AVG Informatie

[#1]

Dutch

Algemene informatie

Je vind de algemene informatie over de AVG hier.

Doelbinding

Deze applicatie heeft als primair doel het ondersteunen van de managers en medewerkers, maar ook professionals, in het uitvoeren van activiteiten voor een personeels- en een salarisadministratie.

De salarisadministratie wordt gevoerd, zoals bedoeld in de Algemene wet inzake rijksbelastingen.

Deze applicatie legt geen restricties op voor het registreren van gegevens. De doelbinding kan daarom per organisatie verschillen.

Gegevens soort	Doelstelling gebruik
Persoonlijke gegevens als adres, bank, kinderen, contactgegevens, partner gegevens.	Ondersteunen van personeelsbeheer, verlenen van personeelszorg.
Arbeidsverhouding en arbeidsvoorwaardengegevens als dienstverband, locatie, functie, salaris, benefits, mobiliteitsregelingen.	Zorgen voor de juiste inzetbaarheid en het behalen van organisatorische doelstellingen. Deze gegevens zijn van belang voor het uitvoeren van de optimale doorstroom binnen een organisatie.
Verlofgegevens als registratie vakantie, bijzonder verlof, verlof saldo.	Verlofgegevens voor de personeelsplanning, voor het effectief inzetten van personeel.
Ziekmeldinggegevens als start- en hersteldatum, ziektepercentage.	Gegevens voor meldingen richting ARBO-diensten of voor meldingen richting instanties als UWV. Er worden geen medische gegevens geregistreerd.
Gegevens gerelateerd aan salarisverplichtingen als fiscale gegevens.	Registratie voor de verplichtingen voor salarisverwerking.
Gegevens voor onkostendeclaraties.	Registratie om te voldoen aan de financiële verplichtingen conform cao of arbeidsovereenkomst en voor de fiscale bewaarplicht.

Bewaartermijnen

De bewaartermijnen van de persoonsgegevens zijn afhankelijk van de doelbinding.

Voor het afhandelen van persoonsgegevens volgt deze applicatie de HR Core applicatie en Salarisapplicaties.

Recht op vergetelheid

Binnen de applicatie zijn geen persoonsgegevens te verwijderen, het verwijderen van gegevens wordt getriggered vanuit de HR Core applicaties van Raet.

Toets vóór het accepteren van een aanspraak op Recht op vergetelheid of het mogelijkerwijs leidt tot het schenden van de in dit kader geldende wet- en regelgeving. Er kunnen rechtsgeldige redenen zijn om persoonsgegevens te bewaren.

Het verwijderen van persoonsgegevens (medewerkers en dienstverbanden) uit deze applicatie, gestart in de HR Core applicatie, kan consequenties hebben voor andere Raet applicaties of externe partijen.

Bij het verwijderen is het van belang om een vastgestelde volgordelijkheid aan te houden.

Toegang tot gegevens

Deze applicatie is voor de medewerkers, managers en professional. De autorisatie is gebaseerd op toegang tot een organisatorische eenheid in combinatie met een gebruikersprofiel.

Meer informatie over het verwijderen van gegevens is gepubliceerd in de help van de applicatie.

De applicatie biedt een autorisatierapport dat inzicht geeft in de actuele autorisaties.

Om te kunnen bekijken wie toegang heeft gehad tot welke persoonsgegevens, vindt (autorisatie)logging plaats waarvan het resultaat via rapportages centraal ter beschikking komt. Deze rapportages zijn nog niet beschikbaar. Raet communiceert hierover via de release notes.

Waar gaan persoonsgegevens naar toe?

Intern

Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan de volgende Raet applicaties.

• HR Core Beaufort
• HR Core Education
• HR Core Business
• Payroll Business
• Talent Management
• Werving en Selectie
• Verzuim Management
• Youforce Portaal
• Personeelsdossier online

In de AVG documenten van bovengenoemde applicaties is terug te vinden hoe wordt omgegaan met bewaartermijnen en autorisatielogging.

Externe partijen

Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan externe partijen.

• Keesing voor het valideren van ID-bewijs.
• Intradata voor het digitaal ondertekenen van documenten.

English

Goal setting

This application has the primary purpose of supporting the managers and employees, but also professionals, in carrying out activities for personnel and payroll administration.

The salary administration is carried out as referred to in the General Government Tax Act.

This application does not impose any restrictions on the registration of data. The goal binding can, therefore, differ per organization.

Retention periods

The retention periods of the personal data depend on the purpose limitation.

For the processing of personal data, this application follows the HR Core application and Salary applications.

Right to be forgotten

No personal data can be deleted within the application, the removal of data is triggered by the HR Core applications.

Test before accepting a claim to the Right to be forgotten or it may lead to a violation of the applicable laws and regulations. There may be valid reasons for storing personal data.

The removal of personal data (employees and employment relationships) from this application, started in the HR Core application, can have consequences for other Raet applications or external parties.

When deleting, it is important to maintain a predetermined order.

Access to data

This application is for employees, managers, and professionals. The authorization is based on access to an organizational unit in combination with a user profile.

More information about deleting data is published in the application's online help.

The application offers an authorization report that provides insight into current authorizations.

To be able to view who has had access to which personal data, (authorization) logging takes place whose results are made available centrally via reports. These reports are not yet available. Communication takes place via the release notes.

Where do personal data go?

Internal

This application provides personal information to the following Visma | Raet applications.

• HR Core Beaufort
• HR Core Education
• HR Core Business
• Payroll Business
• Talent Management
• Recruitment and selection
• Absence management
• Youforce Portal
• Personnel file online

In the AVG documents of the aforementioned applications, you can find how to handle retention periods and authorization logging.

External parties

This application provides personal data to external parties.

• Keesing for validating ID proof.
• Intradata for digitally signing documents.

Publishing Date : 1/24/2020