Kā sagatavot datus objektu bilances aprēķinam? (sākot no 485.v.)

[#1]

Kā sagatavot datus objektu bilances aprēķinam?

Izmantojot Horizon NĪP (Nekustamā īpašuma pārvaldības) moduļa funkcionalitāti “Objektu bilances”, iespējams sagatavot un sistēmā saglabāt finanšu pārskatus par Nekustamā īpašuma objektiem, Nekustamajiem īpašumiem, kā arī Funkcionālajiem objektiem - piemēram, plānotās tāmes, faktisko ieņēmumu un izdevumu pārskatus u.tml. Šo pārskatu aprēķinos var izmantot datus no vairākiem sistēmas moduļiem - NĪP, Virsgrāmatas, Realizācijas, Ražošanas.

Lai pārskatus aprēķinātu, sistēmā nepieciešams par objektiem uzkrāt gan finanšu informāciju, gan citus parametrus. Sistēmas konfigurācija ietver bilances posteņus, pārskatu šablonus ar formulām un izdrukas formas.

Kā importēt bilances sākuma komplektu? (sākot no 485.v.)

Ceļš: Pamatdati → Nekustamo īpašumu pārvaldība → Objektu bilancēm → Bilances sākuma komplekta imports

Ar šīs darbības palīdzību sistēmā tiek importēta sākotnējā konfigurācija, kas dod iespēju vienkāršotā veidā nonākt līdz gatavam rezultātam - divām izdrukājamām atskaitēm:

1. Plānotā tāme gadam
2. Faktiskais ieņēmumu un izdevumu pārskats gadam

Tālāk iespējams šo sākuma komplektu brīvi papildināt un pārveidot atbilstoši saviem uzskaites principiem objektu pārvaldīšanā.

! Sākuma komplektu iespējams importēt, ja sistēmā nav izveidots neviens bilances postenis.

Darbības rezultātā sistēmā tiek automātiski importēta šāda konfigurācija:

1. Bilances posteņu apraksti - tiek piešķirti jauni nosaukumi esošajiem aprakstiem.
2. Bilances posteņi - tiek izveidots jauns posteņu saraksts.
3. Mainīgais - tiek izveidots jauns mainīgais “Muzkr: Mājas uzkrājums”.
4. Izdrukas - atskaitei “Objektu bilances aprēķina rezultāti no saraksta” tiek pievienotas divas jaunas izdrukas formas.
5. Šabloni - tiek pievienoti divi jauni objektu bilances šabloni ar formulām.

Kāda informācija jāievada sistēmā par katru objektu?

Ceļš: Pamatdati → Nekustamo īpašumu pārvaldība → Nekustamā īpašuma objekti → Būves (ēkas)

Jebkuras informācijas ievadei sistēmā iespējami varianti:

1. Manuāli ievadīt datus katrā kartītē.
2. Sakārtot datus atbilstošā saraksta excel veidnē un importēt sistēmā.

Mājas platības un citi parametri

Ceļš: Pamatdati → Nekustamo īpašumu pārvaldība → Nekustamā īpašuma objekti → Būves (ēkas) - lappuse “Apsaimniekošanas lieta”

Šī informācija tālāk tiek izmantota pārskatu izdrukās. Lauks “Kopējā dzīvokļu īpašumu platība” tiek izmantots arī aprēķinot summas un vienu objekta kvadrātmetru pārskatā “Plānotā tāme gadam”.

Mājas uzkrājums

Ceļš: Pamatdati → Nekustamo īpašumu pārvaldība → Nekustamā īpašuma objekti → Būves (ēkas) → Lappuse “Mainīgie”

Lappusē norāda vērtību mainīgajam “Mājas uzkrājums” (kods: Muzkr).

Piemēram, ja māju bilances uzsāk rēķināt Horizon no 01.01.2016., tad mainīgā vērtības abi datumi ir 31.12.2015.

