Veelgestelde vragen

Met de snelle factuurinvoer kun je eenvoudig en snel verkoopfacturen boeken die buiten eAccounting zijn gemaakt, met behulp van een boekingssjabloon. Dit is handig wanneer er verkoopfacturen zijn gescand met de Scanner app of geüpload vanaf de harde schijf.   Maak eerst een nieuw boekingssjabloon aan.  Ga in het menu naar Instellingen - Boekingssjablonen en klik op Nieuw boekingssjabloon     Ga nu naar Inkoop - Geüploade foto’s.  Kies de verkoopfactuur en klik op Koppel foto.   Kies bij Type Document en bij Boekingssjabloon Verkoopfactuur.       De journaalpost wordt automatisch ingevuld en er opent een venster om de factuurgegevens in te vullen.     Klik op Bewaar en Boek. Wil je de snelle factuurinvoer gebruiken zonder een geüploade foto? Dan doe je dat op dezelfde manier via Boekhouding - Boekstukken - Nieuw Boekstuk.

In deze video laten wij zien hoe je in Visma Advisor een Visma eAccounting samenwerking activeert.    

In deze supportnote lees je hoe je zelf het probleem kunt verhelpen wanneer de klant geen e-mail krijgt na het versturen van een samenwerkingsverzoek vanuit Visma Advisor.   Laat jouw klant eerst nagaan of de e-mail bij de spam binnen is gekomen. Zo niet, dan dient jouw klant in te loggen bij www.vismaonline.com met het e-mailadres en bijbehorend wachtwoord*.   Op de pagina Mijn diensten selecteert je klant het uitroepteken en klikt op Accepteer bij Uitnodiging voor het starten van een samenwerking.        De samenwerking is nu actief.   Ziet jouw klant de tegel van de zojuist ingeschakelde dienst niet? Kies dan in het uitrolvenster Gebruikers en diensten. Selecteer de gebruiker en zet een vinkje bij de gewenste dienst en bewaar.   *Wanneer de gebruiker zijn wachtwoord niet weet, kies dan na de invoer van het e-mail adres voor Wachtwoord vergeten ?. In het volgende scherm kiest de gebruiker voor Wachtwoord herstellen. De gebruiker krijgt dan een link toegestuurd voor het aanmaken van een nieuw wachtwoord. 

In deze supportnote lees je hoe je zelf een beëindigde licentie van een klantadministratie kunt activeren en zo de samenwerking kunt herstellen.   Ga in Visma Advisor via Klanten naar de klantenkaart van de te activeren administratie en selecteer het tabblad Samenwerkingen.  Klik op Lees meer bij de service Visma eAccounting; selecteer het gewenste abonnement en klik op Activeren.   Vul de gevraagde gegevens in met behulp van het uitrolvenster en klik op Volgende om het samenwerkingsverzoek te verzenden  Laat de hoofdcontactpersoon (de klant) inloggen met zijn geregistreerde e-mailadres en wachtwoord bij www.vismaonline.com  Laat de hoofdcontactpersoon vervolgens bovenaan bij de rode melding de samenwerking accepteren door te klikken op Accepteer:   De samenwerking is hersteld en het icoon Visma eAccounting is weer zichtbaar in Advisor.   NB: voor het abonnement eAccounting Factureren geldt dit alleen wanneer zowel de samenwerking als de licentie is beëindigd en de klant niet na het beëindigen van de samenwerking zelfstandig heeft doorgewerkt met Visma eAccounting.

Vraag Ik heb in het verleden een administratie in Visma eAccounting aangemaakt gebaseerd op de standaardinrichting, maar aan de rekeningen zijn helaas geen referentiecodes gekoppeld. Waar kan ik deze vinden en hoe kan ik deze referentiecodes alsnog eenvoudig koppelen? Antwoord In de bijlage van dit bericht vind je het standaardrekeningschema uit Visma eAccounting met de daarbij behorende referentiecodes. Maak een export van je rekeningschema, open dit in bijvoorbeeld Excel en voeg de gegevens in de kolom ReferenceCode samen met de gegevens in de kolom ReferenceCode van het voorbeeldbestand.     Sla je bijgewerkte rekeningschema vervolgens op in Excel  in het formaat CSV (Comma delimited) en importeer dit in Visma eAccounting om zo de referentiecodes toe te voegen.      

