HR Core Beaufort 2023-04 (Upgrade 33)

[#1]

• Release datum
• CAO wijzigingen
• Uitbreidingen Tijdregistratie voor de CAO VVT
• Nieuw
• Dagloon bij benadering op basis van referteperiode
• Gewijzigd en verbeterd
• Aanvullende verzekeringen IZZ VGZ
• Vervallen codes
• Reiskosten rubrieken niet op te geven over vorig jaar
• Rubrieken mbt verlofuren per week niet variabel te muteren
• Opgeloste meldingen
• Van oude ziekmelding weer een bericht aangemaakt voor de EDI arbodienst (change 4236640)

 

Release datum

Deze release wordt vrijgegeven op zaterdag 1 april 2023.

CAO wijzigingen

Uitbreidingen Tijdregistratie voor de CAO VVT

Waarom

Met ingang van 1 januari 2023 zijn binnen de CAO Verpleeg-, Verzorgingshuizen, Thuiszorg en Jeugdgezondheidszorg (VVT) de vergoedingen voor bereikbaarheids-, consignatie-, slaap- en aanwezigheidsdiensten gewijzigd. In deze release leveren wij de uitbreidingen binnen Tijdregistratie om deze vergoedingen te kunnen verwerken. 

Hoe

In totaal worden er drie nieuwe regelingen, vier nieuwe activiteitsoorten en drie nieuwe medewerker regelingen geleverd. 

 

Regeling Bereikbaarheid/Aanwezigheid VVT

Voor de standaard vergoeding van bereikbaarheids-, consignatie-, slaap- en aanwezigheidsdiensten is er een nieuwe regeling Bereikbaarheid/Aanwezigheid VVT geïntroduceerd. Zie functie 200278 "Regeling bereikb.h./aanw VVT", menupad Tijdregistratie>Regelingen. Deze regeling vergoedt de vaste vergoeding per uur á 3,50, 7,00, 7,50 en 15,00 voor deze vier diensten. 

• Er gelden voor deze regeling geen maximum schaal of inpasnummer, deze kun je daarom ook niet vastleggen. 
• Er kunnen in deze regeling tijdvakken worden vastgelegd voor de bedragen die worden vergoed. Dit is nodig omdat er in de cao onderscheid wordt gemaakt tussen de vergoeding op maandag t/m vrijdag voor de dag (06:00 t/m 00:00) en de nacht (00:00 t/m 06:00). Een voorbeeld van de inrichting volgens de cao VVT 2023 tref je hieronder aan. 

Let op! Definitie dagsoorten maandag t/m vrijdag is gelijk!

Let op! Definitie dagsoorten zaterdag, zondag en feestdag is gelijk!

• Deze regeling is verbonden met twee activiteitsoorten:
• 81 Consignatie/Bereikbaarheid VVT 
• 82 Aanwezigheid/Slaap VVT. 
• Voor deze regeling is de nieuwe medewerker regeling “Bereikb/aanw VVT” toegevoegd. Zie functie 704000 "Regelingen tijdregistratie", menupad Tijdregistratie. Rubriek P00576.
• In deel 2 van de overzichten “Berekeningsverslag (functie 200401)” en “Salarismutaties TR (functie 200402)” worden het aantal uren per uur vergoeding/bedrag, getoond onder de kolommen VVT-11, VVT-12, VVT-21 en VVT-22.
• In deze regeling wordt gebruik gemaakt van de 4 nieuwe Beaufort rubrieken P16865, P16866, P16867 en P16868 die in januari 2023 zijn uitgeleverd, zie release notes HR Core Beaufort 2023-01, onderdeel CAO VVT: Vergoeding bereikbaarheids-, consignatie- en aanwezigheidsdiensten. In Gemal zijn de invoercodes behorende bij deze 4 rubrieken specifiek ingericht voor de vaste vergoeding per uur op basis van de CAO VVT voor consignatie-, bereikbaarheids-, aanwezigheids- en slaapdiensten. 