Posteņu saraksts

Ceļš: Pamatdati → Nekustamo īpašumu pārvaldība → Nekustamā īpašuma objekti → Būves (ēkas) → Lappuse “Saistītie dati” → Bilances posteņu summas

Pamatdati → Nekustamo īpašumu pārvaldība → Objektu bilancēm → Bilances posteņu summas

Posteņu summu dokumentā ielasa posteņus no saraksta un norāda tiem vērtības - vai šāds pakalpojums tiek sniegts, un kāda ir tā plānotā un faktiskā summa gadam.

Bilances posteņu summu dokuments jāveido katram kalendārajam gadam.

Kā veikt objektu bilances aprēķinu un to izdrukāt?

Ceļš: Atskaites → Nekustamo īpašumu pārvaldība → Objektu bilances → Objektu bilances aprēķini

Pamatdati → Nekustamo īpašumu pārvaldība → Nekustamā īpašuma objekti → Nekustamā īpašuma objekti → Būves (ēkas) kartīte - lappuse “Saistītie dati” -> Objektu bilances aprēķini

Pēc sākotnējā komplekta importa ir pieejami pārskatu šabloni Plānotai tāmei gadam un Faktiskajam ieņēmumu un izdevumu pārskatam gadam.

Bilances aprēķinus drukājot jāizvēlas atbilstošā izdrukas forma.

Kādus sistēmā esošus datus var izmantot bilances aprēķinos?

Ceļš: Atskaites → Nekustamo īpašumu pārvaldība → Objektu bilances → Objektu bilances šabloni

Atbilstoši aprakstot šablonu formulas, bilances aprēķinos izmantojami šādi datu avoti:

1. NĪP moduļa Bilances posteņu summas - tās var būt gan summas, gan izcenojumi par vienu pakalpojuma vienību.
2. NĪP moduļa Būves (ēkas) kartītes dati - Kadastrālās uzmērīšanas lieta, Apsaimniekošanas lieta, Īpašības.
3. NĪP moduļa mainīgie - tās var būt gan noklusētās vērtības uz visu uzņēmumu, gan konkrēti definētas Būves (ēkas) kartītē.
4. NĪP moduļa pieņemšanas nodošanas akti - izdevumi par pakalpojumiem uz konkrētiem objektiem un noteiktā laika periodā.
5. Virsgrāmatas kontu apgrozījums - atlasot grāmatojumus pēc NĪO dimensijas vai noteiktas kontu un dimensiju kombinācijas.
6. Realizācijas klientu apgrozījums - atlasot apgrozījumu uz konkrēto NĪO, arī dalījumā pa norēķinu grupām.
7. Ražošanas modulis -  dati no atskaites “Saražotā produkcija” un saraksta “Ražošanas uzdevumi” ar iespēju filtrēt pēc Brigādes.

Kādi ir ieteikumi sistēmas konfigurācijai, lai ērtāk iegūtu datus aprēķiniem?

Katram pārskatā atsevišķi uzrādāmam ieņēmumu vai izdevumu veidam ir jābūt skaidri zināmam datu avotam. Zemāk uzskaitīti daži no biežāk lietotajiem variantiem summu attiecināšanai uz objektiem:

1. NĪO dimensija

Celš: Sistēma → Uzstādījumi → Objektu dimensijas

Šīs objektu dimensijas aktivizēšana nozīmē, ka Nekustamā īpašuma objektu saraksts būs pieejams veidojot dokumentus, to grāmatojumus, un attiecīgi tālāk arī virsgrāmatas kontu apgrozījumos. Piemēram, saņemtajā rēķinā var norādīt, uz kuru apsaimniekojamo māju katra no pakalpojumu rindām attiecas, tālāk šo rindu dimensiju izmantot, lai izvērstu grāmatojumu rindiņas, un iegūtu izdevumu kontu apgrozījumu pa NĪO.

Celš: Pamatdati → Kontu plāns → Konti

Kontiem, kuru apgrozījumu nepieciešams redzēt izvērstu pa NĪO dimensiju, jāieliek dalījuma pazīme, lai grāmatojums būtu iespējams.