We helpen jou en je collega’s graag om optimaal gebruik te maken van onze software. Daarom hebben wij twee hand-outs gemaakt, zodat jij meteen een goede start kan maken.   Practicemanagement Ontdek hoe je Visma Advisor inricht om jouw interne kantoorbeheer te optimaliseren, door middel van supportvideo’s en verwijzingen naar Help-artikelen.  (Alleen voor de eAccounting Accountancy Compleet bundel)   Servicemanagement Kom alles te weten over het starten en beheren van eAccounting-samenwerkingen in Visma Advisor. Ook wordt uitgelegd hoe je het beste een eAccounting-administratie kan inrichten.     Via onderstaande link kan je beide hand-outs benaderen: https://nl.visma.com/eaccounting/voor-de-accountant/starten/    

Boekjaren of periodes in Visma eAccounting blokkeren In deze supportnote ziet u het verschil tussen het blokkeren van een boekjaar en het blokkeren van een periode in eAccounting.   Boekjaren blokkeren U blokkeert een boekjaar als volgt: Ga naar Instellingen - Boekjaren en openingsbalans. Selecteer het boekjaar dat u wilt blokkeren. Klik op Bewerk. Markeer Blokkeer boekjaar. Klik op Bewaar.         Als u een boekjaar blokkeert, kunnen in dat boekjaar geen boekstukken meer worden geboekt, tenzij u het boekjaar weer deblokkeert. Periodes blokkeren U blokkeert een periode als volgt: Ga naar Instellingen - Bedrijf - Boekhouding. Kies bij Boekhouding geblok. t/m de periode die u wilt blokkeren. Klik op Bewaar.       Er is een verschil tussen het blokkeren van een boekjaar met Instellingen - Boekjaren en openingsbalans en het blokkeren van periodes met Instellingen - Bedrijf - Boekhouding. Als u periodes blokkeert, dan mag u nog steeds boekstukken boeken op de laatste dag van het boekjaar. Op die manier kunt u altijd correcties boeken, zelfs als u Boekhouding geblok. t/m December hebt gekozen.   Diensten/controlemomenten automatisch als voltooid markeren in Visma Advisor Als u een samenwerking in Visma eAccounting hebt, dan kunnen de controlemomenten in Advisor automatisch worden bijgewerkt, zodra een medewerker van het accountantskantoor een dienst in eAccounting heeft uitgevoerd.    1. Ga naar Instellingen - Diensten om de controlemomenten te kiezen die automatisch moeten worden bijgewerkt. Dit kan niet als in de dienst de Periode op Week is ingesteld. 2. Kies de handeling waarmee het controlemoment als voltooid moet worden gemarkeerd 3. Klik op Opslaan.   Let op: Als u in Visma eAccounting een geblokkeerde periode deblokkeert, dan moet u in Visma Advisor de controlemomenten die aan die geblokkeerde periodes zijn gekoppeld, handmatig bijwerken.

Vraag Hoe en waar kan ik de auditfiles bewaren en inzien ten behoeve van de bewaarplicht? Antwoord Wilt u de auditfiles als naslagwerk centraal bewaren, dan kan dat eenvoudig in Visma Financial Overview bij het onderdeel Documenten.      Als u de volledige journaalgegevens wilt kunnen inzien, dan kunt u per boekjaar de historische journaalposten importeren in een bedrijf in Visma Online Samenstel-assistent. Erg handig als u of uw klant geen toegang meer heeft tot een afgesloten financieel systeem.  

