Mine områder

Sign in for at tilføje dine favoritområder
annuller
Viser resultater for 
Søg i stedet efter 
Mente du: 
Mærkater
Sortér efter:
Opdateret af Thor Lundehoj VISMA ‎16-07-2019 15:20
1. Rapporter Rapporterne vises som udgangspunkt vises i Excel. Enkelte rapporter kan dog også vises i pdf, her vises udvalgte felter, da pdf-formatet har pladsbegrænsninger i forhold til Excel.   Rapportoversigt Når du går ind under ’Rapporter’, kommer du til ’Rapportoversigt’. Som standard vises rapporterne som ikoner, men du kan øverst i højre hjørne skifte mellem visning af ikoner eller på liste.   Rapporter med standardopsætning: Fraværsliste Jubilæer Fødselsdage Medarbejderliste Ansættelser og fratrædelser Lønregistreringsrapport Anciennitet Rapporter med mulighed for at ændre opsætning: Løn, pension og goder Ansættelse Kontaktinformation Uddannelse Du kan vælge hvilken typer rapporter du ønsker at få vist i oversigten, ved at bruge denne dropdownmenu i toppen:     Under hver rapport, kan du se et eller flere små ikoner.     Vær opmærksom på, at alle med rettigheder kan slette virksomhedens egne rapporter. Sådan kan et fuldt overblik se ud:   1.1. Adgang til rapporter Adgangen til rapporter styres på roller og afhængig af adgang til afdelinger. For at have adgang skal man som minimum via rollen have læseadgang på ’Ansættelse’ og ’Medarbejder stamdata’ samt have adgang til den eller de afdelinger, man skal kunne se data for.   Skal der være adgang til rapporterne ’Lønregistreringer’ og ’Fraværsliste’, så skal der også være læseadgang til Fravær og Variable. Kontakt dit kundecenter, hvis du har behov for at ændre på en eller flere roller.   2. Standard eller egen definition Alle rapporterne findes i en standardvisning. Nogle rapporter giver mulighed for at definere, hvordan den skal se ud. Det er: Løn, pension og goder Ansættelse Kontaktinformation Uddannelse Når du klikker på en rapport, får du muligheden for at definere det, du ønsker at se. Det gør du ved at klikke på ’Til/fravælg kolonner’ og derefter klikke de informationer af, du vil have med i rapporten. Udover til/fravalg af bestemte informationer, kan du også sætte filter på.   Herunder er et eksempel fra rapporten ’Ansættelse’, hvor du kan vælge hvilke afdelinger, rapporten skal gælde for. Hvis du ikke vælger nogen, så vil alle afdelinger være med i rapporten. Når du er færdig kan du klikke på ’Hent Excel’ for at se rapporten. Er det en rapport I skal bruge ofte, kan du nederst under ’Gem opsætning’ give den et navn og derefter gemme den. Herefter vil den kunne ses i rapportoversigten.   Vær opmærksom på, at man ikke kan navngive flere rapporter med samme navn. Hvis du vælger et navn til en rapport, der allerede eksisterer, vil der ske én af følgende ting: Hvis det samme navn som en af standardopsætningerne, vil du ikke kunne vælge det. Du vil få en fejlbesked og skal vælge et andet navn. Hvis det er samme navn som en af jeres egne definerede rapporter, vil du få muligheden for at overskrive. Hvis du vælger dette, så vil den gamle rapport blive erstattet af den du er i gang med at gemme. Skal I beholde begge rapporter, skal du vælge et andet navn.      
Vis hele artiklen
Opdateret af Thor Lundehoj VISMA ‎16-07-2019 15:16
Indledning For at anvende app'en skal man have Leder- Medarbejdermodul. I første version kan man registrere fravær.   Setup Visma HR mobile kan bruges af medarbejdere til fraværs registrering. Ledere og administra- tor kan også registrere deres fravær, så længe de er oprettet i Visma HR med deres medar- bejder nummer. Ledere skal fortsat godkende fravær i Visma HR.   Download Visma HR App Appen kan downloades ved at følge neden- stående link:   https://itunes.apple.com/dk/app/visma-hr/id1334004291   Du kan også finde appen i Google Play Store under Visma HR.   Login på Visma HR App Første gang en medarbejder logger på Visma HR App, vil der komme følgende billede. Af hensyn til sikkerhed, har vi indbygget 2 step verifikation: Medarbejder skal udfylde CVR nummer, Brugernavn og Adgangskode. Hvis alle tre felter er korrekte, vil medarbejder modtage 6- cifret sms-kode på sin mobil. Bemærk at mobilnummer skal være knyttet til Brugernavn i Vismas Login system.   Appen er nu klar til fraværsoverblik og registrering af fravær.   Registrering i Visma HR app Fraværsoverblik Medarbejder kan se alle fraværsregistreringer fra Visma HR. Fraværsdetaljer Man kan klikke på en enkelt fraværsregistrering og åbne fraværsdetaljer Registrering af fravær Medarbejder kan vælge blandt fraværskoder som administrator har tilladt og opsat i Visma HR og i Visma Løn.   Ved at klikke på den grønne knap med plus tegn, kan man registrere ny fravær.   Man skal udfylde start og slut dato. Varighed kan udfyldes. Hvis varighed ikke er udfyldt, vil systemet beregne antallet ud fra Fraværskalender i Visma HR.   Eksempel på fraværskoder der udfyldes i timer Næste version Følgende opgaver er endnu ikke løst i Visma HR mobile: Fraværskoder med sats og enheder kan ikke registreres Fraværsprojekt kan ikke registreres Hvis administrator har ændringer i følgende, skal bruger logge af og logge på Visma HR App, før ændringerne er slået til under tilgængelige fraværskoder medarbejder stillingskategori og med- arbejders rolle rettigheder fraværskode tilføjet eller fjernet fra Indstillinger, Stillingskategori koder fraværskode er sat op som beskyttet kode som medarbejder ikke har adgang til   Hvis medarbejder opretter en fraværskode som i mellemtiden er blevet fjernet af administrator, vil medarbejder få en fejlbesked om at fraværskoden ikke kan anvendes.   Fokus på den grønne knap når man tilføjer fraværskoder er på hele rækken, så man kan åbne fraværsdetaljen i stedet for at åbne fraværskoden til registrering  
Vis hele artiklen
Opdateret af Thor Lundehoj VISMA ‎16-07-2019 15:15
