Visma.net käyttövinkit

Asiakkaalle voi määrittää Luotonvarmennussäännöt Asiakkaat - Yleiset tiedot välilehdellä. Valittavana on Luottoraja, Päivä yli eräpäivän tai näiden yhdistelmä. Asiakkaan tilan voi myös halutessa asettaa Luottokieltoon.     Kun Luotonvarmennussäännön kriteerit täyttyvät ohjelma varoittaa myyntilausta tai laskua tehdessä. Myyntitilaus menee Luottokiellossa tilaan ja lasku Pidossa tilaan, eikä sitä pysty hyväksyä.  

Raporteilta halutaan usein suodattaa tietoja, esimerkiksi Ostoreskontran avoimia raportoitaessa ei haluta tulostaa mukaan ennakkomaksuja. Tällöin kannattaa hyödyntää raporteilta löytyviä Lisälajittelu ja suodattimet valikkoa.    Jos haluaa tulostaa esim. Ostoreskontran avoimet simuloiden raportin ilman ennakkomaksuja, tulee tehdä suodattimiin alla olevan kuvan mukainen rajaus.      Tehty suodatus kannattaa tallentaa malliksi, jotta rajausta ei aina tarvitse tehdä erikseen. Mallin saa tallennettua Tallenna malli-painikkeella. Mallille annetaan nimi ja mallin voi halutessaan asettaa oletukseksi ja sen voi jakaa myös toisille käyttäjille.      Ominaisuus on hyödynnettävissä myös myynnin raporteissa. Jos halutaan tulostaa esim. Tilauslista, jossa on vain tietyn myyjän tilaukset tietyltä ajalta, voi tiedon rajata alla olevan kuvan mukaisesti.   

Visma.net ERP:ssä on mahdollista sulkea kausia osto- ja myyntireskontrassa. Toimintoa voidaan käyttää kun halutaan sulkea jakso esim. kun alv-ilmoitusta aletaan valmistelemaan. Molemmista reskontrista löytyy prosessien alta tiliöintijaksojen sulkeminen      Ikkunassa valitaan jakso/jaksot jotka halutaan sulkea ja painetaan Sulje jaksot. Mikäli suljettavilla jaksoilla on hyväksymättömiä tositteita, jakso ei sulkeudu. Hyväksymättömät tositteet pääsee tarkistamaan Hyväksymättömät tositteet -painikkeesta.      Kirjanpidon prosessien alta löytyy oma Tiliöintijaksojen sulkeminen -ikkuna, josta saa suljettua koko tiliöintijakson kaikissa moduuleissa. Tästä ikkunasta näkee myös missä moduuleissa jaksot ovat suljettu.      Kun tiliöintijaksot on suljettu kirjanpidossakin, ei ohjelma anna enää kirjata tapahtumia ko jaksoille. Mikäli korjauksille on tarvetta, tarvitsee kirjanpidon asetuksissa laittaa asetus päälle "Salli tiliöinti suljetuille kausille". Paras ajankohta sulkea koko kirjanpito on tilinpäätöksen vahvistuksen jälkeen jolloin korjauksia ei enää tehdä.             

Ohjelmassa on mahdollista kirjata asiakaspalautuksia manuaalisesti tai maksaa ne AutoPay palvelun kautta. Ensin ohje kuinka asiakaspalautuksesta voidaan tehdään manuaalinen tosite.  Toinen vaihtoehto on käsitellä ne automaattisesti.   (Manuaalinen)  Myyntireskontra - Tapahtumat - Myyntilaskujen suoritukset Valitaan Tyypiksi Asiakaspalautus ja alas riville Hyvityslasku, Maksu tai Ennakkomaksu.   (AutoPay) Myyntireskontra - Rekisterit - Asiakkaat Asiakkaalle lisätään Maksutapa Maksutavat välilehdellä.   Maksutavan tiedot täytetään ja tallennetaan.   Tiedot siirtyy asiakkaan Laskutusasetukset välilehdelle. Muista tarkistaa että Maksun tili on on oikein. Ulkomaan maksuissa se voi olla BBAN.   Myyntireskontra - Prosessit - Käsittele asiakaspalautukset   Tähän ikkunaan nousee kaikki avoimet Hyvityslaskut, Maksut tai Ennakkomaksut. Rivi valitaan, Maksettavaa summaa voi halutessa muuttaa. Muodosta asiakaspalautukset painikkeesta prosessi etenee samalla tavalla kuin ostolaskujen maksaminen ja maksu siirtyy AutoPay palveluun.  Tämän toiminnon myötä muodostuu samanlainen tosite kuten manuaalisessa käsittelyssä. 