 

Regeling arbeidsvergoeding Consignatie/Bereikbaarheidsdienst VVT

Deze nieuwe regeling regelt de vergoeding van consignatie- en bereikbaarheidsdiensten als de medewerker is opgeroepen om werkzaamheden te verrichten. Zie functie 200260 "Regeling arb.verg. CB dnst VVT", menupad Tijdregistratie>Regelingen. Deze regeling vergoedt de 25% toeslag, de eventuele onregelmatigheidstoeslag en de (naar keuze) compensatie of betaling van de basisuren. Dit laatste natuurlijk in samenwerking met de rekenregel in de zelf te definiëren activiteit(en).

• Er gelden voor deze regeling geen maximum schaal of inpasnummer, deze kun je daarom ook niet vastleggen. 
• Met de checkbox ORT toepassen kun je aangeven of er ook ORT vergoeding moet worden toegepast (dat is conform cao VVT 2023). Voor de vastgelegde tijdsduur van de activiteit zal dan ook de regeling Onregelmatigheid worden toegepast.
• Er kunnen in deze regeling tijdvakken worden vastgelegd voor de toeslagpercentages (momenteel conform de cao VVT één percentage = 25%, rubriek P00037) die worden vergoed. Een voorbeeld van de inrichting volgens de cao VVT 2023 tref je hieronder aan. 

Let op! Definitie dagsoorten maandag t/m zondag en feestdag is gelijk!

• Deze regeling is verbonden met activiteitsoort 10 Gewerkte uren tijdens Consignatie/Bereikbaarheid VVT.
• Voor deze regeling is de nieuwe medewerker regeling "Arb.verg. CB VVT" toegevoegd. Zie functie 704000 "Regelingen tijdregistratie", menupad Tijdregistratie. Rubriek P00575.
• In deel 2 van de overzichten “Berekeningsverslag (functie 200401)” en “Salarismutaties TR (functie 200402)” worden het aantal toeslaguren per percentage (25%) getoond onder de kolom AVCBV-1.

 

Regeling arbeidsvergoeding Aanwezigheids-/Slaapdienst VVT

Deze nieuwe regeling regelt de vergoeding van aanwezigheids- en slaapdiensten als de medewerker is opgeroepen om werkzaamheden te verrichten. Zie functie 200261 "Regeling arb.verg. AS dnst VVT", menupad Tijdregistratie>Regelingen. Deze regeling vergoedt de eventuele onregelmatigheidstoeslag en de (naar keuze) compensatie of betaling van de basisuren. Dit laatste natuurlijk in samenwerking met de rekenregel in de zelf te definiëren activiteit(en).

• Er gelden voor deze regeling geen maximum schaal of inpasnummer, deze kun je daarom ook niet vastleggen. 
• Met de checkbox ORT toepassen kun je aangeven of er ook ORT vergoeding moet worden toegepast. Voor de vastgelegde tijdsduur van de activiteit zal dan ook de regeling Onregelmatigheid worden toegepast. Uit navraag bij Actiz blijkt dat ook voor deze arbeidsvergoeding sprake is van ORT toeslag conform artikel 4.4. Dit ondanks het ontbreken van deze info in artikel 4.3.2. lid 4 van de cao VVT 2023.

• Er hoeven in deze regeling geen percentages en tijdvakken vastgelegd te worden aangezien er conform cao geen toeslag wordt betaald anders dan de genoemde ORT.  
• Deze regeling is verbonden met activiteitsoort 11 Gewerkte uren tijdens Aanwezigheid/Slaap VVT.
• Voor deze regeling is de nieuwe medewerker regeling “Arb.verg. AS VVT” toegevoegd. Zie functie 704000 "Regelingen tijdregistratie", menupad Tijdregistratie. Rubriek P00574.

Actie

De drie nieuwe regelingen dienen te worden gedefinieerd, de medewerker regelingen dienen per medewerker vastgelegd te worden en er dienen activiteiten aangemaakt te worden, gekoppeld met de vier nieuwe activiteitsoorten. 

 

Regelingen

Voorbeelden van de inrichting van de regelingen conform de cao VVT tref je hierboven per regeling aan. Je dient zelf deze regelingen in te richten. Visma|Raet kan deze regelingen niet ingericht uitleveren omdat we niet weten welke regelingcodes in de klantomgeving nog vrij zijn. Bij de realisatie is namelijk gebruik gemaakt van de database tabellen van de reeds bestaande regelingen "Regeling bereikb.h./aanw.h." en "Regeling arb.verg. BAS dienst". Het gevolg hiervan is dat de nieuwe regeling "Regeling bereikb.h./aanw VVT" en de bestaande regeling "Regeling bereikb.h./aanw.h." de regelingcodes delen en de nieuwe regelingen "Regeling arb.verg. CB dnst VVT"/"Regeling arb.verg. AS dnst VVT" en de bestaande regeling "Regeling arb.verg. BAS dienst" de regelingcodes delen.  Zorg er dus voor dat je herkenbare unieke coderingen en omschrijvingen kiest voor de nieuwe regelingen.

