Self Service December 2020 NL

[#1]

[toc]

30-12-2020

Email notificatie bij ondertekenen document

Bij het digitaal ondertekenen van een document wordt een document aangemaakt dat ondertekend moet worden door bijvoorbeeld eerst de manager en dan door de medewerker. Tot nu kregen beide meteen een email notificatie. Vanaf nu krijgt eerst de manager een notificatie en pas als de manager het document ondertekend heeft krijgt de medewerker een email notificatie met in de bijlage het ondertekende document.

Deze actie vindt plaats als je in de workflow het te ondertekenen document hebt ingericht bij "Aanvullende E-mail / Instellingen / Keuze bijlage". Je hoeft niets aan te passen in de inrichting.

Rolnamen in de audit van Archief

Vanwege AVG tonen we geen emailadressen meer maar rolnamen. Vanaf nu krijg je de rolnaam vermeld in de auditregel in Archief (onder het "+" teken) wanneer een e-mail met bijlage is verzonden. Je weet nu welke rol deze email met bijlage heeft verzonden.  Dit kunnen de volgende 3 rollen zijn: Medewerker, Manager en Hogere Manager.

23-12-2020

e-Signing: nieuwe actie Annuleren 

In Self Service is in de pagina Documenten | Verzonden documenten de actie Annuleren toegevoegd Als de gebruiker klikt op Annuleren worden, na bevestiging, de documenten verwijderd voor ondertekening en ontvangt de ondertekenaar hiervan een e-mail.
Na het annuleren blijven de documenten beschikbaar in de Documenten tab, waar zij -indien nodig- weer aangeboden kunnen worden voor ondertekening.

e-Signing: Afwijzen van ondertekening

Gebruikers die een verzoek krijgen voor ondertekening van documenten kunnen dit weigeren met de optie Afwijzen. Zij moeten dan wel een reden voor deze weigering opgeven. In de pagina Documenten | Verzonden documenten worden deze documenten getoond met de status Afgewezen en de reden van weigering. Hierna kan de inzender de benodigde actie ondernemen en het document zo nodig corrigeren en opnieuw verzenden.

e-Signing: nieuwe status Verstreken

Als de periode voor ondertekening verstrijkt na 14 dagen, kunnen de betreffende documenten niet meer worden ondertekend. In onderstaand scherm wordt dit aangegeven met de status Verstreken. Hierna is het mogelijk de documenten nogmaals aan te bieden of deze definitief te annuleren voor ondertekening.

Afwezigheidsoverzicht toont informatie alleen aan managers en gedelegeerde managers (change 831802)

Standaard wordt de de reden van afwezigheid afgeschermd, maar kan getoond worden aan managers via de configuratie in Instelling. De resultaten van deze vinkbox waren niet correct en zijn in deze release aangepast. Als de optie Details in het afwezigheidsoverzicht voor manager zichtbaar is aangevinkt, wordt de reden van afwezigheid alleen zichtbaar voor de manager van de afdeling van de medewerker.

Ook hebben we een tweede optie toegevoegd voor een gedelegeerd manager. Via de optie Details in het afwezigheidsoverzicht voor vervangende manager zichtbaar is het ook mogelijk aan gedelegeerde managers van een andere afdeling de reden van afwezigheid te tonen.

FPSPREAD versie 13 en Internet Explorer

Na de update naar FPSPREAD V13 op 21 december, ondervinden gebruikers van Internet Explorer mogelijk problemen bij het uploaden van nieuwe Excel-bestanden voor de onkostendeclaraties in Self Service.

De verwerkingstijd is langer dan normaal en de gebruikers krijgen geen bevestiging dat het bestand is geüpload. Als een gebruiker echter de pagina verlaat en terugkeert naar het configuratieformulier voor de onkostendeclaratie, is wél te zien dat het is geüpload.
Dit probleem doet zich niet voor bij gebruik van Google Chrome of Microsift Edge. Om nieuwe Excel-bestanden probleemloos naar Self Service te uploaden raden we aan om Google Chrome te gebruiken of Microsoft Edge.