  Indledning For at anvende app'en skal man have Leder- Medarbejdermodul. I første version kan man registrere fravær. Setup Visma HR App kan bruges af medarbejdere til fraværs registrering. Ledere og administrator kan også registrere deres fravær, så længe de er oprettet i Visma HR med deres medar- bejder nummer. Ledere skal fortsat godkende fravær i Visma HR. Download Visma HR App Appen kan downloades ved at følge neden- stående link: https://play.google.com/store/apps/details?id=dk.bluegarden.orkideapp   Du kan også finde appen i Google Play Store under Visma HR. Login på Visma HR App Første gang en medarbejder logger på Visma HR App, vil der komme følgende billede. Af hensyn til sikkerhed, har vi indbygget 2 step verifikation.   Medarbejder skal udfylde CVR-nummer, Brugernavn og Adgangskode. Hvis alle tre felter er korrekte, vil medarbejder modtage 6- cifret sms kode på sin mobil. Bemærk at mobilnummer skal være knyttet til Brugernavn i Vismas Login system.   Appen er nu klar til fraværsoverblik og registrering af fravær. Registrering i Visma HR app Fraværsoverblik Medarbejder kan se alle fraværsregistre- ringer fra Visma HR. Fraværsdetaljer Man kan klikke på en enkelt fraværsregistre- ring og åbne fraværsdetaljer Registrering af fravær Medarbejder kan vælge blandt fraværskoder som administrator har tilladt og opsat i Visma HR og i Visma Løn. Ved at klikke på den grønne knap med plus tegn, kan man registrere ny fravær.   Man skal udfylde start og slut dato. Varighed kan udfyldes. Hvis varighed ikke er udfyldt, vil systemet beregne antallet ud fra Fraværskalender i Visma HR.   Eksempel på fraværskoder der udfyldes i timer   Næste version Følgende opgaver er endnu ikke løst i Visma HR mobile: Fraværskoder med sats og enheder kan ikke registreres Fraværsprojekt kan ikke registreres Hvis administrator har ændringer i følgende, skal bruger logge af og logge på Visma HR App før ændringerne er slået til under tilgængelige fraværskoder medarbejder stillingskategori og medarbejders rolle/rettigheder fraværskode tilføjet eller fjernet fra Indstillinger, Stillingskategori koder fraværskode er sat op som beskyttet kode som medarbejder ikke har adgang til      
Vis hele artiklen
Opdateret af Thor Lundehoj VISMA ‎16-07-2019 15:13
Hjælpevideoer til Visma HR   Opret medarbejder:   https://youtu.be/ZWWZrvKSOmA Sådan logger du på første gang:   https://youtu.be/gKYZ9ljPTp4 (åbner i nyt vindue) Sådan godkender du løn- og fravær i leder-/medarbejdermodulet: https://youtu.be/zW4NnWSfQ2A  (åbner i nyt vindue) Sådan bruger du påmindelser: https://www.youtube.com/watch?v=2bfWdrbkmqE  (åbner i nyt vindue) Sådan retter du medarbejders stamoplysninger: https://www.youtube.com/watch?v=WtelyB2QQsA   (åbner i nyt vindue) Sådan bruger du rapporter:   https://www.youtube.com/watch?v=zNEVdiGykIQ(åbner i nyt vindue) Saldi vist i realtid:   https://www.youtube.com/watch?v=43gn4qFwfk8&feature=youtu.be(åbner i nyt vindue)   Har du behov for andre hjælpevideoer, så kommentér denne artikel.
Vis hele artiklen
Opdateret af Thor Lundehoj VISMA ‎16-07-2019 15:13
1. Indledning Adgang til Visma HR er blevet væsentlig udvidet, således at det nu er muligt at give adgang til systemet på en mere fleksibel måde. Dette betyder, at Visma HR kan ’åbnes’ for medarbejdere, der skal have mere eller mindre begrænset adgang til systemet.   Vi imødekommer dermed behovet for at kunne give adgang til andre arbejdsfunktioner, end dem vi allerede har I systemet i dag. Nu kan der opsættes roller, der får adgang til Visma HR på lige netop det niveau, som disse arbejdsfunktioner kræver. Det kan f.eks. være adgang for medarbejdere i en IT afdeling.   Ligeledes kan der gives udvidet adgang til allerede eksisterende brugerroller, f.eks. fraværsregistrator. Denne vejledning beskriver i detaljer, hvorledes opsætning af brugerroller foregår. Endvidere har vi udvidet muligheden for at kunne registrere organisationens afdelingsledere, herunder om lederen har adgang til Visma HR eller ej. Beskrivelse findes i afsnit 6 længere nede.   1.1. Fleksible roller Fremover skelner vi mellem standardroller (brugerrettigheder), som hele tiden har eksisteret, og fleksible roller, som er den nye fleksible måde at få adgang til systemet på. Opsætning af en ny fleksibel rolle kan kun foretages af Visma. Ved opsætning skal adgang til følgende punkter afklares: Menupunkter (moduler) Firma og afdelinger Sikkerhedsfunktioner (adgangsrettigheder)   1.1.1. Adgang til menupunkter Adgang til menupunkterne – modulerne, som vi også kalder dem – kan der efter behov åbnes og lukkes for. I nogle tilfælde er menupunkterne afhængige af hinanden, således at der skal gives adgang til mere end et menupunkt for at opnå den ønskede brugeradgang.   1.1.2. Adgang til firmaer og afdelinger Der kan gives adgang til et eller flere firmaer inkl. underfirmaer, afdelinger og underafdelinger, eller der kan gives adgang til én enkelt afdeling.   1.1.3. Adgang via sikkerhedsfunktioner Vi har indført noget, der hedder sikkerhedsfunktioner (se eksempel i 3.2). Disse bruges kun af Bluegarden til opsætning eller ændring af fleksible roller. Det er via sikkerhedsfunktionen at adgangsrettigheder til menupunkterne tildeles, dvs. de handlinger (Opret, Læs, Ret eller Slet) brugeren må benytte i et bestemt menupunkt.   Med udvikling af sikkerhedsfunktioner kan vi nu give differentieret adgang til Visma HR, der kan kombineres den adgang, der gives via modulerne.   1.2. Bruger / adgang Menupunktet ’Indstillinger’ er udvidet til brug for administration af brugere og brugerrettigheder, herunder adgang til specielle oplysninger. Under ’Bruger/adgang’ er der følgende fire undermenuer: Brugere - Her oprettes nye brugere Specielle opl. adgang - Her defineres, hvem der skal have adgang til hvilke specielle oplysninger Roller - Her vises et overblik over de roller – inkl. fleksible roller – som I har adgang til Bruger/adgang - Her tildeles eller ændres brugerrettigheder til systemet   2. Sådan oprettes en ny bruger I dette afsnit beskrives hvorledes nye brugere får adgang til Visma HR.   2.1. Bruger i Login-modul Inden en ny bruger kan få adgang til Visma HR, skal brugeren oprettes i Visma Login-modul. Gå på https://logon.bluegarden.dk/?applicationname=Administration. Virksomheder, der anvender vores løsninger, har allerede fået oprettet en Administrator i Login-modulet. Det er denne administrator, der har adgang til at oprette nye brugere i systemet. Det er det bruger-id, der bliver tildelt i dette system, som skal bruges ved oprettelse af nye brugere i Visma HR. Brugeren modtager en mail med oplysning om adgangskode.   Skærmbillede til oprettelse af ny bruger i Login-modul: 2.2. Bruger i Visma HR Sådan oprettes ny bruger i Visma HR: Vælg menupunktet 'Indstillinger' Vælg undermenuen ’Bruger/adgang' og herefter ’Brugere’ Klik på Ny og opret bruger med Brugernavn og Bruger id fra Login-modulet Vælg evt. også personalenummer og navn på brugeren i Medarbejder dropdown listen. Klik på Gem Efterfølgende er det muligt at rette Brugernavn, Bruger id eller helt at slette brugeren. Sidstnævnte kræver dog, at den pågældende brugers adgangsrettigheder er slettet. Hvis en bruger har oprettet og gemt et Udvalg, rapporter eller lønsimuleringer, kan brugeren heller ikke slettes.   