Infodiena 2018: Kāpēc un kā lietot atvaļinājuma uzkrājumu uzskaiti Horizon?

[#1]

Ejot atvaļinājumā, saskaramies ar mūžīgajiem jautājumiem:    

• vai varu iet atvaļinājumā?
• cik ilgi varu iet atvaļinājumā?
• kādos atvaļinājumos varu iet?

Lai darbinieki gūtu atbildes uz šiem jautājumiem - zvana, raksta un jautā vai nu vadītājam vai personāla speciālistam. Kur atbildi gūst vadītājs vai personāla speciālists? Protams, tur, kur veic atvaļinājuma uzkrājumu uzskaiti.

Šobrīd visus, kas lieto Horizon, var iedalīt 3 grupās:

• atvaļinājuma uzkrājumus uzskaita ārpus Horizon.
• atvaļinājuma uzkrājumus uzskaita programmā un lieto ARF.
• atvaļinājuma uzkrājumus uzskaita programmā un lieto [JAUNS] ARF (2017.g.beigas).

Ja uzskaita ārpus Horizon, pārsvarā tas notiek Excel programmā. Ir iestādes, kurās manuāli aizpilda Personas kartīti.

Visās šajās situācijās tas ir manuāls darbs, kas aizņem laiku,  kuru varētu lietderīgāk. 

Ja uzskaiti vestu programmā, vienā dokumentā ir pieejama informācija par visiem atvaļinājuma veidiem, to uzkrājumiem un izlietojumu. Atskaitē var iegūt informāciju par uzkrātām, izlietotām un atlikušām atvaļinājuma dienām uz jebkuru datumu. Kā arī nepieciešamības gadījumā to pašu Personas kartīti var izdrukāt no programmas.

Līdz ar to atbrīvotos laiks citiem darbiem un mazāk notiktu kļūdīšanās, jo, manuāli vedot uzskaiti, kļūdīšanās iespēju nevar izslēgt.

Lai atbildētu uz jautājumu, - kādos atvaļinājumos var iet, - programmā ir pieejami 3 atvaļinājuma veidi: Ikgadējais atvaļinājums, papildatvaļinājumi un atpūtas dienas (tips: Citi).

Ikgadējais atvaļinājums nodrošina:

• Darba gada periodus katram darbiniekam savu.
• Uzkrāt pa kalendārām vai apmaksājamām dienām.
• Uzkrājums ir automātisks, t.i., darbiniekam vienreiz ievada un programma katru gadu automātiski veic uzkrājuma aprēķinu.
• Bērna kopšanas atvaļinājuma (BKA) ietekme.
  
  Ir iespēja izvēlēties vai pēc BKA darbiniekam sākas jauns darba gada periods vai paliek spēkā esošais. Tas ir,
   - pēc BKA darbiniekam nemainīsies darba gada periods, vienīgi pa BKA laiku netiks uzkrātas atvaļinājuma dienas;
   - pēc BKA darbiniekam sākas jauns darba gada periods, kas vairs nesaskanēs ar darbā pieņemšanas datumu.
  
  
• Derīguma ierobežojums. 
  
  Likumdošana nosaka, ka neizmantotās atvaļinājuma dienas var pārcelt un izmantot vēl nākamā darba gada periodā, ja arī tad neizmanto, tad šīs dienas ir pieejamas tikai pie atbrīvošanas izmaksājot atvaļinājuma kompensāciju. Programmā šīs neizmantotās dienas tiek iesaldētas līdz atbrīvošanai. Iestādē ir iespēja izvēlēties vai atvaļinājuma dienu izmantošanu ierobežot vai nē. 

Papildatvaļinājumi nodrošina:

• Darba gada periodus (sakrīt ar ikgadējā atvaļinājuma periodu).
• Var būt manuāls vai automātisks uzkrājums.
• Sasaiste ar ikgadējo atvaļinājumu.
  
  Ja nepieciešams papildatvaļinājumu izņemt starp 2 ikgadējā atvaļinājuma periodiem, to norāda konfigurācijā.
  
