Expense-AutoPay -integraation käyttöönotto

[Matti Aaltonen]

Miten Expense-AutoPay -integraatio otetaan käyttöön?

[Matti Aaltonen · Accepted solution]

Expenseen on tullut uusi prosessi AutoPay-maksatus, kirjanpitosiirto, jota käytettäessä voidaan välittää maksuaineisto Visma.net AutoPayhin.

Jotta prosessia voi käyttää, tulee AutoPay -lisenssi olla aktivoitu yritykselle. Lisäksi jollakin/joillakin käyttäjillä tulee olla tarvittavat AutoPay-roolit (pankkisopimusten hallintaan ja maksujen hyväksyntään). Lisäksi AutoPayssa tulee olla määriteltynä sopimus pankin kanssa. AutoPayn käyttöönotosta löydät oman ohjeistuksen oheisesta linkistä:

https://rise.articulate.com/share/oO89ZPp5nCqiT3SVQnxu70FfNqYAEWAc#/?_k=ih2d1z

Seuraavat toimenpiteet tulee tehdä Expensessä AutoPay-maksatuksen käyttöönottovaiheessa:

1) Uudessa ympäristössä Expensen puolella määritykset tehdään pääosin kuten Pankki-kirjanpitosiirrossa, mutta valitaan Asetukset | Yritysasetukset | Yrityksen prosessit -kohdassa Autopay-maksatus ja kirjanpitosiirto.

2) Mikäli Expense on ollut jo käytössä, kyse on prosessin vaihdosta.
Huom. tämä ohje koskee ainoastaan tilannetta, jossa pankki-kirjanpitoprosessi vaihdetaan AutoPay-prosessiin.

Ennen prosessin vaihtoa kaikki laskut tulee käsitellä niin, että ne ovat jollakin seuraavista tiloista (Hyväksytty/Maksettu/Kirjanpidossa). Mikäli ne eivät ole, ohjelma varoittaa siitä ilmoituksella. Huom. tällä hetkellä prosessin vaihtoa ei voi tehdä enää takaisinpäin!

Mikäli AutoPay-maksatuksen prosessin valinta tehdään yrityksessä, jossa on ollut toinen prosessi käytössä, tulee ruudulle varoitus.

3) Pankkitilin SEPA-palvelusopimustunnus tulee vastata AutoPay-sopimusta. Tarkista pankkitilin tiedot kohdassa Asetukset | Pankkitilit.