Youforce Dossier maart 2023

[#1]

2023-03-13

Verwijderen leeg dossier weer mogelijk

In bepaalde situaties was het niet mogelijk om een leeg dossier van een medewerker te verwijderen. 

We hebben een aanpassing doorgevoerd, zodat het verwijderen van een leeg dossier nu weer mogelijk is.

Opstarten Personeelsdossier met filterscherm

Bij sommige gebruikers werd in  Personeelsdossier meteen het resultatenscherm met medewerkers getoond, waar normaal eerst het filterscherm werd getoond. Voorheen was dit alleen het geval als de betreffende gebruiker niet meer dan 100 medewerkers kan raadplegen. Door een onjuiste telling van het aantal dienstverbanden werd nu ook bij meer dan 100 zichtbare medewerkers soms meteen het resultatenscherm getoond en ook klopte het aantal medewerkers in de navigatiebalk niet.

We hebben een aanpassing doorgevoerd, zodat het resutatenscherm alleen meteen wordt getoond als de gebruiker 100 medewerkers of minder kan raadplegen. Ook is de telling in de navigatiebalk weer correct.

'Mijn Dossier' niet langer beschikbaar in Internet Explorer

Indien een medewerker gebruik wil maken van 'Mijn Dossier' in Internet Explorer, dan wordt voortaan een melding getoond dat deze browser niet langer wordt ondersteund.

Door het toepassingen van nieuwere (beveiligings-)technieken is het niet langer mogelijk om deze applicaties naar behoren te laten functioneren in Internet Explorer.

Het afgelopen jaar was een overgangsperiode waarbij de ondersteuning voor Internet Explorer werd afgebouwd. Gedurende deze periode was het nog mogelijk om Personeelsdossier in 'medewerker modus' te gebruiken, waarbij de salarisdocumenten uit Salarisdossier werden opgehaald. Deze optie was al niet langer beschikbaar, maar ook het tonen van documenten uit het Personeelsdossier is niet langer mogelijk voor alle ondersteunde documentformaten. We zijn hierdoor genoodzaakt de ondersteuning van Internet Explorer nu definitief te stoppen voor 'Mijn Dossier'. 

Wij adviseren om gebruik te maken van een van de officieel ondersteunde browsers, zoals Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox of Apple Safari. Daarnaast is het mogelijk om gebruik te maken van de Youforce App.  

2023-03-05

Wijzigingen in Documentsoorten-configuratie Personeelsdossier

Binnen Personeelsdossier zijn tot op heden een reeks vaste documentsoorten beschikbaar geweest, met 50 vrije documentsoorten. Voor elke documentsoort werd de bewaartermijn ingesteld en er kon een afwijkende omschrijving worden opgegeven. Vervolgens wordt de documentsoort op zichtbaar gezet en diende deze in een map ondergebracht te worden. Tenslotte werd per rol ingesteld of een documentsoort zichtbaar is voor de betreffende rol.

In de nieuwe release wordt dit principe aangepast, waardoor een meer flexibiliteit wordt geboden bij het inrichten van Personeelsdossier. In de nieuwe opzet worden de documentsoorten en de mappenstructuur voortaan in één scherm ingericht. Verder zijn er in principe een onbeperkte hoeveelheid documentsoorten in te richten, alhoewel Visma sterk adviseert om het aantal documentsoorten zo veel mogelijk te beperken om te voorkomen dat gebruikers uit vele tientallen documentsoorten moeten kiezen. Het primaire doel van een documentsoort is om de gekoppelde bewaartermijn toe te passen op een document, en daarnaast vormt het een groepeerkenmerk voor gelijksoortige documenten. Het is dus niet nodig om voor elk type document een nieuwe documentsoort aan te maken. 

Een nieuwe toevoeging in deze release is het bewaarschema. Voorheen hadden documentsoorten één bewaartermijn. Als deze werd aangepast, dan werd de verwijderdatum van alle documenten die aan de betreffende documentsoort zijn gekoppeld opnieuw berekend. Door middel van bewaarschema's is het mogelijk om meerdere bewaarschema's te definiëren met verschillende bewaartermijnen voor dezelfde documentsoort. Eén bewaarschema is is ingesteld als de standaard, en die wordt toegepast op elk document wat wordt toegevoegd aan Personeelsdossier. Handmatig kan bij een document een afwijkend bewaarschema worden gekozen, zodat er een afwijkende bewaartermijn wordt toegepast op het document. Ook kan een ander bewaarschema worden ingesteld als standaard, zodat dit bewaarschema wordt toegepast op elk nieuwe document dat wordt toegevoegd.

Selecteren bewaarschema

Onder de sectie Bewaartermijn wordt nu het bewaarschema getoond dat als standaard is ingesteld in de configuratiemodule van Personeelsdossier. 

Als er meer dan één bewaarschema is ingericht dan kan een ander bewaarschema worden gekozen.

Na de selectie van het bewaarschema wordt de bewaarperiode die in het betreffende bewaarschema is opgegeven voor de documentsoort toegepast op het nieuwe document.

Ook bij bestaande documenten kan een ander bewaarschema worden gekozen met de optie Kenmerken wijzigen.

Documentsoortselectie groter

Bij het uploaden van een nieuw document wordt voortaan een grotere lijst getoond met de documentsoorten.

Door naar beneden te scrollen kan de gewenste documentsoort worden geselecteerd. Het is ook mogelijk om de eerste letter van de titel van de documentsoort in te voeren, zodat alleen de titels die met die letter beginnen overblijven in de lijst.

'Mijn Dossier' toont niet langer salarisdocumenten in Internet Explorer 11

Bij gebruik van Internet Explorer worden niet langer salarisdocumenten getoond in 'Mijn Dossier'. Het afgelopen jaar was een overgangsperiode waarbij de ondersteuning voor Internet Explorer werd afgebouwd. Gedurende deze periode was het nog mogelijk om Personeelsdossier in 'medewerker modus' te gebruiken, waarbij de salarisdocumenten uit Salarisdossier werden opgehaald. Deze optie is nu niet langer beschikbaar. 

Wij adviseren om gebruik te maken van een van de officieel ondersteunde browsers, zoals Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox of Apple Safari. Daarnaast is het mogelijk om gebruik te maken van de Youforce App.  

Nieuwe beheerhandleiding

Er is een nieuwe beheerhandleiding beschikbaar voor Personeelsdossier waarin de gewijzigde documentsoortenconfiguratie wordt beschreven. De nieuwe handleiding is beschikbaar in de Kennisbank onder  Personeelsdossier - Productdocumentatie - Visma Community