Bruger id skal være identisk med Bruger id i Login-modulet. Feltet ’Sidste log on’ er ikke aktiveret i nuværende version af Visma HR.   3. Bruger / adgang (Brugerrettigheder) Brugerrettigheder tildeles i menupunktet, der nu hedder ’Bruger / adgang’. I dette skærmbillede vises medarbejdere med adgang til Visma HR, herunder hvilke rettigheder (roller) de er tildelt, og de firmaer og/eller afdelinger de har adgang til. Der kan foretages søgning på Bruger, Rolle, Personalenr. eller Medarbejder navn.   Ved klik på en medarbejder i kolonnen ’Brugernavn’ vises i nederste del af skærmbilledet de firmaer/afdelingen, den pågældende medarbejder har adgang til.   3.1. Tildel brugerrettighed til en bruger Klik på Ny I dropdown menuen ’Bruger’ vælges den netop oprettede bruger I dropdown menuen ’Rolle’ vælges der mellem standardrollerne eller eventuelle fleksible roller, der er oprettet af Bluegarden  Yderst til højre markeres de firmaer og afdelinger, brugeren skal have adgang til Klik på Gem Flere brugere kan tilknyttes den samme rolle.   3.2. Roller I menupunktet ’Roller’ vises de standardroller og fleksible roller, som jeres organisation har til rådighed. Pt. indeholder Visma HR følgende elleve standardroller: Administrator, firma Administrator, organisation Afdelingsleder, læs Afdelingsleder, rediger Fravær registrator HR HR (uden Multifunktion) Kursusadministrator Løn I skærmbilledet nedenfor ses de elleve standardroller samt én fleksibel rolle, Specielle oplysninger. Medarbejdere med brugerrollerne ’Administrator, organisation’ og ’Administrator, firma’ kan klikke på Ret Slet under ’Aktion’, hvorved opsætningen (rolle detaljer) af den enkelte rolle vises - se skærmbilledet på næste side. Du har ikke mulighed for at ændre i denne opsætning, bortset fra navnet på rollen.   Eksempel på opsætning af en rolle: HUSK: Nye fleksible roller kan kun oprettes af Visma   4. Adgang til Specielle oplysninger Menupunktet ’Specielle opl. Adgang’ er udviklet med det formål, at kunne give visse medarbejdere adgang til én eller flere specielle oplysninger. F.eks. vil medarbejderne i en Itafdeling kunne få adgang til den specielle oplysningskategori (fane), der viser registreret it udstyr.   4.1. Opret ny ’Speciel oplysningskategori’ Vælg ’Indstillinger’ Vælg ’Specielle oplysningskategorier’ Klik på Ny Skriv kategori navn Klik på Opdater Når det oprettes en ny ’Speciel oplysningskategori’ får rollen ’Administrator, organisation’ automatisk adgang til oplysningskategorien.   4.2. Tildel adgang til ’Speciel oplysningskategori’ Vælg ’Indstillinger’ Vælg ’Bruger / adgang’ Vælg Specielle opl. adgang’ (se skærmbilledet nedenfor) Klik på kategorien i kolonnen ’Specielle oplysninger’, f.eks. IT Udstyr Tilføj rollen, der skal have adgang til oplysningskategorien Klik på Gem   Nu er det kun medarbejdere, der har adgang til Visma HR med brugerrollerne ’Administrator, organisation’ og ’Specielle oplysninger, der har adgang til at se og registrere udleveret IT udstyr.   I dette eksempel er rollen ’Specielle oplysninger’ oprettet som en fleksibel rolle. Bemærk, alle brugere, der har adgang til Specielle oplysninger, har også adgang til Oplysningskategorien ’Diverse’. Derfor bør der ikke registreres fortrolige oplysninger i ’Diverse’. 5. Afdelingsleder med eller uden adgang til Visma HR I menuen ’Afdelingsleder’ under ’Firma’ har vi tilføjet en ny kolonne, med det formål at kunne skelne mellem ’Leder med adgang til Visma HR og ’Leder uden adgang til Visma HR.   Den nye kolonne hedder ’Afd. Leder med brugeradgang’. Kolonnen bliver automatisk opdateret, hver gang en bruger får tildelt adgang til en eller flere afdelinger, samt bliver oprettet med en af følgende roller: Afdelingsleder, læs Afdelingsleder, rediger   5.1. Opret afdelingsleder uden brugeradgang Vælg menupunktet ’Firma’ Vælg ’Afdelingsledere’ Klik på knappen ’Ret’ ud for den ønskede afdeling Klik på dropdown-menuen og vælg en medarbejder fra listen Klik på ’Opdater’ Bemærk   at kun personer, der er oprettet i Visma HR, kan oprettes som afdelingsleder uden brugeradgang.   5.2. Opret afdelingsleder med brugeradgang Afdelingsleder med brugeradgang oprettes som beskrevet i afsnit 3 og 3.1. Flere ledere kan have brugeradgang til den samme afdeling. Når en leder er oprettet med brugeradgang, betyder det, at den pågældende leder har adgang til Visma HR, hvor lederen kan se medarbejdere i relevante afdelinger.   Afdelingslederne blevet automatisk opdateret i følgende to skærmbilleder: Organisationsoversigten   Klik på en afdeling, hvorefter billedet nedenfor vises i højre side   Firma og afdelinger   Klik på Vælg ud for en afdeling, hvorefter afdelingen vises    
Vis hele artiklen
Opdateret af Thor Lundehoj VISMA ‎16-07-2019 15:12
1. Introduktion Du bruger ’Påmindelser’ til at sikre, at I husker fødselsdage, jubilæer og andre udvalgte hændelser. Adgangen til ’Påmindelser’ er rollestyret.   Du kan oprette påmindelser for: Fødselsdage Runde fødselsdage Jubilæer Fraværsregistrering Godkend registreringer Fravær refusion Påmindelsesværktøjet er på dansk, men du kan selv oprette indhold på engelsk til dine medarbejdere. Når du vælger venstremenupunktet ’Påmindelser’, kan du se de påmindelser, du har oprettet. For at se kommende påmindelser, som bliver sendt i løbet af de næste 3 måneder, skal du klikke på linjen med den ønskede påmindelse.     Hvis du vil oprette en ny påmindelse, klikker du på ’Ny’. Først vælger du et ’Emne’, hvorefter du får de muligheder, der passer til emnet. 2. Opret en påmindelse Når du har valgt hvilken type påmindelse du vil oprette, så tilrettes formularen, så kun relevante felter vises. På påmindelsen til fraværsregistrering, kan du fravælge at den omhandler alle medarbejdere, og sætte prik i ’Alle undtagen’ og derefter fravælge bestemte stillingskategorier.   På påmindelsen ’Runde fødselsdage’ vil der komme punktet ’Alder’, hvor du skal markere hvilke runde fødselsdage I vil have påmindelser til. På påmindelsen ’Jubilæum’ vil der komme punktet ’Jubilæum’, hvor du skal markere hvilke jubilæer, der skal sendes påmindelser om.   Generelt, når du opretter en påmindelse, så skal du igennem disse punkter: Klik på ’Ny’ i oversigtsbilledet. Vælg emne i dropdown-menuen. Udfyld feltet ’Påmindelse’ med et sigende navn. Udfyld evt. feltet ’Beskrivelse’. Fortsæt med at oprette påmindelsen som beskrevet i de forskellige påmindelsestyper nedenfor. Tilpas teksten, der sendes som e-mail, efter behov. Vælg hvornår påmindelsen skal sendes   3. Fødselsdage og Runde fødselsdage Sådan ser formularen ud for Runde fødselsdage. For Fødselsdage er den magen til bortset fra, at der ikke vises punktet ’Alder’ og under ’Modtagere’ vil der være en ekstra valgmulighed i form af ’Fødselarens afdeling’.   3.1. Alder Dette punkt findes under ’Runde fødselsdage’, og du sætter markering i de runde fødselsdage, som I ønsker der skal sendes påmindelser ud ved.   3.