Mine områder

Sign in for at tilføje dine favoritområder
annuller
Viser resultater for 
Søg i stedet efter 
Mente du: 
(updated by Thor Lundehoj VISMA ‎16-07-2019 15:12 )
Karina Baisgaard
  • 0 Svar
  • 0 ros
  • 257 Visninger

1.         Indledning

Denne vejledning beskriver, hvorledes du i menupunktet ’Indstillinger’ har en række muligheder for at tilpasse dit HR-system, så det passer til arbejdsgangene i din virksomhed.

 

Orkidé består af moduler, og der kan derfor være beskrivelser af løsninger, som din virksomhed ikke har adgang til. Eksempler herpå er virksomheder, der har adgang til Leder-medarbejdermodulet, eller virksomheder med finansoverenskomst.

1.1.       Ikoner

I Orkidé bruges følgende ikoner til ret, slet, opdater og fortryd registrering.

 ret slet fortryd.PNG

2.         Indstillinger

Menupunktet ’Indstillinger’ består af en lang række underpunkter.

Her ser du en komplet liste med underpunkter, der giver dig mulighed for at tilpasse jeres Visma HR-opsætning. Adgangen til de enkelte punkter styres på rolleniveau. Rollen ’Administrator, organisation’ har som hovedregel adgang til alle punkter.

 menu 1.png

2.1.       Mine indstillinger

Dette er det eneste menupunkt under ’Indstillinger’, som alle brugere (roller) med adgang til Visma HR kan se.

 mine indst.png

 

Diverse indstilling

Der kan vælges mellem dansk og engelsk sprog.

I Startside kan du vælge det menupunkt, som Orkidé skal åbne op i, når du logger på systemet.

Juster sider til denne højde: 768 pixels anvendes.

 

Medarbejdersøgning

Er der flere firmaer i virksomheden, kan du vælge kun at søge medarbejdere i ét firma.

I ’Valgt søgefelt’ kan du opsætte, det søgekriterie, du typisk anvender, når du skal søge en medarbejder frem.

 

Organisationer

Dette felt vises kun, hvis du har adgang til flere organisationer (virksomheder) i Visma HR.

2.2.       Organisation

I Visma HR er ’Virksomhed’ mange steder benævnt som ’Organisation’. I menupunktet ’Organisation’ kan du vedligeholde stamdata på jeres virksomhed. Du har adgang til at vedligeholde samtlige felter i skærmbilledet bortset fra felterne ’Kundeforholdsnummer’ og ’Projektnummer overføres til Visma Løn felt’. Se punkt 2.9 vedrørende opsætning af projektnummer.

 

Du kan se en beskrivelse af feltet ’Fraværsregistrering’ i vejledningen ’Påmindelser’.

 org.png

 

 

 

 

2.3.       Opslagstabeller

De fleste skærmbilleder i Visma HR har felter, der er forsynet med dropdown-menuer, som for eksempel her ved ’Ansattype’ og ’Intern titel’.
ans typ.png

 

En dropdown-menu svarer til en ’opslagstabel’. Visma HR har en række opslagstabeller, der ikke kan slettes, da de er systemtabeller, og nogle er nødvendige for forbindelsen til Visma Løn.

 

Du kan selv oprette nye opslagstabeller med tilhørende opslagskoder. Opslagstabellerne 0 til 500 er reserveret til systemtabeller, så dem, du opretter, skal have et nummer, der er højere end 500.

 opslagst.png

2.3.1.        Opret en ny opslagstabel

  • Klik på ’Ny’
  • Skriv et nummer, der er over 500
  • Felterne ’Ekstra felt’, ’Ekstra nummer’ og ’Antal decimaler’ skal ikke bruges
  • Under ’Tekst’ skriver du navnet på opslagstabellen
  • Under ’Bemærkning’ skriver du en beskrivelse af opslagstabellen

Vi anbefaler, at du også skriver teksten på engelsk, men det er ikke et krav.

 opret opsl.png

 

Når opslagstabellen er gemt, skal du oprette de relevante opslagskoder.

2.4.       Opslagskoder

Opslagskoder oprettes ved først at vælge den opslagstabel, der skal have koder tilknyttet.

