HR Core Beaufort 2022-02

[#1]

• Nieuw
• CAO minimumloon per uur
• Gewijzigd en verbeterd
• Berekening te verjaren verlof
• P15013 (Youforce gebruiker) op PS-niveau vervangt P05013 (Youforce gebruiker) op DV-niveau
• Uitbreiding eenmalige of structurele uitkeringen van 7 naar 9
• Nieuwe aanvullende IZZ CZ verzekeringen
• Opgeloste meldingen
• Periodeberekening tijdregistratie (change 3014029)
• Wet- en regelgeving
• Loonaangifte/UPA rubriekwijzigingen 2022 - Conversie

Nieuw

CAO minimumloon per uur

Waarom

Met ingang van 2022-01 is het mogelijk om een per CAO afgesproken minimumloon per uur te hanteren. Voor meer informatie verwijzen we naar de release notes 2022-02 van Payroll Gemal.

Hoe

Voor deze regeling zijn de 2 nieuwe werkgeverrubrieken en 1 dienstverbandrubriek opgenomen. De 2 werkgeverrubrieken zijn opgenomen op het scherm 'CAO en Salarisgegevens' bij de procedure 'Alle instellingsgeg. per soort'. De omschrijving van bestaande rubrieken is gewijzigd.

Nieuwe rubrieken

Rubriek	Omschrijving	Gemal code
S03461	CAO minimumloon per uur	werkgevercode 03461
S03462	CAO minimumloon per maand	werkgevercode 03462
P12940	Ind blokkade min.loon per uur	exportcode 02940

Gewijzigde importrubriek

Uitvoercode	Rubriek	Omschrijving
01007	P90007	Aanvulling (CAO) minimumloon

De rubrieken S03461 CAO minimumloon per uur en S03462 CAO minimumloon per maand zijn werkgeverrubrieken. Deze rubrieken kunnen niet in HR Core Beaufort onderhouden worden en krijgen een waarde door een synchronisatie met Payroll Gemal uit te voeren.

De rubriek P12940 Ind blokkade min.loon per uur is opgenomen op het scherm 'Salarisgegevens' als checkbox. Bij aanvinken van de checkbox zal de berekening van de aanvulling door het minimumloon per uur geblokkeerd worden.

Dit minimumloon per uur is alleen van toepassing bij inschaling met anciënniteit/trede . Wil je dit blokkeren bij een andere inschaling (soortloner), dan volgt het bericht: "Het blokkeren van minloon/uur is bij deze soortloner niet toegestaan".

De indicatieve berekening van het bruto salaris en het bruto garantiesalaris is nog niet aangepast voor het toepassen van het CAO minimumloon; dit zal in een volgende release plaatsvinden.

Bij het tonen van het berekend bruto salaris in de tabbladen Salarisgegevens en Opbouw salaris is wel een melding toegevoegd die verschijnt als rubriek S03461 CAO Minimumloon per uur een waarde heeft. Deze melding luidt: "In de berekening is geen rekening  gehouden met het CAO minimum uurloon van <waarde S03461>".

Actie

• Rubriek P12940 Ind blokkade min.loon per uur eventueel opnemen in Self Service.
• Synchronisatie met Payroll Gemal uitvoeren om de rubrieken S03461 Ind blokkade min.loon per uur en S03462 CAO minimumloon per maand van een waarde te voorzien.

Gewijzigd en verbeterd

Berekening te verjaren verlof

Waarom

In de 2021-12 release hadden we een verbetering in de berekening van het te verjaren verlof doorgevoerd. Door een fout in deze berekening hebben we deze wijziging helaas terug moeten draaien. In deze release is de fout hersteld en leveren we de aangepaste berekening nogmaals uit. 

In functie 163010 - Eindejaarsverwerking verlof wordt, naast het over te nemen saldo per verlofsoort, ook een berekening uitgevoerd van de hoeveelheid verlof per verlofsoort wat komt te vervallen per eerstvolgende vervaldatum. De berekening van het te vervallen verlof per verlofsoort kende een belangrijke tekortkoming in de zin dat de berekening niet in alle gevallen ver genoeg vooruit keek. Hierdoor kon het gebeuren dat het berekende te vervallen verlof feitelijk al vervallen was, of zeer binnenkort ging vervallen.

Voorbeeld van deze ongewenste situatie:

Op 5 januari 2022 wordt de eindejaarsverwerking uitgevoerd voor het verlofjaar 2021 voor verlofsoort ABC, lopend van 1 januari tot en met 31 december 2021. De verjaringstermijn voor verlofsoort ABC is 12 maanden. Deze eindejaarsverwerking voor 2021 berekent het verlof dat op 1 januari 2022 is vervallen, in plaats van het verlof dat op 1 januari 2023 komt te vervallen. 