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager. Fødselarens nærmeste leder og afdeling bestemmes af, hvordan medarbejderen er oprettet. Vælger man ’Fødselarens afdeling’, vil fødselaren også selv modtage påmindelsen.   ’Andre medarbejdere’ vælges, hvis du vil tilføje medarbejdere fra andre afdelinger, der kunne have en særlig interesse i denne påmindelse. Det samme gælder for ’Andre e-mailadresser’, som bruges, hvis det er til modtagere, der ikke er oprettet som medarbejdere.   3.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det.   Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’. 4. Jubilæer Sådan ser formularen ud:     4.1. Jubilæum Sæt markering i de jubilæer, hvor der skal sendes en påmindelse. Du kan markere alle de jubilæer, der er relevante for jer.   4.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager. Jubilarens nærmeste leder og afdeling bestemmes af, hvordan medarbejderen er oprettet. Vælger man ’Jubilarens afdeling’, vil jubilaren også selv modtage påmindelsen. ’Andre medarbejdere’ vælges, hvis du vil tilføje medarbejdere fra andre afdelinger, der kunne have en særlig interesse i denne påmindelse. Det samme gælder for ’Andre e-mailadresser’, som bruges, hvis det er til modtagere, der ikke er oprettet som medarbejdere.   4.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det. Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   5. Fraværsregistrering Sådan ser formularen ud og bruges til at sende ud for at huske medarbejdere eller ledere på at fraværsregistrere. I skærmbilledet ’Organisation’ under ’Indstillinger’ kan du ændre indstillingerne for påmindelsen, hvis du vil undgå at sende påmindelser til de medarbejdere, der har registreret fravær eller ikke har noget fravær at tilføje.   5.1. Om hvem? Dette er den eneste påmindelse, hvor du skal tage stilling til, om påmindelsen skal omhandle alle medarbejdere, eller om der er nogle, du vil undlade, at den skal vedrøre. Hvis der er medarbejdere, denne påmindelse ikke omhandler, kan du fravælge stillingskategorier, når du sætter prik i ’Alle undtagen’.   Så vil du kunne klikke på det blå minus-felt til højre, hvorefter stillingskategorien vil fremgå til højre under ’Udvalgte medarbejdere’. Se eksempel her: 5.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager, men kan godt sende til flere. Sæt markering i ’Medarbejderen’, hvis det er medarbejderen der skal have påmindelsen eller i ’Nærmeste leder’, hvis det er lederne, der skal minde medarbejderne om at fraværsregistrere. Hvis der er andre end nærmeste leder, der har behov for påmindelsen, kan man vælge ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’.   5.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det. Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   5.4. Opsætning af fraværsregistrering på ’Organisation’ Du kan selv vælge, om jeres medarbejdere skal bekræfte, at deres fravær er klar til godkendelse. Vælg ’Indstillinger’ og ’Organisation’ i venstremenuen og brug derefter feltet ’Fraværsregistrering’ i højre side af billedet, hvor der er tre valgmuligheder.   Send påmindelser til alle Hvis du vælger indstillingen ’Send påmindelser til alle’, bliver der sendt en e-mail til alle medarbejdere, uanset om de har registreret fravær, sat fravær klar til godkendelse eller slet ikke har været på siden.   Send påmindelse, indtil medarbejderen melder klar til godkendelse Vælger du ’Send påmindelse, indtil medarbejderen melder klar til godkendelse’, får medarbejderen en ny knap ’Klar til godkendelse’ på skærmbilledet ’Fravær’. Her kan medarbejderen godkende, at han eller hun ikke har mere fravær at registrere frem til dags dato – og undgå at blive mindet om at registrere fravær de næste 24 timer.   Alle medarbejdere, der ikke har klikket på knappen ’Klar til godkendelse’, vil få mail med påmindelsen. Knappen er synlig for alle roller med adgang til medarbejdere, men det er kun medarbejder selv, der kan klikke på knappen.   Selvom medarbejder ikke har klikket på knappen ’Klar til godkendelse’, kan godkender godt godkende registreret fravær.   Send påmindelse, indtil medarbejderen har været på siden ’Fravær’ Vælger du ’Send påmindelse, indtil medarbejderen har været på siden ’Fravær’’, vil klargøring af fravær til godkendelse blive aktiveret, når medarbejder går ind på skærmbilledet med eget fravær.   Denne automatiske kontrol registrerer, at medarbejder har været inde på skærmbilledet med eget fravær, og systemet antager dermed, at medarbejder har registreret alt sit fravær. Der vises altså ingen knap med ’Klar til godkendelse’.   Dermed vil medarbejderen undgå at blive mindet om at registrere fravær 24 timer efter, han har været inde på siden fravær. Alle medarbejdere, der ikke har været inde på siden med eget fravær, vil modtage en e-mail med påmindelsen. 6. Godkend registreringer Bruges til at sende påmindelser til godkendere af fraværs- eller lønregistreringer.   6.1. Modtagere Der kan vælges mellem ’Nærmeste leder’, ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’. Hvis nærmeste leder også er godkender, så markeres blot denne.   6.2. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det.   Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   7. Fravær refusion Bruges til påmindelser om at søge refusion for sygdom. Påmindelsen sendes på dag 31 af det uafsluttede fravær (sygdom). For at modtage påmindelsen, er det vigtigt, at du IKKE sætter slutdato på fraværet. Det skal først gøres, når medarbejderen er tilbage på arbejde.   7.1. Modtagere Der kan vælges mellem ’Nærmeste leder’, ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’. Det er vigtigt, at du markere den eller de personer, som er ansvarlige for at søge sygedagpengerefusion.   7.2. Hvornår? Påmindelsen ’Fravær refusion’ sendes automatisk dag 31 ved fravær uden slutdato. Derfor er det kun klokkeslættet, du selv kan opsætte.   7.3. Fravær uden slutdato Denne påmindelse sendes kun for uafsluttet sygdom, så for at kunne anvende den, skal I tillade at fravær registreres uden slutdato. Det gøres under ’Indstillinger’ og ’Organisation’:   Vær opmærksom på at fravær uden slutdato ikke får vist varighed. For at se en liste over registreret fravær uden slutdato, brug ’Rapporter’, ’Fraværsliste’.   Sygdom med en varighed op til 31 dage eller sygdom uden slutdato vil indtil dag 31 blive vist under kommende påmindelser, hvis du klikke på linjen med påmindelsen om at søge refusion. Herefter kan den ikke længere ses i Visma HR. Selve påmindelsen vil blive sendt på dag 31. Fraværet skal være over en sammenhængende periode.     