Materiālo resursu uzskaite - vai tikai grāmatveža atbildība?

[#1]

Darba galdi, krēsli, datori, to piederumi, iekārtas, materiāli, darba apģērbi, instrumenti u.t.t. Jebkura uzņēmuma un iestādes ikdiena ir grūti iedomājama bez materiālajām vērtībām - pamatlīdzekļiem, inventāra, krājumiem.

Parasti šīs vērtības tiek uzticētas atbildīgajām personām, taču visi uzskaites un pārvaldības procesi paliek grāmatveža ziņā. Materiālās vērtības tiek nodotas no viena atbildīgā citam, tās regulāri tiek pārvietotas uz citām atrašanās vietām, nolietojas un tiek gādātas jaunas.

Atkarībā no darbinieku skaita un materiālo vērtību daudzuma, šie procesi var būt vienkārši veicami, vai arī "izplesties" līdz ievērojamiem apjomiem un sagādāt grāmatvedim pamatīgas galvassāpes.

Biežākās problēmas, ko parasti min mūsu klienti, ir regulāras un grūti izsekojamas materiālo vērtību pārvietošanas, novēloti iesniegti dokumenti, grūtības dabūt vajadzīgos parakstus pie mantu pārvietošanas, atbildīgie nav informēti par to, kādas vērtības ir viņu atbildībā un kur tās atrodas, tādēļ regulāri prasa "paskatīties sistēmā", pirms inventarizācijām nav sakārtoti dati utt.

Mūsu pieredze rāda, ka labs palīgs šo problēmu risināšanā var būt darbinieku pašapkalpošanās platforma. Uzticot atbildīgajām personām pašām pārvaldīt savas materiālās vērtības, ieguvējs ir gan grāmatvedis, gan paši atbildīgie.

Nu jau kādu laiku Visma HoP ir pieejams modulis "Materiālie resursi".

Izmantojot šo moduli, paši atbildīgie var: 

• Ērti pārskatīt savā atbildībā esošos pamatlīdzekļus, inventāru un krājumus no datora vai mobilās iekārtas;
• Sakārtot materiālās vērtības pa atrašanās vietām;
• Pieteikt materiālo vērtību pārvietošanu starp atbildīgajām personām, lietotājiem;
• Pieteikt nolietojušos materiālo vērtību norakstīšanu;
• Pievienot pieteikumiem datnes, - fotoattēlus, ieskenētus dokumentus utt.;
• Elektroniski saskaņot (akceptēt) materiālo vērtību pieteikumus.

 

Galvenie ieguvumi:

• Ievērojami ātrāka informācijas apmaiņa - atbildīgā persona var jebkurā brīdī pieteikt izmaiņas no sava datora vai mobilā telefona, kā arī elektroniski akceptēt pieteikumus, "nemedījot" parakstus uz papīra.
• Atvieglots grāmatveža darbs - grāmatvedim vairs nav jāveido pārvietošanas un norakstīšanas dokumenti "no nulles", bet tikai jāapstiprina pieteikumi.
• Pieredze rāda, ka darbinieki, kuri paši var pārskatīt un sakārtot savā atbildībā esošās materiālās vērtības, izturas pret šiem procesiem daudz atbildīgāk.

[#2]

Sākot ar 01.01.2023. (sākot no HoP versijas Zander) modulis HoP Mana alga ir pieejams visiem Horizon "Pamats" abonēšanas klientiem, bez papildus abonēšanas izmaksām.

Modulī ietilpst divas aplikācijas - Mana alga un IIN:

Moduļa lietotnē Mana alga pieejama:

• Informācija par darbiniekam šajā mēnesī aprēķināto algu, prēmijām, ieturējumiem un samaksātajiem nodokļiem:

• Izdrukājama algas lapiņa

  Izdruku katra iestāde/uzņēmums var pielāgot savām vajadzībām);

• Informācija par reģistrētajiem apgādājamiem;
• Vēsturiskie dati par atalgojumu pieejami arī grafiskā attēlojumā:

Moduļa lietotnē IIN ir iespējams apskatīt, izdrukāt Paziņojumu par fiziskai personai izmaksātajām summām par izvēlēto gadu.

Lai sāktu lietot risinājumu

1. Vispirms tas jāpiesaka Horizon Abonēšanas centrā: https://www.visma.lv/horizon-abonesanas-centrs/apjoma-palielinasana/

2. Kad risinājums būs pieejams lietotājiem, saņemsiet ziņu no sava Horizon apkalpotāja:

• ja jau izmantojat HoP - apstiprinājumu, ka modulis ir pieejams;
• ja HoP vēl neizmantojat - informāciju par HoP instalāciju (klientiem mākoņrisinājumā to veic Visma; pārējos gadījumos - klients pats vai Visma pēc klienta pasūtījuma).
  
  

3. Kamēr gaidāt apstiprinājumu, zemāk pieejama instrukcija nepieciešamajai konfigurācijai Horizon.

Horizon uzstādījumi algas lapiņas attēlošanai HoP

Sistēma - Uzstādījumi - Uzskaites parametri → lpp. <Horizon WEB>:

Jāiespējo Algu lapiņas un jāpievieno atskaite (izdruka) mēneša algas lapiņām un IIN atskaitei:

❗Ja šobrīd sūtiet algas lapiņas e-pastā, un pielāgotā algas lapiņas izdruka atrodas pēc ceļa:

Sistēma - Uzstādījumi - Dokumentu un pārskatu formas - Personāls/Algas - Algas - Kopējā algu lapiņa, to ir iespējams pārvietot uz Sistēma - Uzstādījumi - Dokumentu un pārskatu formas - Personāls/Algas - Algas - Kopējās algu lapiņas, lai izdruku būtu iespējams attēlot HoP.

To var paveikt, izvēloties izdrukas formu, ko izmantot HoPam un eksportējot to no sistēmas, norādot Save as type: Delphi forma

Eksportētā formā atkal jāimportē atpakaļ sistēmā, ieejot atskaišu formu grupā: Sistēma - Uzstādījumi - Dokumentu un pārskatu formas - Personāls/Algas - Algas - Kopējās algu lapiņas:

Ielasot formu, jānorāda File of type: Delphi forma, jāievada formas nosaukums un apraksts.

 Pēc tam izdruku būs iespējams izvēlēties uzstādījumos.

WEB lietotāju izveide un pieslēgšanās HoP

Lai darbinieki varētu piekļūt HoP, tiem jāveido WEB lietotāji. Detalizētāk par WEB lietotāju izveidi un deaktivizāciju var izlasīt ŠEIT.

Ja iestādē / uzņēmumā ir izvēlēts Visma HoP pašapkalpošanās sistēmai pieslēgties ar lietotājvārdu un paroli, tad visvienkāršākais veids, kā  darbiniekus informēt par WEB lietotāja izveidi, ir izsūtīt WEB lietotāja paroles aktivizēšanas saiti. Sīkāk par to, kā veikt konfigurāciju paroles saites izsūtīšanai, var izlasīt ŠEIT.

Ja vēlaties izmantot OpenID autentifikāciju (Google vai Microsoft), lai pieslēgtos pie HoP, tad papildus informāciju par šo pieslēgšanās veidu var izlasīt ŠEIT.

Modulis Mana alga visiem HoP lietotājiem piešķirsies automātiski pie pirmās pieslēgšanās sistēmai: