Kā sagatavot budžeta tāmes?

[#1]

Lai atvieglotu darbu struktūrvienību lietotājiem un samazinātu iespēju norādīt nepareizas pozīcijas, tiek nodrošināta iespēja veidot dimensiju komplektus jeb tāmes. Minimālajā scenārijā katrai struktūrvienībai ir nepieciešama viena tāme, bet cik un kādas tāmes veidot, nosaka finansists.

Tāmēs tiek norādīts, kādas dimensiju vērtības katrai struktūrvienībai ir pieejamas.

Plānojot budžetu, gan filtru joslā, gan lejupkrītošajās izvēlnēs parādīsies tikai pieejamās dimensiju vērtības.

Tāmju sagatavošanu nodrošina divas savstarpēji saistītas ievadformas – "01.01. Dimensiju komplekti", "01.02. Tāmes". Piekļuve šīm ievadformām ir paredzēta tikai finansistiem. Struktūrvienību un citi lietotāji šīs sadaļas neredz. Ērtākam darbam šajā pašā datu panelī pieejama arī forma "01.03. Budžeta plānošana", bet tā atrodama arī atsevišķi.

Pirmajā solī (01.01) katrai tāmei ir iespējams norādīt tikai vienu vērtību katrā no dimensijām, bet tā var būt virsgrupa. Ja ir norādīta virsgrupa, tad, plānojot budžetu, būs iespēja norādīt virsgrupai pakārtotos zemāka līmeņa ierakstus. Otrajā solī (01.02) iespējams norādīt vairākas neatkarīgas dimensijas klasifikatora vērtības. Pirmajā solī norādītās dimensijas veido tāmes "komplektu", uz kā pamata notiek visa tālākā tāmes izskatīšana un apstiprināšana – apstiprinājums vienmēr tiek piesaistīts šim konkrētajam dimensiju komplektam. Ja iestāde izmanto mazāk dimensijas, nevajadzīgās kolonnas ievadformās tiek paslēptas.

Spiežot pogu "Saglabāt", sistēma apstrādā tikai tās rindas, kurās kaut kas faktiski ir mainīts. Katrai izmainītajai rindai atsevišķi tiek pārbaudīti kontroles nosacījumi. Ja kādai rindai nosacījumi nav izpildīti, tieši tā rinda netiek saglabāta un lietotājam parādās kļūdas ziņojums. Pārējās rindas tiek saglabātas.

01.01. Dimensiju komplekti

Šī ievadforma paredzēta, lai nodefinētu dimensiju komplektus, kuri sastāv no struktūrvienības un līdz trīs papildu dimensijām (piemēram, Finansējums, Valdības funkcija un Projekts).

Ekrānuzņēmums Nr. 1 no 2. Cilne "01.01. Dimensiju komplekti" ar tāmju sagatavju sarakstu.

Ievadformā attēlojas visas aktīvās pašvaldības struktūrvienības to hierarhiskā skatījumā (Horizon dimensijas ieraksti statusā "Aktīvs"). Katrai struktūrvienībai var izveidot vienu vai vairākus tāmju komplektus. Tāmju komplektus iespējams izveidot tikai struktūrvienību zemākajam līmenim – struktūrvienības virsgrupai tāmi ievadformā izveidot nevar. Ievadformu iespējams filtrēt un skatīt pēc vienas vai vairākām struktūrvienībām, kā arī pēc tāmes statusa.

Tāmes kods veidojas automātiski pēc šablona:

<str_kods>[<dim1_kods>][<dim2_kods>][<dim3_kods>]

Kods tiek pārrēķināts automātiski ikreiz, kad tiek nomainīta struktūrvienība vai kāda no dimensijām – lietotājam to labot nav nepieciešams un nav iespējams.

Tāmes dimensijas ir ievadlauki, kuros norāda atbilstošo dimensiju vērtību:

• Katram klientam katrai dimensijai ir nodefinēts hierarhijas līmenis, kuru lietotājs var izvēlēties – piemēram, ja dimensijai norādīts 3. līmenis, kolonnā iespējams izvēlēties dimensijas vērtības, kas ir augstākas vai vienādas ar šo līmeni.
• Dimensijas var mainīt jeb labot tikai tām tāmju sagatavēm, kuras ir statusā "Sagatave". Aktīvām vai slēgtām sagatavēm dimensijas vairs nav labojamas – pieejama vienīgi statusa maiņa.
• Izvēlnē redzamas visas konkrētā līmeņa dimensijas, arī tās, kuras jau ir slēgtas jeb neaktīvas – neaktīvās dimensijas sarakstā atzīmētas ar x pirms dimensijas koda. Jaunām tāmju sagatavēm neaktīvas dimensijas izvēlēties nedrīkst.

Jauna rinda (poga "+") ļauj lietotājam izveidot konkrētajai struktūrvienībai jaunu tāmes sagatavi:

• Jaunā tāmes sagatave vienmēr izveidojas ar statusu "Sagatave" un tai automātiski tiek piešķirtas tās pašas dimensiju vērtības, kas norādītas rindā, pie kuras poga nospiesta.
• Poga ir redzama / aktīva tikai zemākā līmeņa struktūrvienībām, kurām vismaz viena dimensija ir norādīta (struktūrvienības virsgrupām rindu pievienot nevar).
• Tiesības veidot jaunu rindu ir tikai lietotājiem ar lomu LOMA_ADMIN.

Dzēst rindu poga ļauj lietotājam izdzēst nevajadzīgās tāmju sagataves:

• Dzēst var tikai tāmju sagataves, kuras ir statusā "Sagatave".

Statuss kolonnā katrai tāmei ir pieejami trīs statusi: "Sagatave", "Aktīva" un "Slēgta". Ja tāmei nav norādīta neviena dimensija, statusa vērtība kolonnā tai neuzrādās.

