Veelgestelde vragen

Vraag Hoe kan ik toch journaalposten importeren als er (nog) geen koppeling is? Antwoord In Visma eAccounting is het mogelijk om bijvoorbeeld loonjournaalposten uit Nmbrs of Loket te verwerken via de API-koppeling. Maar wat als u met een andere salarisapplicatie werkt die niet gekoppeld is? Of uw klant werkt met een kassasysteem dat niet aan Visma eAccounting kan worden gekoppeld? Dan zou Visma eAccounting Mutatie Import een goed alternatief kunnen zijn.    Op onze websitepagina https://import.eaccounting.nl kunt u bij eAccounting Mutatie Import inloggen en mutaties in de Visma eAccounting-administratie van uw klanten importeren. U kunt mutaties importeren die de vorm hebben van de volgende boekstukken:  Verkoopmutaties  Loonjournalen  Kasstaten  Memoriaalboekingen Wilt u zien hoe deze gratis module werkt? Bekijk dan onze video op YouTube.

Vraag Hoe kan ik snel meer details opvragen van een specifieke grootboekrekening? Antwoord In het venster Balans / V&W van Visma Online Samenstel-assistent vindt u onder andere het tabblad Journaalposten. Op dit tabblad ziet u alle boekingen van de geselecteerde grootboekrekening. Hoogstwaarschijnlijk zal in dit subvenster een beperkt aantal kolommen van geringe breedte zijn opgenomen. Klikt u op het weegschaalpictogram, dan wordt direct het uitgebreidere venster Journaalposten met de door u ingestelde kolommen weergegeven. De selectie op rekeningnummer blijft hierbij uiteraard wel behouden. Klik op de knop Vorige van uw internetbrowser om terug te keren naar het venster Balans / V&W om verder te gaan met uw controle van deze rekening of om een notitie te maken.

Vraag Hoe kan ik gegevens uit Visma Online Samenstel-assistent exporteren naar Excel? Antwoord In het venster Journaalposten van Visma Online Samenstel-assistent gaat u rechts bovenaan naar de knop met de drie streepjes. Als u daarop klikt, dan worden de vensteropties weergegeven. Kies onder Opdrachten de opdracht Exporteer naar Excel. Alle kolommen met hun (geselecteerde) gegevens in dit venster worden dan geëxporteerd naar een bestand. Dat bestand kunt u in Microsoft Excel openen en daar eventueel verder bewerken.    

Vraag Hoe kan ik in het venster Journaalposten kolommen naar eigen wens indelen? Antwoord In het venster Journaalposten van Visma Online Samenstel-assistent gaat u rechts bovenaan naar de knop met de drie streepjes. Als u daarop klikt, dan worden de vensteropties weergegeven. Klik onder Kolommen op de naam van een kolom om deze in het venster op te nemen of daaruit te verwijderen. Daarna kunt u kolommen eventueel breder of smaller maken of de volgorde wijzigen. Dit is heel eenvoudig: houd de linkermuisknop ingedrukt en versleep de kolomkop.

Visma Online is geoptimaliseerd voor de weergave in een browser op een smartphone. Hierdoor kunt u een klant op zijn smartphone met Financial Overview inzicht in zijn financiële situatie geven.  Laat de klant op zijn smartphone een browser (bijvoorbeeld Google Chrome) starten en naar Visma Online gaan:     Nadat de klant zijn e-mailadres en wachtwoord heeft opgegeven ziet deze het overzicht van zijn diensten:     Wanneer de klant Visma Financial Overview kiest, dan worden de grafieken op zijn startpagina van Financial Overview getoond:     Door de scrollbar naar beneden te schuiven krijgt de klant alle grafieken te zien.  Bovendien kan de klant diverse rapporten weergeven door via de drie liggende streepjes het menu te openen:  

Vraag Hoe vind ik snel boekingen terug in Visma Online Samenstel-assistent? Antwoord Het venster Journaalposten in Visma Online Samenstel-assistent toont alle journaalposten tot en met de datum van het gekozen samenstelmoment. Aan dit venster kunt u kolommen toevoegen. Als u deze vervolgens filtert en sorteert, dan kunt u mutaties snel en eenvoudig opvragen. Klikt u rechts bovenaan in het venster op de knop met de drie streepjes, dan komen deze opties beschikbaar: Voorbeeld: Hieronder ziet u alle kosten van grootboekrekening 4700 uit het gekozen samenstelmoment met hun regelomschrijving.

