Veelgestelde vragen

Er staan twee gloednieuwe webinars online over de Online Samenstel-assistent. Of je nu nog maar net begint of al ervaring hebt: Bob en Daphne laten je stap voor stap zien hoe je met de basis aan de slag gaat én hoe je met de premium module nog meer uit het samenstelproces haalt.   In deel 1 ontdek je de basis en leer je hoe je eenvoudig controles uitvoert en rapporten aanmaakt.   In deel 2 laten we zien wat de premium module toevoegt en hoe je jouw controles en rapportages verder kunt optimaliseren.   

Vraag Ik heb in het verleden een administratie in Visma eAccounting aangemaakt gebaseerd op de standaardinrichting, maar aan de rekeningen zijn helaas geen referentiecodes gekoppeld. Waar kan ik deze vinden en hoe kan ik deze referentiecodes alsnog eenvoudig koppelen? Antwoord In de bijlage van dit bericht vind je het standaardrekeningschema uit Visma eAccounting met de daarbij behorende referentiecodes. Maak een export van je rekeningschema, open dit in bijvoorbeeld Excel en voeg de gegevens in de kolom ReferenceCode samen met de gegevens in de kolom ReferenceCode van het voorbeeldbestand.     Sla je bijgewerkte rekeningschema vervolgens op in Excel  in het formaat CSV (Comma delimited) en importeer dit in Visma eAccounting om zo de referentiecodes toe te voegen.      

Services starten  In Visma Advisor is het mogelijk om gekoppelde services in de samenwerking te starten. Hierdoor kunt u vrij snel en eenvoudig, zonder in te loggen, Visma eAccounting of Visma Financial Overview starten voor de klant waarvoor u aan het werk bent. In deze supportnote laten we u zien hoe u dit ook voor Visma Online Samenstel-assistent kunt instellen. Directe koppeling naar bedrijf kopiëren In Visma Online Samenstel-assistent vindt u voor elk bedrijf een directe koppeling bij Beheer - Bedrijven. Klik op een bedrijf, zodat in het rechtergedeelte van het venster de bedrijfsgegevens worden weergegeven. Onder deze gegevens vindt u de Directe login en een knopje om de daarachterliggende website-url te kopiëren. Klik op deze knop om de link naar dit webadres tijdelijk op uw klembord op te slaan. Service toevoegen in Visma Advisor In Visma Advisor selecteert u de betreffende klant bij Klanten. In de kop van de geopende klantenkaart ziet u het blokje Services starten. Hoogstwaarschijnlijk ziet u daar al de pictogrammen om voor deze klant Visma eAccounting en/of Visma Financial Overview snel op te kunnen starten.  Klik op de link Services starten om een nieuwe service handmatig toe te voegen. Voer in het vervolgvenster Link toevoegen een tekst voor de link in en plak het webadres vanuit uw klembord (Ctrl+V). Klik hierna op Opslaan. Het blokje Service starten heeft er nu een nieuwe service bij waarmee u voor deze klant vanuit de klantenkaart, zonder inloggen, het bedrijf in Visma Online Samenstel-assistent snel en eenvoudig kunt starten op een nieuw tabblad in uw internetbrowser. Twee extra tips Tip 1: In het venster met het overzicht van de klanten hebt u ook de mogelijkheid om alle gekoppelde services te starten. Ook deze nieuwe koppeling is hier zichtbaar. Tip 2: Hebt u nog meer services die een directe koppeling met deze klantgegevens aanbieden? Denk aan Visionplanner, Nextens, Nmbrs of een andere toepassing? Voeg ze dan op dezelfde wijze hier toe. Hebben ze geen directe koppeling met de klantgegevens? Overweeg dan er een Externe koppeling voor aan te leggen.

Vraag Ik log standaard in bij www.vismaonline.com maar zie daar geen tegel om Visma Online Samenstel-assistent te kunnen starten. Waar kan ik deze vinden? Antwoord Als u inlogt bij www.vismaonline.com, dan ziet u daar alle diensten op het Visma Online-platform.      Andere toepassingen die niet onder de paraplu van Visma Online vallen, kunt u vinden door in te loggen bij www.home.visma.com.      Op deze verzamelpagina vindt u de tegel waarmee u Visma Online Samenstel-assistent kunt starten. U treft hier meer nuttige tegels aan. Denk bijvoorbeeld aan de Visma Community waar u veelgestelde vragen kunt vinden of zelf vragen kunt publiceren. Of de tegel voor Visma Online Academy waar u in uw eigen tijd uw kennis over Visma-producten kunt bijspijkeren. Daarnaast is er ook een tegel om door te klikken naar het Visma Online-platform.   Tip: Zet www.home.visma.com in uw favorieten of bookmarks! 

Vraag Hoe en waar kan ik de auditfiles bewaren en inzien ten behoeve van de bewaarplicht? Antwoord Wilt u de auditfiles als naslagwerk centraal bewaren, dan kan dat eenvoudig in Visma Financial Overview bij het onderdeel Documenten.      Als u de volledige journaalgegevens wilt kunnen inzien, dan kunt u per boekjaar de historische journaalposten importeren in een bedrijf in Visma Online Samenstel-assistent. Erg handig als u of uw klant geen toegang meer heeft tot een afgesloten financieel systeem.  

Vraag Hoe kan ik snel meer details opvragen van een specifieke grootboekrekening? Antwoord In het venster Balans / V&W van Visma Online Samenstel-assistent vindt u onder andere het tabblad Journaalposten. Op dit tabblad ziet u alle boekingen van de geselecteerde grootboekrekening. Hoogstwaarschijnlijk zal in dit subvenster een beperkt aantal kolommen van geringe breedte zijn opgenomen. Klikt u op het weegschaalpictogram, dan wordt direct het uitgebreidere venster Journaalposten met de door u ingestelde kolommen weergegeven. De selectie op rekeningnummer blijft hierbij uiteraard wel behouden. Klik op de knop Vorige van uw internetbrowser om terug te keren naar het venster Balans / V&W om verder te gaan met uw controle van deze rekening of om een notitie te maken.

Vraag Hoe kan ik gegevens uit Visma Online Samenstel-assistent exporteren naar Excel? Antwoord In het venster Journaalposten van Visma Online Samenstel-assistent gaat u rechts bovenaan naar de knop met de drie streepjes. Als u daarop klikt, dan worden de vensteropties weergegeven. Kies onder Opdrachten de opdracht Exporteer naar Excel. Alle kolommen met hun (geselecteerde) gegevens in dit venster worden dan geëxporteerd naar een bestand. Dat bestand kunt u in Microsoft Excel openen en daar eventueel verder bewerken.    

Vraag Hoe kan ik in het venster Journaalposten kolommen naar eigen wens indelen? Antwoord In het venster Journaalposten van Visma Online Samenstel-assistent gaat u rechts bovenaan naar de knop met de drie streepjes. Als u daarop klikt, dan worden de vensteropties weergegeven. Klik onder Kolommen op de naam van een kolom om deze in het venster op te nemen of daaruit te verwijderen. Daarna kunt u kolommen eventueel breder of smaller maken of de volgorde wijzigen. Dit is heel eenvoudig: houd de linkermuisknop ingedrukt en versleep de kolomkop.

Vraag Waar kan ik informatie vinden over RGS-codes? Antwoord Op de website www.referentiegrootboekschema.nl vindt u alle informatie over RGS-codes. Het RGS-coderingsstelsel in opgebouwd uit een aantal niveaus genummerd van 1 tot en met 5. Binnen Visma eAccounting wordt versie 3.0 van RGS gebruikt; Visma Online Samenstel-assistent maakt gebruik van versie 3.2. Voor beide producten geldt dat we niet verdergaan dan tot en met niveau 4.  Een handige hulp bij het inrichten van de referentiecodes voor Visma eAccounting kan de Excel-sheet van de definitieve versie RGS 3.2 zijn. Via deze link kunt u dit bestand downloaden. Op het tabblad ‘RGS3.2-versus-RGS3.1’ wordt op overzichtelijke wijze zowel RGS3.0, RGS3.1 als RGS3.2 getoond. Als u de kolom ‘Niveau’ alleen op 1 tot en met 4 filtert, dan heeft u een prima overzicht dat u kan helpen bij het inrichten van RGS binnen Visma eAccounting. Vanuit Visma eAccounting worden deze referentiecodes eventueel gebruikt voor diverse API-koppelingen met andere applicaties.

Vraag Hoe vind ik snel boekingen terug in Visma Online Samenstel-assistent? Antwoord Het venster Journaalposten in Visma Online Samenstel-assistent toont alle journaalposten tot en met de datum van het gekozen samenstelmoment. Aan dit venster kunt u kolommen toevoegen. Als u deze vervolgens filtert en sorteert, dan kunt u mutaties snel en eenvoudig opvragen. Klikt u rechts bovenaan in het venster op de knop met de drie streepjes, dan komen deze opties beschikbaar: Voorbeeld: Hieronder ziet u alle kosten van grootboekrekening 4700 uit het gekozen samenstelmoment met hun regelomschrijving.

Vraag Waar kan ik referentiecodes vastleggen en wat is het belang van RGS? Antwoord In Visma eAccounting is het mogelijk om bij alle rekeningen van het rekeningschema RGS-codes vast te leggen. U doet dit door bij Instellingen > Rekeningschema aan elke rekening een referentiecode te koppelen: Het systeem van Referentie GrootboekSchema (RGS) zorgt ervoor dat een zelf ingericht rekeningschema kan worden omgezet in een uniforme indeling. Deze uniforme indeling biedt vervolgens mogelijkheden om grootboekinformatie via zogeheten API-koppelingen te gebruiken voor andere toepassingen zoals jaarrekeningen, belastingaangiften, dashboards of benchmarks. RGS wordt bijvoorbeeld gebruikt in de koppeling met Visionplanner, Nextens, Speedbooks en Visma Online Samenstel-assistent, waarbij de vastlegging van de referentiecodes in Visma eAccounting (de bron) uiteraard de belangrijkste schakel is.

Vraag Hoe kan ik snel inzicht krijgen in de grootboeksaldi in Visma Online Samenstel-assistent? Antwoord Per samenstelmoment is het mogelijk in het venster Balans / V&W om de cijfers per maand in te zien. Hierdoor is het in een oogopslag duidelijk dat bepaalde boekingen wel of niet zijn verwerkt in de administratie van uw klant. De weergave van het venster kunt u instellen of wijzigen door rechts bovenaan het venster op het tandwieltje te klikken.   Voorbeeld 1: Hieronder ziet u vrij snel dat de kosten van huur en gas/water/elektra voor de maand maart nog niet zijn geboekt.   Voorbeeld 2: In dit voorbeeld ziet u dat de afschrijvingen tot en met maart keurig zijn geboekt. Tevens valt op dat er een investering in de vervoermiddelen is geboekt. Iets om na te kijken in de vaste activa?