørelser:

• Navn og adresse på den ansatte
• Dato for både avreise og hjemkomst for hver tjenestereise
• Formålet med reisen
• Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
• Underskrift

I tillegg er det noen spesifikke opplysninger som må være med på reiseregningen avhengig av hvilken type utgift det kreves godtgjørelse for.

Diett for reiser med overnatting

Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene:

• Klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver reise
• Navn og adresse på overnattingsstedet
  - ved flere overnattingssteder skal datoene samt navn og adresse for hvert overnattingssted fremkomme
  - ved overnatting på en hybel/brakke uten kokemuligheter eller privat er det ikke noe krav til å føre opp navnet på overnattingsstedet
• Type losji

Diett for reiser uten overnatting

Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene:

• Klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver reise

Bilgodtgjørelse

Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene:

• Fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangspunkt og endepunkt på reisen
• Spesifisere lokal kjøring på oppdragsstedet
• Angi årsaken til eventuelle omkjøringer
• Navn på passasjer det kreves passasjertillegg for
• Totalt utkjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller

Ulegitimert nattillegg i Norge

Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene:

• Klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver reise
• Type losji

Vær klar over at det ikke er anledning til å gi ulegitimert nattillegg på tjenestereiser i utlandet.

Krav til å følge angitte satser

I tillegg til at reiseregningen må være korrekt utfylt er det også et krav til at godtgjørelsen ikke overstiger nærmere angitte satser.

For en oversikt over satser kan du lese på Community Visma Lønn under Satser og beløpsgrenser.

Refusjon av faktiske utlegg etter bilag – reise på regning

Ved refusjon må arbeidstaker levere originalbilaget til arbeidsgiver som grunnlag for utbetaling.
Det stilles også krav til ytterligere opplysninger enn de som fremgår av bilaget. Når det refunderes reise- og oppholdsutgifter skal følgende opplysninger angis:

• Navn på arbeidstaker
• Dersom utgiften gjelder andre skal navnene på disse også angis
• Formål
• Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på

Mange arbeidsgivere bruker også reiseregninger hvor bilagene heftes ved. Opplysningene over må i slike tilfeller fremgå av reiseregningen.

Refusjon av utgifter hvor det ikke foreligger bilag

Ved refusjon av utgifter til reise med offentlig kommunikasjon og nødvendige småutgifter er det åpnet for å få refundert utgifter uten at bilaget leveres til arbeidsgiver. Utgiftene må imidlertid spesifiseres enkeltvis på reiseregningen.

Nødvendige småutgifter kan for eksempel være bompassering, parkometerutgifter, tunellavgift og lignende.

I tillegg til å spesifisere arten av utgiften enkeltvis på reiseregningen må også følgende opplysninger fremgå:

• Navn på arbeidstaker
• Dersom utgiften gjelder andre skal navnene på disse også angis
• Formål
• Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på