7.3.1. Mulige fraværskoder Det er muligt at registrere fravær uden slutdato på fravær, der skyldes sygdom. Bemærk at projektnummer kan anvendes på fravær uden slutdato, hvis selve projektnummeret er uden slutdato. Fravær uden slutdato kan benyttes på følgende koder:     Hvis du bruger Visma Løn (MLE)   Hvis du bruger Visma Løn Finans (MLE-F) 10 Sygdom med løn 9 Langtidssygdom 12 Sygefravær dagpenge funktionær 10 Fravær anmeldt arbejdsskade 13 Barn syg 11 Sygdom 14 Sygdom med dagpenge, timeløn 12 Barns sygedag §81 stk. 1 15 Sygdom med timeløn 21 Graviditetsgener 16 Sygdom med sygeløn, 4 uger gsn. 28 §56-aftale 17 Sygdom med sygeløn, egen sats 32 Barns hospitalsindl. §81 stk. 2 18 Sygdom med dagpenge, eg. sats 33 Pasning sygt barn §81 stk. 6 19 Sygdom med sygeløn, kvt. gsn.     20 Sygdom med dagpenge, kvt. gsn.     21 Sygdom med sygeløn beløb     22 Sygdom med dagepenge beløb     23 Sygdom med dagpenge 4 ug. gsn.     24 Sygdom ifm. arbejdsskade     25 Barn syg     26 Sygdom med sygeløn, sats i tabel     27 Dagpenge med sats i resultattabel     35 Sygdom ifm. graviditet       Fraværskoder, der vil aktivere påmindelse om refusion   Hvis du bruger Visma Løn (MLE)   Hvis du bruger Visma Løn Finans (MLE-F) 10 Sygdom med løn 9 Langtidssygdom 12 Sygefravær dagpenge funktionær 10 Fravær anmeldt arbejdsskade 14 Sygdom med dagpenge, timeløn 11 Sygdom 15 Sygdom med timeløn 21 Graviditetsgener 16 Sygdom med sygeløn, 4 uger gsn. 28 §56-aftale 17 Sygdom med sygeløn, egen sats     18 Sygdom med dagpenge, eg. sats     19 Sygdom med sygeløn, kvt. gsn.     20 Sygdom med dagpenge, kvt. gsn.     21 Sygdom med sygeløn beløb     22 Sygdom med dagepenge beløb     23 Sygdom med dagpenge 4 ug. gsn.     24 Sygdom ifm. arbejdsskade     26 Sygdom med sygeløn, sats i tabel     27 Dagpenge med sats i resultattabel     35 Sygdom ifm. graviditet        
Vis hele artiklen
Opdateret af Thor Lundehoj VISMA ‎16-07-2019 15:12
1.         Indledning Denne vejledning beskriver, hvorledes du i menupunktet ’Indstillinger’ har en række muligheder for at tilpasse dit HR-system, så det passer til arbejdsgangene i din virksomhed.   Orkidé består af moduler, og der kan derfor være beskrivelser af løsninger, som din virksomhed ikke har adgang til. Eksempler herpå er virksomheder, der har adgang til Leder-medarbejdermodulet, eller virksomheder med finansoverenskomst. 1.1.       Ikoner I Orkidé bruges følgende ikoner til ret, slet, opdater og fortryd registrering.   2.         Indstillinger Menupunktet ’Indstillinger’ består af en lang række underpunkter. Her ser du en komplet liste med underpunkter, der giver dig mulighed for at tilpasse jeres Visma HR-opsætning. Adgangen til de enkelte punkter styres på rolleniveau. Rollen ’Administrator, organisation’ har som hovedregel adgang til alle punkter.   2.1.       Mine indstillinger Dette er det eneste menupunkt under ’Indstillinger’, som alle brugere (roller) med adgang til Visma HR kan se.     Diverse indstilling Der kan vælges mellem dansk og engelsk sprog. I Startside kan du vælge det menupunkt, som Orkidé skal åbne op i, når du logger på systemet. Juster sider til denne højde: 768 pixels anvendes.   Medarbejdersøgning Er der flere firmaer i virksomheden, kan du vælge kun at søge medarbejdere i ét firma. I ’Valgt søgefelt’ kan du opsætte, det søgekriterie, du typisk anvender, når du skal søge en medarbejder frem.   Organisationer Dette felt vises kun, hvis du har adgang til flere organisationer (virksomheder) i Visma HR. 2.2.       Organisation I Visma HR er ’Virksomhed’ mange steder benævnt som ’Organisation’. I menupunktet ’Organisation’ kan du vedligeholde stamdata på jeres virksomhed. Du har adgang til at vedligeholde samtlige felter i skærmbilledet bortset fra felterne ’Kundeforholdsnummer’ og ’Projektnummer overføres til Visma Løn felt’. Se punkt 2.9 vedrørende opsætning af projektnummer.   Du kan se en beskrivelse af feltet ’Fraværsregistrering’ i vejledningen ’Påmindelser’.           2.3.       Opslagstabeller De fleste skærmbilleder i Visma HR har felter, der er forsynet med dropdown-menuer, som for eksempel her ved ’Ansattype’ og ’Intern titel’.   En dropdown-menu svarer til en ’opslagstabel’. Visma HR har en række opslagstabeller, der ikke kan slettes, da de er systemtabeller, og nogle er nødvendige for forbindelsen til Visma Løn.   Du kan selv oprette nye opslagstabeller med tilhørende opslagskoder. Opslagstabellerne 0 til 500 er reserveret til systemtabeller, så dem, du opretter, skal have et nummer, der er højere end 500.   2.3.1.        Opret en ny opslagstabel Klik på ’Ny’ Skriv et nummer, der er over 500 Felterne ’Ekstra felt’, ’Ekstra nummer’ og ’Antal decimaler’ skal ikke bruges Under ’Tekst’ skriver du navnet på opslagstabellen Under ’Bemærkning’ skriver du en beskrivelse af opslagstabellen Vi anbefaler, at du også skriver teksten på engelsk, men det er ikke et krav.     Når opslagstabellen er gemt, skal du oprette de relevante opslagskoder. 2.4.       Opslagskoder Opslagskoder oprettes ved først at vælge den opslagstabel, der skal have koder tilknyttet.   Klik på ’Ny’ Udfyld kode Udfyld tekst (såvel dansk som engelsk) Afslut med ’Gem’   Der er lidt forskel på, hvordan opslagstabellerne er oprettet. Hvis du for eksempel skal tilføje et udenlandsk postnummer i opslagstabel ’100 – Postnumre’, gør du således:   Klik på ’Ny’ Ved kode skriver du postnummeret Vælg land Under ’Tekst’ skriver du bynavnet (såvel dansk som engelsk) Afslut med ’Gem’   2.5.       Specielle oplysningskategorier De faner, der vises i skærmbilledet med medarbejderens specielle oplysninger, opretter du i menupunktet ’Specielle oplysningskategorier’. Én speciel oplysningskategori svarer til én fane i specielle oplysninger. Du kan oprette et ubegrænset antal specielle oplysningskategorier.   Eksempler på specielle oplysningskategorier:     Kategorien ’Diverse’ oprettes automatisk i forbindelse med konverteringen, og kategorien kan ikke slettes. Hvis en kategori ikke har tilhørende specielle felter, kan kategorien slettes ved klik på X.   Du opretter en ny speciel oplysningskategori således:   Klik på ‘Ny’ Skriv navnet på kategorien Afslut med 'flueben' 2.6.       Specielle felter En speciel oplysningskategori skal altid have tilknyttet ét eller flere specielle felter.   Eksempler på specielle oplysningsfelter:   Du opretter et nyt specielt oplysningsfelt således:   Klik på ’Ny’ Vælg en kategori i dropdown-menuen Udfyld feltnavn (feltnavnet vises på medarbejderens specielle oplysninger – se nedenfor) Vælg felttype i dropdown-menuen (nye felttyper kan oprettes i en opslagstabel) Afslut med 'flueben'     Specielle oplysninger på medarbejder:   Du kan kun slette et specielt oplysningsfelt, hvis medarbejderne ikke har registreret noget på feltet.   