 

  • Klik på ’Ny’
  • Udfyld kode
  • Udfyld tekst (såvel dansk som engelsk)
  • Afslut med ’Gem’

 

Der er lidt forskel på, hvordan opslagstabellerne er oprettet. Hvis du for eksempel skal tilføje et udenlandsk postnummer i opslagstabel ’100 – Postnumre’, gør du således:

 

  • Klik på ’Ny’
  • Ved kode skriver du postnummeret
  • Vælg land
  • Under ’Tekst’ skriver du bynavnet (såvel dansk som engelsk)
  • Afslut med ’Gem’

 kode 100.png

2.5.       Specielle oplysningskategorier

De faner, der vises i skærmbilledet med medarbejderens specielle oplysninger, opretter du i menupunktet ’Specielle oplysningskategorier’. Én speciel oplysningskategori svarer til én fane i specielle oplysninger. Du kan oprette et ubegrænset antal specielle oplysningskategorier.

 

Eksempler på specielle oplysningskategorier:

 spec opl.png

 

Kategorien ’Diverse’ oprettes automatisk i forbindelse med konverteringen, og kategorien kan ikke slettes. Hvis en kategori ikke har tilhørende specielle felter, kan kategorien slettes ved klik på X.

 

Du opretter en ny speciel oplysningskategori således:

 

  • Klik på ‘Ny’
  • Skriv navnet på kategorien
  • Afslut med 'flueben'

2.6.       Specielle felter

En speciel oplysningskategori skal altid have tilknyttet ét eller flere specielle felter.

 

Eksempler på specielle oplysningsfelter:

 oplys felt.png

Du opretter et nyt specielt oplysningsfelt således:

 

  • Klik på ’Ny’
  • Vælg en kategori i dropdown-menuen
  • Udfyld feltnavn (feltnavnet vises på medarbejderens specielle oplysninger – se nedenfor)
  • Vælg felttype i dropdown-menuen (nye felttyper kan oprettes i en opslagstabel)
  • Afslut med 'flueben'

 pkort1.png

 

Specielle oplysninger på medarbejder:
pkort2.png

 

Du kan kun slette et specielt oplysningsfelt, hvis medarbejderne ikke har registreret noget på feltet.

 

2.7.       Fraværskalender

Formålet med fraværskalenderen er at forenkle registrering af ferie, sygdom og andet fravær, så systemet automatisk udregner antal fraværsdage under hensyntagen til lørdage, søndage, helligdage og eventuelle ekstra fridage.

 fraværskalender.png

 

2.7.1.        Opret fraværskalender

Sådan opretter du en fraværskalender:

 

  • Klik på ’Ny’
  • Giv kalenderen et sigende navn
  • Vælg, om lørdage og søndage er fridage eller ej
  • Vælg land i ’Benyt helligdage fra’
  • Klik på ’Tilføj’
  • Vælg helligdage i det relevante år – klik på dem enkeltvis eller vælg alle på en gang
  • Højre klik på en dato for at tilføje ekstra fridage, eksempelvis juledag, nytårsdag og Grundlovsdag

 

Knappen ’Gør til standard’ betyder, at denne kalender bliver firmaets standard-fraværskalender, når der tilføjes fravær på en medarbejder - medmindre medarbejder har valgt en anden kalender som standard-fraværskalender.

 

I skærmbilledet, hvor der registreres fravær, kan man se den valgte kalender.

 111.png

  

Der kan oprettes flere forskellige kalendere, men kun én af dem kan være virksomhedens standard-fraværskalender.

 

Hvis der er behov for at oprette en kalender med udenlandske helligdage, skal helligdagene først oprettes i opslagstabel ’120 – Helligdage’ under ’Indstillinger’. Herefter kan helligdagene fra dette land vælges via drop Down-listen ’Benyt helligdage fra’.

 

En fraværskalender kan ikke slettes, hvis den har været brugt i en fraværsregistrering.

 

Integration til Visma Løn

Når en kalender er gjort til virksomhedens standard-fraværskalender, bliver kalenderen automatisk overført til Visma Løn som helligdagskalender.

 

Ændringer i en standard-fraværskalender, der allerede er overført, opdateres automatisk i lønsystemet, så snart der klikkes på ’Gem’.

