Arhīva modulis (I POSMS). Dokumentu klasifikācija un sistematizācija.

[#1]

Dokumentu un arhīva pārvaldības kārtību institūcijām nosaka Arhīvu likums un tam pakārtotie Ministru kabineta 2024. gada 7. maija noteikumi Nr. 282 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi". 

Arhīva modulī RVS Horizon no 670.versijas iespējams:

•  izveidot arhīva dokumentu sistematizācijai nepieciešamos klasifikatorus: Arhīva sērijas; Dokumentu klasifikācijas līmeņus un Dokumentu klasifikācijas shēmas lietas;
• piesaistīt tos noteiktiem personāla dokumentu pamatveidiem;
• apskatīt informāciju par arhivējamajiem dokumentiem kopējā sarakstā: Dokumentu reģistrā.

Arhīva sērijas

Pamatdati->Arhīvs->Arhīva sērijas

Hierarhiski veidojams saraksts.

Dokumentu klasifikācijas līmeņi

Pamatdati->Arhīvs->Dokumentu klasifikācijas līmeņi

Hierarhiski veidojams saraksts.

Dokumentu klasifikācijas shēmas lietas

Pamatdati->Arhīvs->Dokumentu klasifikācijas shēmas lietas

Dokumentu klasifikācijas shēmas lietā norādāmas vērtības:

• Lietas indeksu - lietas indekss uzņēmuma dokumentu uzskaitē;
• Nosaukumu - lietas nosaukums;
• Nododama arhīvam glabāšanai- atzīmē, ja lietu paredzēts nodot glabāšanai LNA (Latvijas Nacionālajam arhīvam);
• Klasifikācijas līmenis - uzņēmuma dokumentu uzskaites klasifikators;
• Sērija - ar LNA saskaņots klasifikators;
• Glabāšanas termiņš (gadi) - arhīva likumā noteiktais dokumentu glabāšanas termiņš;
• Pastāvīgi - atzīme, kas nosaka ka dokuments jāglabā pastāvīgi;
• Struktūrvienība - par lietas veidošanu atbildīgā administratīvā struktūrvienība;
• Atbildīgais - par lietas veidošanu atbildīgā persona;
• Glabāšanas vide - P-papīra, E-elektroniski vai H-hibrīda;
• Dokumenta veids - iekšējie dokumenti, saņemtie dokumenti, nosūtītie dokumenti;
• Piezīmes - brīvi aizpildāms lauks piezīmēm;
• Statuss - atvērts vai slēgts;
• Atvērts no - datums no kura lieta atvērta;
• Slēgts no - datums ar kuru lieta slēgta.

 

Dokumentu klasifikācijas lietas piesaiste dokumentu tipam

Sistēma->Uzstādījumi->Dokumentu tipi

Sarakstā nepieciešams norādīt dokumentu tipam atbilstošo dokumentu klasifikācijas shēmas lietu. 

Arhīva moduļa funkcionalitāte (670.versijā) iestrādāta sekojošiem Personāla uzskaites dokumentu pamatveidiem:

• Vienošanās;
• Vienošanās par atbrīvošanu;
• Rīkojumi;
• Rīkojums par atbrīvošanu

Personāla dokumentu sarakstā informācija par dokumentam piesaistīto klasifikācijas shēmas lietu

No brīža, kad dokumentu tipā tiek ielikta atzīme "Tiek uzskaitīts arhīvam" un norādīta Klasifikācijas shēmas lieta, veidojot jaunu dokumentus (Dokumenti-Personāla uzskaite->Rīkojumi/Vienošanās->Rīkojumi un Dokumenti-Personāla uzskaite->Rīkojumi/Vienošanās->Vienošanās), tiek saglabāta arī klasifikācijas shēmas lietas informācija. 

Arhīva dokumentu reģistrs

Kopējā sarakstā visus dokumentus, kuriem dokumentu tipā atzīmēts "Tiek uzskaitīts arhīvam" un ir iestrādāta dokumentu klasifikācijas shēmas lietas informācijas saglabāšana, iespējams apskatīt un veikt papildus apstrādi sarakstā Dokumenti->Arhīvs->Dokumentu reģistrs.

Sarakstā apkopoti visi dokumenti (Rīkojumi un Vienošanās), par izvēlētu periodu, kuriem saglabāta arhīva klasifikācijas shēmas lietas informācija.

Sarakstā pieejami informācija:

• pamatdati par dokumentu;
• pamatdati par piesaistīto Dokumentu klasifikācijas shēmas lietu;
• aprēķināms lauks "Dokumenta vecums gados", kas aprēķina dokumenta vecumu starp dokumenta datumu un sistēmas datumu;
• aprēķināms lauks "Glabāšanas termiņs", kas, pamatojoties uz dokumenta datumu un klasifikācijas shēmā norādīto "Glabāšanas termiņu (dienās)" aprēķina, datumu, līdz kuram dokuments glabājams;
• Arhīva statuss - lauks, ar kuru fiksē apstrādes statusu konkrētajam dokumentam. Noklusēti statuss ir "Aktuāls". Pieejamie statusi: Aktuāls; Iznīcināts; Nodots LNA; Atcelts; Sagatavots arhīvam.

Saraksta darbības dokumentu reģistrā

Sarakstā pieejama Darbības->Lauku labošana iezīmētajām rindām , ar kuru palīdzību, iespējams iezīmētajiem ierakstiem mainīt:

• Arhīva statusu;
• Dokumentu klasifikācijas shēmas lietu;
• Glabāšanas vidi.

Atverot sarakstu "Dokumentu reģistrs", noklusēti sarakstā tiek parādīti visi dokumenti, kuriem saglabāšanas brīdī tika piesaistīta "Dokumentu klasifikācijas shēmas lieta". Lai sarakstā izgūtu visus arhivējamos dokumentus, kas veidoti pirms dokumentu tipā ielikta atzīme "Tiek uzskaitīts arhīvam", sarakstā var izslēgt noklusēto filtru (attēlā atzīmēts ar 1).

Izmantojot Darbības->Lauku labošana iezīmētajām rindām  (attēlā atzīmēts ar 2), dokumentiem iespējams pievienot/mainīt "Dokumentu klasifikācijas shēmas lietas", "Arhivēšanas statusa" un "Glabāšanas vides" vērtības (attēlā atzīmēts ar 3,4,5).