HR Core Education 2019-02

[#1]

Nieuw

Bulk import Stammutaties

Waarom

U wilt voor een groot aantal medewerkers een (of meer) stammutatie(s) opvoeren in HR Core Education (HRCE). Dat kan een arbeidsintensief proces zijn wanneer u dat met de schermen van HR Core Education voor elke medewerker apart moet vastleggen.

Het  kan efficiënter zijn om op basis van een template de mutaties eerst in een Excel bestand vast te leggen en daarna dit bestand in een keer in te lezen in HRCE.

Hoe

Voortaan beschikt u in HR Core Education over de volgende templates om via bulkimport  stammutaties op te voeren, eerder vastgelegde stammutaties te wijzigen of om deze te verwijderen:

• MST1 - voor het toevoegen of wijzigen van stammutaties

• MST2 - voor het verwijderen van stammutaties

Meer informatie over bulkimport vindt u terug in de online help van HRCE. Ook vindt u daar de mogelijkheid om de templates te downloaden.

Hieronder een schermafdruk uit de Online help.

Bulk import Variabele mutaties

Waarom

U wilt voor een groot aantal medewerkers een (of meer) variabele mutatie(s) opvoeren in het systeem, bijvoorbeeld eenmalige toeslagen, maandelijkse reiskostenvergoedingen, et cetera.

Dat kan een arbeidsintensief proces zijn indien u dat met de schermen van HR Core Education voor elke medewerker apart moet vastleggen.

Het kan efficiënter zijn om op basis van een template de mutaties eerst in een Excel bestand vast te leggen en daarna dit bestand in een keer in te lezen in HRCE.

Hoe

Voortaan beschikt u in HR Core Education over de volgende template om variabele mutaties via bulkimport te kunnen opvoeren.

• MVA1 - voor het toevoegen van variabele mutaties

Meer informatie over bulkimport vindt u terug in de online help van HRCE. Ook vindt u daar de mogelijkheid om de template te downloaden.

Hieronder een schermafdruk uit de Online help.

Let op: Verwijderen nog niet mogelijk

Het is niet mogelijk om eerder opgevoerde variabele gegevens te wijzigen via bulkimport. Een alternatief voor het wijzigen is om eerst de betreffende variabele gegevens te verwijderen en daarna opnieuw op te voeren.

Echter de verwijder-mogelijkheid is in deze release nog niet beschikbaar. In een van komende releases wordt ook een template voor het verwijderen van variabele gegevens beschikbaar gesteld. Houdt u hiervoor de komende release notes in de gaten.

Let op: Dubbele mutaties in een bestand niet mogelijk

U kunt in een (1) bestand geen dubbele mutaties opnemen (dat wil zeggen voor dezelfde medewerker meerdere keren dezelfde component). Doet u dat wel, dan wordt slechts 1 van de dubbele mutaties verwerkt; de andere wordt afgekeurd. Om dat te voorkomen zult u meerdere bestanden moeten gebruiken om de mutaties in te lezen.

Gewijzigd en verbeterd 

HBO: Duurzame inzetbaarheid HBO - 2e methode voor toepassen spaarmaximum

Waarom

In HR Core Education is de bestaande methode voor het toepassen van het spaarmaximum gebaseerd op het saldo zoals die bepaald wordt aan het begin van een nieuwe duurzame inzetbaarheid jaar (DI-jaar). Komt bij het toekennen van een nieuw jaarrecht het totale saldo (saldi uit het vorige jaar + nieuw recht dit jaar) boven het maximum van 200 uren, dan vervalt het gedeelte van het nieuwe recht dat boven de 200 uren uit komt (uiteraard naar rato van de betrekkingsomvang). Dit gedeelte van het recht noemen wij de boven-maximum uren.

Echter sommige HBO scholen hebben in hun reglement bepaald dat anders omgegaan moet worden met deze boven-maximum uren. Deze vervallen niet direct aan het begin van een nieuw DI-jaar, maar mogen alsnog gedurende het DI-jaar worden aangewend aan een of meer bestedingsdoelen. De boven-maximum uren die niet gedurende het DI-jaar worden aangewend komen wel na afloop van het DI-jaar alsnog te vervallen.

Hoe

Bedrijfsgegevens

Bij de bedrijfsgegevens kunt u aangeven of u voor Duurzame inzetbaarheid het spaarmaximum wilt toepassen. Mogelijk heeft u daar al eerder voor gekozen. Uw eerdere keuze blijft dan gelden en verandert er niets aan de werking van het programma.

