Kā sagatavoties soda naudas par maksājumu kavēšanu aprēķināšanas ieviešanai?

[#1]

Daudziem uzņēmumiem ar lielu klientu skaitu raizes sagādā klienti, kas laikus neveic maksājumus par saņemtajām precēm vai pakalpojumiem. Viena no izplatītākajām metodēm cīņā ar šo problēmu ir kavējuma jeb soda naudas aprēķins atbilsoši kavēto dienu skaitam.

Lai Horizon sistēmā uzsāktu rēķināt kavējuma naudu, vispirms ir jāpieņem lēmums par aprēķina nosacījumiem.

1. Kāds būs soda veids? Tas var būt procenti - likumiskie vai nokavējuma, līgumsods, kas aprakstīts līgumā.
2. Kādi ir kavējuma procenti dienā?
3. Kāds ir soda naudas apjoma limits, par kuru lielāku klientam aprēķināt nevar likuma vai līguma nosacījumiem? Parasti procentu maksājuma soda gadījumā tas nevar pārsniegt 100% no kavētā maksājuma, bet līgumsodam 10% no līguma summas.
4. Vai ir pieļaujāmās kavējuma dienas? Piemēram, apmaksas termiņš ir 31.01.2020. Ja samaksā 02.02.2020, tad kavējuma naudas nerēķina, bet ja samaksā 04.02.2020., tad rēķina par pilnām dienām no 31.01. Šis princips ir vēsturisks bankas pārskaitījumu laika dēļ, bet ir uzņēmumi, kas vēlas ievērot šādu principu arī tagad.

Šos nosacījumus iespējams aprakstīt pie katra līguma, tātad jāsaprot kuriem līgumiem kavējuma naudas rēķina, kuriem nē un kādi katram līgumam ir nosacījumi.

Nosacījumus iespējams sistēmā pievienot dažādos veidos masveidā vai pievienot konkrētam līgumam.

Ja iepriekš kavējuma soda naudas nav rēķinātas, ir jāpieņem arī lēmums par to, kā šo procesu uzsāksiet. Kad sākat rēķināt? Par kādām precēm/ pakalpojumiem/ līgumiem? Vai tas attieksies tikai uz  jauniem līgumiem no konkrētā datuma vai arī jau iepriekš noslēgtajiem līgumiem, aprēķinu veicot par tekošo periodu.

Svarīgi arī aprakstīt grāmatvedības uzskaites principus sodiem. LR normatīvie akti  nosaka, ka sodus atzīst ieņēmumos tikai pēc to samaksas, tāpē jāsaprot kādos kontos veicami grāmatojumi.

Pirms katra kavējuma naudas aprēķina ir stingri jāpārbauda, sistēmā ir izveidotas visas piesaistes par saņemtajiem maksājumiem, lai nerastos situācija, ka soda nauda tiek aprēķināta nepamatoti.

Galvenie sagatavošanās soļi sodu naudu iekasēšanas procesa uzsākšanai ir:

- Nosacījumu noteikšana.

- Lēmums par aprēķina uzsākšanas datumu un dokumentiem par kuriem tiks rēķināti sodi.

- Lēmums par grāmatošanas principiem.

- Uzticama procesa izveide savlaicīgai maksājumu piesaistei;

- Procesa atbildīgās personas izvēlēšanās.

Kad apkopota informācija par aprēķinu principiem, nepieciešams veikt izmaiņas Horizon:

- Konfigurācijas izmaiņas - sākuma datums, soda aprēķinu metodes, dokumentu tipi.

- Nosacījumu pievienošana visiem līgumiem.

- Aprēķinu veikšana un piestādīšana klientiem.

Ja nepieciešams šajos procesos varat iesaistīt konsultantu Horizon sistēmas sagatavošanai soda naudas automātiskam aprēķinam un un iekļaušanai rēķinos. Ieviešanas process parasti iekļauj procesu izpēti sarunās ar uzņēmuma darbiniekiem, darbinieku apmācību par algoritmu ievadi, uzturēšanu un aprēķinu procesu, ja nepieciešams, arī algoritmu ienešanu sistēmā un atbalstu palaišanas procesā.