Hoe

De wijze waarop de eindejaarsverwerking verlof het verjaringsmoment en de hoeveelheid te verjaren verlof bepaalt, is aangepast. Daarnaast is het verslag van de eindejaarsverwerking aangepast voor wat betreft de melding van het verlof van een verlofsoort dat gaat verjaren: als er sprake is van mogelijke verjaring, wordt niet meer het verlofjaar afgedrukt waarin de verjaring gaat plaatsvinden, maar het exacte verjaringsmoment in de vorm van een datum. Deze informatie ten behoeve van de medewerker wordt vervolgens ook naar Self Service geëxporteerd.

Een aantal opmerkingen met betrekking tot de berekening:

• Omdat de fout in de 2021-12 release werd veroorzaakt door een aanpassing in de afrondingsroutine, hebben we besloten de afrondingen tijdens de berekening weer gelijk te stellen aan de oude situatie van vóór 2021-12. Dit betekent, dat we wél tijdig aangeven welke verlofsaldi komen te vervallen (de beoogde verbetering), maar dat er ook sprake kan zijn van heel kleine afrondingsverschillen. Deze verschillen worden veroorzaakt doordat gerekend moet worden met zowel afgeronde 'historische' data als onafgeronde actuele data.
• Eventuele verlofmutaties (opgenomen verlof of aankoop/verkoop verlof) ná berekening van het te verlopen verlof, leiden nog niet tot een bijgewerkt saldo. Deze functionele uitbreiding staat gepland voor de nabije toekomst.

Actie

De berekening van het te verjaren verlof zal worden uitgevoerd bij het (opnieuw) starten van de eindejaarsverwerking verlof.

P15013 (Youforce gebruiker) op PS-niveau vervangt P05013 (Youforce gebruiker) op DV-niveau

Waarom

Tot op heden kon je met rubriek P05013 (Youforce gebruiker) op dienstverbandniveau aangeven of de betreffende medewerker een Youforce login diende te ontvangen. De waarde van deze rubriek P05013 werd vervolgens naar het Portaal geëxporteerd met de functie 180127 - Aanmaken exp. gebruikersbeheer.

Omdat het Portaal in tegenstelling tot Beaufort geen dienstverbandniveau kent, leidde de verwerking van P05013 regelmatig tot problemen bij het inloggen op Youforce (foutmeldingen als "Forbidden - user not found".

Deze situaties  moesten vervolgens handmatig op een bewerkelijke wijze met behulp van de Servicedesk gecorrigeerd worden. Wat hierbij ook niet hielp was dat er door dit niveau verschil geen sprake was van een 1 op 1 relatie tussen de P05013 waarde in Beaufort en de corresponderende ‘nologin’ waarde in Youforce. Het inzicht in de keten ontbrak daardoor.

Om deze issues te voorkomen, hebben we besloten de aansturing vanuit Beaufort op persoonsniveau te laten plaatsvinden, wat in lijn is met de werking van het Youforce Portaal. Bijkomend voordeel is de 1 op 1 relatie tussen de waarde in Beaufort en de ‘nologin’ waarde in Youforce. Dat maakt de inzichtelijkheid en voorspelbaarheid in de keten vele malen groter.

Hoe 

Tot deze release waren een tweetal rubrieken relevant in het kader van de export gebruikersbeheer:

1. Selectierubriek P05023 (Selectie dienstverband usermanagement) met de waarden A (afroepbestand), M (mutatiebestand) en G (gegevens niet koppelen). De waarde van deze rubriek bepaald of een medewerker wel (A of M) of niet (G) in het exportbestand opgenomen gaat worden.
2. Rubriek P05013 (Youforce gebruiker) met de waarden J (ja) en N (nee). Hiermee wordt op dienstverbandniveau aangegeven of het een Youforce gebruiker betreft.

Rubriek P05013 op dienstverbandniveau wordt vervangen door de nieuwe rubriek P15013 op persoonsniveau. De werking blijft in principe hetzelfde: ook met de nieuwe rubriek geef je met dezelfde J/N waarden aan of de medewerker een Youforce login dient te ontvangen. De Exportfunctie 180127 - Aanmaken exp. gebruikersbeheer zal dan automatisch de waarden uit de nieuwe rubriek P15013 exporteren. Het exportbestand is verder ongewijzigd.

Aan Beaufort Service is een nieuwe conversie toegevoegd: "Conversie Youforce gebruiker (P05013)". Met deze functie zal bij alle actieve dienstverbanden (datum uit dienst is leeg of na de systeemdatum) de bestaande P05013 waarde geconverteerd worden naar de nieuwe P15013 rubriek op persoonsniveau. De P05013 waarde van het meest actuele dienstverband is daarbij leidend. Mochten er meer dienstverbanden zijn met dezelfde meest actuele datum in dienst, dan zal de eventuele waarde 'J' leidend zijn.