Wanneer u een (nieuwe) medewerker toegang wilt geven tot de eAccounting-cliëntadministraties, dan moet u de medewerker eerst in Visma Advisor aanmaken. Als u dit al hebt gedaan, dan kunt u door naar stap 2.   1. Een nieuwe medewerker aanmaken in Visma Advisor   Open Visma Advisor. Ga in het menu naar Instellingen - Medewerkers en klik rechtsboven op Nieuw. De pagina Gebruikers en diensten in Visma Online wordt geopend. Klik rechtsboven op Maak gebruiker aan. Voer vervolgens de gegevens van de medewerker in en klik op Maak aan. Nu kunt u aan de rechterkant de gewenste dienst(en) activeren:   Met de dienst Visma Advisor (€ 10 p/m) heeft de medewerker toegang tot de volledige functionaliteit van Visma Advisor en kunt u in Visma Advisor de medewerker toegang geven tot de eAccounting-cliëntadministraties.   Wilt u de medewerker ook toegang geven tot de eAccounting-administratie van uw kantoor, dan schakelt u de dienst Visma eAccounting Pro in. De overige diensten die u hier ziet hebben alleen betrekking op uw kantooradministratie. Als de medewerker ook tot die diensten toegang moet hebben, dan schakelt u die op dezelfde manier in.        5. Activeer de gewenste dienst(en) en klik op Bewaar.     2. Medewerkers toegang geven tot eAccounting-cliëntadministraties   Om medewerkers toegang te geven tot de eAccounting-cliëntadministraties moet de medewerker als deelnemer worden toegevoegd aan de dienst waarbij de samenwerking in eAccounting is aangemaakt. In Visma Advisor kunt u dit op twee manieren doen, namelijk: Individueel per klant Groepsgewijs voor meerdere klanten tegelijk   Individueel per klant   Ga in het menu van Visma Advisor naar Klanten. Klik op de betreffende klant en ga naar het tabblad Diensten. Kies de dienst waarbij de eAccounting-administratie is aangemaakt en voeg de medewerker(s) toe bij Deelnemers:      4. Klik op Opslaan.     Groepsgewijs voor meerdere klanten tegelijk   Ga in het menu van Visma Advisor naar Klanten. Maak eventueel met behulp van de filters een selectie van de klanten waartoe de medewerker toegang moet krijgen. Klik rechtsboven op het pictogram voor Groepsgewijs bijwerken en kies Dienst bewerken: Er wordt een overzicht van de geselecteerde klanten weergegeven. Klik op Volgende. Kies de dienst waarbij de eAccounting-samenwerking is aangemaakt en voeg de medewerker(s) toe:        6. Klik op Volgende en daarna op Bevestigen.

Vraag Hoe kan ik toch journaalposten importeren als er (nog) geen koppeling is? Antwoord In Visma eAccounting is het mogelijk om bijvoorbeeld loonjournaalposten uit Nmbrs of Loket te verwerken via de API-koppeling. Maar wat als u met een andere salarisapplicatie werkt die niet gekoppeld is? Of uw klant werkt met een kassasysteem dat niet aan Visma eAccounting kan worden gekoppeld? Dan zou Visma eAccounting Mutatie Import een goed alternatief kunnen zijn.    Op onze websitepagina https://import.eaccounting.nl kunt u bij eAccounting Mutatie Import inloggen en mutaties in de Visma eAccounting-administratie van uw klanten importeren. U kunt mutaties importeren die de vorm hebben van de volgende boekstukken:  Verkoopmutaties  Loonjournalen  Kasstaten  Memoriaalboekingen Wilt u zien hoe deze gratis module werkt? Bekijk dan onze video op YouTube.