2.8.       Kategorier til dokumenter

For at få et bedre overblik over de dokumenter, der er uploadet/gemt på en medarbejder, er det muligt at kategorisere dokumenterne. Denne opsætning sker i menupunktet ’Kategorier til dokumenter’. Her kan du oprette nye dokument-kategorier og styre adgangen til disse.

 kat dok.png

  

Ny kategori oprettes således:

 

  • Klik på ‘Ny’
  • Skriv navnet på kategorien
  • Udfyld Beskrivelse (beskrivelsen vises til brugerne, når de uploader dokumenter i kategorien)
  • Udfyld tilsvarende navn og beskrivelse på engelsk
  • Opsæt rettigheder i højre side. Det er kun roller, der er i brug, der vises her
  • Afslut med ’Gem’

Dokumenter, der er uploadet, inden du opsætter ’Kategorier til dokumenter’, er ikke placeret i nogen kategori. Dokumenterne kan nemt flyttes til relevante kategorier under ’Medarbejder’, ’Dokumenter’.

 

Uploadede dokumenter via menupunktet ’Lønregistreringer’

Der er fortsat adgang til at uploade dokumenter, når der registreres kørsel, udlæg, rejse osv. i menupunktet ’Lønregistreringer’. Disse vedhæftede dokumenter bliver ikke automatisk placeret i en kategori.

 

Vær opmærksom på, at hvis en lønregistrering har status ’Lønbehandlet’, så kan det uploadede dokument ikke slettes under ’Dokumenter’ på medarbejderen, med mindre hele lønregisteringen slettes af administrator.

2.9.       Projektnummer

Projektnummer bruges i forbindelse med fraværs- og lønregistreringer. Projektnumre, der bruges ved lønregistreringer, kan overføres til Visma Løn.

 

2.9.1.        Opsætning af Projektnummer

Projektnummer opsættes under ’Indstillinger’, ’Projektnummer’.

 

  • Klik på ’Ny’
  • Tildel et projektnummer på højst 10 karakterer
  • Giv projektet et navn og evt. en beskrivelse
  • Tilføj start- og slutdato (felterne er ikke obligatoriske)
  • Marker mindst én fraværskode eller én lønregistreringskode, før du kan gemme projektnummeret

Når fraværskode og/eller lønregistreringskode er knyttet til projektnummer, er projektnummer blevet et obligatorisk felt ved fraværs- og lønregistreringer.

 

Eksempel på oprettelse af projektnummer:

 

222.png

 

2.9.2.        Opsætning af overførsel til Visma Løn

Det er muligt at overføre projektnummer på lønregistreringer (ikke på fraværsregistreringer) til input kontering i Visma Løn. Opsætning foretages af Visma.

 

I skærmbilledet ’Indstillinger’ (se afsnit 2.3) vises opsætningen således:

 333.png

For interesserede er her en kort beskrivelse af opsætningen i lønsystemet:

 

Kontoplanens sorteringskode skal sættes op i Visma Løn (’Opsætning’, ’Kontoplan’, ’Sorteringskode’), inden integration til feltet ’Valgfri’ kan aktiveres. Du kan vælge integration til:

 

  • Ingen integration, lønregistreringer vil blive overført uden projektnummer
  • Kontoplanfelt 1
  • Kontoplanfelt 2
  • Kontoplanfelt 3
  • Kontoplanfelt 4
  • Kontoplanfelt 5
  • Kontoplanfelt 6

 

Orkidé kan overføre til én sorteringskode i Visma Løn. Virksomheder med flere arbejdsgivere og med forskellige kontoplaner, skal have enssorteringskoder på alle arbejdsgivere. Det samme gælder, hvis virksomheden i Visma HR har integration til flere forskellige kundeforhold i Visma Løn.

 

  • Ændrer du i sorteringskoden i Visma Løn, skal du også ændre kontoplanfelt i Visma HR.
  • Sletter du et kontoplanfelt i sorteringskoden, skal du også ændre i Visma HR.
  • Har du ’Aflønning’ som en del af sorteringskoden i Visma Løn, skal du huske, at dette kontoplanfelt ikke indlæses i decentral indlæsning. Derfor skal ’Aflønning’ ikke tælle med i rækkefølgen.

2.10.       Bruger/adgang

I menupunktet ’Bruger/adgang’ styres adgangsrettighederne til Visma HR. Typisk er det administrator og brugere med lignende rettigheder, der har adgang til dette menupunkt. Menupunkter indeholder fire undermenuer, der alle er beskrevet nedenfor.