Vergeet niet om de 3 nieuwe regelingen (functies 200278, 200261 en 200260) te autoriseren zodat de juiste gebruikers toegang krijgen tot deze functies.

 

Medewerker regelingen

Doordat de nieuwe regelingen gebruik maken van database tabellen van reeds bestaande regelingen laten de index knoppen van de medewerker regelingen “Bereikb/aanw VVT”, "Bereikb./aanw.-heid", "Crisisdienst", "Consignatiedienst" en "Onregelmatigheid" de verzamelde waarden zien van deze vier regelingen. Het is daarom van belang dat je unieke en herkenbare coderingen kiest voor deze vier verschillende regelingen. Hetzelfde geldt voor de medewerker regelingen "Arb.verg. CB VVT", "Arb.verg. AS VVT" en "Arb.verg.BAS dnstn.". 

Je kunt de nieuwe medewerker regelingen bij een populatie van medewerkers eventueel via collectieve mutaties of bulkmutaties van een waarde voorzien! Hieronder het stappenplan met betrekking tot collectief muteren:

• Start functie 700120
• Selecteer met behulp van de selectiecriteria de gewenste dienstverbanden
• Kies de doelrubriek (P00574-Regeling AVASV, P00575-Regeling AVCBV of P00576-Reg bereikb/aanw VVT)
• Kies als 'bewerking doel' de optie 'waarde toekennen'
• Selecteer in het veld 'Waarde' de betreffende regeling
• Als je gereed bent, verwerk dan de aangemaakte indirecte mutaties met aanleverend proces 'CMT' middels functie 100252

 

Activiteiten

Voor de vier nieuwe activiteitsoorten 10, 11, 81 en 82 dienen activiteiten gedefinieerd te worden. Eventueel kunnen per activiteitsoort meerdere activiteiten gedefinieerd worden. Dit is bijvoorbeeld nodig als je verschillende rekenregels voor uitbetalen en compenseren van basis- en toeslaguren wilt toepassen bij medewerkers. 

Voor activiteiten verbonden met activiteitsoorten 81 en 82 worden de basisuren nooit betaald of gecompenseerd. Het draait bij deze activiteit(soort)en alleen om de toeslag uren zijnde de vergoedingen (bedragen) per uur á 3,50 / 7,00 / 7,50 / 15,00 euro. In de betreffende activiteiten staan 'Basis perc. uitbetalen' en 'Basis perc. compenseren' standaard op 0,00 ongeacht de gekozen rekenregel! Verder geldt dat de toeslag (bedragen per uur) altijd betaald wordt, compensatie is niet mogelijk. De reden hiervoor is dat het gaat om bedragen per uur in plaats van de gebruikelijke percentages. We kunnen een bedrag in Tijdregistratie niet omrekenen naar een hoeveelheid compensatieuren. Daarvoor ontbreekt het juiste uurloon in Tijdregistratie. Uitbetalen van de toeslag is overigens conform CAO. De vergoeding eventueel aanwenden voor het Balansbudget dient buiten Tijdregistratie om geregeld te worden (CAO artikelen 4.3.1 lid 4 en 4.3.2 lid 3).

Let op! Maak de juiste (gewenste) keuze voor het betalen/compenseren van basisuren en betalen/compenseren van toeslaguren door de juiste rekenregel toe te passen.

Let op! Voor activiteiten verbonden met activiteitsoort 10 worden de percentages 'Toeslag perc. uitbetalen' en 'Toeslag perc. comp.' toegepast op de toeslaguren conform de 25% toeslag alsmede op de eventuele ORT toeslag. Voor activiteiten verbonden met activiteitsoort 11 geldt dit voor de eventuele ORT toeslag. 