Celš: Sistēma → Uzstādījumi → Kontroles un vides parametri → NĪP aprēķins

Parametrs “Piemeklēt māju no dzīvokļa”. Ja parametru atzīmē kā Aktīvu, tad uzģenerētā NĪP rēķina rindiņā kā NĪO dimensija tiks norādīts nevis dzīvoklis, bet māja, kurā atrodas dzīvoklis. Tādējādi virsgrāmatas apgrozījums veidosies pa apsaimniekojamo māju nevis katru dzīvokli.

Celš: Sistēma → Uzstādījumi → Kontējumu shēmas

Jāpapildina kontējumu shēmas, lai nodrošinātu automātisku dokumentu grāmatošanu uz NĪO dimensiju.

2. Kontu un dimensiju dalījums

Celš: Pamatdati → Kontu plāns → Konti

Jāveido pārdomāts kontu (un arī dimensiju) dalījums, lai būtu viennozīmīgi skaidra atbilstība starp kontu/dimensiju apgrozījumu un objektu bilances posteņiem. Vislabāk, ka viss viena konta apgrozījums ir jāiekļauj vienā konkrētā bilances pozīcijā.

3. Norēķinu grupas un realizācijas apgrozījums

Ceļš: Pamatdati → Klienti → Norēķinu grupas

Ar norēķinu grupu palīdzību var sadalīt sīkāk pa pakalpojumu/norēķinu veidiem realizācijas klientu apgrozījumu. Klientu kartītēs jābūt norēķinu tipam “Pa norēķinu grupām, līgumiem, valūtām”, kā arī pie pakalpojumu kartītēm un kavējumu naudas jānorāda atbilstošā norēķinu grupa. Lai katra apsaimniekojamā objekta bilancē uzrādītu, piemēram, klientu parādu, var izmantot šablona formulu “Klientu apgrozījums”. Papildus norādot tās norēķinu grupas, kas veido pārskatā rādāmo parādu.

4. Mājas kartītes bilances posteņu summas

Ceļš: Pamatdati → Nekustamo īpašumu pārvaldība → Objektu bilancēm → Bilances posteņu summas

Dokuments paredzēts tādu summu vai izcenojumu fiksēšanai uz apsaimniekojamo objektu, kas nav iegūstami citur sistēmā - visbiežāk tās ir plānotās summas, vai arī izcenojumi uz vienu apsaimniekojamā objekta kvadrātmetru tādām pārskata pozīcijām, kurām neizmanto faktiskās summas no sistēmas dokumentiem vai grāmatojumiem.

Lai fiksētu plānotās summas, šis bilances posteņu saraksts lielākoties sakrīt ar pārskata rindiņām.

5. NĪP Pieņemšanas nodošanas akti

Ceļš: Dokumenti → Nekustamo īpašumu pārvaldība → Apsaimniekošanai → Pieņemšanas nodošanas akti

PN akti ir ar grāmatvedības uzskaiti tieši nesaistīti dokumenti (netiek grāmatoti), kuros norādāms - kad, kurā objektā, kādi darbi un par kādu summu veikti. Pēc izmantotajām pakalpojumu kartītēm, summas tālāk atlasāmas uz objektu bilances aprēķinu.

6. Ražošana

Ceļš: Dokumenti → Ražošanas uzskaite → Ražošanas uzdevumi

Atskaites → Ražošana → Saražotā produkcija

Ražošanas moduli var izmantot, lai uzskaitītu paša uzņēmuma veiktos darbus objektu apsaimniekošanā - fiksētu noliktavas materiālu izlietojumu, un darba stundas pa darbu veicējiem, kā arī cita tipa izmaksas.

Konfigurējot ražošanas moduli jāņem vērā, ka uz objektu bilances aprēķinu var iegūt summas dalījumā pa brigādēm, attiecīgi jānosaka atbilstība starp šīm brigādēm un bilances pārskata rindām.