Inrichting Wet Wieg

[#1]

[toc]

Inrichting aanvullend geboorteverlof

In het kader van het aanvullend geboorteverlof dat partners vanaf 1 juli 2020 kunnen opnemen bij de geboorte van hun kind, zijn aanpassingen doorgevoerd in onze software. Naast de aanpassingen in de software zijn standaard processen binnen Self Service ontwikkeld voor klanten die gebruik maken van HR Core Beaufort (Online). Deze komen beschikbaar om te importeren vanuit Self service.

Let op: We adviseren je om alleen deze geboorteverlof gerelateerde formulieren te importeren. Ben je minder bekend met de functionaliteiten en impact van zelf formulieren importeren, dan raden we je aan om dit niet zelfstandig te doen. Wij kunnen je hierbij helpen. Bij het importeren van formulieren overschrijf je namelijk eventueel reeds bestaande formulieren die dezelfde technische naam hebben in je Self Service omgeving.

Activeren Self Service processen

Volg deze stappen om de dialogen en formulieren werkend te krijgen:

1. Ga naar Self Service - Beheer - Formulierdefinitie - Definities importeren (9999999).

2. Selecteer deze dialogen en formulier:

• STA_D_Aanvraag_geboorteverlof,
• STA_D_Aanvraag_aanvullend geboorteverlof
• STA_D_Correctie_aanvraag_aanvullend_geboorteverlof) en
• Selecteer het  formulier: 
  STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO.

Na selectie (aanvinken) wordt alles geïmporteerd wat je nodig hebt.

De volgende dialogen, formulieren, rubrieken, formules en controles worden dan geïmporteerd:

Dialogen:

1. STA_D_Aanvraag_geboorteverlof
2. STA_D_Aanvraag_aanvullend geboorteverlof
3. STA_D_Correctie_aanvraag_aanvullend_geboorteverlof

Formulieren:

In te vullen door de medewerker:

1. STA_F_Aanvraag_geboorteverlof - Aanvraagformulier geboorteverlof - formuliertype: G
2. STA_F_Aanvraag_geboorteverlof_regeling - Wijzigen verlofregeling - formuliertype: GR
3. STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof - Aanvraagformulier aanvullend geboorteverlof - formuliertype: G
4. STA_F_Correctie aanvraag aanvullend geboorteverlof - Correctie aangevraag aanvullend geboorteverlof - formuliertype: G

In te vullen door de werkgever (HR Professional):

1. STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO - aanvraag WAZO | Aanvullend geboorteverlof - formuliertype: G
2. STA_F_Aanvraag_geboorteverlof_VM - Verlofrechtmutatie - formuliertype: VM
3. STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof VM- Verlofrechtmutatie - formuliertype: VM
4. STA_F_Correctie aanvraag aanvullend geboorteverlof VM - Verlofrechtmutatie - formuliertype: VM

Controles:

1. Wieg - Bankr. Buitenl.
2. Wieg - Bankrekening
3. Wieg - Einddatum verlof
4. Wieg - Geb. Dat. niet in toekomst
5. Wieg - Geb.Dat.Gebruikt
6. Wieg - Geboortedatum verplicht
7. Wieg - Ing. dat. na geb.
8. Wieg - Verplicht GV voor AGV

Nieuwe HR Core Beaufort rubrieken

Deze zijn opgenomen in HR Core Beaufort release van mei en juni 2020.

De rubrieken moeten worden toegevoegd aan de rubriekenset (HSSK) in Beaufort (alleen voor On Premise klanten). Hierna moeten deze rubrieken via de functie: Incidentele export TM en HSS vanuit HR Core Beaufort naar Self Service. 

1. P01473 Ingangsdatum verlof. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO 
2. P01474 Geboortedatum kind. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO 
3. P01475 Aantal weken verlof. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO
4. P01476 Geboortedatum opgenomen. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO
5. P01477 Betaling aan werknemer. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO
6. P01478 Bankrekeningnummer. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO
7. P01479 BIC. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO
8. P01480 Naam Bank buitenland. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO
9. P01481 Plaats Bank buitenland. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof_WAZO
10. PI0154 Geboortedatum kind. Op formulier: STA_F_Aanvraag_geboorteverlof 
11. PI0153 Einddatum verlof. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof 
12. PI0155 Aantal weken verlof. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof
13. PI0156 Ingangsdatum verlof. Op formulier: STA_F_Aanvraag_aanvullend_geboorteverlof

Je moet voor de 3 dialogen en het ene WAZO formulier nog een workflow definiëren en de activiteiten opnemen in de gewenste activiteitenprofielen (autoriseren).

Registratieproces in Self Service

• Op het formulier "Aanvraag geboorteverlof" geeft de medewerker het gewenste aantal weken geboorteverlof op in hele weken en de (vermoedelijke) geboortedatum. Verder kunnen de relevante kindgegevens ingevuld worden van het kind waarvoor geboorteverlof aangevraagd wordt. De medewerker is niet verplicht om de naam van het kind vast te leggen. In verplichte velden kan een andere omschrijving worden opgegeven.
• Op het formulier "Aanvraag aanvullend geboorteverlof" geeft de medewerker het gewenste aantal weken aanvullend geboorteverlof op in hele weken en de (vermoedelijke) geboortedatum. Verder kunnen de relevante kindgegevens ingevuld worden van het kind waarvoor geboorteverlof aangevraagd wordt. De medewerker is niet verplicht om de naam van het kind vast te leggen. In verplichte velden kan een andere omschrijving worden opgegeven.
• Gebruikers van HR Core on premise en Online kunnen ervoor kiezen om een verlofrechtmutatie (VM formulier) te koppelen aan de aanvraag. Wel moet dan handmatig een nieuwe verlofregeling worden toegekend in HR Core Beaufort (indien de verlofsoort niet reeds is opgenomen in de, aan de medewerker toegekende, regeling). Na aanlevering aan Self Service kan de workflow worden afgesloten en de verlofrechtmutatie kan worden verzonden naar HR Core Beaufort. Wat belangrijk is om  aan te tekenen is dat de opties niet gecombineerd kunnen worden.