22-12-2020

Salarisformulier geeft verkeerd minimumloon door verkeerde afronding (change 362195)

Er werd in sommige gevallen een verschil van 1 eurocent berekend en gepresenteerd in Self Service in het door de overheid gepresenteerde minimumloon. Er was een verschil van 1 eurocent omdat in Self Service de afronding niet hetzelfde was als die van de overheid. De berekening is nu exact hetzelfde als de bedragen die de overheid op onderstaande pagina presenteert:

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/minimumloon/bedragen-minimumloon

Controle AC9 neemt verkeerde afdeling over (change 364487)

De controle (check) AC9 'actieve afdeling' controleert op de huidige afdeling van de geselecteerde medewerker, terwijl het moet kijken naar de afdeling die is geselecteerd in de geselecteerde Aanstelling. Dit is nu opgelost. De controle AC9 gebruikt nu de geselecteerde afdeling van de opgegeven Aanstelling.

Salarisformulier berekent salaris bij 4 weken salarisverwerking niet (change 758819)

Als de huidige datum niet in een bereik van de gedefinieerde periodekalender voorkomt, werd de foutmelding 'Objectreferentie niet ingesteld op een instantie van een object' weergegeven. Nu wordt er correcte foutmelding weergegeven: "Huidige datum (<huidige datum>) niet gevonden in periodekalender".

21-12-2020

Eerste waarde van een keuzelijst vervangen met een (-)

Om Excel-declaraties te ondersteunen gebruikt Self Service de externe component "FSPREAD" genaamd. De component "FSPREAD" is geïntegreerd in Self Service en ondersteunt Excel bestanden ten behoeve van de declaraties. Na deze upgrade worden - in een nieuw geüpload Excel declaratie formulier - alle regels automatisch gevuld met de eerste waarde van de aanwezige keuzelijst. 
Dit probleem is alleen van invloed op nieuwe geüpload Excel rekenbladen met versie 13. Alle andere Excel rekenbladen die eerder met versie 7 zijn geüpload, blijven werken zoals verwacht, tenzij deze wordt geëxporteerd en opnieuw wordt geïmporteerd naar Self Service.

We adviseren in deze gevallen om in de keuzelijst als eerste waarde een '-' streepje neer te zetten in plaats van een lege waarde.

De getoonde waarden hebben geen effect op een berekening of formule, tenzij je in een keuzelijst een lege waardeverwijzing naar deze cellen gebruikt die nu een "-" zou bevatten in formules in Excel. Daarom is deze wijziging optioneel, omdat deze alleen de weergave van de bevestigingspagina beïnvloedt na het klikken op "Verder".

Hieronder de weergave van het declaratieformulier. In versie 13 voor het nieuwe component FPSPREAD worden alle regels standaard gevuld met de eerste waarde ("Studiekostenvergoeding" en "Ja", in dit geval).

De bevestigingspagina om de gegevens in Self Service te bekijken, bevat default alle rijen gevuld met de waarde "0.00". Ook hier heeft dit geen invloed op de totale berekening, maar wel op de weergave.

Om te voorkomen dat het formulier met lege gegevens wordt gevuld, raden we je aan om de "-" als eerste waarde toe te voegen. De weergave in het invulformulier in de Onkostendeclaratie ziet er als volgt uit:

En op de bevestigingspagina om de gegevens in Self Service te bekijken, worden geen extra gegevens getoond:

Kan 'garantiesalaris' niet gebruiken (change 362811)

Op 11 december hebben we change 362811 gereleased. We geven nu wat aanvullende verduidelijkende informatie. De functionaliteit van garantiesalaris is afgestemd op het basissalaris. In HR Core kun je de registratie van Schaal / Anciënniteit of het inpassingsnummer toepassen. Het is niet mogelijk om deze twee te combineren. In Self Service wordt het gebruikte inpassingsnummer weergegeven in de middelste kolom (naast de anciënniteit).

