Klienta kods, līguma numurs vai dokumenta numurs ienākošo maksājumu atpazīšanai

[#1]

Lai automātiski atpazītu maksājumu, bieži mūsu klienti lūdz pamatojumā norādīt klienta kodu, līguma numuru vai dokumenta numuru. Šādos gadījumos jāpadomā kādi ir šie apzīmējumi, lai atpazīšana notiktu pēc iespējas veiksmīgāk.

Zemāk daži padomi no mūsu pieredzes.

Burti un simboli

Ja apzīmējums satur tikai ciparus, tad var rasties problēmas meklējot vēlamo pamatojumā, jo klients tikai ciparus var norādīt savu personas kodu, skaitītāju rādījumus u.c.  Burtus un ciparus nevajadzētu miksēt, izvēlēties priekšā burti un pēc tam cipari vai otrādāk.

Ieteiktu izvēlēties burtu kombināciju, kas apzīmē jūsu uzņēmumu vai dokumenta veidu, piemēram,

VE48715.

Noteikts garums

Ja apzīmējumi būs dažāda garuma, tad būs sarežģīti uzrakstīt meklējamā šablonu.

Ieteiktu izmantojot skaitītāju mazākiem skaitļiem priekšā pievienot nulles, piemēram, VE00025 nevis VE25.

Dokumenta izdruka

Dokumenta, ko nosūtāt klientiem nepieciešams nepārprotami norādīt ko vēlaties redzēt maksājuma pamatojumā. Tas var būt izcelts teksts "Lūdzu pamatojumā norādīt līguma numuru L984354!" vai vietā kur norādīts vēlamais apzīmējums to veidot izceltu un ar lielāku burtu izmēru. Nevajadzētu uz izdrukas norādīt lieku informāciju, kas var mulsināt, piemēram, norādīt gan klienta kodu, gan līguma numuru.

Uz izdrukas apzīmējumu nepieciešams nosaukt tā, ka jūs un klients to saucat neatkarīgi no Horizon lauka nosaukuma, piemēram, ja līguma numuru saucat par personīgā rēķina numuru.

Klienta kartītes kods ir īpaši svarīgs ja neizmantojat līgumu uzskaiti un nav svarīgi precīzi par kuru dokumentu klients maksā. Tad visērtāk atpazīšanu no pamatojuma ir veikt pēc klienta kartītēs koda.

Līguma numurs palīdz atpazīšanā, ja klients veic maksājumu par konkrētu līgumu un nav svarīgi precīzi par kuru dokumentu klients maksā. Šādā gadījumā klienta kartītes kodam vairs nav nozīmes, bet noteikti vajadzētu ievērot, ka tas ir atšķirīgs no līgumu un dokumentu numuriem, lai atpazīšanā tie nevarētu sajukt.

Ieteiktu līguma numura laukā veikt vienveidīgu uzskaiti, ko izmanot atpazīšanai un laukā numurs klienta uzskaitē uzskaitīt juridisko līgumu numurus, ja tie atšķiras.

Dokumenta numurs:

1) Tajā varat iekļaut klienta kodu vai līguma numuru, lai klients neatkarīgi no tā vai norādīs dokumenta numuru vai klienta kodu/līguma numuru tiks atpazīts, piemēram, līguma numurs ir L456731, tad rēķina numurs varētu būt L456731-046.

2) Ja dokumenti tiek izrakstīti ar regularitāti, tad varat iekļaut numurā dokumenta datuma informāciju, piemēram, LLLLLL/MM-YY, kur LLLLLL ir līguma numurs, MM - dokumenta mēnesis, YY - gads.

Komentāros padalieties - kādi ir jūsu veiksmīgie piemēri apzīmējumiem, lai klienta/līguma atpazīšana ienākošajos maksājumos notiktu automātiski?