Yleistä Ohjelmassa on mahdollista kirjata pois senttieroja tai jopa kokonaisia laskuja luottotappioiksi Saldonkorjauksella.    *Alv-kirjausta tällä toiminnolla tosin ei vielä tässä vaiheessa voi tehdä, se on tällä hetkellä kehityksessä. Mahdollinen Alv-kirjaus tulee tehdä manuaalisesti Kirjanpidon Tositteet ikkunassa.     Tässä ohjeessa kirjataan koko lasku luottotappioksi, mutta se voi myös olla muutaman euron tai sentin saldon poisto.   Myyntireskontra - Rekisterit - Asiakkaat Asiakkaalle  valitaan asetus Ota saldonkorjaus käyttöön ja määritellään Saldonkorjausraja.   Myyntireskontra - Asetukset - Syykoodit Sykoodit ikkunassa on oletuksena syykodeeja. Luottotappion Käyttö tulee olla Saldon poisto ja tässä voi myös määritellä halutun kirjanpidon tilin.   Myyntireskontra - Prosessit - Saldonkorjaus. Saldonkorjaus ikkunassa valitaan Tyyppi; Saldon poisto, Asiakas ja Tositepvm. Valitaan rivi ja klikataan Suorita.     Myyntilaskulle muodostuu suoritus tyypillä Saldon poisto ja lasku menee Suljettu tilaan.      Tässä Saldon poiston kirjanpidon tosite.  

Yleistä Ohjelmassa on oletuksena numerosarjoja eri moduuleille, tapahtuma- ja lasku tyypeille. Niitä voi halutessaan myös lisätä itse. Tässä ohjeistus kuinka oman hyvityslasku numerosarjan voi perustaa Myyntireskontraan. Oletus numerosarjoja voi myös muokata ja lisätä uuden numeroinnin esim. uudelle tilikaudelle.   Numerosarjat Määritykset - Asetukset - Numerosarjat Mennään suoraan Numerosarjat ikkunaan. Tai Myyntireskontran asetusten kautta klikkaamalla kynä ikonia. Lisätään uusi tietue (tai muokataan olemassa olevaa). Syötetään uudelle numerosarjalle tiedot ja tallennetaan. Rivejä voi lisätä enempi kuten tässä, jolloin laskut 1.1.2020 alkaen käyttävät 200000 numerosarjaa. Valitaan uusi muodostettu numerosarja Hyvityslaskuille.

Ohjeessa kerrotaan miten asiakkaan alisuoritettu lasku voidaan kuitata pois reskontrasta saldokorjauksella, esim. jos asiakas on maksanut 0,01 liian vähän.   Myyntireskontra | Asetukset | Syykoodit Luo tarvittaessa uusi syykoodi(vit myös halutessasi käyttää olemassa oleva syykoodi) Anna koodi ja kuvaus Valitse Käyttö-kenttään: Luottotappio Valitse halutessasi mistä seurantakohde haetaan("R" oletuksella seurantakohde haetaan syykoodista) Valitse haluttu tili Määritä tarvittaessa seurantakohteen Myyntireskontra | Prosessit | Saldokorjaukset Valitse Tyyppi: Luottotappio Määritä haluttu päivämäärä korjaukselle Tositepvm-kentässä Valitse Syykoodi Valitse lasku ja klikkaa Suorita HUOM. jos asiakkaan lasku ei nouse mukaan Saldokorjaukset-ikkunaan, määritä Raja-kentän arvo korkeammaksi. Tarkista myös seuraavaa: Avaa Myyntirskontra | Rekisterit | Asiakkaat ja valitse ko. asiakas. Yleiset tiedot-välilehdellä, tarkista että 'Saldokorjausten kirjaus käyttöön' on valittu. Saldokorjaus-ajo muodostaa uuden tapahtuman Luottotappio-tyypillä(ja lasku menee Suljettu-tilaan) ikkunassa Myyntireskontra - Tapahtumat - Myyntilaskujen suoritukset. Saldokorjauksen kirjanpidon tosite tiliöityy seuraavasti: Myyntisaamiset-tili kredit Tili syykoodista debet