11-12-2020

% inschaling (P00504) en schaal op salarisformulier (change 2011789 en 2259631)

Als je de combinatie schaal en % inschaling op het salarisformulier (formuliertype S) gebruikte, kon je niet verder. Je mocht % inschaling (P00504) niet invullen.

In deze release is deze controle in het salarisformulier verwijderd voor de combinatie van Garantietabelnummer (P00318), % inschaling (P00504), Garantieschaal (P01157) en Anciënniteit (P01158).  Het is nu mogelijk om het garantiesalaris te gebruiken in combinatie met de schaal en het % inschaling.

Kan garantiesalaris niet gebruiken (change 362811)

In de waardenlijst van de rubriek Schaal garantiesalaris staat dat alle salarissen afhankelijk zijn van de normale salarisschaal Salarisregeling. Na deze release zie je alleen de garantieschaal-opties.

Verkeerde berekening minimumloon (change 1344059)

Deze change is alleen voor Self Service Beaufort van belang

De berekening van het minimumloon was fout. Dit is hersteld en de berekening gebruikt nu de juiste jeugdpercentages.

Scriptfout bij gebruik van Enter in tekstblok (wijzig 2378262)

Als een vinkje aan een formulier werd toegevoegd, in combinatie met een ingevulde tekst rubriek, kwam er een foutmelding.

Na deze release worden de speciale tekens (nieuwe regel, tabs, dubbele punt en puntkomma, et cetera) herkend en correct toegepast.

09-12-2020

PY-rubrieken (begin) datumrubrieken geëxporteerd met een '0'-waarde in plaats van lege waarden (change1026265)

We hebben het gedrag van de PY-rubrieken veranderd. Bij een datum lay-out leverden de PY-rubrieken een '0'-waarde op. Dit veroorzaakte een fout. Vanaf nu leveren de PY-rubrieken een lege waarde op in plaats van een '0'-waarde. Je kunt nu ook rubriek P00830 en de bijbehorende PY-rubriek gebruiken om een ​​lege waarde te exporteren. Dit leidt niet meer tot een ongewenste betaling in Gemal.

De PZ-rubrieken werkt alleen bij numerieke waarden, aangezien hier de waarde nog op "0" wordt gezet.

Nieuwe status in het e-Signing-proces: Verzenden

Zodra een gebruiker documenten ter ondertekening verzendt (vanaf de pagina Batch-ondertekening of rechtstreeks vanuit de workflow), ziet hij de batch die hij heeft verzonden met de status 'Verzenden'. Deze status is intermediair totdat de verzending is afgerond, waarna de status verandert in 'Verzonden'. De statusupdate is niet dynamisch. Als de gebruiker op de pagina blijft, moet hij de pagina vernieuwen om de bijgewerkte gegevens te zien.

Nieuw ondertekeningsoverzicht op de pagina Batch-ondertekening / tabblad Verzonden documenten

Alle documenten die ter ondertekening worden verzonden (vanaf de pagina Batch-ondertekening of rechtstreeks vanuit de workflow) zullen zichtbaar zijn in een nieuwe gegroepeerde structuur op het tabblad ‘Verzonden documenten’ van de pagina ‘Batch-ondertekening’. De datum en tijd waarop documenten zijn verzonden en ook de gebruikersgegevens van de ondertekenaar (e-mail en telefoonnummer) zijn nu zichtbaar.

Nieuwe actie op de pagina Batchondertekening / tabblad Verzonden documenten: Opnieuw verzenden

De actie ‘Opnieuw verzenden’ is beschikbaar voor documenten die al ter ondertekening zijn verzonden en geeft de gebruiker de mogelijkheid om correcties uit te voeren (als de e-mail of telefoon niet klopt) of om de documenten opnieuw te verzenden als ze verlopen zijn. Door dezelfde set documenten opnieuw te verzenden - de reeds bestaande set wordt vervangen door de nieuwe - worden er geen duplicaten aangemaakt.

