Visma Net käyttövinkit

Tässä lyhyt koonti vuodenvaihteen toimista. Visma.net ERPissä vuoden päätös tapahtuu automaattisesti, kun viimeinen tilikauden tilijakso suljetaan. Tämän takia tilikauden sulkeminen tulee tehdä vasta, kun yritys on valmis sulkemaan kirjapidon tilikauden. Tilikauden viimeisen jakson sulkeminen pitää tehdä muissa moduuleissa ennen kuin käyttäjä voi sulkea kirjanpidon jakson. Kaikkien moduulien yhtäaikainen sulkeminen on myös mahdollista. Tilijaksojen sulkeminen tehdään toiminnossa Kirjanpito – Prosessit – Tilijaksojen sulkeminen.             Tilikauden sulkeminen saattaa sisältää seuraavia vaiheita - seuraavan vuoden tilijaksojen perustaminen ja ainakin yhden aktivoinnin (https://community.visma.com/t5/Visma-net-keskustelut/Uuden-tilikauden-avaaminen/m-p/191932#M96) - yrityksen oman tilikauden päätös –tehtävälistan mukaiset toimet - viimeisen tilijakson sulkeminen kirjanpidossa Tilikauden sulkeminen siirtää tilin Kuluvan tilikauden voitto/tappio saldon Edellisten tilikausien voitto/tappio tilille. Sen jälkeen Kuluvan tilikauden voitto/tappio tilin saldo nollautuu uudelle tilikaudelle. Tase-tilien saldot siirtyvät uudelle tilikaudelle, kun muiden tilien saldot nollautuvat. Kun tilikausi on päätetty, kannattaa harkita option Salli tiliöinti suljetuille kausille käyttöä.    Jos halutaan, että uuden tilikauden numeroinnit alkavat alusta, niin sen voi muuttaa kohdassa Määritykset – Asetukset – Numerosarjat.

Visma.netin Alv-yhteenvetoilmoituksen muodostamista on kehitetty. Raportin tietojen muokkausta sekä raportin tietosisältöä on parannettu. Uudessa ikkunassa pystyy esim. näkemään mistä tapahtumista ilmoituksen luvut koostuvat.    Raportin muodostaminen uudessa näkymässä:    1. Tarkista, että Verohallinto-toimittajan ilmoitustarkkuus on 2, jotta raportin summia ei pyöristetä.          2. Alv-yhteenvetoilmoitus (EU) ikkuna aukeaa uuteen lista näkymään johon tallentuu eri kuukausilta muodostetut ilmoituksen. Aloita uuden ilmoituksen tekeminen painamalla + -painiketta.    3. Valitse raportoitava vuosi, verotoimittaja sekä raportointijakso ja paina Tallenna. Tämän jälkeen ohjelmaa listaa raportoitavat summat asiakkaittain sekä yhteissummat      4. Tapahtumat välilehdellä pystyy tarkastelemaan raportin tapahtumia sekä mahdollisesti jättämään rivin/rivejä pois raportilta. Kun rivillä ei ole valittu sarakkeessa ruksia, ei kyseinen rivi sisälly raportin lukuihin. Mikäli jakson ilmoitus sisältää laskutietoja, jotka on jätetty ilmoitukselta pois, on ikkunassa tieto "Jaksolla on liittämätön tapahtuma".     5. Raportin lähetys tapahtuu Lähetä -painikkeella, jonka jälkeen lähetys Verottajalle tapahtuu Autoreportin kautta.    Mikäli on tarve jättää yksittäisen asiakkaan tapahtumat pois raportilta, esim toimitusvarastoon siirrot, käy merkitsemässä asiakkaan tietoihin "Ei alv-yhteenvetoilmoitukselle"      

