Mededelingen
Jaarovergang
Om Flex Benefits gereed te maken voor het keuzejaar 2024 moet je de Wizard jaarovergang uitvoeren. De Wizard jaarovergang gebruik je om het oude keuzejaar af te sluiten en het nieuwe keuzejaar te starten.
Let op: Het is belangrijk dat je de Wizard jaarovergang pas uitvoert nadat de salarisgegevens van de (definitieve) salarisproductie van december zijn geïmporteerd in Flex Benefits (en minimaal één dag voordat je de salarisproductie van januari start).
Volgorde van werken:
- De medewerkers maken keuzes voor december.
- Je blokkeert het flexpakket, zodat er geen keuzes meer kunnen worden gemaakt.
- De keuzes voor december worden goedgekeurd.
- Je exporteert de keuzes voor december naar het HR-systeem.
- De salarisproductie voor december wordt vervaardigd.
- De salarisgegevens van de salarisproductie van december worden geïmporteerd in Flex Benefits.
- Je start de Wizard jaarovergang.
Flex Benefits zal het keuzejaar op 2024 instellen en (in de volgende nacht) de medewerkergegevens van het jaar 2023 opschonen.
- Wacht tot de volgende dag.
- Als je gebruik maakt van HR Core Beaufort en verlof aanbiedt als bron: exporteer dan alle medewerker- en verlofgegevens (van het verlofjaar 2024) uit HR Core Beaufort naar Flex Benefits.
- Daarna kun je Flex Benefits openstellen voor het keuzejaar 2024.
Volgende release
We verwachten in de week van 18 december 2023 een extra release uit te brengen, waarin de aanpassingen worden opgenomen die nodig zijn voor de overgang van het wettelijk minimum maandloon (2023) naar het wettelijk minimum uurloon (2024).
In verband met de feestdagen zullen we geen reguliere maandrelease uitbrengen in het weekend van 31 december 2023.
Nieuw
Nieuwe bron bij het doel Scholing meermaals
Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal
Waarom
In enkele CAO's is opgenomen dat de medewerkers de beschikking krijgen over een loopbaanbudget of een duurzaam inzetbaarheidsbudget naast hun flexibele arbeidsvoorwaardenbudget (IKB), bijvoorbeeld de CAO voor de waterschappen. Bij deze organisaties wordt het flexibele arbeidsvoorwaardenbudget ingericht op de bronnen Budget 1, Budget 2 en Budget 3 van Flex Benefits. Het loopbaanbudget wordt dan ingericht op de bron Budget 4.
De bron Budget 4 was nog niet aanwezig bij het doel Scholing meermaals. In de CAO voor de waterschappen staat dat medewerkers hun duurzaam inzetbaarheidsbudget mogen inzetten voor scholing. Daarom hebben we de bron Budget 4 nu toegevoegd aan het doel Scholing meermaals.
Hoe
Nieuwe productitems/bronnen
Het product Scholing meermaals (product-id PRDR_SCM) is uitgebreid met de bron:
Het productitem Budget 4 is toegevoegd aan de keuzevensters voor alle 12 maanden.
Jouw actie
Productitems activeren en workflow selecteren
Als je de bron Budget 4 wilt aanbieden bij het doel Scholing meermaals, dan moet je het productitem activeren. Daarnaast moet je, als je gebruik maakt van HR Self Service voor het goedkeuren van keuzes, de juiste HRSS workflow selecteren.
- Login in als beheerder
- Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product
- Selecteer het gewenste flexpakket
- Klik op de knop Producten
- Selecteer het product Scholing meermaals
- Klik op de knop Productitems
- Selecteer de bron Budget 4
- Klik op de knop Basiskenmerken
- Vink de vinkbox bij het kenmerk Productitem actief aan
- Selecteer de juiste HRSS workflow bij het kenmerk Workflow
- Vul de waarde 1 in bij het kenmerk Workflow prioriteit
- Klik op de knop Opslaan.
Exportmutaties activeren en controleren
De exportfunctie moet 2 verschillende exportmutaties aanmaken:
- een mutatie voor het uitbetalen van Budget 4
- een bron/doel-mutatie voor het bruto/netto uitruilen van de scholingskosten met de bron Budget 4.