U kunt nu echter ook kiezen voor de tweede methode voor het spaarmaximum. Wanneer u wisselt van methode zal het systeem de volgende dag alle berekeningen voor het actieve DI-jaar voor de medewerkers opnieuw uitvoeren. Zodoende kunt u, wanneer u dit wilt, gemakkelijk overstappen naar de andere maximum methode. U kiest dan bij Maximeren op 200 uur voor de optie "Ja, na besteding".

Menu / pad Beheerregels > Regel administratief beleid > Structuur van de onderneming > Definitie van de onderneming > Default bedrijfsgegevens

Medewerker gegevens

U ziet op het scherm Duurzame inzetbaarheid HBO twee nieuwe velden:

• Budget boven maximum (deze ziet u bij het onderdeel Besteedbaar budget, halverwege het scherm)
  Heeft u de huidige methode ingesteld voor toepassen van het maximum, dan wordt dit veld gevuld met de waarde 0. Eventuele uren die uitkomen boven het maximum zijn direct komen te vervallen.
  Heeft u de tweede methode ingesteld (toepassen maximum na besteding) dan wordt dit veld, na bepaling van de nieuwe rechten aan het begin van een nieuw DI-jaar, gevuld met het aantal uren dat daarbij is uitgekomen boven het maximum. Deze uren mogen nog gebruikt worden voor aanwending gedurende het DI-jaar.
  
  
• Restant boven maximum (deze ziet u onderaan het scherm)
  Heeft u de tweede methode ingesteld (toepassen maximum na besteding) dan ziet u in dit veld het restant aan uren boven-maximum dat nog gedurende het jaar aangewend mag worden. Bij de aanwending van uren aan bestedingsdoelen zal het systeem eerst putten uit de boven-maximum uren en pas daarna uit de uren in het veld Totaal besteedbaar .

Menu / pad: Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Duurzame inzetbaarheid HBO

Uw actie

Indien u de tweede methode voor maximeren van spaaruren wenst toe te passen (maximeren na besteding), dan past u in de bedrijfsgegevens uw keuze aan.

Self Service

De twee nieuwe gegevens zijn beschikbaar in Self Service en kunt u gebruiken om te presenteren op uw Self Service formulieren.

Deze gegevens mogen in Self Service niet muteerbaar zijn.

MI Report models en Data feed

De nieuwe gegevens zullen naar verwachting in maart 2019 beschikbaar komen in de MI-omgeving.

Opgeloste meldingen

Vastleggen van Arbeidsgehandicaptenstatus (change 70123)

Melding

In HR Core Education is het mogelijk WIA gegevens te registreren voor de medewerker. Bij het vastleggen van een ziekmelding moest u in dat geval altijd een ziekmelding-ZW vastleggen.

Het is echter niet mogelijk in HR Core Education om een einddatum op te geven bij de WIA gegevens, waardoor, na het verlopen van de no-riskpolis, het niet mogelijk was om een gewone ziekmelding vast te leggen.

Oplossing

Voortaan kunt u voor een medewerker aangeven of er sprake is van een no-riskpolis, waarbij u tevens kunt vastleggen wat de einddatum daarvan is.

Het systeem controleert nu bij het vastleggen van een gewone ziekmelding of er sprake is van een actieve no-risk polis:

• Als er sprake is van een actieve no-riskpolis voor de medewerker dan kunt u in HR Core Education geen gewone ziekmelding opvoeren. U dient dan een ziekmelding-ZW op te voeren.
• Als er geen sprake is van een actieve no-riskpolis voor de medewerker dan kunt u voortaan ook een gewone ziekmelding opvoeren.
• Het systeem kijkt hiervoor niet langer naar de WIA gegevens.

Pad: Personeelsmanagement → Ziekteregistratie → No-riskpolis

U kunt hier aanvinken of er sprake is van een no-riskpolis. Indien van toepassing vult u ook de einddatum in.

NB: wanneer het automatisch verzenden van UWV berichten bij u niet is ingericht, dan geldt het volgende:

• Indien er geen no-riskpolis actief is op de datum ziek, dan wordt de indicatie vangnetgeval default uit gevinkt.
  
• Indien er wel een no-riskpolis actief is op de datum ziek, dan wordt de indicatie vangnetgeval aangevinkt.
  Deze werking was tot nu toe op basis van de WIA registratie, voortaan dus op basis van de no-riskpolis registratie.

Uw actie

Voor de medewerkers waar van toepassing dient u eenmalig de no-riskpolis gegevens in te vullen.

Wij adviseren u dit in elk geval te beoordelen voor medewerkers die nu een actieve WIA registratie hebben in HRCE. De no-riskpolis gegevens zijn beschikbaar in Self Service. Wij adviseren u uw Self Service formulieren (met name de controles) hierop aan te passen.