  
• Kompensēšana. 
  
  2017.gada augustā tika mainīts darba likums un nosaka, ka papildatvaļinājumus var pārcelt uz 1 gadu un var kompensēt. Abus nodrošina mūsu jaunais ARF risinājums. Turklāt ir iespēja noteikt, kā tās tiks apmaksātas pie atbrīvošanas.
  
  Piemēram, ja papildatvaļinājums ir 3 dienas, tad kompensēt var visas 3 dienas vai arī līdzīgi kā ikgadējam atvaļinājumam, tas tiek aprēķināts ņemot vērā atbrīvošanas datumu. Šī iespēja pieejama sākot ar 515.v. un katra iestāde to nosaka pati, atbilstoši to norādot konfigurācijā.
  
  
• Papildatvaļinājums par bērniem.
  
  Sākot ar 520.versiju, uzskaiti ir iespējams veikt automātiski.
  
  
• Papildatvaļinājums pēc stāža.
• Papildatvaļinājums pēc novērtējuma un stāža. 
  
  Sākot ar 520.versiju, uzskaiti ir iespējams veikt automātiski. 

Atpūtas dienas jeb Citas prombūtnes nodrošina:

• Iespēja nenorādīt darba gada periodus.
• Var ierobežot derīguma periodu.
• Iespēja kompensēt.

Papildu ieguvumi:

• Precīzi atvaļinājuma rezerves aprēķini virsgrāmatai.
• Rīkojumos informācija automātiski aizpildās no darbinieka ARF.
• Tiek izmantots darbinieku pašapkalpošanās portālā HoP.

Atceroties mūžīgos jautājumus, ejot atvaļinājumā - izmantojot pašapkalpošanās portālu HoP, darbinieki paši var iegūt atbildes uz šiem jautājumiem.

Pašapkalpošanās portālā HoP darbiniekam saistībā ar atvaļinājumiem:

• Pieejama informācija par uzkrātām atvaļinājuma dienām gan uz šodienu, gan ar kalkulatora palīdzību uz jebkuru citu datumu.
• Pieejama informācija par kuru darba gada periodu (-iem) ir uzkrātas atvaļinājuma dienas.
• Iespēja redzēt kādi atvaļinājumi pieejami (ikgadējais, papildatvaļinājumi).
• Iespēja pieteikt atvaļinājumu.
• Iespēja redzēt visus pieteikumus un to statusus.
• Iespēja redzēt prombūtnes dokumentus.

Ko iesakām darīt katrai no 3 grupām?

1.  Tiem, kas atvaļinājuma uzkrājumus uzskaita ārpus Horizon
   
   Atvaļinājuma uzkrājuma funkcionalitāte iekļauta Personāla moduļa licencē un iekļauts abonēšanas pamatpakā, līdz ar to iesakām to sākt izmantot, lai darba procesu efektivizētu.
   
   
2. Tiem, kas atvaļinājuma uzkrājumus uzskaita programmā un lieto ARF sākotnējo versiju
   
   Līdz 525.versijas piegādei, t.i., 2018.g. rudenim, nepieciešams pāriet uz jauno ARF risinājumu. 525.versijā ARF sākotnējais risinājums būs pieejams tikai lasīšanas režīmā, t.i.,  šeit vairs nebūs iespējams veikt uzskaiti un aprēķinus.
   
   
3. Tiem, kas atvaļinājuma uzkrājumus uzskaita programmā un lieto jauno ARF risinājumu
   
   Padomājiet par lielāku automatizāciju. Piemēram, ja sistēmā var aprakstīt nosacījumus, pēc kuriem programma pati spēj aprēķināt nepieciešamo dienu skaitu katram gadam, tad to aprakstiet un aizmirstiet par manuālu darbu katru gadu.

Visām grupām - sakārtojot datus un izmantojot HoP, jūs varat atdot atbildību darbiniekiem par saviem datiem un tajā laikā paši veikt citas sev vajadzīgās lietas.

Lai izdodas! Ja rodas kādi jautājumi - droši rakstiet komentāros.