Nieuw
Nieuw doel Uitruil reiskosten aanvragen
Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal
Waarom
Met behulp van de bestaande doelen Reiskosten eenmalig en Reiskosten meermaals kunnen medewerkers een keuze indienen voor het uitruilen van hun fiscale ruimte reiskosten woon-werk voor één kalenderjaar. Aan het eind van het jaar worden de keuzes opgeschoond door de Wizard jaarovergang. In het nieuwe jaar moeten de medewerkers opnieuw hun keuze opgeven.
Enkele klanten hebben gevraagd om de functionaliteit van deze doelen uit te breiden naar meerdere jaren, zodat de medewerkers één keer een keuze kunnen maken die voor meerdere jaren vaststaat. Hiervoor krijgt de medewerker het nieuwe doel Uitruil reiskosten aanvragen beschikbaar.
Hoe
Nieuw doel Uitruil reiskosten aanvragen
Het standaard flexpakket is uitgebreid met het nieuwe doel (product) Uitruil reiskosten aanvragen. Het keuzevenster van het nieuwe doel bestaat uit een bondig aanvraagformulier. De medewerker moet aangeven dat hij wil starten met het uitruilen van zijn maximale fiscale ruimte reiskosten woon-werk. De medewerker hoeft geen doelbedrag op te geven en de medewerker hoeft geen bron te selecteren.
Het nieuwe doel is een doorlopend product. Dit betekent dat een keuze voor dit doel niet door de Wizard jaarovergang wordt opgeschoond. De keuze blijft doorlopen totdat de medewerker er voor kiest de uitruil van de fiscale ruimte te stoppen.
Opmerking: De eigenschap van het nieuwe doel, dat de medewerker geen bedrag opgeeft bij een bron, heeft enkele nadelen:
- Flex Benefits kan niet controleren of de bron toereikend is voor het uitruilen van de maximale fiscale ruimte - in tegenstelling tot de doelen Reiskosten eenmalig en Reiskosten meermaals. Als de bron niet toereikend is, zal Payroll Gemal alleen het beschikbare bedrag van de bron uitruilen.
- Flex Benefits kan het bedrag dat gebruikt wordt voor de uitruil niet blokkeren voor toepassing bij andere doelen.
Product-items
Het nieuwe doel bevat de volgende product-items:
- Ingangsmaand
- Keuze: starten of stoppen
Teksten
Het nieuwe doel bevat de teksten:
- Instemmingstekst: staat onder de keuzelijst
- Toelichtingstekst: wordt geopend als de medewerker op het vraagteken klikt
Actie
Doel activeren
Als je dit doel beschikbaar wilt stellen voor de medewerkers van je organisatie, moet je het doel activeren. Dat doe je zo:
- Login als beheerder in Flex Benefits
- Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product
- Selecteer het gewenste flexpakket
- Klik op de knop Producten
- Selecteer op pagina 3 het product Uitruil reiskosten aanvragen
- Klik op de knop Basiskenmerken
- Activeer de vinkbox Product actief
- Klik op de knop Opslaan.
Teksten aanpassen
Je kunt eventueel de teksten aanpassen:
- Login als beheerder in Flex Benefits
- Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket help
- Selecteer het gewenste flexpakket
- Klik op de knop Flexpakket Help
- Voor het aanpassen van de instemmingstekst, selecteer help-id RKA
Voor het aanpassen van de toelichtingstekst, selecteer help-id 73
- Klik op de knop Helptekst
- Pas de tekst naar wens aan in de rechter tekst-editor
- Klik op de knop Opslaan.
Workflow inrichten
Als je organisatie gebruikt maakt van de workflowfunctionaliteit van HR Self Service voor het goedkeuringsproces, dan moet je de workflowkoppeling inrichten in Flex Benefits. Dat doe je zo:
- Login als beheerder in Flex Benefits
- Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Workflowkoppeling
- Selecteer het gewenste flexpakket
- Selecteer het product Uitruil reiskosten aanvragen
- Selecteer in de kolom Workflow naam de gewenste workflow van HRSS
- Klik op de knop Opslaan.
Exportmutaties van doel Uitruil reiskosten aanvragen
Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal
Wat
Voor het verwerken van keuzes voor doelen maakt de exportfunctie van Flex Benefits exportmutaties aan. De mutaties voor het bruto/netto uitruilen van salariscomponenten voor Payroll Gemal bestaan voor keuzes voor de meeste doelen uit 3 regels in het exportbestand:
- Een mutatie op HR Core Beaufort rubriek P02949 met de Payroll Gemal uitvoercode voor het doel
- Een mutatie op HR Core Beaufort rubriek P02952 met de Payroll Gemal uitvoercode voor de bron
- Een mutatie op HR Core Beaufort rubriek P02954 met het uit te ruilen bedrag in euro's
De exportmutaties voor het doel Uitruil reiskosten aanvragen kennen een uitzondering: Om Payroll Gemal de opdracht te geven om de maximale fiscale ruimte reiskosten woon-werk van de medewerker uit te ruilen, maakt de exportfunctie van Flex Benefits mutaties aan die bestaan uit 2 regels in het exportbestand:
- Een mutatie op HR Core Beaufort rubriek P02949 met de Payroll Gemal uitvoercode voor het doel
- Een mutatie op HR Core Beaufort rubriek P02952 met de Payroll Gemal uitvoercode voor de bron
Hoe
Tabel Mutatieregels
De tabel Mutatieregels is uitgebreid met mutatieregels voor het doel Uitruil reiskosten aanvragen:
- VERR_RKA_Brondoel_Jaarlijks - Bron/doel mutatie, een maal per jaar
- VERR_RKA_Brondoel_Maandelijks - Bron/doel mutatie, maandelijks vanaf ingangsdatum
Actie
Op het keuzevenster van het nieuwe doel kiest de medewerker geen bron.