Naast het converteren van de waarden zorgt de conversiefunctie er ook voor dat rubriek P05013 uit de Exportfunctie 180127 - Aanmaken exp. gebruikersbeheer wordt verwijderd en de nieuwe rubriek P15013 wordt toegevoegd. Vanaf dat moment zal dus alleen nog maar rubriek P15013 worden toegepast.

Deze conversie kan meerdere keren worden uitgevoerd, bijvoorbeeld als je nog HSS mutaties of toekomstige dienstverbanden (inclusief oude P05013 mutatie) in de indirecte mutaties klaar hebt staan.  Door de conversie na het verwerken van de indirecte mutaties nogmaals uit te voeren zullen deze ook worden omgezet naar rubriek P15013.

Ter informatie: als een persoon wordt geselecteerd voor de export en de waarde P15013 = N krijgt toebedeeld, zal deze bekend worden in Youforce maar niet worden opgenomen in Ping. Dit betekent dat er geen Youforce account met 2FA (two-factor authentication) wordt aangemaakt. Tevens zal een Identity die je invoert of wijzigt via het Youforce Portaal of de IAM API niet worden opgenomen in LDAP.

Nieuwe rubriek

Rubriek	Omschrijving	Exportcode
P15013	Youforce gebruiker	n.v.t

Actie

Nadat je de conversie hebt uitgevoerd en tevreden bent met het resultaat, zullen alle geconverteerde medewerkers opnieuw worden aangeleverd aan het Portaal de eerstvolgende keer dat de functie 180127 - Aanmaken exp. gebruikersbeheer wordt uitgevoerd. Uiteraard kun je, indien nodig, geconverteerde waarden wijzigen en vervolgens opnieuw aanleveren. Dit werkt hetzelfde als voorheen.

Als je wilt controleren hoe de conversie heeft uitgepakt, kun je systeemfunctie 160216 - Overzicht systeemmutaties draaien met als rubriek P15013 en als selectieperiode de dag waarop de conversie heeft plaatsgevonden.

Omdat er sprake is van een nieuwe rubriek, zul je ook de aansturing vanuit de Self Service formulieren moeten aanpassen door P05013 wordt vervangen door P15013. Het advies hierbij is om in alle formulieren waar P05013 is opgenomen óók P15013 toe te voegen. Zo zullen in eerste instantie beide rubrieken aan Beaufort worden aangeleverd. Zodra alle formulieren zijn aangepast kan de conversie worden uitgevoerd.

Op deze wijze wordt de juiste rubriek vanuit Self Service aan Beaufort aangeleverd en vanuit Beaufort naar Youforce. Op enig moment daarna kan de oude rubriek P05013 uit de Self Service formulieren verwijderd worden.

Omdat dit uiteraard enige tijd vergt, is het moment van de conversie vrij. Tot het moment dat de conversie is uitgevoerd blijft alles bij het oude (op basis van P05013). Na de conversie zal de nieuwe werking op basis van P15013 gelden.

Vergeet ook niet rubriek P05013 uit de Beaufort profielen te verwijderen (indien van toepassing).

Uitbreiding eenmalige of structurele uitkeringen van 7 naar 9

Waarom

Het blijkt dat in bepaalde situaties behoefte is aan meer eenmalige/structurele uitkeringsregelingen dan de huidige 7. Daarom zijn er 2 nieuwe toegevoegd, te weten eindejaarsuitkeringsregeling 8 (EJU-8) en eindejaarsuitkeringsregeling 9 (EJU-9). Zie ook de release notes Payroll Gemal 2022-02.

Nieuwe rubrieken

Rubriek	Omschrijving	Exportcode	Rubriek	Omschrijving	Export code
P00628	Eindejaarsuitkering 8	00628	P00629	Eindejaarsuitkering 9	00629
P01898	Correctie cumulatie opbouw EJU8	01898	P01899	Correctie cumulatie opbouw EJU 9	01899
P01888	Afwijkend perc EJU 8	01888	P01889	Afwijkend perc EJU 9	01889
P13183	Correctie cum factor EJU 8	03183	P03299	Correctie cum factor EJU 9	03299
P01978	Correctie grondslag eindejaarsuitkering 8	01978	P01979	Correctie grondslag eindejaarsuitkering 9	01979