Je moet de exportmutaties voor het product Scholing meermaals activeren en controleren.
- Login in als beheerder
- Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking
- Selecteer het gewenste flexpakket
- Klik op de knop Mutatieregels
- Filter op het product Scholing meermaals
- Selecteer de mutatieregel Bruto uitbetaling budget 4 en klik op de knop Wijzigen
- Vink de vinkbox bij het kenmerk Indicatie actief aan
- Controleer de Beaufort rubriekcode bij het kenmerk Rubriekcode standaard. Vul eventueel een andere rubriekcode in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek
- Klik op de knop Opslaan
- Selecteer de mutatieregel Bron/doel budget 4, op ingangsdatum en klik op de knop Wijzigen
- Vink de vinkbox bij het kenmerk Indicatie actief aan
- Controleer de Gemal code bij het kenmerk Uitvoercode bron. Vul eventueel een andere uitvoercode in
- Controleer de Gemal code bij het kenmerk Uitvoercode doel. Vul eventueel een andere uitvoercode in
- Klik op de knop Opslaan.
Opgeloste meldingen
In het budgetdiagram ontbreken sommige staven (changes 4968591 en 4979701)
Change 4968591: voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal
Change 4979701: voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business
Melding
Voor een medewerker wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt gereserveerd bij de werkgever.
De medewerker opent Flex Benefits en controleert de staven in het Budgetdiagram. We verwachten dat de volgende staven worden afgebeeld:
- in de bovenste helft van het diagram: groene, verticale staven met de hoogte van het gereserveerde budget voor elke maand van het jaar.
- in de onderste helft van het diagram: grijze, verticale staven voor de maanden waarin de medewerker zijn persoonlijk budget heeft gebruikt voor het doel Budget uitbetalen of voor één van de andere doelen in Flex Benefits.
De medewerker ziet dat een aantal staven ontbreekt in het Budgetdiagram.
Oplossing
De fout werd veroorzaakt door de hoogte van het gereserveerde budget. Voor de maanden, waarin het totale budget van de medewerker hoger was dan 1.000,00 euro, werd het budget niet correct berekend en werd de staaf niet afgebeeld. Hetzelfde gold voor de onderste helft: voor de maanden waarin het totale gebruik hoger was dan 1.000,00 euro, werd de staaf niet afgebeeld.
Deze fout is verbeterd.
Medewerker kon een keuze voor 0 euro indienen (change 5102087)
Melding
Een medewerker heeft een aanvraag ingediend voor de waarde van 0 euro. Dit zou niet mogelijk moeten zijn. Het keuzebedrag moet altijd groter dan 0 zijn.
Oplossing
Er was wel een controle op het keuzevenster dat het keuzebedrag groter moet zijn dan 0 euro. Maar de medewerker heeft deze controle door een bepaalde handelingsvolgorde weten te omzeilen.
We hebben de controles op de keuzevensters verbeterd.
De functie Export inzien blijft hangen en wordt niet afgemaakt (change 5227633)
Melding
De beheerder van een grote organisatie meldt op 16 oktober 2023 dat hij de functie Export inzien 's-morgens vroeg heeft gestart. Na uren wachten is Export inzien nog steeds niet afgerond. Het betreft de eerste export voor de maand november en bij deze organisatie wordt de eindejaarsuitkering uitbetaald in de maand november. Vele medewerkers hebben een keuze gemaakt voor het bruto/netto uitruilen van de eindejaarsuitkering.
Oplossing
De server raakte overbelast door het grote aantal exportmutaties dat aangemaakt moest worden. De exporttaak van de genoemde organisatie bleef hangen. Hierdoor werden ook de exporttaken die door beheerders van andere organisaties waren aangevraagd geraakt; ook deze taken bleven hangen.
We hebben de exporttaken van andere organisaties, die bleven hangen, gestopt en opnieuw gestart. Deze exporttaken zijn correct uitgevoerd, zij het met enige vertraging.
We hebben enkele pogingen gedaan de exporttaak van de grote organisatie correct te laten uitvoeren, o.a. door extra monitoring aan te brengen en de exporttaak op te splitsen in meerdere sub-taken. Uiteindelijk kon de beheerder de functie Exporteren keuzegegevens correct uitvoeren.