 

Inden en ny bruger (medarbejder) kan få adgang til Visma HR, skal brugeren oprettes i Vismas login-modul. Det er virksomhedens administrator, der har adgang til at oprette nye brugere i login-modulet.

 

Det er ikke muligt at få adgang til Visma HR uden at være oprettet som bruger og uden at have en brugerrolle.

 

2.10.1.        Brugere

Sådan opretter du en ny bruger:

 

  • Klik på ’Ny’
  • Udfyld brugernavn på højst 40 karakterer (dette behøver ikke at være det samme som i login-modulet)
  • Udfyld ’Bruger id’ fra medarbejderens oprettelse i login-modulet (et bruger-id er på 13 karakterer og består typisk af CVR-nummer og et femcifret løbenummer). Bruger-id skal være identisk i de to systemer
  • Vælg personalenummer og navn på brugeren i drop Down-listen
  • Klik på ’Gem’

 brugere.png

 

Efterfølgende er det muligt at rette brugernavn, bruger-id eller helt at slette brugeren. Sidstnævnte kræver, at brugers adgangsrettigheder også er slettet.

 

Feltet ’Sidste log on’ er ikke aktiveret i nuværende version af Visma HR.

 

Bemærk: Medarbejdere, der skal have forskellige adgange til Orkidé – altså forskellige roller – skal oprettes lige mange gange i login-modulet og i dette menupunkt.

2.10.2.        Adgang til specielle oplysninger

Dette menupunkt bruges til at styre adgangen til oplysningskategorierne (fanerne) i specielle oplysninger. Du kan for eksempel vælge, at en IT-rolle kun får adgang til fanen ’IT’.

 

Uanset hvem der opretter en ny ’Speciel oplysningskategori’, får administrator automatisk adgang til den nye kategori.

 

2.10.2.1.         Tildel adgang til ’Speciel oplysningskategori’
  • Klik på kategorien i kolonnen ’Specielle oplysninger’, eksempelvis IT
  • Tilføj rollen (vises nederst i skærmbilledet), der skal have adgang til oplysningskategorien
  • Klik på ’Gem’

 adg1.png

adg2.png

Omvendt kan du også klikke på en rolle, så du ser de specielle oplysningskategorier, rollen har adgang til.

 

Bemærk: Alle brugere, der har adgang til specielle oplysninger, har også adgang til oplysningskategorien ’Diverse’, hvorfor denne kategori ikke bør bruges til at registrere fortrolige oplysninger.

2.10.3.        Roller

I menupunktet ’Roller’ vises de standardroller og fleksible roller, som jeres virksomhed har til rådighed.

 

Orkidé har følgende 11 standardroller:

 

  • Administrator, firma
  • Administrator, organisation
  • Afdelingsleder, læs
  • Afdelingsleder, rediger
  • Fravær registrator
  • HR
  • HR (uden Multifunktion)
  • Kursus administrator
  • Leder
  • Løn
  • Medarbejder

 

Disse vises i oversigten, hvis jeres virksomhed er sat op til at bruge alle standardroller. Derudover vises jeres eventuelle fleksible roller – roller som er tilpasset specifikt til jer.

 fleks rol.png

 

Klikker du på en rolle, får du vist rollens opsætning. Du kan give rollen et andet navn – øvrige felter kan du ikke redigere.

 

Ændring af roller eller oprettelse af nye roller sker ved henvendelse til Visma.

2.10.4.        Bruger/adgang

I dette under-menupunkt tildeles brugerrettigheder. Det er altså her, du giver en medarbejder den endelige adgang til Visma HR, efter du har oprettet medarbejderen som beskrevet i punkt 2.10.1.

 444.PNG

 

Når du klikker på en linjen i oversigten med brugere, vises de firmaer/afdelinger, den pågældende medarbejder har adgang til, i nederste del af skærmbilledet.

 

2.10.4.1.         Tildel brugerrettigheder til en bruger 
  • Klik på ’Ny’
  • Vælg medarbejderen i drop Down-menuen ’Bruger’
  • Vælg en af rollerne i drop Down-menuen ’Rolle’
  • Hvis det er en bruger, der med den valgte rolle skal have adgang til medarbejdere i en eller flere afdelinger, skal du yderst til højre sætte markering i de relevante firmaer/afdelinger
  • Bemærk: Medarbejdere, der kun skal have adgang til egne data, skal IKKE have markering ud for en afdeling!
  • Klik på ’Gem’

 555.png

 

Husk, at du kun kan oprette en rolle pr. bruger (bruger-id).