Raporteilta halutaan usein suodattaa tietoja, esimerkiksi Ostoreskontran avoimia raportoitaessa ei haluta tulostaa mukaan ennakkomaksuja. Tällöin kannattaa hyödyntää raporteilta löytyviä Lisälajittelu ja suodattimet valikkoa.    Jos haluaa tulostaa esim. Ostoreskontran avoimet simuloiden raportin ilman ennakkomaksuja, tulee tehdä suodattimiin alla olevan kuvan mukainen rajaus.      Tehty suodatus kannattaa tallentaa malliksi, jotta rajausta ei aina tarvitse tehdä erikseen. Mallin saa tallennettua Tallenna malli-painikkeella. Mallille annetaan nimi ja mallin voi halutessaan asettaa oletukseksi ja sen voi jakaa myös toisille käyttäjille.      Ominaisuus on hyödynnettävissä myös myynnin raporteissa. Jos halutaan tulostaa esim. Tilauslista, jossa on vain tietyn myyjän tilaukset tietyltä ajalta, voi tiedon rajata alla olevan kuvan mukaisesti.   

Visma.net ERP versiossa 8.26 lisättiin tuki monikielisyydelle. Tässä käyttövinkissä kerrotaan kuinka tilikarttaan saa tuotua englannin- ja ruotsinkielisen kuvauksen.    Tilien eri kielisistä nimistä tulee muodostaa excel-tiedosto, jossa jokaiselle kielelle on oma sarake. Sarakkeet kannattaa nimetä valmiiksi samalla tavalla kuin ne ovat järjestelmässä, Tilin kuvaus FI, Tilin kuvaus EN, Tilin kuvaus SV. Kannattaa myös tarkistaa, että tiedostossa on vain sellaisia tilejä, jotka löytyvät tilikartasta. Mikäli tilin kuvaus FI kentän jättää tyhjäksi, päivittää järjestelmä tyhjän tiedon tilin FI kuvaukseen.    Tiedoston sisäänluku tapahtuu Tilikartta-ikkunasta Lataa tietueet tiedostosta painikkeella.    Avautuvassa ikkunassa valitaan Choose file, haetaan excel tiedosto jossa nimet ovat, painetaan Siirrä. Yleiset asetukset-ikkunassa valitaan kuvan mukaiset arvot ja painetaan OK.        Seuraavaksi kohdistetaan excel-tiedoston (sarakkeen nimi) ja järjestelmän kentät (ominaisuuden nimi) ja painetaan OK. Mikäli kentät on nimetty samoilla nimillä kuin järjestelmän kentät, tunnistaa ohjelma ne automaattisesti. Kohdistuksen jälkeen painetaan OK ja tilikartta-ikkunan muutokset tallennetaan.        Tämän jälkeen tilien erikieliset kuvaukset näkyvät Käännökset valikossa      Huom! Pelkkä tilien kääntäminen ei riitä siihen, että kirjanpidon raportit esim. tuloslaskelma ja tase saataisiin erikielisinä. Raportit sisältävät paljon tekstikenttiä joille pitää syöttää käännökset järjestelmään rivistöissä.    

Visma.net ERP:ssä on mahdollista sulkea kausia osto- ja myyntireskontrassa. Toimintoa voidaan käyttää kun halutaan sulkea jakso esim. kun alv-ilmoitusta aletaan valmistelemaan. Molemmista reskontrista löytyy prosessien alta tiliöintijaksojen sulkeminen      Ikkunassa valitaan jakso/jaksot jotka halutaan sulkea ja painetaan Sulje jaksot. Mikäli suljettavilla jaksoilla on hyväksymättömiä tositteita, jakso ei sulkeudu. Hyväksymättömät tositteet pääsee tarkistamaan Hyväksymättömät tositteet -painikkeesta.      Kirjanpidon prosessien alta löytyy oma Tiliöintijaksojen sulkeminen -ikkuna, josta saa suljettua koko tiliöintijakson kaikissa moduuleissa. Tästä ikkunasta näkee myös missä moduuleissa jaksot ovat suljettu.      Kun tiliöintijaksot on suljettu kirjanpidossakin, ei ohjelma anna enää kirjata tapahtumia ko jaksoille. Mikäli korjauksille on tarvetta, tarvitsee kirjanpidon asetuksissa laittaa asetus päälle "Salli tiliöinti suljetuille kausille". Paras ajankohta sulkea koko kirjanpito on tilinpäätöksen vahvistuksen jälkeen jolloin korjauksia ei enää tehdä.             