Vraag Hoe kan ik snel inzicht krijgen in de grootboeksaldi in Visma Online Samenstel-assistent? Antwoord Per samenstelmoment is het mogelijk in het venster Balans / V&W om de cijfers per maand in te zien. Hierdoor is het in een oogopslag duidelijk dat bepaalde boekingen wel of niet zijn verwerkt in de administratie van uw klant. De weergave van het venster kunt u instellen of wijzigen door rechts bovenaan het venster op het tandwieltje te klikken.   Voorbeeld 1: Hieronder ziet u vrij snel dat de kosten van huur en gas/water/elektra voor de maand maart nog niet zijn geboekt.   Voorbeeld 2: In dit voorbeeld ziet u dat de afschrijvingen tot en met maart keurig zijn geboekt. Tevens valt op dat er een investering in de vervoermiddelen is geboekt. Iets om na te kijken in de vaste activa?    

In Advisor aangemaakte declaraties kunt u overbrengen naar eAccounting om daar te factureren. In deze procedure leest u welke instellingen u daarvoor moet vastleggen en ziet u een voorbeeld.    Instellingen vastleggen Instellingen vestiging Diensten Onkosten Klanten Voorbeeld Prijsstelling, uren- en onkostenregistratie Declaraties aanmaken en overbrengen Conceptfactuur in eAccounting 1a. Instellingen vestiging In Advisor kiest u Instellingen > Instellingen vestiging > Declaraties en geeft u aan dat het boekhoudsysteem van Visma voor factureren Visma eAccounting is. Nadat u dat hebt gedaan, kiest u Opslaan: 1b. Diensten Kies Instellingen > Diensten en leg bij iedere dienst die u wilt gaan factureren artikelnummers vast. Via de artikelnummers wordt de dienst gefactureerd in eAccounting: Alle velden waarin een artikelnummer kan worden opgegeven, moeten worden ingevuld. Als u de omzet op verschillende grootboekrekeningen in eAccounting wilt boeken, dan gebruikt u verschillende artikelnummers. Dit heeft als nadeel dat het u aardig wat tijd kost om dit vooraf in te richten. Om voor elkaar te krijgen dat in eAccounting verschillende omzetrekeningen worden gebruikt, zult u in eAccounting eerst de artikelen moeten aanmaken en deze koppelen aan verschillende verkoopcategorieën. Binnen de verkoopcategorieën geeft u  aan welke omzetrekening wordt gebruikt en welke btw-code eraan hangt.  Daarnaast is het sowieso niet mogelijk op verschillende grootboekrekeningen te boeken als u een vaste prijsafspraak heeft voor een bundel diensten. In dat geval wordt namelijk altijd het artikel gebruikt dat gekoppeld is aan de alfabetisch eerste dienst uit de bundel. Ga dus eerst na of het in uw situatie wel handig of mogelijk is de omzet op verschillende rekeningen te boeken. Als alternatief kunt u misschien prima gebruik maken van verkoopstatistieken in eAccounting, of u doet de omzetanalyse in Advisor met behulp van het rapport Brutomarge. 1c. Onkosten U kunt ook onkosten registreren en aan uw klanten declareren. Kies Instellingen > Onkosten in Advisor. Als u hier nog geen onkosten aantreft, dan kunt u die met de knop Nieuw aanmaken. Als u onkosten wilt declareren, zorg er dan voor dat er een artikelnummer en een prijs per eenheid zijn ingevoerd:   1d. Klanten Zorg ervoor dat in Advisor bij iedere klant aan wie u wilt factureren, een postcode en plaats zijn opgegeven. Daarnaast moet een prijslijst gekoppeld zijn om activiteiten te kunnen factureren. Ga via Klanten naar de klant en open vervolgens het tabblad Klantgegevens om dit te controleren:   Nadat u op het tabblad Diensten de diensten hebt gekoppeld die u wilt gaan factureren, kunt u op het tabblad Prijsstelling hiervoor prijsstellingen vastleggen.  2a Prijsstelling, uren- en onkostenregistratie We starten hier met een voorbeeld. Met de klant is een vaste prijsafspraak gemaakt waarbij 4 keer per jaar 200 euro wordt gefactureerd:      Eventueel advies wordt gefactureerd voor 80 euro per uur. Op 25 januari rijdt u naar de klant voor advies. Hiervan wordt deze urenregistratie gemaakt:     De enkele reis naar de klant is 30 kilometer en hiervoor maakt u deze onkostenregistratie waarop u aangeeft dat dit aan de klant wordt gedeclareerd:   2b Declaraties aanmaken en overbrengen U maakt dit declaratievoorstel aan:     De declaratieregels zien er als volgt uit:   Nadat hier Goedkeuren is gekozen, is het mogelijk de declaratie naar eAccounting over te brengen: Nadat deze actie voltooid is, komt de declaratie in de declaratiehistorie van Advisor te staan. 2c Conceptfactuur in eAccounting In eAccounting is voor de overgebrachte declaratie een conceptfactuur aangemaakt die u hier verder kunt verwerken.     Als de debiteur in eAccounting is aangemaakt omdat deze daar nog niet bestond, dan krijgt deze automatisch als betalingsvoorwaarde Factuurdatum + 30 dagen. Als de debiteur al bestond in eAccounting, dan wordt de betalingsconditie gerespecteerd die bij de debiteur is vastgelegd. Wilt u voor alle conceptfacturen de datum van overzetten vanuit Advisor gebruiken, dan kiest u in eAccounting voor Instellingen > Bedrijf > Facturering en markeert u Gebruik voor conceptfacturen altijd oorspronkelijke datum. Als u deze optie niet markeert, dan wordt de datum van de factuur verschoven en wordt deze gelijk aan de datum van de dag waarop u de factuur voltooit.