Vraag Waar kan ik informatie vinden over RGS-codes? Antwoord Op de website www.referentiegrootboekschema.nl vindt u alle informatie over RGS-codes. Het RGS-coderingsstelsel in opgebouwd uit een aantal niveaus genummerd van 1 tot en met 5. Binnen Visma eAccounting wordt versie 3.0 van RGS gebruikt; Visma Online Samenstel-assistent maakt gebruik van versie 3.2. Voor beide producten geldt dat we niet verdergaan dan tot en met niveau 4.  Een handige hulp bij het inrichten van de referentiecodes voor Visma eAccounting kan de Excel-sheet van de definitieve versie RGS 3.2 zijn. Via deze link kunt u dit bestand downloaden. Op het tabblad ‘RGS3.2-versus-RGS3.1’ wordt op overzichtelijke wijze zowel RGS3.0, RGS3.1 als RGS3.2 getoond. Als u de kolom ‘Niveau’ alleen op 1 tot en met 4 filtert, dan heeft u een prima overzicht dat u kan helpen bij het inrichten van RGS binnen Visma eAccounting. Vanuit Visma eAccounting worden deze referentiecodes eventueel gebruikt voor diverse API-koppelingen met andere applicaties.

Vraag Waar kan ik referentiecodes vastleggen en wat is het belang van RGS? Antwoord In Visma eAccounting is het mogelijk om bij alle rekeningen van het rekeningschema RGS-codes vast te leggen. U doet dit door bij Instellingen > Rekeningschema aan elke rekening een referentiecode te koppelen: Het systeem van Referentie GrootboekSchema (RGS) zorgt ervoor dat een zelf ingericht rekeningschema kan worden omgezet in een uniforme indeling. Deze uniforme indeling biedt vervolgens mogelijkheden om grootboekinformatie via zogeheten API-koppelingen te gebruiken voor andere toepassingen zoals jaarrekeningen, belastingaangiften, dashboards of benchmarks. RGS wordt bijvoorbeeld gebruikt in de koppeling met Visionplanner, Nextens, Speedbooks en Visma Online Samenstel-assistent, waarbij de vastlegging van de referentiecodes in Visma eAccounting (de bron) uiteraard de belangrijkste schakel is.