Pääkirja- ja päiväkirjaraporteille on lisätty raporttiasetuksiin Seurantakohde-kenttä, jolla saadaan tulostettua tietyn seurantakohteen tapahtumat.                                    Mikäli yrityksellänne on käytössä useampi seurantakohdetaso, ja haluaisitte raportin esim. kaikista tason 2 tapahtumista, jotka on kirjattu arvolle 20, tulee käyttää Lisälajittelu ja suodattimet -välilehdellä olevaa lisäsuodatusehtoa. Arvo-kenttään korvataan tason 1 merkit alaviivalla, niin monta kuin tasolle on määritelty merkkejä.   

Huomioikaa että Tuloslaskelma virallinen ja Tase virallinen raportit tulostuvat oikein vain silloin kun Symbolin näyttö asetus Vaihda velka/kulu on valittuna. Sen saa tulemaan oletuksena kun tekee muutoksen molempien raporttien Raporttimäärityksiin.  

Yleistä Ohjelmassa on mahdollista muokata kirjanpidon tositteita Muokkaa tilitapahtumia ominaisuuden kautta. Jos ei halua tehdä virheellisestä hyvitys tositetta voi esimerkiksi vain muokata seurantakohdetta tai tiliä tällä toiminnolla.   Muokkaa tilitapahtumia Kirjanpito - Tapahtumat - Tositteet Muokataan alkuperäisen tositeen tilitapahtumia. Muutetaan seurantakohde (tai tili) halutulle riville. Kun muutokset on tehty valitaan Suorita. Muodostuu uusi tosite Kirjanpitoon. Lopuksi tosite hyväksytään.  

Yleistä   Visma.net ERP ohjelmassa on mahdollista muodostaa omia muokattuja talousraportteja (Tuloslaskelma ja Tase). Tämä voi olla tarpeellista mikäli ohjelmasta ei löydy vakiona mieluisaa Tuloslaskelma ja Tase raporttia. Vakioraportit koostuvat ennalta määritetyistä sarakkeistosta ja rivistöstä ja niitä voi yhdistellä oman maun mukaan. Omia sarakkeistoja ja rivistöjä voi myös tehdä, mutta se vaatii hieman enempi osaamista ja aikaa. Tässä ohjeessa käymme läpi kuinka voi muodostaa Tase - Lyhyt raportin. 2. Raporttimääritykset   Kirjanpito / Asetukset / Raporttimääritykset   Raporttimääritykset ikkunassa löytyy kaikki ennalta määritetyt raportit ja tässä näkee mistä sarakkeistoista ja rivistöistä raportit koostuu.   Klikkaamalla raportin Koodia pääse Raporttimääritykset näkymään. Samaan näkymään pääse myös itse raportilta “Muokkaa raporttia” painikkeella. 3. Kopioi raportti   Kirjanpito / Asetukset / Raporttimääritykset   Tässä esimerkissä kopioidaan Tase -Tileittäin raportti ja muodostetaan uusi Tase - Lyhyt raportin, käyttäen Tase - Virallisen rivistöä. Ensin valitaan “Kopioi raportti”. Uudelle raportille  annetaan Koodi, Kuvaus,  Sijainti ja Kuvaus (valikkoon). Rivistö kenttään valitaan Tase - Virallisen rivistö: “TASE2016TE”. Sijainti haetaan puurakenteesta ja tuplaklikataan Omat talousraportit kohtaa. Lopuksi raportti Tallennetaan ja kun päivittää selaimen tai käy ulkona ohjelmasta raportti ilmentyy Tuloslaskelma ja tase valikkoon.