2.7.       Fraværskalender Formålet med fraværskalenderen er at forenkle registrering af ferie, sygdom og andet fravær, så systemet automatisk udregner antal fraværsdage under hensyntagen til lørdage, søndage, helligdage og eventuelle ekstra fridage.     2.7.1.        Opret fraværskalender Sådan opretter du en fraværskalender:   Klik på ’Ny’ Giv kalenderen et sigende navn Vælg, om lørdage og søndage er fridage eller ej Vælg land i ’Benyt helligdage fra’ Klik på ’Tilføj’ Vælg helligdage i det relevante år – klik på dem enkeltvis eller vælg alle på en gang Højre klik på en dato for at tilføje ekstra fridage, eksempelvis juledag, nytårsdag og Grundlovsdag   Knappen ’Gør til standard’ betyder, at denne kalender bliver firmaets standard-fraværskalender, når der tilføjes fravær på en medarbejder - medmindre medarbejder har valgt en anden kalender som standard-fraværskalender.   I skærmbilledet, hvor der registreres fravær, kan man se den valgte kalender.      Der kan oprettes flere forskellige kalendere, men kun   én   af dem kan være virksomhedens standard-fraværskalender.   Hvis der er behov for at oprette en kalender med udenlandske helligdage, skal helligdagene først oprettes i opslagstabel ’120 – Helligdage’ under ’Indstillinger’. Herefter kan helligdagene fra dette land vælges via drop Down-listen ’Benyt helligdage fra’.   En fraværskalender kan ikke slettes, hvis den har været brugt i en fraværsregistrering.   Integration til Visma Løn Når en kalender er gjort til virksomhedens standard-fraværskalender, bliver kalenderen automatisk overført til Visma Løn som helligdagskalender.   Ændringer i en standard-fraværskalender, der allerede er overført, opdateres automatisk i lønsystemet, så snart der klikkes på ’Gem’. 2.8.       Kategorier til dokumenter For at få et bedre overblik over de dokumenter, der er uploadet/gemt på en medarbejder, er det muligt at kategorisere dokumenterne. Denne opsætning sker i menupunktet ’Kategorier til dokumenter’. Her kan du oprette nye dokument-kategorier og styre adgangen til disse.      Ny kategori oprettes således:   Klik på ‘Ny’ Skriv navnet på kategorien Udfyld Beskrivelse (beskrivelsen vises til brugerne, når de uploader dokumenter i kategorien) Udfyld tilsvarende navn og beskrivelse på engelsk Opsæt rettigheder i højre side. Det er kun roller, der er i brug, der vises her Afslut med ’Gem’ Dokumenter, der er uploadet, inden du opsætter ’Kategorier til dokumenter’, er ikke placeret i nogen kategori. Dokumenterne kan nemt flyttes til relevante kategorier under ’Medarbejder’, ’Dokumenter’.   Uploadede dokumenter via menupunktet ’Lønregistreringer’ Der er fortsat adgang til at uploade dokumenter, når der registreres kørsel, udlæg, rejse osv. i menupunktet ’Lønregistreringer’. Disse vedhæftede dokumenter bliver   ikke   automatisk placeret i en kategori.   Vær opmærksom på, at hvis en lønregistrering har status ’Lønbehandlet’, så kan det uploadede dokument ikke slettes under ’Dokumenter’ på medarbejderen, med mindre hele lønregisteringen slettes af administrator. 2.9.       Projektnummer Projektnummer bruges i forbindelse med fraværs- og lønregistreringer. Projektnumre, der bruges ved lønregistreringer, kan overføres til Visma Løn.   2.9.1.        Opsætning af Projektnummer Projektnummer opsættes under ’Indstillinger’, ’Projektnummer’.   Klik på ’Ny’ Tildel et projektnummer på højst 10 karakterer Giv projektet et navn og evt. en beskrivelse Tilføj start- og slutdato (felterne er ikke obligatoriske) Marker mindst én fraværskode eller én lønregistreringskode, før du kan gemme projektnummeret Når fraværskode og/eller lønregistreringskode er knyttet til projektnummer, er projektnummer blevet et obligatorisk felt ved fraværs- og lønregistreringer.   Eksempel på oprettelse af projektnummer:     2.9.2.        Opsætning af overførsel til Visma Løn Det er muligt at overføre projektnummer på lønregistreringer (ikke   på fraværsregistreringer) til input kontering i Visma Løn. Opsætning foretages af Visma.   I skærmbilledet ’Indstillinger’ (se afsnit 2.3) vises opsætningen således:   For interesserede er her en kort beskrivelse af opsætningen i lønsystemet:   Kontoplanens sorteringskode skal sættes op i Visma Løn (’Opsætning’, ’Kontoplan’, ’Sorteringskode’), inden integration til feltet ’Valgfri’ kan aktiveres. Du kan vælge integration til:   Ingen integration, lønregistreringer vil blive overført uden projektnummer Kontoplanfelt 1 Kontoplanfelt 2 Kontoplanfelt 3 Kontoplanfelt 4 Kontoplanfelt 5 Kontoplanfelt 6   Orkidé kan overføre til én sorteringskode i Visma Løn. Virksomheder med flere arbejdsgivere og med forskellige kontoplaner, skal have   enssorteringskoder på alle arbejdsgivere. Det samme gælder, hvis virksomheden i Visma HR har integration til flere forskellige kundeforhold i Visma Løn.   Ændrer du i sorteringskoden i Visma Løn, skal du også ændre kontoplanfelt i Visma HR. Sletter du et kontoplanfelt i sorteringskoden, skal du også ændre i Visma HR. Har du ’Aflønning’ som en del af sorteringskoden i Visma Løn, skal du huske, at dette kontoplanfelt ikke indlæses i decentral indlæsning. Derfor skal ’Aflønning’ ikke tælle med i rækkefølgen. 2.10.       Bruger/adgang I menupunktet ’Bruger/adgang’ styres adgangsrettighederne til Visma HR. Typisk er det administrator og brugere med lignende rettigheder, der har adgang til dette menupunkt. Menupunkter indeholder fire undermenuer, der alle er beskrevet nedenfor.   Inden en ny bruger (medarbejder) kan få adgang til Visma HR, skal brugeren oprettes i Vismas login-modul. Det er virksomhedens administrator, der har adgang til at oprette nye brugere i login-modulet.   Det er ikke muligt at få adgang til Visma HR uden at være oprettet som bruger og uden at have en brugerrolle.   2.10.1.        Brugere Sådan opretter du en ny bruger:   Klik på ’Ny’ Udfyld brugernavn på højst 40 karakterer (dette behøver ikke at være det samme som i login-modulet) Udfyld ’Bruger id’ fra medarbejderens oprettelse i login-modulet (et bruger-id er på 13 karakterer og består typisk af CVR-nummer og et femcifret løbenummer). Bruger-id skal være identisk i de to systemer Vælg personalenummer og navn på brugeren i drop Down-listen Klik på ’Gem’     Efterfølgende er det muligt at rette brugernavn, bruger-id eller helt at slette brugeren. Sidstnævnte kræver, at brugers adgangsrettigheder også er slettet.   Feltet ’Sidste log on’ er ikke aktiveret i nuværende version af Visma HR.   