Werken met verlof en Actieve signalering

Wanneer jullie organisatie de verlofmodule gebruikt, maak dan een nieuwe verlofregeling aan met daarin een verlofsoort voor het aanvullend geboorteverlof zodat de medewerker dit verlof zelf kan opnemen via Self Service.. Als deze verlofregelingen ook worden doorgezet naar bijvoorbeeld roosterpakketten, stem dan de impact van deze aanpassing van te voren goed af. 

In de Wet Wieg standaard processen zijn we uitgegaan van het gebruik van de verlofmodule binnen HR Core Beaufort (Online). Pas de dialoog aan als je geen gebruik maakt van de verlofmodule en geen verlofrecht mutatie wilt doorgeven en het workflow alleen wilt gebruiken om de aanvraag kenbaar te maken. 

• De medewerker vraagt aanvullend geboorteverlof aan bij werkgever via proces in Self Service (Aanvragen aanvullend geboorteverlof).

• Bij de aanvraag moet een nieuwe verlofregeling inclusief de verlofsoort voor aanvullend geboorteverlof worden toegekend aan de desbetreffende medewerker binnen HR Core Beaufort (Online). Vul in Self Service eenmalig op de verlofrechtmutatie formulieren (type VM) het verlofsoortcode in bij defaultwaarde en zet hierna Weergave AK op: read only. 

• Deze nieuwe toegekende verlofregeling en verlofsoort bij betreffende medewerker dient te worden geexporteerd door middel van een Afroep op rubriek: P05009 met de waarde: "A"

• Als de regeling is omgezet, kan de workflow worden afgemaakt en kan via het Self Service formulier de verlofrechtmutatie met het juiste saldo worden doorgegeven. Hiervoor wordt een verlofrechtmutatie gedaan met een vaste reden: AGBV - Aanvullend geboorteverlof. Vul in Self Service eenmalig op de verlofrechtmutatie formulieren (type VM) de verlofrechtmutatie reden in bij defaultwaarde met de waarde: AGBV - Aanvullend geboorteverlof en zet hierna Weergave AK op: read only.
  

• Check of de Rubriek: WAGVRL de betreffende tabel heeft staan mbt aantal weken.
  Klik op: Beheer/Formulierdefinitie/Rubrieken
  Zoek rubriek WAGVRL
• Selecteer de rubriek en klik op:
• Toekennen rubrieken: 

Vul de tabel aan zoals hieronder is aangegeven:

• Vul - eenmalig - het stuurgegeven: AGBVRLF met de verlofsoort voor het aanvullend geboorteverlof in HR Core Beaufort (online).

• Gebruik de rubriek PI0153 - Signaaldatum aanvullend geboorteverlof voor het automatisch signaal Actieve Signalering voor het op een later moment aanvragen van de uitkering door de werkgever bij het UWV.

Corrigeren van de aanvraag aanvullend geboorteverlof

Op het formulier "Correctie aanvraag aanvullend geboorteverlof" kan de medewerker een correctie maken op een eerdere registratie zolang de werkgever dit toestaat. De medewerker kan hier het gewenste aantal hele  weken, de (vermoedelijke) geboortedatum en kindgegevens corrigeren en indienen. Dit zal zorgen voor een correctie. In HR Core Beuafort zal het verlof worden aangepast naar de gewenste correctie en worden herberekend. 
Nadat de aanvraag WAZO is gedaan kan deze het desbetreffende aanvullend geboorteverlof niet meer worden gecorrigeerd. Deze controle/check ligt bij Personeelsadministratie. Je kunt hiervoor de actieve signalering voor inzetten om een signaal te genereren (zie punt 5 Paragraaf Werken met verlof en Actieve signalering hierboven).

Aanvragen van de Wazo-uitkering door de werkgever

Op het formulier "Aanvraag van de Wazo-uitkering" kan de HR professional de WAZO aanvraag registreren en door te sturen via EDI in HR Core Beaufort (Online) . Om de nieuwe gegevens voor de aanvraag van een aanvullend geboorteverlof via EDI aan UWV te kunnen doorgeven, is daarvoor een nieuw berichtsoort aangemaakt. (Meer informatie vind je hier :Lees meer over Wet Wieg (o.a. stappenplan HR Core Beaufort (Online)) en de Release notes van juni 2020 van HR Core Beaufort).

Links voor meer informatie

In onderstaande link in de Wet Wieg staat het stappenplan van HR Core Beaufort (Online) en nemen we je mee in de benodigde stappen voor de aanvraag door de medewerker, de melding bij het UWV en het verwerken van het opgenomen verlof op de loonstrook. Bij elke stap verwijzen we ook naar de release notes van de betreffende modules waarin je de details kunt lezen.

Onze dienstverlening is beschreven in onze WIEG menukaart.

Meer informatie vind je hier : Lees meer over Wet Wieg (o.a. stappenplan HR Core Beaufort (Online))

Wat ziet de medewerker:

Tot slot nog een korte impressie van wat de medewerker te zien krijgt in Self Service.

1 Aanvraagformulier regulier geboorteverlof (medewerker)

2 Aanvraagformulier aanvullend geboorteverlof (medewerker) 

3 Correctieformulier aanvullend geboorteverlof (medewerker)

4 Aanvraagformulier WAZO (professional)

Publishing Date : 6/26/2020