 

Herstelmutaties over 2022

Doordat de nieuwe vergoedingen voor bereikbaarheids-, consignatie-, slaap- en aanwezigheidsdiensten worden verwerkt met behulp van de bovengenoemde nieuwe regelingen kunnen herstelmutaties voor deze diensten die vergoed moeten worden volgens de regels van 2022, nog steeds vastgelegd worden met behulp van de ‘oude’ activiteiten. Deze oude activiteiten zijn immers nog verbonden met de ‘oude’ activiteitsoorten en daarmee de 'oude' regelingen: 

• Regeling bereikb.h./aanw.h. (activiteitsoorten 91, 92 en 93)
• Regeling slaapdiensten (activiteitsoort 94) 
• Regeling arb. verg. BAS dienst (activiteitsoort 06)

Dit is een uitzonderlijke situatie omdat Tijdregistratie normaliter herstelmutaties afrekent tegen de actuele regels. Deze heeft u op enig moment immers ingericht (gewijzigd) in de bestaande regelingen. Omdat er vanwege het afwijkende karakter van de vergoedingsregels voor 2023 geheel nieuwe regelingen nodig zijn is dit voordeel ontstaan.

 

Overige opmerkingen

• Als een medewerker arbeid verricht tijdens een consignatie-, bereikbaarheids-, aanwezigheids- of slaapdienst dan boek je zowel de activiteit voor de vergoeding van de dienst (activiteitsoort 81 of 82) als de activiteit voor de arbeidsvergoeding (activiteitsoort 10 of 11). 
• CAO Artikel 4.3.1 lid 5 en artikel 4.3.2 lid 4, Onderdeel 'Als deze uren binnen het kalenderjaar/kwartaal niet worden gecompenseerd in tijd worden het
  meer-uren (artikel 3.8) of overwerk (artikel 3.9)': Tijdregistratie betaalt bij de keuze van "uitbetalen uren" binnen de betreffende activiteit, de uren altijd uit als normale gewerkte uren. Tijdregistratie kan namelijk niet conform artikelen 3.8 lid 2 en 3.9 lid 1 bepalen voor een kalenderjaar/kwartaal of er sprake is van meeruren of overwerk. Deze informatie is bekend binnen de roosterapplicatie. Je moet er daarom handmatig of via de roosterapplicatie op jaar/kwartaal basis voor zorgen dat gewerkte uren eventueel worden omgezet in meeruren of overwerk inclusief de eventueel bijbehorende toeslag.   
• CAO Artikel 4.3.1 lid 6 en artikel 4.3.2 lid 5: Als er 75% of meer wordt gewerkt dan dien je uren te boeken als gewerkte uren, gebruik een activiteit verbonden met activiteitsoort 05 (gewerkte uren).
• Bij alle activiteiten verbonden met activiteitsoorten 10, 11, 81 en 82 kan in de registratie geen gebruik worden gemaakt van de duur optie. Alle registraties (ook bij import vanuit een roosterapplicatie) moeten voorzien zijn van een begin en eindtijd omdat anders niet de juiste toeslag kan worden berekend.
• Wellicht ten overvloede, let op de volgende reeds bestaande eis: nadat de variabele mutaties zijn aangemaakt voor de actuele periode, kunt u desgewenst de periodeberekening en het aanmaken van de variabele mutaties opnieuw uitvoeren. Dit kan nodig zijn als er bijvoorbeeld fouten zijn geconstateerd. Hiervoor geldt wel de voorwaarde, dat de rubrieken waarvoor de variabele mutaties worden aangemaakt, vervangend zijn. Een rubriek is vervangend als de indicatie 'vervangende mutatie' is aangevinkt in de rubriekspecificatie.
• Indien je ook gebruik maakt van Personele Kosten Bewaking (PKB) dienen de uitvoercodes 00865, 00866, 00867 en 00868 relevant gemaakt te worden via functie 218051 – Bepalen relevante uitvoercodes.
• Zie ook de Gemal release notes van januari 2023, CAO VVT, onderdeel "2023-01/72 Vergoeding bereikbaarheids-consignatie-en aanwezigheidsdiensten".

 

Nieuw

Dagloon bij benadering op basis van referteperiode

Waarom

In Gemal is reeds uitvoercode 01778 dagloon bij benadering aanwezig. Deze uitvoercode wordt bepaald op basis van een referteperiode van een maand. 