Bemærk: Medarbejdere, der skal have forskellige adgange til Orkidé – altså forskellige roller – skal oprettes lige mange gange i login-modulet og i dette menupunkt. 2.10.2.        Adgang til specielle oplysninger Dette menupunkt bruges til at styre adgangen til oplysningskategorierne (fanerne) i specielle oplysninger. Du kan for eksempel vælge, at en IT-rolle kun får adgang til fanen ’IT’.   Uanset hvem der opretter en ny ’Speciel oplysningskategori’, får administrator automatisk adgang til den nye kategori.   2.10.2.1.         Tildel adgang til ’Speciel oplysningskategori’ Klik på kategorien i kolonnen ’Specielle oplysninger’, eksempelvis IT Tilføj rollen (vises nederst i skærmbilledet), der skal have adgang til oplysningskategorien Klik på ’Gem’   Omvendt kan du også klikke på en rolle, så du ser de specielle oplysningskategorier, rollen har adgang til.   Bemærk: Alle brugere, der har adgang til specielle oplysninger, har også adgang til oplysningskategorien ’Diverse’, hvorfor denne kategori ikke bør bruges til at registrere fortrolige oplysninger. 2.10.3.        Roller I menupunktet ’Roller’ vises de standardroller og fleksible roller, som jeres virksomhed har til rådighed.   Orkidé har følgende 11 standardroller:   Administrator, firma Administrator, organisation Afdelingsleder, læs Afdelingsleder, rediger Fravær registrator HR HR (uden Multifunktion) Kursus administrator Leder Løn Medarbejder   Disse vises i oversigten, hvis jeres virksomhed er sat op til at bruge alle standardroller. Derudover vises jeres eventuelle fleksible roller – roller som er tilpasset specifikt til jer.     Klikker du på en rolle, får du vist rollens opsætning. Du kan give rollen et andet navn – øvrige felter kan du ikke redigere.   Ændring af roller eller oprettelse af nye roller sker ved henvendelse til Visma. 2.10.4.        Bruger/adgang I dette under-menupunkt tildeles brugerrettigheder. Det er altså her, du giver en medarbejder den endelige adgang til Visma HR, efter du har oprettet medarbejderen som beskrevet i punkt 2.10.1.     Når du klikker på en linjen i oversigten med brugere, vises de firmaer/afdelinger, den pågældende medarbejder har adgang til, i nederste del af skærmbilledet.   2.10.4.1.         Tildel brugerrettigheder til en bruger  Klik på ’Ny’ Vælg medarbejderen i drop Down-menuen ’Bruger’ Vælg en af rollerne i drop Down-menuen ’Rolle’ Hvis det er en bruger, der med den valgte rolle skal have adgang til medarbejdere i en eller flere afdelinger, skal du yderst til højre sætte markering i de relevante firmaer/afdelinger Bemærk: Medarbejdere, der kun skal have adgang til egne data, skal IKKE have markering ud for en afdeling! Klik på ’Gem’     Husk, at du kun kan oprette en rolle pr. bruger (bruger-id). 2.10.       Løndele/fraværskoder I forbindelse med konvertering af data fra Visma Løn til Visma HR oprettes de løndele og fraværskoder, som I anvender i lønsystemet. Disse vises i skærmbilledet ’Opsætning af løndele/fraværskoder’.     Du kan tilføje nye løndele og fraværskoder ved at klikke på ’Nyt felt’ og vælge fra drop Down-listen. Herefter vises den netop tilføjede løndel eller fraværskoder i respektiv opslagstabel.     I opslagstabellerne   320 Personalegoder 322 Fraværstype 324 Variable lønregistrering   kan du oprette egne koder, som ikke overføres til Visma Løn. Koderne skal være forskellige fra dem, der eksisterer i lønsystemet (se lønartskataloget på Visma Community). F.eks. oprettes fraværskoderne som 3-cifrede. 2.12.       Stillingskategori, koder Virksomheder, der har Leder-medarbejdermodulet, har også adgang til menupunktet ’Stillingskategori, koder’. Her styrer du hvilke lønarter og fraværskoder, der skal være tilgængelige på de enkelte stillingskategorier.     Du tilføjer nye koder til en stillingskategori således:   Klik på stillingskategorien, så den bliver blå Åbn underpunkterne ved at klikke på pilene Klik i venstre side på fraværskoden, der skal tilføjes den valgte stillingskategori. Koden vises nu i højre side Afslut med ’Gem’   Klik aldrig på ’Fjern alle’ – så mister du hele opsætningen.   Adgang til at kunne registrere på løndele og fraværskoder kan også opsættes på rolleniveau i menupunktet ’Opsætning af koder’. 2.13.       Arbejdsplan Menupunktet ’Arbejdsplan’ er specifikt udviklet til virksomheder med finanssetup eller virksomheder der har adgang til Saldovisning. Øvrige virksomheder kan også bruge arbejdsplanen, men for disse gælder det, at arbejdsplanen ikke kan overføres til lønsystemet. I Visma HR er der sammenhæng mellem arbejdsplan, arbejdskalender og fraværskalender og dermed også til fraværsregistreringer og eventuelle realtidssaldi/saldovisning.   Eksempel på arbejdsplan på organisationen (virksomheden):     Arbejdsplanen kan oprettes på virksomhedsniveau og på medarbejderniveau. Du kan kun oprette én arbejdsplan i virksomheden – også selvom virksomheden har to eller flere kundeforhold i Visma Løn.   Bemærk: Beregning af den gennemsnitlige arbejdstid pr. uge vises i timer og minutter i modsætning til fraværsregistreringerne. Eksempel: Hvis virksomhedens arbejdsplan er 36 timer / 5 arbejdsdage, er gennemsnitstid pr. uge beregnet i 7,20. Vi viser gennemsnitstiden i timer = 7:12 (7 timer og 12 minutter).  2.13.1.       Opret arbejdsplan på organisation (virksomhed)   Klik på ’Ny’ Tilføj ’Fra dato’ og ’Til dato’ (hvis ’Til dato’ ikke udfyldes, indsætter systemet automatisk datoen 31-12-2049) Udfyld feltet ’Beskrivelse’ (vises i medarbejderens arbejdskalender) Udfyld ’Uge 1’ med tidspunkter i de relevante ugedage Hvis du bruger ’tab’ knappen, udfyldes felterne automatisk med forrige dags klokkeslæt Klik på ’Tilføj uge’, hvis virksomhedens arbejdsplan ændrer sig fra uge til uge Klik på Gem Klik på ’Overfør til lønsystem’   Når knappen ’Overfør til lønsystem’ er inaktiv, betyder det, at integration af arbejdsplan til Visma Løn er gennemført med succes. Hvis du ændrer i arbejdsplanen, efter den er overført til lønsystemet, er det nok blot at klikke på ’Gem’, så bliver den overførte plan automatisk opdateret i lønsystemet.   Bemærk: Hvis der er lønkørsel eller efterregulering i gang, kan arbejdsplanen ikke overføres. 2.13.2.       Opret arbejdsplan på medarbejder Medarbejderen skal altid have en personlig arbejdsplan, hvis medarbejderens arbejdstid er forskellig fra virksomhedens arbejdsplan, og derfor skal der også altid oprettes arbejdsplan på deltidsansatte medarbejdere.   Denne info-bjælke vises, hvis du har valgt en deltidsansat medarbejder: Klik på fanen ’Medarbejder’. Hvis du ikke har valgt en medarbejder i ’Medarbejderoversigt’, kan du finde medarbejderen ved at klikke på ’Søg’. Opret arbejdsplanen som beskrevet ovenfor.   