2.10.       Løndele/fraværskoder

I forbindelse med konvertering af data fra Visma Løn til Visma HR oprettes de løndele og fraværskoder, som I anvender i lønsystemet. Disse vises i skærmbilledet ’Opsætning af løndele/fraværskoder’.

 11.png

 

Du kan tilføje nye løndele og fraværskoder ved at klikke på ’Nyt felt’ og vælge fra drop Down-listen. Herefter vises den netop tilføjede løndel eller fraværskoder i respektiv opslagstabel.

 22.png

 

I opslagstabellerne

 

  • 320 Personalegoder
  • 322 Fraværstype
  • 324 Variable lønregistrering

 

kan du oprette egne koder, som ikke overføres til Visma Løn. Koderne skal være forskellige fra dem, der eksisterer i lønsystemet (se lønartskataloget på Visma Community). F.eks. oprettes fraværskoderne som 3-cifrede.

2.12.       Stillingskategori, koder

Virksomheder, der har Leder-medarbejdermodulet, har også adgang til menupunktet ’Stillingskategori, koder’. Her styrer du hvilke lønarter og fraværskoder, der skal være tilgængelige på de enkelte stillingskategorier.

 33.png

 

Du tilføjer nye koder til en stillingskategori således:

 

  • Klik på stillingskategorien, så den bliver blå
  • Åbn underpunkterne ved at klikke på pilene
  • Klik i venstre side på fraværskoden, der skal tilføjes den valgte stillingskategori. Koden vises nu i højre side
  • Afslut med ’Gem’

 

Klik aldrig på ’Fjern alle’ – så mister du hele opsætningen.

 

Adgang til at kunne registrere på løndele og fraværskoder kan også opsættes på rolleniveau i menupunktet ’Opsætning af koder’.

2.13.       Arbejdsplan

Menupunktet ’Arbejdsplan’ er specifikt udviklet til virksomheder med finanssetup eller virksomheder der har adgang til Saldovisning. Øvrige virksomheder kan også bruge arbejdsplanen, men for disse gælder det, at arbejdsplanen ikke kan overføres til lønsystemet. I Visma HR er der sammenhæng mellem arbejdsplan, arbejdskalender og fraværskalender og dermed også til fraværsregistreringer og eventuelle realtidssaldi/saldovisning.

 

Eksempel på arbejdsplan på organisationen (virksomheden):

 44.png

 

Arbejdsplanen kan oprettes på virksomhedsniveau og på medarbejderniveau. Du kan kun oprette én arbejdsplan i virksomheden – også selvom virksomheden har to eller flere kundeforhold i Visma Løn.

 

Bemærk: Beregning af den gennemsnitlige arbejdstid pr. uge vises i timer og minutter i modsætning til fraværsregistreringerne.

Eksempel: Hvis virksomhedens arbejdsplan er 36 timer / 5 arbejdsdage, er gennemsnitstid pr. uge beregnet i 7,20. Vi viser gennemsnitstiden i timer = 7:12 (7 timer og 12 minutter). 

2.13.1.       Opret arbejdsplan på organisation (virksomhed)

 

  • Klik på ’Ny’
  • Tilføj ’Fra dato’ og ’Til dato’ (hvis ’Til dato’ ikke udfyldes, indsætter systemet automatisk datoen 31-12-2049)
  • Udfyld feltet ’Beskrivelse’ (vises i medarbejderens arbejdskalender)
  • Udfyld ’Uge 1’ med tidspunkter i de relevante ugedage

Hvis du bruger ’tab’ knappen, udfyldes felterne automatisk med forrige dags klokkeslæt

  • Klik på ’Tilføj uge’, hvis virksomhedens arbejdsplan ændrer sig fra uge til uge
  • Klik på Gem
  • Klik på ’Overfør til lønsystem’

 

Når knappen ’Overfør til lønsystem’ er inaktiv, betyder det, at integration af arbejdsplan til Visma Løn er gennemført med succes. Hvis du ændrer i arbejdsplanen, efter den er overført til lønsystemet, er det nok blot at klikke på ’Gem’, så bliver den overførte plan automatisk opdateret i lønsystemet.

