Youforce Dossier april 2023

[#1]

2023-04-17

Klikken op notificaties

In de Youforce App en in Mijn Youforce worden notificaties getoond in de inbox als er een nieuwe salarisspecificatie of een jaaropgave beschikbaar is.

Er is een aanpassing doorgevoerd waardoor het nu ook mogelijk is om op de notificatie te klikken, zodat de Salarisdossier tab van 'Mijn Dossier' wordt geopend met bovenaan het nieuwe document.

2023-04-15

Verwijderen documentsoort (#33591435)

Sinds de release van 2023-04-04 was het niet meer mogelijk om een documentsoort te verwijderen in de Configuratiemodule als er in het verleden documenten aan gekoppeld zijn geweest. 

Er is een aanpassing doorgevoerd dat deze documentsoorten weer verwijderd kunnen worden. Voorwaarde voor het kunnen verwijderen van een documentsoort is dat er helemaal geen documenten meer zijn gekoppeld aan de documentsoort, inclusief eventuele documenten in de prullenbak.

2023-04-05

Roteren van PDF-documenten (#33368273)

Het roteren van een document in de document viewer werkte niet naar behoren bij bepaalde versies van het PDF-formaat.

In deze release is een aanpassing doorgevoerd, zodat het roteren weer naar behoren werkt.

Opmerking: documenten in een archiefsysteem als Personeelsdossier worden nooit inhoudelijk gewijzigd. Het roteren van een document is daardoor alleen een weergaveoptie. Om definitief te roteren kan het document worden gedownload en met een PDF-editor worden aangepast en opgeslagen. Vervolgens kan het document (als een nieuwe versie) opnieuw worden geüpload.

2023-04-04

Bewaarperiode op medewerkerniveau

In Personeelsdossier wordt gebruikt gemaakt van bewaarperiodes die zijn gekoppeld aan de datum uit dienst, zoals 'Datum uit dienst plus 2 jaar' of '5 jaar na 1 januari van het jaar volgend op de datum uit dienst'. Zodra de datum uit dienst beschikbaar is kan op basis van deze bewaarperiode de verwijderdatum van een document worden berekend. Bij organisaties die gebruik maken van Beaufort heeft dit in het verleden geleid tot de vraag of de datum uit dienst van toepassing is voor een dienstverband of voor de medewerker.

Een medewerker kan bijvoorbeeld twee dienstverbanden hebben, waarvan dienstverband 1 een uitdienstdatum heeft en dienstverband 2 niet. In deze situatie is de medewerker niet uit dienst, omdat er een actief dienstverband is. Als een document is gekoppeld aan dienstverband 1 dan wordt er een verwijderdatum berekend, maar als het document aan dienstverband 2 is gekoppeld wordt er geen verwijderdatum berekend. Ook als het document niet aan een dienstverband is gekoppeld wordt er geen verwijderdatum berekend. Uitgangspunt is hierbij dat een document verwijderd moet worden als het dienstverband uit dienst is, in plaats van de medewerker.

In de praktijk betekent dit vaak dat documenten ontkoppeld worden van dienstverbanden om er voor te zorgen dat er nog geen verwijderdatum wordt berekend totdat alle dienstverbanden uit dienst zijn. Deze situatie is soms niet wenselijk, omdat de dienstverbanden ook worden gebruikt voor de autorisatie van gebruikers. Zo kan de manager van dienstverband 2 geen documenten raadplegen die aan dienstverband 1 zijn gekoppeld. 

Met de wijzigingen in het configuratiemechanisme in de release van maart is het mogelijk geworden om hier een oplossing voor te bieden. Vanaf deze release is het mogelijk om per documentsoort in te stellen of de bewaarperiode afhankelijk is van de datum uit dienst van het dienstverband of van de medewerker.

Alle bestaande bewaarperiodes die waren gebaseerd zijn op de datum uit dienst zijn in deze release hernoemd naar de oorspronkelijke naam met daarachter de tekst '(dienstverband)'. De werking van deze bewaarperiodes is ongewijzigd gebleven, waarbij een verwijderdatum wordt berekend als het document is gekoppeld aan een dienstverband met een datum uit dienst. Als het document niet aan het dienstverband is gekoppeld dan wordt een verwijderdatum berekend als alle dienstverbanden een datum uit dienst hebben, waarbij de meeste recente datum uit dienst wordt gebruikt voor de berekening.

Nieuw in deze release zijn bewaarperiodes met daarachter de tekst ' (medewerker)'. Als een document is gekoppeld aan één van deze bewaarperiodes dan zal de verwijderdatum altijd pas berekend worden als alle dienstverbanden een uitdienstdatum hebben, waarbij de meest recente wordt gebruikt voor de berekening. 

Met een eenmalige aanpassing van alle documentsoorten die een bewaarperiode hebben die gebaseerd is op de uitdienstdatum kan de werking van de berekening van de verwijderdatum worden aangepast. Dit kan betekenen dat de verwijderdatum wordt verwijderd als er nog een actief dienstverband is, waar eerder de datum uit dienst van het dienstverband werd gebruikt.

Opmerking: voor alle documenten die aan de gewijzigde documentsoorten zijn gekoppeld moet opnieuw de verwijderdatum worden berekend. Als er sprake is van veel documenten dan kan dit enige tijd in beslag nemen. Het kan gebeuren dat de oude verwijderdatum nog enige uren zichtbaar is, totdat deze opnieuw is berekend.   

Documentsoortselectie op delen van omschrijvingen

Sinds de vorige release is het mogelijk om sneller een documentsoort te selecteren door de eerste letter in te voeren.

In deze release is dit mechanisme verder uitgebreid met de mogelijkheid om delen van de documentsoorttitel in te voeren. Alle documentsoorten waar de ingevoerde tekens in voorkomen worden getoond in de dropdownlist.

Opmerking: deze functionaliteit werkt niet in Internet Explorer 11.

Rolwissel in Mijn Youforce

In Mijn Youforce wordt bij het starten van Personeelsdossier vastgesteld welke roltoewijzingen van toepassing zijn voor de gebruiker. Indien er meer dan één rol beschikbaar is kan de gebruiker een andere rol kiezen. Echter, het wisselen van de rol kon soms erg lang duren. 

In deze release is een aanpassing doorgevoerd waardoor het wisselen van de actieve rol sneller plaatsvindt.