Oude oplossing lerarenregister verwijderen (change 977994)

Melding

In februari 2018 is een nieuwe oplossing geïntroduceerd voor het registreren van gegevens voor het lerarenregister.

Wanneer u voor die tijd de oude oplossing gebruikte, dan kon u de gegevens vanuit  de oude oplossing door RAET laten omzetten naar de nieuwe oplossing.

Inmiddels gaan we ervan uit dat iedereen de nieuwe oplossing gebruikt en kan de oude oplossing uit het systeem verwijderd worden.

Oplossing

De verwijdering van de oude oplossing wordt in 2 stappen uitgevoerd. 

In deze release zorgen we ervoor:

• dat in HR Core Education de gegevens van de oude oplossing niet langer zichtbaar zijn in de schermen (u kwam deze gegevens tegen bij de schermen met de aanstellingsgegevens)

Later dit jaar doen we het volgende:

• de gegevens zullen worden verwijderd uit de Report models en de Data feed.
• de gegevens worden daadwerkelijk (definitief) uit de database verwijderd.

Uw actie

• Indien uw Self Service formulieren nog de oude lerarenregistergegevens bevatten, dan wordt u geadviseerd deze formulieren aan te passen.
• Controleert u vooral uw formulieren waarmee aanstellingen kunnen worden vastgelegd of gewijzigd.
• Indien u de oude gegevens voor het lerarenregister nog gebruikt in MI-rapporten, dan wordt u geadviseerd deze rapporten aan te passen.
• Mocht u de oude oplossing nog steeds actief gebruiken voor de registratie van de lerarenregistergegevens, neemt u dan contact op met de Service desk van RAET.
• Raadpleeg in dat geval eerst de release notes van februari 2018 - "Lerarenregister nieuwe oplossing".

Payroll Gemal invoercodes

Nieuwe/gewijzigde componenten in HR Core Education

In Payroll Gemal zijn enkele invoercodes toegevoegd of gewijzigd. Hiervoor hebben wij onderstaande componenten aangemaakt/gewijzigd. Raadpleeg de Gemal releasenotes van de januari release voor de toelichting.

component	2040	2191	9199	9200	3259
Gemal	Wijziging omschrijving	Nieuw	Wijziging omschrijving	Nieuw	Nieuw
Lange omschrijving	Aanvulling bij verlof	Grens bijtelling auto	Keuze percentage auto 1	Keuze percentage auto 2	Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 1
Indicatie actief		Ja		Ja	Ja
Veldtype comp.		Numeriek		Numeriek	Numeriek
Component groep		??		??	??
Code Payroll	01111	02191	02257	02321	03260
Indicatie stam comp.		Ja		Ja	Ja
Lengte waarde component		7		2	7
Indicatie variabele comp		Ja		Ja	Ja
Aantal decimalen		2		0	0
Code TWK		Huidig jaar		Huidig	Vorig jaar
Afwijkende ingangsdatum		Ja		Ja	Ja
Uitsluiten correctierun		Nee		Nee	Nee
Directe doorbelasting		Ja		Ja	Ja

component	3261	3262	3263	3264	3265
Gemal	Nieuw	Nieuw	Nieuw	Nieuw	Nieuw
Lange omschrijving	Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 2	Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 3	Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 4	Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 5	Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 6
Indicatie actief	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Veldtype comp.	Numeriek	Numeriek	Numeriek	Numeriek	Numeriek
Component groep	??	??	??	??	??
Code Payroll	03261	03262	03263	03264	03265
Indicatie stam comp.	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Lengte waarde component	7	7	7	7	7
Indicatie variabele comp	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Aantal decimalen	0	0	0	0	0
Code TWK	Vorig jaar	Vorig jaar	Vorig jaar	Vorig jaar	Vorig jaar
Afwijkende ingangsdatum	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Uitsluiten correctierun	Nee	Nee	Nee	Nee	Nee
Directe doorbelasting	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja

Vervallen componenten in HR Core Education

De componenten Gemal / HR Core Education

• 01185/3861 (minimumloondoorbetaling bij verlof)
• 02454/2504 (conversie Ziekengeld)
• 02482/2270 (afwijkende uitkeringsdagen)

zijn vervallen in Payroll Gemal.

Wij zullen deze componenten per 01-03-2019 op niet actief zetten.

Uw actie

Wij verzoeken u, indien van toepassing, de actieve mutaties op deze componenten voor de betreffende medewerkers te beëindigen.  

Publishing Date : 1/30/2019