Nosacījumi statusa maiņai

• Sagatave → Aktīva:
  • Visiem laukiem jābūt aizpildītiem.
  • Nedrīkst jau eksistēt cits ieraksts ar tieši tādu pašu kombināciju, kuram statuss jau ir "Aktīva" vai "Slēgta".
  • Sistēma pārbauda arī tāmju pārklāšanos – nebūs iespējams aktivizēt tāmi, kur viena tāme iekļauj otru.
• Aktīva → Sagatave:
  • Sagatave nedrīkst jau būt izmantota 01.02. formā nevienā budžeta gadā.
  • Ja šī statusa maiņa nepieciešama, vispirms 01.02. ievadformā attiecīgajai tāmei visos gados jāuzstāda statuss "Sagatave" un tā jāizdzēš. Kad tāme vairs neuzrādās 01.02. ievadformā ne pie viena budžeta gada, tai var nomainīt statusu no "Aktīva" uz "Sagatave".
• Aktīva → Slēgta: vienmēr atļauts, bez papildu nosacījumiem. Slēgtas sagataves netiek kopētas uz jaunā gada tāmēm, kad izpilda pogu "Kopēt aktīvās tāmes uz nākamo gadu".
• Slēgta → Aktīva: vienmēr atļauts, bet tiek piemērota tā pati pārklāšanās pārbaude, kas aprakstīta pārejai "Sagatave → Aktīva".

Ko sistēma dara automātiski

• Aktivizējot tāmi (statusa maiņa no "Sagatave" uz "Aktīva"), sistēma automātiski izveido tai ierakstu kārtējam budžeta gadam – tā automātiski parādās 01.02. ievadformā. Aktuālais budžeta gads ir iekonfigurēts sistēmā; tas jāmaina ik reizi, kad tiek sākta jauna gada budžeta veidošana.
• Visas darbības tiek reģistrētas žurnālā (audit log) un ir izsekojamas.

Poga "Kopēt aktīvās tāmes uz nākamo gadu"

Kad 01.01. formā dimensiju komplekti ir sakārtoti, jāspiež poga "Kopēt aktīvās tāmes uz nākamo gadu", kas izveidos tāmju ierakstus nākamajam budžeta gadam.

• Tiek kopētas uz nākamo gadu tikai tāmes, kurām statuss ir "Aktīva".
• Ja filtrā struktūrvienība nav norādīta, kopēšana notiek visām struktūrvienībām.
• Ja nākamajam gadam tāme šai sagatavei jau eksistē, tā netiek veidota otrreiz.

01.02. Tāmes

Atšķirībā no iepriekšējās sadaļas, šeit tāmes tiek piesaistītas konkrētam gadam. Ievadformā uzrādās tāmes, kuras 01.01. ievadformā ir statusā "Aktīva". Šajā solī jaunas tāmes izveidot nevar – tās var tikai papildināt, mainīt statusu vai dzēst. Ja nepieciešams izveidot jaunu tāmi, jāatgriežas 01.01. ievadformā.

Ekrānuzņēmums Nr. 2 no 2. Cilne "01.02. Tāmes" ar tāmju sarakstu.

Tāme kods veidojas automātiski pēc šablona:

<str_kods>[<dim1_kods>][<dim2_kods>][<dim3_kods>]-<budžeta gads>

Tāmes dimensijas ir statiski (nelabojami) lauki, kuros attēlojas 01.01. solī norādītās dimensijas – šajā ievadformā tos labot nevar.

Tāmes detalizācijas dimensija kolonnā attēlo vienu vai vairākas dimensiju vērtības.

Dzēst rindu poga ļauj lietotājam izdzēst nevajadzīgas tāmes attiecīgajam gadam:

• Dzēst var tikai tāmes, kuras ir statusā "Sagatave". Tāmes, kurām statuss ir "Aktīva", lietotājs dzēst nevar, jo tās jau tiek izmantotas budžeta ievadformās.

Budžeta ievades statuss kolonnā katrai tāmei ir pieejami divi statusi: "Sagatave" un "Aktīva".

Nosacījumi statusa maiņai

• Sagatave → Aktīva:
  • Jābūt norādītai vismaz vienai detalizācijas dimensijai.
• Aktīva → Sagatave:
  • Pāreja iespējama tikai tad, ja par attiecīgo tāmi nav ievadīta neviena budžeta summa un tāmei nedrīkst jau būt ieraksts apstiprinātajā budžetā.
  • Ja pāreja atļauta, sistēma dzēš visus šīs tāmes ierakstus budžeta projekta tabulā, lai tos varētu droši izveidot no jauna nākamajā aktivizācijas reizē.

Ko sistēma dara automātiski

• Tāmei piešķirot statusu "Aktīva", tā kļūst pieejama budžeta plānošanai (01.03. formā, statusā "Pieprasījums").
• Visas darbības tiek pierakstītas žurnālā (audit log).

Poga "Atjaunot attīstības plānus no pagājušā gada tāmēm"

Šī poga ir pieejama tikai tad, ja tiek izmantota detalizācijas dimensija.

Poga nodrošina iespēju konkrētā budžeta gadā pārkopētajām tāmēm automātiski ielasīt tās pašas detalizācijas dimensiju vērtības, kādas attiecīgajai tāmei bija norādītas iepriekšējā gadā.

• Tiek apstrādātas tikai tāmes, kuras norādītajā gadā ir statusā "Sagatave" un kurām neviena detalizācijas dimensija vēl nav norādīta.
• Ja iepriekšējā gadā attiecīgajai tāmei datu nav (piemēram, tā tikko izveidota), tāme tiek izlaista un par to parādās informatīvs (nevis kļūdas) ziņojums.