Ohjeessa kerrotaan miten asiakkaan ylisuoritus voidaan kuitata pois reskontrasta saldokorjauksella, esim. jos asiakas on maksanut 0,01 liikaa.   Myyntireskontra | Asetukset | Syykoodit Luo tarvittaessa uusi syykoodi(voit myös halutessasi käyttää olemassa oleva syykoodi) Anna koodi ja kuvaus Valitse Käyttö-kenttään: Saldon korjaus Valitse mistä seurantakohde haetaan("R" oletuksella seurantakohde haetaan syykoodista) Valitse haluttu tili Määritä tarvittaessa seurantakohteen Klikkaa Tallenna   Myyntireskontra | Prosessit | Saldokorjaukset Valitse Tyyppi: Saldokorjaus Määritä haluttu päivämäärä korjaukselle Tositepvm-kenttään Valitse Syykoodi Valitse maksu ja klikkaa Suorita HUOM: jos asiakkaan maksu ei nouse mukaan Saldokorjaukset-ikkunaan, määritä Raja-kentän arvo korkeammaksi. Tarkista myös seuraavaa: Avaa Myyntirskontra | Rekisterit | Asiakkaat ja valitse ko. asiakas. Yleiset tiedot-välilehdellä, tarkista että 'Saldokorjausten kirjaus käyttöön' on valittu.   Saldokorjaus-ajo muodostaa uuden tapahtuman Saldokorjaus-tyypillä(ja maksu menee Suljettu-tilaan) ikkunassa Myyntireskontra | Tapahtumat | Myyntilaskut. Saldokorjauksen kirjanpidon tosite tiliöityy seuraavasti: Myyntisaamiset-tili debet Tili syykoodista kredit    

Tässä käyttövinkissä käydään läpi miten lähetetään yksittäisiä tilauksia(osto-/myyntitilauksia) tai laskuja heti sen jälkeen kun sähköposti on muodostettu.   Esimerkissä lähetämme myyntitilauksen asiakkaalle. Nämä samat vaiheet pätee myös ostotilauksille ja laskuille.   Sähköpostitili-asetukset on määritetty järjestelmään ja olemme luoneet myyntitilauksen, jonka haluamme lähettää sähköpostitse. Valitse Toiminnot – Lähetä sähköpostilla, jolloin myyntitilauksen sähköposti muodostuu. Sähköposti näkyy kohdassa ’Toimenpiteet’(mutta se ei ole vielä lähtenyt asiakkaalle)   Napauta ’Toimenpiteet’ kohdasta, jolloin avautuu ikkuna, missä näkyy muodostettu sähköposti. Tuplaklikkaa ko. rivin kohdalla.   Ohjelma avaa sähköpostin. Tässä ikkunassa voidaan tarkistaa viestiä ja tarvittaessa valita Toiminnot – Peru lähetys, jolloin ohjelma poistaa sähköpostin. Valitse Toiminnot – Suorita, jolloin ohjelma lähettää sähköpostin asiakkaalle

Tässä ohjeessa kerrotaan miten muutetaan hyvityslaskun tai maksun kohdistus laskuun. Esimerkissä näytetään miten hyvityslaskun kohdistus muutetaan, samat vaiheet voidaan käyttää myös maksun kohdistuksen muuttamisessa.   Myyntireskontra | Tapahtumat | Myyntilaskujen suoritukset Valitse Kaikki tietueet -välilehti Klikkaa Tositenumeroa avataksesi hyvityslaskun   Avaa Tapahtumahistoria-välilehti Klikkaa kohdistetun laskun rivin kohdalla ja tämän jälkeen ‘Peru tapahtuma’   Tapahtuman tila on on nyt ‘Avoin’. Klikkaa Hyväksy.   Tapahtumahistoria-välilehdellä näkyy kohdistuksen purku   Avaa Käytettävät tositteet-välilehti ja kohdista halutulle laskulle   Klikkaa tämän jälkeen Hyväksy.