Nieuwe importrubrieken

Uitvoercode	Rubriek	Omschrijving	Uitvoercode	Rubriek	Omschrijving
00628	P91628	Eindejaarsuitkering 8	00629	P91629	Eindejaarsuitkering 9
02378	P92378	Opslag sociale lasten EJU-8	02379	P92379	Opslag sociale lasten EJU-9
01838	P93838	Recht EJU-8	01839	P93839	Recht EJU-9
02298	P92298	Korting EJU-8	02299	P92299	Korting EJU-9
02388	P92388	Factor EJU-8	02389	P92389	Factor EJU-9
02438	P92438	Cumulatieve correctie EJU 8	02439	P92439	Cumulatieve correctie EJU 9
02548	P92548	Cumulatieve opslag EJU-8	02549	P92549	Cumulatieve opslag EJU-9
02568	P92568	Cumulatief recht EJU-8	02569	P92569	Cumulatief recht EJU-9
02588	P92588	Cumulatief recht EJU-8	02589	P92589	Cumulatief recht EJU-9
02546	P94546	Resultatendeling 8	02547	P94547	Resultatendeling 9
02458	P92458	PB EJU-8	02549	P92459	PB EJU-9
02488	P92448	Correctie grondslag EJU-8	02449	P92449	Correctie grondslag EJU-9
02428	P92428	Correctie uitbetaling EJU-8	02429	P92429	Correctie uitbetaling EJU-9

Actie

De rubrieken kun je opnemen of toevoegen aan een vrij scherm.

Nieuwe aanvullende IZZ CZ verzekeringen

Waarom

Bij de IZZ-zorgverzekering zijn 3 nieuwe aanvullende IZZ CZ verzekeringen toegevoegd. Lees voor aanvullende informatie de release notes Payroll Gemal 2022-02.

Nieuwe rubrieken

Rubriek	Omschrijving	Exportcode
P00690	Aant IZZ CZ Zorg Start	00690
P00691	Aant IZZ CZ Zorg Beter	00691
P00692	Aant IZZ CZ ZorgTand	00692

Actie

De rubrieken kun je opnemen of toevoegen aan een vrij scherm.

Opgeloste meldingen

Periodeberekening tijdregistratie (change 3014029)

Melding

De functie Periodeberekening neemt werknemers mee in de selectie voor de berekening die al langere tijd uit dienst zijn.

Oplossing

Als er specifiek een selectie wordt gedaan op dienstverband, zal dit dienstverband geselecteerd worden voor de periodeberekening, ongeacht dat deze werknemer uit dienst is. Dit is conform de huidige werkwijze. Bij de selectie van alle dienstverbanden zullen nu dienstverbanden met een uitdienstdatum van ouder huidig jaar min 1 (conform periodekalender) niet meer geselecteerd worden voor de periodeberekening. Dit heeft als aanvullende voordeel ook dat er een redelijke performance verbetering is ontstaan.

Actie

Je hoeft geen actie te ondernemen.

Wet- en regelgeving

Loonaangifte/UPA rubriekwijzigingen 2022 - Conversie

In release 2022-01 zijn de wijzigingen beschikbaar gesteld die voorkomen uit aanpassingen in de loonaangifte en UPA. Deze aanpassingen betreffen, voor wat betreft HR Core Beaufort, met name gewijzigde referentiewaardes bij bestaande rubrieken. Zoals aangegeven in de release notes van release 2022-01 stellen we in deze release de conversie beschikbaar om voor bestaande dienstverbanden de vervallen referentiewaardes om te zetten naar de correcte nieuwe waardes. Payroll Gemal heeft deze conversie al uitgevoerd. Het doel van de conversie in HR Core Beaufort is het synchroniseren van de betreffende waardes met Payroll Gemal.

Hoe

De conversie forceert een GSA-sessie (er worden dus geen salarismutaties aangemaakt) en beperkt zich tot alle dienstverbanden die op of na 1-1-2022 in dienst zijn of komen. De volgende conversie wordt uitgevoerd:

Rubriek	Oude waarde	Nieuwe waarde
P00850 - Reden uit dienst LA/UPA	80 - (Vervallen 1-1-2022) Arb.ongeschikth. toest. UWV	05 - Arbeidsongeschiktheid met toestemming UWV
	81 - (Vervallen 1-1-2022) Bedrijfsec.reden toest. UWV	06 - Bedrijfseconomische reden met toest UWV
P00893 - Code soort inkomstenverhouding	35 - (Vervallen 1-1-2022)	33 - nWW
	54 - Vervallen 1-1-2022)	63 - Ov. pensioenen/samenloop
P02268 - Code aard arbeidsverhouding	10 - Vervallen 1-1-2022) WSW	21 - WSW beschut werk
P02267 - Fase indeling F&Z	2 - (Vervallen 1-1-2022) Fase 1 met uitzendbeding	1 - Fase 1-2 met uitzendbeding
	42 - (Vervallen 1-1-2022) Fase 1 zonder uitzendbeding	41 - Fase 1-2 zonder uitzendbeding
	44 - (Verv 1-1-2022) Fase 1 z. uitz.bed uitsl lndoorbet	43 - Fase 1-2 z. uitzendbed m. uitsluiting loondoorbet.

Actie

De conversie vind je in het menu van Beaufort Service bij 'Wijzigingen LA en UPA 2022'.