In deze video laten wij u zien hoe u in Visma Advisor een Visma eAccounting samenwerking start.    

U hebt de mogelijkheid om grafieken, rapporten, budgetten en prognoses uit Visma Financial Overview als pdf in Visma Advisor te bewaren. Klik hiervoor op het printerpictogram op de betreffende pagina:      Kies Bewaar in Visma Advisor. Vervolgens worden de gegevens in Visma Advisor als pdf opgeslagen op de tab Documentatie bij de betreffende cliënt.

In Visma Financial Overview is het mogelijk om opmerkingen aan de startpagina en aan de verschillende rapporten toe te voegen. U kunt met opmerkingen werken in het zijpaneel, dat u opent door op het pictogram voor opmerkingen te klikken.     Nadat u uw opmerking hebt verzonden, ziet uw cliënt in Visma Financial Overview dat er een nieuwe opmerking is binnengekomen. De cliënt kan zelf ook een opmerking toevoegen:      

Via Documenten in Visma Financial Overview kunnen u en uw cliënt documenten uitwisselen en archiveren door bestanden naar het blauwe vlak te slepen of een bestand te selecteren op de pc. Het is ook mogelijk om bestanden onder te brengen in jaarmappen of om aangepaste mappen toe te voegen:     Als uw cliënt nieuwe documenten heeft geüpload, dan wordt het bestand vetgedrukt weergegeven. Ook staat er achter de map een getal dat aangeeft hoeveel nieuwe documenten er zijn geüpload. Dit geldt ook andersom voor uw cliënt als u documenten uploadt:     U als accountant of administratiekantoor beschikt over de extra functie om bestanden in Visma Advisor te bewaren:   Het document wordt vervolgens opgeslagen op de tab Documentatie van de betreffende cliënt in Visma Advisor:   Als u alleen gebruik wilt maken van documentuitwisseling met uw cliënt zonder eAccounting-administratie dan kunt u vanuit Visma Advisor gratis de samenwerking Visma Financial Overview inschakelen via de tab Samenwerkingen.      