Yleistä   Ohjelmassa on mahdollista muodostaa maksukehotuksia mikäli asiakkaat eivät ole maksaneet laskuja eräpäivään mennessä. Tämä vaati muutamia muutamien yleisten asetusten ja asiakaskohtaisten asetusten huomioon ottamista.   2. Asetukset   Myyntireskontra / Asetukset / Myyntireskontran asetukset / Perintäasetukset välilehti   Ensin valitaan mitä perintäprosessia halutaan käyttää. Mikäli valitaan Tositteittain voidaan valita mitkä tositteet tulevat mukaan maksukehotukseen. Hyväksy maksukehotukset automaattisesti valinta tulee  silloin olla pois päältä. Jos haluaa käyttää Asiakkaittain tapaa tulevat kaikki laskut mukaan maksukehotukselle ja silloin ei pysty rajaamaan pois laskuja. Mikäli halutaan periä Perintämaksu valitaan sille tuote. Ohjelmassa on oletuksena tallennettuna yksi 99-Muistutusmaksu tuote.   Kun maksukehotus valmistellaan muodostuu reskontratapahtuma perintämaksulle. Mikäli Hyväksy perintämaksutositteet on valittuna tosite kirjautuu automaattisesti kirjanpitoon ja sitä ei enää saa poistettua. Alaosassa löytyy tarkempia asetuksia, mm. kuinka usein maksukehotukset lähetetään. Mahdollinen perintämaksun hinta tulee määritellä tässä, sitä ei lisätä itse tuotteelle. Mikäli maksukehotuksille halutaan raporttiteksti se liitetään Maksukehotuksen tasolle tässä. Maksukehotus teksti muodostetaan ensin Raporttitekstinä. Se tehdään Asetukset/Raporttitekstit ikkunassa.   Jatka vain kirjoittamista mikäli teksti ei mahdu ensimmäiseen tekstikenttään. Lopuksi raporttitekstit liitetään eri tasoille asiakasluokalle Myyntireskontra / Asetukset / Asiakasluokat ikkunassa. 3. Valmistele maksukehotukset   Myyntireskontra / Prosessit / Valmistele maksukehotukset Kun maksukehotuksia muodostetaan voi rajauksen tehdä asiakasluokalla tai asiakkaalla. Mikäli rajausta ei tee näkyy kaikki erääntyneet laskut. Mikäli kaikista laskuista halutaan muistutus voi heti valita Suorita kaikki, muussa tapauksessa valitaan halutut laskut ja klikataan Suorita.   Maksukehotuksia valmisteltaessa ohjelma ei ota huomioon hyvityslaskuja, joten kannattaa ensin tarkistaa löytyykö asiakkaille hyvityslaskuja. Jos löytyy niin ne tulisi kohdistaa avoimiin laskuihin ennen tätä prosessia.   Kun Valmistele maksukehotukset prosessi on valmis, edetään Tulosta/Hyväksy maksukehotukset prosessiin.   4.  Tulosta/Hyväksy maksukehotukset   Myyntireskontra / Prosessit / Tulosta/Hyväksy maksukehotukset Jotta näkee mistä laskuista maksukehotus koostuu valitaan asiakkaan rivi ja klikataan Näytä maskukehotus. Avautuvassa ikkunassa voi perua laskuja mikäli niitä ei halua mukaan. Jos maksukehotusta ei halua ollenkaan lähettää kyseiselle asiakkaalle voi poistaa sen roskakorilla. Mikäli joku lasku ei pidä tulla mukaan maksukehotukselle voi rivin valita ja klikata ruksia jolla lasku poistuu. Lasku tulee kuitenkin mukaan seuraavalla kerralla kun valmistelee maksukehotuksen. On myös mahdollista valita Peru toiminto. Silloin lasku ei tule mukaan nyt eikä myöskään tulevaisuudessa maksukehotuksille. Laskun Taloustiedot välilehdelle tulee silloin merkitä, että maksukehotus on Peruttu ja ne eivät enää tule mukaan maksukehotuksille. Peruttu tian voi poistaa manuaalisesti laskulta. Tämän tilan voi myös asettaa laskulle jos alun alkaen on tiedossa, että laskusta ei haluta tehdä muistutusta.   Kun asiakkaat on käyty läpi ja tarvittavat laskut on poistettu Hyväksytään maksukehotus. Se tehdään Toiminto valinnalla Hyväksy maksukehotus ja klikataan Suorita. Samassa ikkunassa maksukehotus tulostetaan. Ensin näyttö päivitetään Peru painikkeella (Esc) tai selaimen virkistämisellä ja valitaan Toiminto Tulosta Maksukehotus. Jos asiakkaalle lähetetään maksukehotus sähköpostilla valitaan toiminnoksi Sähköpostita maksukehotus.   Hyväksyminen ja tulostaminen tapahtuu siis samassa prosessissa.