 

Bemærk: Hvis der er lønkørsel eller efterregulering i gang, kan arbejdsplanen ikke overføres.

2.13.2.       Opret arbejdsplan på medarbejder

Medarbejderen skal altid have en personlig arbejdsplan, hvis medarbejderens arbejdstid er forskellig fra virksomhedens arbejdsplan, og derfor skal der også altid oprettes arbejdsplan på deltidsansatte medarbejdere.

 

Denne info-bjælke vises, hvis du har valgt en deltidsansat medarbejder:
55.png

Klik på fanen ’Medarbejder’. Hvis du ikke har valgt en medarbejder i ’Medarbejderoversigt’, kan du finde medarbejderen ved at klikke på ’Søg’. Opret arbejdsplanen som beskrevet ovenfor.

 

Hvis en medarbejder med personlig arbejdsplan skal overgå til virksomhedens arbejdsplan, for eksempel i forbindelse med en ændring fra deltidsansættelse til fuldtidsansættelse, udfylder du feltet ’Til dato’ på medarbejderens arbejdsplan. Herefter er medarbejderen automatisk omfattet af virksomhedens arbejdsplan.

 

2.14.       Fravær via e-mail

I dette menupunkt markerer du de fraværstyper, der skal vises i medarbejdernes kalendere, når registreret fravær er godkendt.

66.png

  

Medarbejdere, der skal modtage e-mail med fravær, skal i skærmbilledet ’Medarbejder’ have en e-mailadresse i feltet ’E-mail’. E-mailadresse i feltet ‘E-mail (privat)’ udløser ingen e-mails.

 

Endvidere er det en forudsætning for at modtage notifikationer via e-mail, at der er en markering i ’Ja’ i feltet ’Send e-mail med godkendt fravær’. Denne markering sættes på firmaniveau.

2.14.1.       Regler for e-mail notifikation som ’mødebooking’

Følgende regler gælder for modtagelse af e-mail notifikationer:

 

  • Det er kun godkendt fravær, der sendes via e-mail til kalenderen
  • I det øjeblik, fraværsregistreringen bliver godkendt af leder eller administrator, sendes e-mailen. For virksomheder uden Leder-medarbejdermodul betragtes fravær som godkendt, så snart fraværet er registreret. Når du klikker på ’Gem’, sendes e-mailen.
  • Notifikationen består af en e-mail med teksten ’Godkendt fravær fra Visma HR’, der sendes til medarbejderen, der har fraværet
  • Afsender af e-mailen er den person, der har godkendt fraværet

 

Bemærk: Det kan være uhensigtsmæssigt at være oprettet med egen e-mailadresse som brugernavn i Visma HR (se afsnit 2.10.1). Hvis en bruger er opsat til at kunne godkende eget fravær, er det ikke altid, kalendersystemet vil modtage en ’noreply’ e-mail sendt fra egen mailboks.

 

Eksempel på en fraværsregistrering, der er sendt fra Visma HR som en mødeindkaldelse i Outlook:

 77.png

  

Fraværet vises som en reservation fra 8.00 til 18.00 i kalenderen den pågældende dag. Når registreringen accepteres, vises fraværet som ’Optaget’ i kalenderen. Fraværsregistreringer, der er registreret i timer, og hvor der ved registreringen er anført klokkeslæt, vises i korrekt tidsrum.

 

Hvis start- eller slutdato på en fraværsregistrering efterfølgende ændres, eller fraværsregistreringen helt slettes, sker der automatisk en opdatering i kalenderen.

 

2.15.       Opsætning af koder

I skærmbilledet ’Opsætning af koder’ er det muligt at angive, om en fraværskode eller en lønkode kræver godkendelse, skal skjules for medarbejderne eller om koden i det hele taget skal vises i Orkidé. Menupunktet ’Opsætning af koder’ er kun relevant for virksomheder med Leder-medarbejdermodul.

 88.png

 99.png

 

Kræver godkendelse

I denne kolonne markerer du, om registreringer på en fraværskode eller en lønkode skal godkendes, inden de bliver overført til lønsystemet.

