Poissaolojen käsittely Passelissa

[#1]

Seuraavassa käyttövinkissä käymme läpi miten Passelissa voidaan käsitellä palkansaajan poissaoloja ja miten poissolotiedot saadaan välittymään Tulorekisteriin. 

Poissaolokoodien luonti:

Poissaolokoodit luodaan sekä palkallisille poissaoloille että palkatomille poissaoloille ja tämän lisäksi tuntipalkkalaisille luodaan omat poissaolokoodit ja kuukausipalkkalaisille omat. Poissaolokoodit luodaan täällä:

Perustiedot-Poissaolokoodit

Koodi -kenttään annetaan poissaolokoodi. Pituus enintään 10 merkkiä, pakollinen

Selite -kenttään annetaan poissaolokoodia kuvaava selite. Pituus enintään 35 merkkiä, ei pakollinen

Palkkalaji -kenttään voidaan valita palkkalaji, jos halutaan, että ohjelma luo automaattisesti poissaolosta palkkatapahtuman sen palkkakauden uudelle palkkalaskelmalle, mihin poissaolo kohdistuu.

Palkaton -kenttään laitetaan valinta voimaan jos kirjattava poissaolo on palkatonta poissaoloa.

Poissaolon syy -kenttään valitaan luettelosta poissaolon syy.

Palkaton ja poissaolon syy tiedot ovat tulorekisterin ilmoitukseen liittyviä ja sinne välittyviä poissaolon tietoja jotka tulee poissaolokoodille antaa jotta palkkatietoilmoitukselle poissaolosta muodostuu tarvittavat tiedot. Kirjattaessa kaikki palkattomat ja palkalliset poissaolot palkkatapahtumiksi, niin tulorekisterin tietoja käyttävät tahot saavat tarvitsemansa tiedot. Yritykseltä poissaoloihin liittyvät tietojen kyselyt pitäisi näin vähentyä tai jäädä kokonaan tarpeettomiksi. Ohessa esimerkin mukainen kuva luoduista poissaolokoodeista:

Kun poissaolokoodit on luotu käydään lisäämässä poissaolokäsittelyä varten tietoja myös Palkkalajeille täällä:

Perustiedot-Palkkalajit

Lisää poissaolopalkkalajin tietoihin vähintäänkin sille sopiva poissaolokoodi.

Tarvittaessa lisää myös lisäpalkkalajit ,yleensä varsinkin kuukausipalkkalaisten poissaolojen ollessa kyseessä kuukausipalkan korjaus/vähennys palkkalaji eli 9900 on hyvä lisätä lisäpalkkalajiksi,ohjelma ymmärtää tällöin tuoda kyseisen lisäpalkkalajin  automaattisesti palkkatapahtuman kirjaukseen kun se on linkitetty poissaolopalkkalajille.  Kuukausipalkkaa kun pitää korjata sen verran kun esimerkiksi sairasajan palkkaa kuukausipalkan sijasta maksetaan. Parhaiten ohjelman saa toimimaan kun huomioidaan erityisesti kuukausipalkkalaisten poissaolojen suhteen myös se mikä on palkkalajien ahinnan peruste  ja miettiä onko ko palkkaperuste käytössä myös henkilökorteilla ja onko henkilökorteille asetettu myös työpäivä/tuntijakaja koska ihanne tilanteessa ohjelma tuo  hinnan ja poissaolopäivien määrän valmiiksi palkkalaskelmalle. Tuntipalkkalaisillehan käsittely on yksinkertaisempi tuntipalkkaa maksetaan niistä tunneista kun on oltu töissä ja sairasajan palkkaa niistä tunneista kun on oltu pois,tällöin ei yleensä tarvitse tuntipalkkalaisten palkkalajeilla murehtia lisäpalkkalaji määrityksiä toisin kuin kuukausipalkkalaisilla.

 Poissaolopalkkalajin määrityksistä esimerkki kuva:

Lisäpalkkalajien määrityksistä esimerkki kuva:

Poissaolojen kirjaus ja tuonti palkkalaskelmille:

Kun poissaolokoodit on luotu ja palkkalajeille on tehty tarvittavat määritykset voidaan henkilölle kirjata poissaolot. Mikäli poissaolokirjaukset tehdään ja poissaolon aikaväli osuu palkkajakson aikaväliin ohjelma osaa vakiopalkkojen luonnin yhteydessä tuoda poissaolot palkkalaskelmille tai jos palkat kirjataan käsin palkkatapahtumien kirjaus toiminolla niin ohjelma kysyy poissaololleelle henkilölle palkkalaskelmaa kirjatessa "Tuodaanko työtä korvaava poissaolo palkkalaskelmalle" johon käyttäjä voi vastata kyllä ja ohjelma tuo poissaolot palkkalaskelmalle.

Poissaolot kirjataan täällä: Perustiedot-Poissaolot

Laskentaryhmä -valikosta valitaan haluttu ryhmä, jonka palkansaajat tulevat palkansaaja valintaan käytettäviksi.

Palkansaaja -valikosta valitaan palkansaaja, jonka poissaolotietoja halutaan kirjata.

Poissaolokoodi -kenttään annetaan poissaoloa vastaava koodi jotka olet luonut Perustiedot-Poissaolokoodit toiminnolla

Selite -kentässä näytetään poissaolokoodin selite.

Apvm -kenttään annetaan poissaolon alkupäivämäärä.

Ppvm -kenttään annetaan poissaolon loppupäivämäärä.

Apvm -kenttään annetaan poissaolon alkupäivämäärä.

Lomaoikeus Ppvm -kenttään annetaan päivämäärä, jonka jälkeen palkansaajalle ei kerry vuosilomaa.

Tunnit -kenttään annetaan poissaolon kesto tunneissa. Mikäli poissaolo kestää täysiä päiviä, tunteja ei anneta. 

Päivät -kenttään annetaan poissaolo kesto päivissä.

Lisätietoa -kenttään voidaan antaa poissaoloon liittyvää lisätietoa. Lisätieto siirtyy palkkatapahtuman selitteeksi, jos poissaolosta luodaan palkkatapahtuma palkkalaskelman luonnin yhteydessä.

Esimerkki kuvissa Jouko on ollut sairaana kaksi päivää ja hänelle on tehty poissaolokirjaus Passeliin ja poissaolot tuodaan palkkalaskelmalle ja huomioidaan että Joukolle maksetaan kuukausipalkkaa sen verran vähemmän kun sairasajanpalkkaa vastaavalta ajalta kuukausipalkan tilalle maksetaan.