Een belangrijke klantwens is om, naast een maandelijkse bepaling, ook te kunnen beschikken over een dagloon bij benadering die is gebaseerd op een referteperiode van 12 maanden, net als het UWV. 

Voor dat doel wordt een nieuwe importrubriek geïntroduceerd.

Hoe 

De volgende inrichting wordt toegevoegd HR Core Beaufort:

Nieuwe importrubriek

Uitvoercode	Omschrijving	Rubriek	Omschrijving
01780	Grndsl dagl benad	P92780	Grondslag dagloon bij benadering

Actie 

Geen verder actie nodig

Gewijzigd en verbeterd

Aanvullende verzekeringen IZZ VGZ

Waarom

In release 2023-03 van HR Core Beaufort zijn vier nieuwe rubrieken geïntroduceerd om nieuwe aanvullende pakketten aan te sturen. De inrichting van deze nieuwe rubrieken was niet compleet: de inrichting met betrekking tot ondersteuning van TWK-functionaliteit ontbrak.
In deze release wordt de TWK-inrichting van deze rubrieken alsnog toegevoegd.

Hoe

De TWK-inrichting van de volgende rubrieken is toegevoegd (indicatoren 'Herrek. huidig jaar' en 'Herrek. vorig jaar' zijn aangevinkt):

Rubriek	Omschrijving
P04215	Aantal verzekerden VGZ fit
P04216	Aantal verzekerden VGZ gezond
P04131	Aantal verzekerden VGZ actief
P09130	Aantal verzekerden VGZ buitenland

Actie 

Geen actie benodigd.

Vervallen codes

Waarom 

Jaarlijks worden door Payroll Gemal invoercodes en uitvoercodes vervallen verklaard en opgeschoond. Als gevolg hiervan worden de exportkenmerken van een aantal rubrieken in HR Core Beaufort verwijderd, waardoor deze rubrieken definitief niet meer aangeleverd worden aan Payroll Gemal. Eventueel aanwezige en nog niet aangeleverde salarismutaties van deze rubrieken worden ongeldig gemaakt en worden niet aangeleverd aan Payroll Gemal.

Daarnaast is geconstateerd dat van een aantal importrubrieken de prompt van de bijbehorende rubriek nog niet was aangepast, ondanks het feit dat de uitvoercode reeds vervallen was.

Hoe 

De volgende 2 tabellen geven de gewijzigde inrichting weer.

Rubriekcode	Omschrijving	Exportcode	Omschrijving
P01307	(Vervallen) Opname levensloop 2	01307	Vervallen
P01336	(Vervallen) Opname levensloop	01336	Vervallen
P01398	(Vervallen) Levensloopverlofkorting	01398	Vervallen
P01688	(Vervallen) Inleg levensloop 2	01688	Vervallen
P02086	(Vervallen) Correctie EJU in loonaangifte	02086	Vervallen
P02087	(Vervallen) Correctie VT in loonaangifte	02087	Vervallen
P08260	(Vervallen) Levensloopjaren	02260	Vervallen
P02531	(Vervallen) ABP levensloop	02531	Vervallen
P02616	(Vervallen) Jaren levensloop	02616	Vervallen
P02694	(Vervallen) Levensloop inleg percentage	02694	Vervallen
P00695	(Vervallen) Levensloop inleg	02695	Vervallen
P00844	(Vervallen) Beroepscode UWV	02844	Vervallen
P02875	(Vervallen) Cumulatieve corr. saldo levensloop 2	02875	Vervallen
P09132	(Vervallen) Minimumloon buiten 30% regeling	03132	Vervallen
P09133	(Vervallen) Minimum VT buiten 30% regeling	03133	Vervallen
P09134	(Vervallen) EJU deels buiten 30% regeling	03134	Vervallen
P00988	(Vervallen) Instellingsnummer hoofd DV	02988	Vervallen
P00989	(Vervallen) Registratie nummer hoofd DV	02989	Vervallen

Importrubriek	omschrijving	Rubriekcode	Omschrijving	Uitvoercode	Omschrijving
01912	(Verv) Afgdr pr. volksvz	P91911	(Vervallen) Afgedragen premie volksverz	01912	Vervallen
02509	(Vervallen) Afw jaardagen	P91509	(Vervallen) Afwijkende jaardagen	02509	Vervallen
02510	(Vervallen) Afw dgn kort	P91510	(Vervallen) Afw dgn kortstondige afwezigheid/jr	02510	Vervallen

Actie 

Geen aanvullende acties nodig

Reiskosten rubrieken niet op te geven over vorig jaar 

Waarom

In navolging van Payroll Gemal mogen alle rubrieken die zijn gekoppeld aan exportcodes voor reiskosten fiscaal niet langer worden opgegeven met terugwerkende kracht over een vorig jaar.