Visma eAccounting Accountancy Kenmerken Snel in gebruik te nemen producten met een hoge mate van gebruikersvriendelijkheid. Geschikt voor standaardsamenwerkingen tussen kantoor en cliënt.  Kantoorautomatisering Visma Advisor is in dit portfolio de centrale applicatie. Hier registreert u uw cliënten en legt u vast welke diensten u aan hen levert. Rondom deze diensten beheert u de voortgang, resources, tijd registraties en declaraties. Bovendien kunt u alle documentatie en communicatie binnen en buiten uw kantoor eenvoudig koppelen aan uw cliënten.  Samenwerken Verder kunt u vanuit Visma Advisor een service beschikbaar stellen aan uw cliënt. Denk aan Visma eAccounting, de Visma Scanner app of Financial Overview. Zo wordt de samenwerking met uw cliënt eenvoudiger en efficiënter. Het overtypen van facturen in Excel is dus niet meer nodig. Ook bonnetjes en inkoopfacturen verwerkt u geautomatiseerd in de Visma eAccounting-administratie en met een directe bankkoppeling is het intypen of importeren van bankmutaties verleden tijd.  Producten Visma Advisor Visma Advisor is speciaal ontwikkeld voor accountants- of administratiekantoren. Alle processen binnen uw kantoor kunnen met deze software worden geautomatiseerd.    Dit geeft direct meer efficiency en winstgevendheid voor uw kantoor: Workload beheersing Resourceplanning  Voortgangsbewaking  Cliëntbeheer/crm Urenregistratie    Naast deze kantoorautomatisering functionaliteit, biedt Visma Advisor de mogelijkheid om services aan te bieden aan uw cliënt. Zo kunt u zelf bijvoorbeeld Visma eAccounting of Visma Scanner aanbieden aan uw cliënt. Zo kunt u efficiënt samenwerken en hoeft u minder tijd te besteden aan het bijhouden van de administratie van uw cliënt.  Visma eAccounting Innovatieve boekhoudsoftware voor zzp en mkb bedrijven met een zeer goede prijs-kwaliteitverhouding. Heel gebruiksvriendelijk, ook voor een cliënt die weinig of geen ervaring heeft met boekhouden.   Visma eAccounting kent vijf varianten. Als kantoor gebruikt u altijd Visma eAccounting Pro.   Visma eAccounting Starter: Uw cliënt heeft in deze variant geen toegang tot de administratie. Visma eAccounting Facturering: Uw cliënt kan zijn klanten beheren en verkoopfacturen aanmaken. De app kan gebruikt worden in combinatie met deze licentie. Visma eAccounting Solo: Een uitgeklede versie van Visma eAccounting Standaard. Geen bankkoppeling of mogelijkheid om aangiften en facturen digitaal te versturen. Uiteraard kunnen wel pdf-bestanden worden aangemaakt en via de mail verzonden. Visma eAccounting Standaard: Bevat alle noodzakelijke functies voor een volledige boekhouding. Van vaste activa, kostenplaatsen, projecten, transitoria en bankkoppelingen. Visma eAccounting Pro: Voor de professionele gebruiker. Minder kliks en meer informatie ten opzichte van de standaard versie.  Visma eAccounting App Deze app is beschikbaar voor Android en iOS. Via de app kan uw cliënt debiteuren en crediteuren beheren en beschikken over een overzicht van verkoop- en inkoopfacturen, inclusief zoek- en filterfuncties. Ook kan in de app een verkoopfactuur worden aangemaakt en verzonden. Uiteraard is er directe synchronisatie met de desktopversie van Visma eAccounting. Deze app kan alleen gebruikt worden als er ook een licentie van Visma eAccounting is gekoppeld aan de inlog. Visma Scanner app Met deze app kunnen eenvoudig bonnetjes worden gescand en geïnterpreteerd. De bonnetjes worden zelfs automatisch toegevoegd aan de banktransacties als het bedrag overeenkomt. Gebruikers hebben geen licentie nodig voor toegang tot hun eAccounting administratie. Er zijn dan ook geen kosten verbonden aan het gebruik van de Visma Scanner. Visma Financial Overview Rapportage- en dashboardsoftware. Eenvoudig gegevens presenteren vanuit Visma eAccounting. U bepaalt tot en met welke periode wordt gepresenteerd. Dit product is beschikbaar in twee varianten.    Financial Overview Starter. Met een standaard dashboard en Balans en Verlies en Winst rapportage geeft u uw cliënt inzicht in de financiële status. Ook kunt u documenten uploaden die uw cliënt vervolgens kan inzien. Veilig en AVG proof. Financial Overview Standaard. Met zelf gedefinieerde dashboards geeft u uw cliënt inzicht op maat. Ook een onbeperkt aantal begrotingen en de mogelijkheid voor uw cliënt om documenten te uploaden maken deze variant compleet.  Open de Financial Overview-vergelijker   Visma Online Samenstel-assistent In een layout die getoond wordt als een ‘kolommenbalans’ heeft u snel inzicht in de mutaties van een periode. Doordat u notities kunt toevoegen en statussen kunt wijzigen, is het samenstellen van het dossier snel te realiseren. Ook is er een overzicht van journaalregels waarin u eenvoudig kunt zoeken, sorteren en selecteren.  Mutatie Import voor Visma eAccounting  Snel en eenvoudig memoriaalboekingen of verkoopboekingen importeren? Voor veel branches zijn applicaties beschikbaar die via de API automatisch boekingen maken in Visma eAccounting. Toch is deze mogelijkheid niet altijd aanwezig. Via Visma eAccounting Import kunt u ook in dat geval snel over de mutaties beschikken met deze applicatie.  https://import.eaccounting.nl/ Met vriendelijke groet, Bob/Product Manager