02-12-2020

Aanpassing standaardformulier 'R_VerzuimNieuw'

U heeft de mogelijkheid om standaardformulieren en dialoogvensters in Self Service te importeren. U kunt dit doen via de functionaliteit 'Definitie importeren'.

Op het formulier 'R_VerzuimNieuw_v202001' staat een standaardwaarde van 100 onder het kopje FS0422 (Percentage verzuim) en ook een script om het percentage % te berekenen. Het script is bedoeld voor als je bij ziekmelding in uren wilt aangeven hoeveel iemand ziek is.

In dat geval moet het percentage % ziekte worden berekend. Nu zijn we in het verleden meerdere keren een probleem tegengekomen. Veel organisaties werken met '0' uren. Wanneer je het formulier 'R_VerzuimNieuw_v202001' gebruikt en geen ziekteverzuim opgeeft, zorgt het script ervoor dat een % van '0 wordt geretourneerd. Dit resulteert in een onjuiste export naar de HR Core.

We hebben deze wijzigingen aangebracht in de standaardformulieren:

• We hebben een nieuwe versie gemaakt van het formulier 'R_VerzuimNieuw'. Het formulier 'R_VerzuimNieuw_v202001' is hernoemd naar 'R_VerzuimNieuw_v202011'.
• In het formulier 'R_VerzuimNieuw_v202011' is een return-script met de waarde (return '100';) toegevoegd aan de rubriek FS0422.

Fout bij handmatig verzenden documenten naar Personeelsdossier (change 1425617)

Er is een probleem opgetreden bij het handmatig verzenden van documenten vanuit een workflow naar het Personeelsdossier Online, als er meer dan één document was met dezelfde bestandsnaam en extensie.

Als de gebruiker twee documenten met dezelfde bestandsnaam en extensie had geselecteerd, ging het systeem verder naar de bevestigingspagina van de workflow, maar geen van de documenten werd naar het Personeelsdossier Online gestuurd.

Na deze release kan je twee documenten met dezelfde bestandsnaam en extensie selecteren en beide zullen normaal naar het Personeelsdossier worden gestuurd, maar de documenten worden gemarkeerd in de documentenlijst in Self Service om de naamduplicatie te tonen en er verschijnt een waarschuwingsbericht om het proces te verifiëren.

Je kan nog steeds verder gaan door op 'OK' te klikken. Beide documenten worden dan naar het Personeelsdossier gestuurd. Als je op 'Annuleren' klikt, keer je terug naar de documentenlijst en kan je een van de documenten deselecteren, zodat je geen documenten met dezelfde naam en extensie in de map van het Personeelsdossier hebt.

Controle op contracturen bij Inzetrijen (change 2022960)

Alleen Self Service Beaufort

De mogelijkheid om in de toekomst Inzetrijen te creëren, was niet toegestaan ​​in Self Service. Dit moest handmatig gebeuren in HR Core Beaufort.

Wanneer je probeerde een Inzetrij toe te voegen met uren die meer waren dan de contracturen per week die in het systeem zijn gedefinieerd, verscheen er een waarschuwing en kon de Inzetrij niet worden aangemaakt.

In deze release hebben we dit mogelijk gemaakt. Na het aanmaken van de toekomstige Inzetrij, verschijnt een bericht met verschillende waarschuwingen (afhankelijk van de wijzigingen) wanneer je op de knop 'Volgende' klikt. Deze waarschuwing kan worden genegeerd waardoor het mogelijk wordt om de toekomstige Inzetrij aan te maken. Dit heeft dezelfde werking als in HR Core Beaufort.

Publishing Date : 12/31/2020