 

Skjules for medarbejdere

Her kan du markere, om medarbejdere – i denne sammenhæng er Leder også medarbejder - skal have lov til at registre på alle fraværskoder eller ej. ’Skjules for medarbejdere’ betyder, at medarbejderen ikke kan registrere på fraværskoden. Dette kan f.eks. være en god idé i forhold til Orlov. Medarbejderen kan godt se registreringer, som administrator har foretaget under ’Fravær’, eller for den sags skyld i lønsystemet.

 

Kode vises i Visma HR

Her kan du opsætte, om en lønregistreringskode skal være synlig i Viosma HR eller ej. Den opsætning, du foretager her, kan overstyres i opsætning af rollerne. Du kan f.eks. give medarbejderrollen adgang til kun at kunne registrere på 1100 – timeløn, mens du selv som administrator har adgang til alle lønkoder.

 

Vises når lønbehandlet

Denne opsætning skal du primært bruge til lønregistreringer, hvor informationen først må komme til medarbejderens kendskab efter en lønkørsel. Et eksempel kan være en Bonus, som lederen gerne vil informere medarbejderen om. Her skal oplysningen ikke skal være synlig for medarbejderen, blot fordi informationen er lagt ind i lønsystemet.

 

2.16.       Realtidssaldi

Menupunktet ’Realtidssaldi’ har hidtil været forbeholdt virksomheder med finanssetup, der har adgang til realtidssaldi på medarbejderne. Nu er visning af realtid også blevet tilgængelig for øvrige virksomheder. I dette menupunkt markerer du de saldi, der skal vises på medarbejderne i menupunktet ’Fravær’, ved at sætte flueben ud for teksten.

 1111.png

 

2.16.1.       Grænseværdier, validering på minimum og maksimum værdier

Du kan vælge mellem fire grænseværdier på de valgte realtidssaldi. Formålet er, at medarbejdernes registreringer ikke må overskride de foruddefinerede grænseværdier, og at der evt. kommer en advarsel, når en registrering nærmer sig en grænseværdi.

 

Minimum

Overstiger registreringen grænseværdien ’Minimum’, kan registreringen ikke opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om en timebank:

 a1.png

 

Advarsel, min.

Overstiger registreringen grænseværdien ’Advarsel, min.’, kan medarbejderen godt opdatere registreringen. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank:

 1a.png

 

Advarsel, maks.

Overstiger registreringen grænseværdien ’Advarsel, maks.’, kan registreringen godt opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank.

 1b.png

 

Maksimum

Overstiger registreringen grænseværdien ’Maksimum’, kan registreringen ikke opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank.

 

 1c.png

 

Undtagelser

Nedenfor kan du se en række undtagelser for validering på grænseværdier:

 

  • Nyansatte medarbejdere

Validering på grænseværdier er ikke mulig for medarbejdere, der endnu ikke er lønbehandlet og derfor ikke har saldi i MultiLøn Erhverv.

  • Godkendelse af lønkørsel

Der kan ikke valideres under en lønkørsel. Det betyder, at medarbejdernes registrering opdateres, selvom grænseværdierne er overskredet.

  • Følgende menupunkter har ikke validering på grænseværdier:
  • Fravær via Excel
  • Fælles rapportering fravær
  • Godkend fravær og lønregistreringer

2.17.       Costcenter

Her ses alle costcentre på de enkelte arbejdsgivere. Du opretter nyt costcenter således:

 

  • Vælg Virksomhed og Arbejdsgiver
  • Klik på ’Ny’
  • Udfyld ’Nummer’ på højst 6 karakterer
  • Udfyld ’Navn’ på højst 6 karakterer
  • Klik på ’Opdater’

 

Det nye costcenter bliver automatisk oprettet i Visma Løn, så snart det er taget i brug på en medarbejder.

 

2.18.       Udbetalingssted

Her ses alle udbetalingssteder på de enkelte arbejdsgivere. Du opretter nyt udbetalingssted således:

 

  • Vælg Virksomhed og Arbejdsgiver
  • Klik på ’Ny’
  • Udfyld ’Nummer’ på højst 6 karakterer
  • Udfyld ’Navn’ på højst 6 karakterer
  • Klik på ’Opdater’

 

Det nye udbetalingssted bliver automatisk oprettet i Visma Løn, så snart det er taget i brug på en medarbejder.