Visma eAccounting Accountancy Kenmerken Snel in gebruik te nemen producten met een hoge mate van gebruikersvriendelijkheid. Geschikt voor standaardsamenwerkingen tussen kantoor en cliënt.  Kantoorautomatisering Visma Advisor is in dit portfolio de centrale applicatie. Hier registreert u uw cliënten en legt u vast welke diensten u aan hen levert. Rondom deze diensten beheert u de voortgang, resources, tijd registraties en declaraties. Bovendien kunt u alle documentatie en communicatie binnen en buiten uw kantoor eenvoudig koppelen aan uw cliënten.  Samenwerken Verder kunt u vanuit Visma Advisor een service beschikbaar stellen aan uw cliënt. Denk aan Visma eAccounting, de Visma Scanner app of Financial Overview. Zo wordt de samenwerking met uw cliënt eenvoudiger en efficiënter. Het overtypen van facturen in Excel is dus niet meer nodig. Ook bonnetjes en inkoopfacturen verwerkt u geautomatiseerd in de Visma eAccounting-administratie en met een directe bankkoppeling is het intypen of importeren van bankmutaties verleden tijd.  Producten Visma Advisor Visma Advisor is speciaal ontwikkeld voor accountants- of administratiekantoren. Alle processen binnen uw kantoor kunnen met deze software worden geautomatiseerd.    Dit geeft direct meer efficiency en winstgevendheid voor uw kantoor: Workload beheersing Resourceplanning  Voortgangsbewaking  Cliëntbeheer/crm Urenregistratie    Naast deze kantoorautomatisering functionaliteit, biedt Visma Advisor de mogelijkheid om services aan te bieden aan uw cliënt. Zo kunt u zelf bijvoorbeeld Visma eAccounting of Visma Scanner aanbieden aan uw cliënt. Zo kunt u efficiënt samenwerken en hoeft u minder tijd te besteden aan het bijhouden van de administratie van uw cliënt.  Visma eAccounting Innovatieve boekhoudsoftware voor zzp en mkb bedrijven met een zeer goede prijs-kwaliteitverhouding. Heel gebruiksvriendelijk, ook voor een cliënt die weinig of geen ervaring heeft met boekhouden.   Visma eAccounting kent vijf varianten. Als kantoor gebruikt u altijd Visma eAccounting Pro.   Visma eAccounting Starter: Uw cliënt heeft in deze variant geen toegang tot de administratie. Visma eAccounting Facturering: Uw cliënt kan zijn klanten beheren en verkoopfacturen aanmaken. De app kan gebruikt worden in combinatie met deze licentie. Visma eAccounting Solo: Een uitgeklede versie van Visma eAccounting Standaard. Geen bankkoppeling of mogelijkheid om aangiften en facturen digitaal te versturen. Uiteraard kunnen wel pdf-bestanden worden aangemaakt en via de mail verzonden. Visma eAccounting Standaard: Bevat alle noodzakelijke functies voor een volledige boekhouding. Van vaste activa, kostenplaatsen, projecten, transitoria en bankkoppelingen. Visma eAccounting Pro: Voor de professionele gebruiker. Minder kliks en meer informatie ten opzichte van de standaard versie.  Visma eAccounting App Deze app is beschikbaar voor Android en iOS. Via de app kan uw cliënt debiteuren en crediteuren beheren en beschikken over een overzicht van verkoop- en inkoopfacturen, inclusief zoek- en filterfuncties. Ook kan in de app een verkoopfactuur worden aangemaakt en verzonden. Uiteraard is er directe synchronisatie met de desktopversie van Visma eAccounting. Deze app kan alleen gebruikt worden als er ook een licentie van Visma eAccounting is gekoppeld aan de inlog. Visma Scanner app Met deze app kunnen eenvoudig bonnetjes worden gescand en geïnterpreteerd. De bonnetjes worden zelfs automatisch toegevoegd aan de banktransacties als het bedrag overeenkomt. Gebruikers hebben geen licentie nodig voor toegang tot hun eAccounting administratie. Er zijn dan ook geen kosten verbonden aan het gebruik van de Visma Scanner. Visma Financial Overview Rapportage- en dashboardsoftware. Eenvoudig gegevens presenteren vanuit Visma eAccounting. U bepaalt tot en met welke periode wordt gepresenteerd. Dit product is beschikbaar in twee varianten.    Financial Overview Starter. Met een standaard dashboard en Balans en Verlies en Winst rapportage geeft u uw cliënt inzicht in de financiële status. Ook kunt u documenten uploaden die uw cliënt vervolgens kan inzien. Veilig en AVG proof. Financial Overview Standaard. Met zelf gedefinieerde dashboards geeft u uw cliënt inzicht op maat. Ook een onbeperkt aantal begrotingen en de mogelijkheid voor uw cliënt om documenten te uploaden maken deze variant compleet.  Open de Financial Overview-vergelijker   Visma Online Samenstel-assistent In een layout die getoond wordt als een ‘kolommenbalans’ heeft u snel inzicht in de mutaties van een periode. Doordat u notities kunt toevoegen en statussen kunt wijzigen, is het samenstellen van het dossier snel te realiseren. Ook is er een overzicht van journaalregels waarin u eenvoudig kunt zoeken, sorteren en selecteren.  Mutatie Import voor Visma eAccounting  Snel en eenvoudig memoriaalboekingen of verkoopboekingen importeren? Voor veel branches zijn applicaties beschikbaar die via de API automatisch boekingen maken in Visma eAccounting. Toch is deze mogelijkheid niet altijd aanwezig. Via Visma eAccounting Import kunt u ook in dat geval snel over de mutaties beschikken met deze applicatie.  https://import.eaccounting.nl/ Met vriendelijke groet, Bob/Product Manager