Sähköpostilaskun lähetystavat

[#1]

Passeli Yritys ohjelmasta pystyy lähettämään sähköpostilaskuja kolmella eri tavalla. Laskujen lähettäminen on sähköpostilla on perinteistä kirjettä nopeampi ja varmepi tapa lähettää laskuja, mikäli asiakas ei vielä ota verkkolaskuja vastaan. Maventan kautta lähetettyjen sähköpostilaskujen koko toimitusketju on tarpeentullen meidän asiakastukemme nähtävissä ja näin pystymme tukemaan koko tämän prosessin.

Maventan kautta:

Avaa

Maventan kautta pystyy verkkolaskujen lisäksi lähettämään myös laskuja suoraan asiakkaan sähköpostiin. Tällöin asiakaskortilla tulee yhteystiedot välilehdellä olla annettuna sähköpostiosoite (kuva1).
kuva1

Asiakkaalle jolle laskun lähettäminen sähköpostiin Maventan kautta on mahdollista, tulee laskun kirjauksessa lähetystavaksi sähköposti (kuva2). 
kuva2

Laskun lähettäminen tapahtuu ohjelman Lähetä-toiminnosta. Ennen lähettämistä on hyvä vielä tarkastaa, että sähköpostilähetys on mahdollinen. Tämä saatte tarkastettua suoraan ohjelmasta Lähetä-toiminto > toiminnot > muuta maventan asetuksia > älä lähetä sähköpostitse valinta pois (kuva3).
kuva3
Tämän jälkeen menkää Lähetä-toiminnon "Lähetä laskuja" kohtaan. Valitkaa haluttu lasku/laskut, lisätkää tarvittaessa liitteet ja lähettäkää laskut.

Sähköpostin liitteenä:

Avaa

Ohjelmasta voidaan tallentaa laskuja erilaisiin tiedostomuotoihin ja tämä jälkeen tämän tiedoston voi liittää omassa sähköpostiohjelmassa sähköpostin liitteeksi. Laskun tallentaminen esimerkiksi PDF-tiedostomuotoon onnistuu ohjelman tulostus toiminnosta. Tulostustoimintoon pääsee laskun kirjauksen tai laskutuksenhallinnan tulostin-ikonista, sekä Laskutus ja myyntireskontran "Laskujen tulotus" toiminnosta.
kuva4
Kohteeksi tulee valita tiedosto, tämän jälkeen viereen avautuu lisäasetuksia. Valitse haluttu tiedostomuoto sekä hakemisto, mihin lasku tallennetaan. Tallennuksen jälkeen omalla sähköpostiohjelmalla hakee samasta hakemistosta tallennetun tiedoston sähköpostin liitteeksi.

Käyttäen Passeli sähköpostia tai erillistä sähköpostiohjelmaa

Avaa

Ohjelmasta voidaan lähettää laskuja myös erillisen sähköpostiohjelman kautta tai ulkoista sähköpostiosoitetta hyödyntäen. Erillisen sähköpostiohjelman kautta lähetettäessä tulee tämän ohjelman olle asennettuna tietokoneelle.

Käytettäessä erillistä sähköpostiohjelmaa, tulee Passeli asetuksista valita Lähetä käyttäen Microsoft Outlook tai Windowsin oletus sähköpostohjelmaa. Näitä valintoja käytettäessä on lähetetyt sähköpostit tarkasteltavissa sähköpostiohjelmassa.
Kun käytetään Passeli sähköpostia, niin tällöin lähetetyt viesti eivät ole nähtävissä missään. Tämä asetus ei tarvitse koneelle asennettua sähköpostiohjelmaa, myös selaimen kautta käytetyt sähköpostiohjelmat toimivat (kuva5).
kuva5

Passeli sähköpostiasetuksissa annetaan sähköpostiohjelmasta löytyvät asetukset, kuten palvelimen osoite ja portti. Käyttäjätietojen vastausosoitteella tarkoitetaan sähköpostiosoitetta johon halutaan vastausviestien saapuvan. Lähettäjän nimeksi voi kirjoittaa esimerkiksi yrityksen nimen. Käyttäjän tunnistustietoihin annetaan sähköpostiohjelman käyttäjätiedot (kuva6).kuva6
Vastaanottaja -kenttään annetaan sähköpostiosoite, johon sähköposti lähetetään. Mikäli asiakaskortilla on annettu sähköpostiosoite, ohjelmisto hakee sen automaattisesti.
Aihe -kenttään annetaan lähetettävän sähköpostin otsikko. Viestipohja -kenttään annetaan lähetettävän sähköpostin viesti (kuva7).
kuva7

Seuraavassa vaiheessa voidaan vielä lisätä useampia viestin vastaanottajia, sekä muuttaa otsikkoa ja lisätä liitteitä. Viestin lähetys tapahtuu kirjekuoren näköisestä painikkeesta (kuva9).
kuva8