Hoe 

Bij de volgende rubrieken is de indicator 'Herrek. vorig jaar' uitgevinkt:

Rubriekcode	Omschrijving
P00197	Reiskosten eenheden-1
P00198	Code reiskosten
P00199	Reiskostenvergoeding woon/werk
P04204	Reiskosten eenheden-2
P04205	Reiskosten eenheden-3
P06961	Vergoeding dienstreizen met prive auto 4
P06962	Vergoeding dienstreizen met prive auto 5
P06979	Vergoeding dienstreizen met prive auto 6
P06980	Vergoeding dienstreizen met prive auto 7
P00243	Vergoeding dienstreizen met prive auto 2
P00244	Vergoeding dienstreizen met prive auto 3
P00271	Vergoeding dienstreizen met prive auto 1
P03670	Vergoeding dienstreis 9
P03671	Vergoeding dienstreis 10
P01981	Vergoeding dienstreis 8
P05575 - P05599	Aantal reiskosten fiscaal 1 - Aantal reiskosten fiscaal 25

Actie

Als er voor bovenstaande rubrieken nog niet aangeleverde salarismutaties aanwezig zijn met een ingangsdatum in het vorige jaar, dan zullen deze mutaties gesignaleerd worden door de functie 160220 Controleren salarismutaties WN.
Als er voor bovenstaande rubrieken nog niet aangeleverde salarismutaties aanwezig zij het aanmaken van een aanlevering dan wordt deze salarismutatie gesignaleerd en gecorrigeerd op het foutverslag aanmaken salarismutaties. De melding is "Voor deze rubriek is herrekenen vorig jaar niet toegestaan. De ingangsdatum (dd-mm-2022) is veranderd in de begindatum van de eerste loonperiode 2023."

Rubrieken mbt verlofuren per week niet variabel te muteren

Waarom

In navolging van Payroll Gemal mogen de rubrieken met betrekking tot verlofuren per week niet meer variabel gemuteerd worden. Reden hiervoor is het feit dat variabele rubrieken feitelijk betrekking op de hele salarisperiode waarbij het herrekenen van de wekelijkse naar de maandelijkse waarden tot verschillen kan leiden.

Hoe 

De volgende rubrieken kunnen niet meer variabel worden gemuteerd:

Rubriekcode	Omschrijving
P01935	Verlofregeling 11 uren/wk
P01936	Verlofregeling 12 uren/wk
P01937	Verlofregeling 13 uren/wk
P01938	Verlofregeling 14 uren/wk
P01939	Verlofregeling 15 uren/wk

Opmerking: Beaufort kent nog meer rubrieken mbt verlofuren per week maar deze konden al niet variabel gemuteerd worden.

Actie

Geen actie vereist.

Opgeloste meldingen

Van oude ziekmelding weer een bericht aangemaakt voor de EDI arbodienst (change 4236640)

Melding 

In sommige gevallen werd van een oude reeds afgesloten ziekmelding onterecht weer een EDI gebeurtenis en/of EDI bericht aangemaakt.

Oplossing

In die gevallen waarbij voor een dienstverband een nieuw ziektegeval werd opgevoerd maar ook meteen weer verwijderd (door bijvoorbeeld foutieve invoer) werd in de mutatieverantwoording een onjuiste mutatie met betrekking tot rubriek P01615 gelogd.  Tevens werd er in een dergelijk geval een gebeurtenis opgeslagen met uiteindelijk een onterechte berichtgeving tot gevolg.

Dit probleem is verholpen: in een dergelijke situatie zal er geen foutieve systeemmutatie en geen onterecht event meer worden aangemaakt.  

Actie

Geen verdere actie benodigd.