We zullen de komende periode extra tijd inplannen om de fout te analyseren en verbeteringen aanbrengen om deze problemen in de toekomst te voorkomen.
Geen exportmutaties voor de bron Brutoloon maandelijks van het doel Fiets (change 5249944)
Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business
Melding
Een organisatie maakt gebruikt van het doel Fiets met de bron Brutoloon maandelijks. Als een medewerker een aanvraag heeft ingediend voor het doel Fiets en heeft gekozen voor het afbetalen van de fiets in meerdere termijnen, dan moet de exportfunctie van Flex Benefits gedurende de gehele afbetalingsperiode exportmutaties aanmaken voor Payroll Business.
De beheerder heeft ontdekt dat Flex Benefits wel exportmutaties aanmaakt voor de eerste betaling, maar dat een aantal betalingen in de volgende maanden ontbreekt.
Oplossing
We hebben de melding geanalyseerd en gevonden dat de exportfunctie geen exportmutaties voor betalingen voor het doel Fiets voor een bepaalde maand maakte, indien de medewerker voor die maand geen nieuwe aanvraag had ingediend.
Deze fout in de exportfunctie is verbeterd.
Fout in berekening fiscale ruimte voor het doel Reiskosten meermaals (change 5255222)
Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal
Melding
Medewerkers willen een aanvraag indienen voor het uitruilen van hun fiscale ruimte voor reiskosten woon-werk. De medewerker opent het keuzevenster van het doel Reiskosten meermaals. De fiscale ruimte, die Flex Benefits toont, is negatief. De medewerker kan nu geen aanvraag indienen.
Oplossing
De fiscale ruimte bepaalt het maximum bedrag dat de medewerker mag uitruilen bij het doel Reiskosten. De fiscale ruimte importeert Flex Benefits uit het 1917 bestand van Gemal, uit uitvoercode 01751.
In release 2023-10 heeft Gemal de inhoud van uitvoercode 01751 gewijzigd. De uitruil voor de actuele salarisperiode wordt nu afgetrokken van de oorspronkelijke fiscale ruimte.
Omdat Flex Benefits er nog van uit ging dat de uitruil voor de actuele salarisperiode niet wordt afgetrokken, berekende Flex Benefits een verkeerde fiscale ruimte en daardoor een verkeerde maximum waarde voor het doel Reiskosten meermaals in het geval de medewerker voor de afgelopen maand ook een uitruil had aangevraagd.
Deze fout is verbeterd door middel van een extra release op 1 november 2023.
Blokkering van flexpakket werkt niet in Mijn Youforce (change 5386222)
Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal, paragraaf toegevoegd op 4 december 2023
Melding
Met ingang van 1 december 2023 gaan alle gebruikers inloggen in Mijn Youforce in plaats van het oude portaal met tegels. In Mijn Youforce kan de beheerder de proces-weergave inrichten. De medewerkers kunnen dan via directe links in Mijn Youforce rechtstreeks een keuzevenster van Flex Benefits openen, zonder eerst naar het dashboard te gaan.
Een beheerder meldt dat hij de directe links in Mijn Youforce heeft ingericht. Daarna heeft hij het flexpakket in Flex Benefits geblokkeerd. Als medewerkers Flex Benefits als applicatie openen dan wordt de toegang tot Flex Benefits correct geblokkeerd. Maar als medewerkers op een directe link in Mijn Youforce klikken, dan wordt Flex Benefits niet geblokkeerd. De medewerker kan gewoon een aanvraag indienen.
Oplossing
We hebben de volgende aanpassingen aangebracht voor als een beheerder het flexpakket van een medewerker blokkeert:
Als de medewerker op de directe link klikt, dan wordt Flex Benefits geopend. Flex Benefits toont dan een melding dat het programma is geblokkeerd. De medewerker kan nog wel een tabblad van Flex Benefits openen, maar hij kan geen wijzigingen (opslaan, indienen, verwijderen) aanbrengen.
De beheerder kan de directe links in Mijn Youforce laten staan.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika