Afschriftregel als vooruitbetaling in crediteuren

[#1]

Vraag

Op welke manier verwerk ik een afschriftregel in de bank wanneer dit een vooruitbetaling voor mijn leverancier betreft? 

Antwoord

Afschrifregels verwerken

In het venster Afschriftregels verwerken boeken we de uitgave op de betreffende crediteur, zonder een inkoopfactuur te koppelen. Wanneer het IBAN nummer is geregistreerd in de stamgegevens van deze crediteur, kan Visma.net deze crediteur herkennen en voorstellen. Na het verwerken van de afschriftregel is het resultaat een openstaande Vooruitbetaling op de crediteur.

Aflettering inkoopfactuur

De inkoopfactuur is binnengekomen en aangemaakt als geblokkeerde inkoopfactuur. Bij controle van de inkoopfactuur zijn op de tab Betalingen de openstaande vooruitbetaling(en) op deze crediteur zichtbaar. Wanneer u het veld Betaald bedrag invult en vervolgens de inkoopfactuur verwerkt is de aflettering direct uitgevoerd. De openstaande vooruitbetaling krijgt hierdoor de status Afgesloten en afhankelijk van het resterende saldo krijgt de inkoopfactuur de status Open of Afgesloten.

Controle openstaande vooruitbetalingen

Bij de controle einde van de maand kunt u gebruik maken van het venster Crediteurbetalingen met een filter op het soort Vooruitbetaling en de status Open. Vanuit dit overzicht kunt u eenvoudig een openstaande betaling openen en verrekenen met een inkoopfactuur.

Tip: in een dashboard pagina kunt u eenvoudig een KPI widget aanmaken die het aantal openstaande vooruitbetalingen toont.

[Martijn Erkens]

@sanderdercksen werkt dit ook zo voor debiteuren? Wij hebben het nu geprobeerd te doen (dus een vooruitbetaling boeken op een debiteur zonder een factuur te selecteren). Echter komt de betaling bij 'debiteurenbetalingen' naar voren als een reguliere betaling, maar wel zonder factuur in de betalingshistorie. Lijkt ons niet juist; werkt deze functionaliteit anders of moeten we nog iets aanzetten?

[sanderdercksen]

@Martijn Erkens de werking is feitelijk hetzelfde, echter met dit verschil dat in debiteuren er geen apart type is voor vooruitbetalingen. Een dergelijke transactie wordt dus geboekt op de reguliere debiteurenrekening. De betaling blijft wel open staan, dus je hebt wel altijd zicht op de nog af-te-letteren betalingen. Je debiteurenpositie klopt dus feitelijk wel, een openstaande betaling zal ook gewoon getoond worden in de openstaande posten overzichten. 

[Martijn Erkens]

Wat doet onderstaande functionaliteit dan?

[sanderdercksen]

Sorry ik heb het niet helemaal duidelijk beschreven. Debiteurbetalingen kun je wel als vooruitbetaling aanmaken en dan zal er ook op een aparte rekening geboekt worden. Een afschriftregel die je verwerkt zonder een factuur af te letteren wordt niet aangemaakt als een debiteur vooruitbetaling. Dit is alleen het geval voor afschriftregels naar crediteuren. 

[Martijn Erkens]

Ah, ik snap je. Jammer! Van zorgverzekeraars krijgen we veelal voorschotten die we op die manier zouden willen registreren. Begrijp ik dan goed dat we twee opties hebben:

1. Wel boeken op de debiteur vanuit de bank zonder factuur te matchen. De ontvangst komt dan niet als vooruitbetaling maar als reguliere betaling naar voren. Nadeel is dat onze debiteurenstand in het grootboek hierdoor mogelijk negatief gaat worden (en we graag de aparte journalisering zouden willen gebruiken).

2. Handmatig aanmaken van de vooruitbetaling zodat aparte journalisering plaatsvindt. En dan ervoor zorgen dat je de vooruitbetaling via de keuze voor de bank/kas (bijv. 'vereffeningsrekening') boekt op dezelfde rekening als de daadwerkelijke ontvangst op de bank. 

[sanderdercksen]

Wanneer je de vooruitbetalingen inderdaad aanmaakt kun je het goed oplossen doordat je vooruitbetaling dan simpelweg aan de afschriftregel kunt matchen. 

De werkwijze is als volgt:

• Debiteurbetaling (type vooruitbetaling) aanmaken op de debiteur
• Let op: deze betaling niet vrijgeven!
• In de afschriftregels match je de ontvangst aan deze nog niet-vrijgegeven betaling. 
• Bij het verwerken van de afschriftregels wordt de betaling automatisch vrijgegeven. 

[habers]

Hallo,

we hebben een vooruitbetaling bij crediteur staan. Hoe kunnen we deze afboeken. Let op er staan geen facturen open, dus het bedrag moet gewoon afgeboekt worden.

gr

[sanderdercksen]

Bedoel je dat de vooruitbetaling in het geheel niet aangemaakt had moeten worden? Wanneer je deze vanuit de afschriftregels had aangemaakt, kun je de crediteurbetaling simpelweg annuleren. Daarbij zal automatisch de oorspronkelijke afschriftregel weer "open" komen te staan. Deze afschriftregel kun je vervolgens afboeken als bank/kas transactie naar een grootboekrekening voor de afboeking.