Hvis en medarbejder med personlig arbejdsplan skal overgå til virksomhedens arbejdsplan, for eksempel i forbindelse med en ændring fra deltidsansættelse til fuldtidsansættelse, udfylder du feltet ’Til dato’ på medarbejderens arbejdsplan. Herefter er medarbejderen automatisk omfattet af virksomhedens arbejdsplan.   2.14.       Fravær via e-mail I dette menupunkt markerer du de fraværstyper, der skal vises i medarbejdernes kalendere, når registreret fravær er godkendt.    Medarbejdere, der skal modtage e-mail med fravær, skal i skærmbilledet ’Medarbejder’ have en e-mailadresse i feltet ’E-mail’. E-mailadresse i feltet ‘E-mail (privat)’ udløser ingen e-mails.   Endvidere er det en forudsætning for at modtage notifikationer via e-mail, at der er en markering i ’Ja’ i feltet ’Send e-mail med godkendt fravær’. Denne markering sættes på   firmaniveau. 2.14.1.       Regler for e-mail notifikation som ’mødebooking’ Følgende regler gælder for modtagelse af e-mail notifikationer:   Det er kun   godkendt   fravær, der sendes via e-mail til kalenderen I det øjeblik, fraværsregistreringen bliver godkendt af leder eller administrator, sendes e-mailen. For virksomheder uden Leder-medarbejdermodul betragtes fravær som godkendt, så snart fraværet er registreret. Når du klikker på ’Gem’, sendes e-mailen. Notifikationen består af en e-mail med teksten ’Godkendt fravær fra Visma HR’, der sendes til medarbejderen, der har fraværet Afsender af e-mailen er den person, der har godkendt fraværet   Bemærk: Det kan være uhensigtsmæssigt at være oprettet med egen e-mailadresse som brugernavn i Visma HR (se afsnit 2.10.1). Hvis en bruger er opsat til at kunne godkende eget fravær, er det ikke altid, kalendersystemet vil modtage en ’noreply’ e-mail sendt fra egen mailboks.   Eksempel på en fraværsregistrering, der er sendt fra Visma HR som en mødeindkaldelse i Outlook:      Fraværet vises som en reservation fra 8.00 til 18.00 i kalenderen den pågældende dag. Når registreringen accepteres, vises fraværet som ’Optaget’ i kalenderen. Fraværsregistreringer, der er registreret i timer, og hvor der ved registreringen er anført klokkeslæt, vises i korrekt tidsrum.   Hvis start- eller slutdato på en fraværsregistrering efterfølgende ændres, eller fraværsregistreringen helt slettes, sker der automatisk en opdatering i kalenderen.   2.15.       Opsætning af koder I skærmbilledet ’Opsætning af koder’ er det muligt at angive, om en fraværskode eller en lønkode kræver godkendelse, skal skjules for medarbejderne eller om koden i det hele taget skal vises i Orkidé. Menupunktet ’Opsætning af koder’ er kun relevant for virksomheder med Leder-medarbejdermodul.       Kræver godkendelse I denne kolonne markerer du, om registreringer på en fraværskode eller en lønkode skal godkendes, inden de bliver overført til lønsystemet.   Skjules for medarbejdere Her kan du markere, om medarbejdere – i denne sammenhæng er Leder også medarbejder - skal have lov til at registre på alle fraværskoder eller ej. ’Skjules for medarbejdere’ betyder, at medarbejderen ikke kan registrere på fraværskoden. Dette kan f.eks. være en god idé i forhold til Orlov. Medarbejderen kan godt se registreringer, som administrator har foretaget under ’Fravær’, eller for den sags skyld i lønsystemet.   Kode vises i Visma HR Her kan du opsætte, om en lønregistreringskode skal være synlig i Viosma HR eller ej. Den opsætning, du foretager her, kan overstyres i opsætning af rollerne. Du kan f.eks. give medarbejderrollen adgang til kun at kunne registrere på 1100 – timeløn, mens du selv som administrator har adgang til alle lønkoder.   Vises når lønbehandlet Denne opsætning skal du primært bruge til lønregistreringer, hvor informationen først må komme til medarbejderens kendskab efter en lønkørsel. Et eksempel kan være en Bonus, som lederen gerne vil informere medarbejderen om. Her skal oplysningen ikke skal være synlig for medarbejderen, blot fordi informationen er lagt ind i lønsystemet.   2.16.       Realtidssaldi Menupunktet ’Realtidssaldi’ har hidtil været forbeholdt virksomheder med finanssetup, der har adgang til realtidssaldi på medarbejderne. Nu er visning af realtid også blevet tilgængelig for øvrige virksomheder. I dette menupunkt markerer du de saldi, der skal vises på medarbejderne i menupunktet ’Fravær’, ved at sætte flueben ud for teksten.     2.16.1.       Grænseværdier, validering på minimum og maksimum værdier Du kan vælge mellem fire grænseværdier på de valgte realtidssaldi. Formålet er, at medarbejdernes registreringer ikke må overskride de foruddefinerede grænseværdier, og at der evt. kommer en advarsel, når en registrering nærmer sig en grænseværdi.   Minimum Overstiger registreringen grænseværdien ’Minimum’, kan registreringen ikke opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om en timebank:     Advarsel, min. Overstiger registreringen grænseværdien ’Advarsel, min.’, kan medarbejderen godt opdatere registreringen. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank:     Advarsel, maks. Overstiger registreringen grænseværdien ’Advarsel, maks.’, kan registreringen godt opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank.     Maksimum Overstiger registreringen grænseværdien ’Maksimum’, kan registreringen ikke opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank.       Undtagelser Nedenfor kan du se en række undtagelser for validering på grænseværdier:   Nyansatte medarbejdere Validering på grænseværdier er ikke mulig for medarbejdere, der endnu ikke er lønbehandlet og derfor ikke har saldi i MultiLøn Erhverv. Godkendelse af lønkørsel Der kan ikke valideres under en lønkørsel. Det betyder, at medarbejdernes registrering opdateres, selvom grænseværdierne er overskredet. Følgende menupunkter har ikke validering på grænseværdier: Fravær via Excel Fælles rapportering fravær Godkend fravær og lønregistreringer 2.17.       Costcenter Her ses alle costcentre på de enkelte arbejdsgivere. Du opretter nyt costcenter således:   Vælg Virksomhed og Arbejdsgiver Klik på ’Ny’ Udfyld ’Nummer’ på højst 6 karakterer Udfyld ’Navn’ på højst 6 karakterer Klik på ’Opdater’   Det nye costcenter bliver automatisk oprettet i Visma Løn, så snart det er taget i brug på en medarbejder.   2.18.       Udbetalingssted Her ses alle udbetalingssteder på de enkelte arbejdsgivere. Du opretter nyt udbetalingssted således:   Vælg Virksomhed og Arbejdsgiver Klik på ’Ny’ Udfyld ’Nummer’ på højst 6 karakterer Udfyld ’Navn’ på højst 6 karakterer Klik på ’Opdater’   Det nye udbetalingssted bliver automatisk oprettet i Visma Løn, så snart det er taget i brug på en medarbejder.    
Vis hele artiklen
Eksterne links
Visma Shop