Met behulp van de inrichting van het flexpakket kun je bepalen welke bron jouw organisatie gaat gebruiken voor het uitruilen van de fiscale ruimte reiskosten woon-werk.
Hiervoor moet je eerst één belangrijke keuze maken:
- Gaat de uitruil maandelijks - elke maand - plaatsvinden
- Of gaat de uitruil jaarlijks - één keer per jaar - plaatsvinden
Inrichten product-item
De keuze voor jaarlijks of maandelijks uitruilen moet je als volgt vastleggen bij het product-item:
- Login als beheerder in Flex Benefits
- Open het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product
- Selecteer het gewenste flexpakket
- Klik op de knop Producten
- Selecteer het product Uitruil reiskosten aanvragen
- Klik op de knop Productitems
- Selecteer het item Keuze
- Klik op de knop Basiskenmerken
- Pas het kenmerk Code verwerking aan:
- Voor het maandelijks uitruilen: selecteer Verwerken periodiek t/m laatste periode
- Voor het jaarlijks uitruilen in december: selecteer Verwerken periodiek (in periode 12)
- Klik op de knop Opslaan.
Inrichten mutatieregels
Afhankelijk van de keuze voor jaarlijks of maandelijks uitruilen, moet je één van beide mutatieregels (VERR_RKA_Brondoel_Jaarlijks of VERR_RKA_Brondoel_Maandelijks) activeren.
Daarnaast moet je controleren of de juiste Pyroll Gemal uitvoercodes zijn ingevuld. Als standaard hebben wij bij de uitvoercode van de bron 1006 (jaarlijks, eindejaarsuitkering) en 1001 (brutoloon maandelijks) ingevuld en bij de uitvoercode van het doel hebben we 1418 (reiskosten) ingevuld.
Dit doe je zo:
- Login als beheerder in Flex Benefits
- Open het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking
- Selecteer het gewenste flexpakket
- Klik op de knop Mutatieregels
- Filter op de productnaam Uitruil reiskosten aanvragen
- Selecteer de van toepassing zijnde mutatieregel
- Klik op de knop Wijzigen
- Activeer de vinkbox Indicatie actief
- Controleer het kenmerk Uitvoercode bron en pas deze zo nodig aan
- Controleer het kenmerk Uitvoercode doel en pas deze zo nodig aan
- Klik op de knop Opslaan.
Opgeloste meldingen
Geen gereserveerd budget beschikbaar bij het doel Fietsaccessoires (change 3088749)
Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business
Melding
Medewerkers van een organisatie hebben de beschikking over een persoonlijk budget. Dit budget wordt automatisch gereserveerd.
Een medewerker van de organisatie opent het keuzevenster van het doel Fietsaccessoires. Op het venster van Stap 1 vult hij het doelbedrag in. Hij opent het venster van Stap 2 om hier de bron te selecteren. Bij de bron Gereserveerd budget staat het beschikbare bedrag op 0,00 euro, hoewel de medewerker bij andere doelen wel de beschikking heeft over de bron Gereserveerd budget.
Oplossing
Er zat een fout in de berekening van het beschikbare bedrag voor de bron Gereserveerd budget voor het doel Fietsaccessoires. Deze fout is opgelost.
Medewerker heeft keuze gemaakt na zijn uitdienstdatum (change 3014197)
Melding
Een medewerker heeft een uitdienstdatum van 29-10-2021. Deze datum is vastgelegd in Flex Benefits op 23-09-2021.
Op 21-10-2021 heeft deze medewerker een keuze kunnen indienen voor het doel Budget uitbetalen voor de maand november 2021. Dit zou niet mogelijk moeten zijn.
Oplossing
De medewerker had de keuze voor Budget uitbetalen voor de maand november al opgeslagen, voordat zijn uitdienstdatum is vastgelegd in Flex Benefits. Dus het opslaan werd terecht niet geblokkeerd.
De medewerker heeft de opgeslagen keuze kunnen indienen, nadat zijn uitdienstdatum is vastgelegd. Dit is fout. Deze fout is verbeterd door middel van een extra controle op de uitdienstdatum tijdens het indienen van keuzes.
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika